Δεν πρέπει να υποτιμάτε τους συγκεντρωτικούς πίνακες στο Excel. Αυτό συμβαίνει επειδή οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες του Excel θα προσφέρουν όλα όσα χρειάζεστε για την ανάλυση δεδομένων. Από τη συμπύκνωση σειρών δεδομένων μέχρι την παραγωγή αθροισμάτων και την ομαδοποίηση παρόμοιων στηλών, υπάρχουν λίγα από όλα στους συγκεντρωτικούς πίνακες.
Ωστόσο, η ανάλυση δεδομένων μπορεί να μην είναι τόσο απλή όσο φαίνεται. Έτσι, για να βελτιώσετε τα δεδομένα σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια σειρά προηγμένων συναρτήσεων του Συγκεντρωτικού Πίνακα του Excel για να βελτιώσετε τα δεδομένα σας, κάνοντας τη ζωή σας λίγο πιο εύκολη.
Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τους Συγκεντρωτικούς Πίνακες και θέλετε να κάνετε ένα βήμα παραπέρα με ορισμένες προηγμένες λειτουργίες, μπορείτε να ελέγξετε τις παρακάτω προηγμένες λειτουργίες Συγκεντρωτικού Πίνακα.
Προετοιμασία του συνόλου δεδομένων σας
Για να κατανοήσετε τις προηγμένες λειτουργίες, πρέπει πρώτα να προετοιμάσετε το αρχικό σύνολο δεδομένων. Για ευκολία, ας χρησιμοποιήσουμε τις ακόλουθες γραμμές και στήλες για να απεικονίσουμε τις προηγμένες συναρτήσεις Συγκεντρωτικού Πίνακα.
Μπορείτε να κάνετε λήψη αυτών των δεδομένων απευθείας από την πηγή για να εξασκήσετε τις λειτουργίες που αναφέρονται παρακάτω.
Κατεβάστε:Δείγμα Superstore (Ελεύθερος)
Πώς να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel;
Επιλέξτε τα δεδομένα για τον Συγκεντρωτικό Πίνακα του Excel. Για να εισαγάγετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, κάντε κλικ στο Εισάγετε καρτέλα στην κορυφή, ακολουθούμενη από το Συγκεντρωτικός πίνακας επιλογή.
Επιλέγω Από Πίνακας/Εύρος επιλογή.
Εφόσον επιλέξατε το εύρος δεδομένων πριν από την εισαγωγή του συγκεντρωτικού στοιχείου, το εύρος δεδομένων ενημερώνεται αυτόματα στο πλαίσιο διαλόγου περιστροφής. Μπορείτε να επιλέξετε τον προορισμό του συγκεντρωτικού πίνακα—μπορείτε να τον τοποθετήσετε σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας ή σε ένα νέο φύλλο.
Μόλις κάνετε κλικ στο Εντάξει, το pivot σας είναι έτοιμο για έλεγχο. Μπορείτε να προσθέσετε τις απαραίτητες προβολές γραμμής/στήλης/τιμής από τη λίστα πεδίων.
Εναλλακτικά, μπορείτε δημιουργία αυτόματα συγκεντρωτικών πινάκων στο Excel με VBA για εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας.
1. Κόψτε και τεμαχίστε δεδομένα με τεμαχιστές
Τα Slicers εισήχθησαν ως μέρος της σουίτας Microsoft Excel 2010 και είναι διαθέσιμα στις ανώτερες εκδόσεις του MS Office. Η Microsoft συνεχίζει να κυκλοφορεί νέες λειτουργίες του Excel για να βοηθήσουν τους χρήστες να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις τακτικές εργασίες δεδομένων τους.
Όπως ορισμένες άλλες λειτουργίες του Excel, ακόμη και τα slicers είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να ελέγχετε τα pivot σας μέσω ενός εξωτερικού φίλτρου περιστροφής.
