Υπάρχουν δύο τρόποι για να ξεχάσετε μια εργασία. Με τον πρώτο τρόπο, δεν το γράφεις, αλλά τελικά το θυμάσαι ακριβώς τη λάθος στιγμή. Το άλλο, το έργο σε αφήνει εντελώς μέχρι κάποιος να σε φέρει υπόλογο. Καμία από τις δύο καταστάσεις δεν είναι διασκεδαστική.
Γι' αυτό είναι ιδανικό να συνδυάσετε τη λίστα υποχρεώσεών σας με ένα ανεκτέλεστο. Είναι επίσης χρήσιμο εάν το διατηρείτε σε κάποιο σημείο προσβάσιμο, όπως τα Φύλλα Google. Λοιπόν, πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ανεκτέλεστο και να το χρησιμοποιήσετε μαζί με μια λίστα υποχρεώσεων στα Φύλλα Google; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε.
Τι είναι το Backlog και γιατί θα το χρησιμοποιούσατε;
Αν απλώς κρατήσετε όλα όσα χρειάζεται να κάνετε σε μια λίστα τρεξίματος, δεν θα νιώσετε ποτέ ότι κάνετε τίποτα. Χρησιμοποιώντας ένα ανεκτέλεστο, μπορείτε να παρκάρετε όλες τις υποχρεώσεις σας που δεν αποτελούν τρέχουσα προτεραιότητα αλλού και να εστιάσετε πλήρως στην καθημερινή σας λίστα. Ενώ οι καθυστερημένες εργασίες εξακολουθούν να είναι σημαντικές, προς το παρόν βρίσκονται σε αναμονή μέχρι να είστε έτοιμοι να τις αντιμετωπίσετε.
Για παράδειγμα, έχετε ήδη μια λίστα με πράγματα που επεξεργάζεστε και ένας συνάδελφος σας ζητά να διορθώσετε την παρουσίασή του. Θα το βάζατε στο ανεκτέλεστο σας για να μην ξεχάσετε το αίτημα του συναδέλφου σας και είναι εκεί για να σας το υπενθυμίσει όταν γράφετε την επόμενη λίστα σας.
Το να διατηρείτε ένα ανεκτέλεστο είναι ιδανικό γιατί εμποδίζει τις εργασίες να πέσουν ανάμεσα στις ρωγμές. Σας βοηθά επίσης να παραμένετε συγκεντρωμένοι στην τρέχουσα λίστα σας αντί να βυθίζετε σε νέα έργα ή αιτήματα καθώς εμφανίζονται. Καθώς το γράφετε, αναγνωρίζετε ότι θα επιστρέψετε σε αυτό αργότερα, επομένως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτό τώρα.
Δημιουργία λίστας υποχρεώσεων με παρακολούθηση εκκρεμών εργασιών στα Φύλλα Google
Μπορείς δημιουργήστε μια απλή λίστα υποχρεώσεων στα Φύλλα Google ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Προσθέστε έναν τίτλο στο κελί Β: 1 του φύλλου σας και δώστε χρώμα στην επάνω σειρά.
- Επισημάνετε 1-10 κελιά στην πρώτη στήλη του φύλλου σας κάνοντας κλικ στην κεφαλίδα του—όσες εργασίες και αν εργάζεστε συνήθως καθημερινά.
- Παω σε Εισάγετε στο επάνω μενού.
- Επιλέγω Πλαίσιο ελέγχου.
Τώρα θα έχετε μια απλή λίστα ελέγχου.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) στην κάτω αριστερή γωνία για να δημιουργήσετε μια νέα καρτέλα και να την ονομάσετε Απόθεμα—και αυτό με την τρέχουσα λίστα σας Να κάνω αν δεν το έχεις κάνει ακόμα. Στην καρτέλα Backlog, προσθέστε έναν τίτλο και λίγο χρώμα στην επάνω σειρά.