Σε αντίθεση με το ενσωματωμένο φίλτρο περιστροφής, μπορείτε να προσαρμόσετε τους αναλυτές και να εμφανίσετε τα περιεχόμενα ανά πάσα στιγμή. Οι χρήστες βρίσκουν τους αναλυτές αρκετά αποτελεσματικούς, καθώς μπορείτε να φιλτράρετε πολλά στοιχεία και να τα εμφανίσετε για να τα δουν όλοι.
Προσθήκη Slicers σε Συγκεντρωτικό Πίνακα
Για να προσθέσετε έναν αναλυτή στον συγκεντρωτικό σας πίνακα, κάντε κλικ στον συγκεντρωτικό πίνακα και μεταβείτε στο Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα καρτέλα, ακολουθούμενη από το Εισαγωγή Slicer επιλογή.
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Slicer, μπορείτε να επιλέξετε μία ή περισσότερες στήλες για χρήση ως slicer. Όλες οι επιλογές που επιλέγετε εμφανίζονται σε ξεχωριστά πλαίσια φίλτρων δίπλα στο pivot για ευκολία. Τα στοιχεία κοπής φιλτράρουν τον συγκεντρωτικό πίνακα και εμφανίζουν ό, τι είναι σχετικό.
Ο τεμαχιστής είναι επωφελής, ειδικά όταν θέλετε να ελέγξετε πολλούς συγκεντρωτικούς πίνακες ταυτόχρονα με παράθυρα κοπής (φίλτρου).
2. Εργασία με υπολογισμένα πεδία
Τα υπολογισμένα πεδία είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να προσθέσετε υπολογισμούς στον συγκεντρωτικό πίνακα, οι οποίοι είναι απαραίτητοι όταν εργάζεστε με πολλαπλές αριθμητικές στήλες, για τον υπολογισμό νέων τιμών εν κινήσει.
Αντί να παλεύετε με τις επιλογές Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα στήλη(ες) στον συγκεντρωτικό σας πίνακα. Κάθε φορά που κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στα εγγενή δεδομένα, οι αλλαγές θα αντικατοπτρίζονται αυτόματα στον συγκεντρωτικό πίνακα. Ωστόσο, πρέπει πρώτα να ανανεώσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα.
Πώς να δημιουργήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο στον συγκεντρωτικό σας πίνακα
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να υπολογίσετε τις συνολικές πωλήσεις για κάθε υποκατηγορία. Ο προφανής τύπος είναι να προκύψει το γινόμενο των πεδίων πωλήσεων και ποσότητας.
Για να εκτελέσετε αυτούς τους υπολογισμούς αποτελεσματικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο στον συγκεντρωτικό πίνακα.
Για να δημιουργήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο, κάντε κλικ στον συγκεντρωτικό πίνακα και μεταβείτε στο Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα αυτί. Κάντε κλικ στο Πεδία, αντικείμενα και σύνολα κουμπί από την κορδέλα.
Κάντε κλικ στο Υπολογισμένο Πεδίο από το αναπτυσσόμενο μενού. Στο πλαίσιο διαλόγου, εντός του Ονομα στήλη, αντιστοιχίστε μια κεφαλίδα στήλης. Στη συνέχεια, από το Πεδία λίστα, επιλέξτε τα ονόματα στηλών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο.
Ψάξτε για το Εκπτώσεις επιλογή. Κάνε κλικ στο Εισαγωγή πεδίου κουμπί. Η επιλογή πωλήσεων προστίθεται αυτόματα στο Τύπος στήλη. Ομοίως, μπορείτε να κάνετε κλικ Ποσότητα, ακολουθούμενο από το Εισαγωγή πεδίου κουμπί.
Προσθέστε ένα αστερίσκος σύμβολο (*) μεταξύ των δύο ονομάτων πεδίων στη γραμμή τύπων. Κάνε κλικ στο Προσθήκη κουμπί.
Μέσα στον συγκεντρωτικό πίνακα, η στήλη που δημιουργήθηκε πρόσφατα είναι διαθέσιμη.
Ομοίως, μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλά υπολογισμένα πεδία στους συγκεντρωτικούς πίνακες σας για να βελτιώσετε τους υπολογισμούς σας.
3. Πώς να ανανεώσετε πολλούς συγκεντρωτικούς πίνακες
Όταν έχετε να κάνετε με πολύπλοκα δεδομένα, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να δημιουργήσετε πολλαπλούς συγκεντρωτικούς πίνακες ταυτόχρονα.
Ανάλογα με τη δομή των δεδομένων σας, ίσως προτιμήσετε να τοποθετήσετε μερικά σημεία περιστροφής σε ένα φύλλο, ενώ πολλά άλλα μπορούν να βρίσκονται στα άλλα φύλλα του ίδιου βιβλίου εργασίας.
Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ανανεώσετε πολλούς συγκεντρωτικούς πίνακες στο βιβλίο εργασίας σας. Η πρώτη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε το Excel VBA για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία ανανέωσης.
Εναλλακτικά, μπορείτε να το κάνετε και χειροκίνητα. Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε συγκεντρωτικό πίνακα και μεταβείτε στο Ανάλυση Συγκεντρωτικού Πίνακα καρτέλα στο επάνω μενού κορδέλας. Κάνε κλικ στο Φρεσκάρω αναπτυσσόμενο μενού του κουμπιού. Επιλέγω Ανανέωση όλων από τη λίστα.
Θα παρατηρήσετε ότι όλοι οι συγκεντρωτικοί πίνακες στο βιβλίο εργασίας ανανεώνονται μόλις κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί. Οποιεσδήποτε νέες αλλαγές θα αντικατοπτρίζονται στον συγκεντρωτικό πίνακα.
Συχνά θέλετε να ομαδοποιήσετε συγκεκριμένα σημεία δεδομένων, ώστε οι τελικοί χρήστες να μπορούν να κατανοήσουν καλύτερα τη δομή των δεδομένων. Ως ειδικός, πιθανώς καταλαβαίνετε καλά τα δεδομένα και πώς σχετίζονται με ευρύτερες κατηγορίες. Αντίθετα, οι τελικοί χρήστες μπορεί συχνά να δυσκολεύονται να κατανοήσουν αυτές τις ομαδοποιήσεις στους συγκεντρωτικούς πίνακες.
Για να διευκολύνετε τη διαδικασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ομάδα λειτουργία για να ομαδοποιήσετε υποκατηγορίες μαζί και να μετονομάσετε την ομάδα για να δημιουργήσετε σημαντικές πληροφορίες.
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα, πατήστε το ctrl κλειδί και επιλέξτε πολλά στοιχεία από τη λίστα στοιχείων με μία κίνηση. Κάντε δεξί κλικ στον συγκεντρωτικό πίνακα και κάντε κλικ στο Ομάδα επιλογή.
Το Excel δημιουργεί προεπιλεγμένες ομάδες, τις οποίες μπορείτε να επεξεργαστείτε επιλέγοντας πολλά στοιχεία.
Μόλις οι ομάδες είναι έτοιμες, μπορείτε να μετονομάσετε τα ονόματα των ομάδων ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Για να αφαιρέσετε τις ομάδες, κάντε δεξί κλικ στον συγκεντρωτικό πίνακα και επιλέξτε το Κατάργηση ομαδοποίησης επιλογή.
Χρήση προηγμένων συγκεντρωτικών συναρτήσεων στο Excel
Οι συναρτήσεις του συγκεντρωτικού πίνακα δεν περιορίζονται μόνο στο Microsoft Excel. Πολλές γλώσσες προγραμματισμού προσφέρουν τέτοια λειτουργικότητα και η Python δεν αποτελεί εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες στην Python και να παίξετε με τα μοναδικά χαρακτηριστικά της για να χειριστείτε και να αναλύσετε αποτελεσματικά τα δεδομένα σας. Να είστε σίγουροι, η Python παρέχει πολλές δυνατότητες για να κάνει την εργασία σας ευκολότερη και ταχύτερη.