Εάν δεν είστε λάτρης της διατήρησης όλων των εργασιών σας σε ένα γενικό μέρος, θα μπορούσατε να διατηρήσετε στοιχεία συγκεκριμένα για ένα έργο ή ακόμη και ξεχωριστά προσθέτοντας τίτλους σε πολλές στήλες. Μερικά παραδείγματα θα ήταν η εκκρεμότητα στο σπίτι, η εκκρεμότητα εργασίας, η εκκρεμότητα ανακαινίσεων, η εκκρεμότητα δημιουργικού κ.λπ.
Μια άλλη επιλογή είναι να διατηρείτε ξεχωριστές καρτέλες ή έγγραφα για την εργασία, το σχολείο ή το σπίτι. Πραγματικά, είναι ό, τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς, αλλά θέλετε να διασφαλίσετε ότι οι λίστες σας είναι προσβάσιμες και ότι τις χρησιμοποιείτε καθημερινά. Για κάποιους, η διατήρηση ενός θα μπορούσε να είναι η ιδανική προσέγγιση.
Μόλις ρυθμίσετε την επάνω σειρά σας, ήρθε η ώρα να κάνετε ένα απόθεμα με όλα όσα πρέπει να κάνετε. Αποφύγετε να το σκέφτεστε υπερβολικά. Προσθέστε το στη λίστα εάν έχει νόημα και όχι κάτι που προκύπτει φυσικά, όπως μια καθημερινή συνήθεια. Αφιερώστε λίγο αργότερα για να ελέγξετε τα στοιχεία στη λίστα σας.
Ελέγξτε για τυχόν εργασίες που μπορεί να μπορείτε να αφήσετε. Για παράδειγμα, θέλετε να μάθετε να ζωγραφίζετε, αλλά η διαδικασία μοιάζει πλέον σαν αγγαρεία. Διαγράψτε αυτό το μάθημα από το ανεκτέλεστο σας ή αν θέλετε πραγματικά να το κάνετε κάποια στιγμή, δημιουργήστε ένα τρίτο Επισκέπτομαι πάλι καρτέλα και μετακινήστε τα εκεί προς το παρόν. Εκεί, δεν μπορεί να σε γκρινιάζει ενώ εργάζεσαι σε άλλα πράγματα.
Πώς να μετακινήσετε εργασίες από το Backlog σας στα Φύλλα Google
Όταν γράφετε τη λίστα με τις καθημερινές σας υποχρεώσεις, ξεκινήστε μεταφέροντας τυχόν ημιτελείς εργασίες. Στη συνέχεια, ελέγξτε το ανεκτέλεστο σας για στοιχεία που θέλετε να δώσετε προτεραιότητα εκείνη την ημέρα.
Για να τα μετακινήσετε από το ένα φύλλο στο άλλο, κόψτε το κελί και επικολλήστε το στην ημερήσια λίστα σας. Αν το κόψετε αντί να το αντιγράψετε, θα το διαγράψετε από το ανεκτέλεστο αρχείο σας. Θα δείτε ότι το κελί είναι πλέον άδειο, επομένως μπορείτε είτε να κάνετε δεξί κλικ για να το διαγράψετε είτε να το συμπληρώσετε με κάτι νέο.
Για να δώσετε προτεραιότητα στα στοιχεία στο ανεκτέλεστο σας, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα σύστημα κατάταξης για να αξιολογήσετε τη δυσκολία, τη διάρκεια ή τη σημασία της εργασίας σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τους αριθμούς 1-3 σε μια άλλη στήλη δίπλα σε μια εργασία για να δώσετε στον εαυτό σας μια εκτίμηση για το πόσο φορολογικό είναι ένα στοιχείο στο ανεκτέλεστο σας. Με αυτόν τον τρόπο, αποφεύγετε να αναθέσετε στον εαυτό σας πάρα πολλές προκλητικές εργασίες ταυτόχρονα.
Για να προσθέσετε κάποια χρωματική κωδικοποίηση στο σύστημα κατάταξής σας, θα μπορούσατε χρήση Μορφοποίηση υπό όρους, που βρέθηκε κάτω από το Μορφή μενού. Με επιλεγμένη τη στήλη κατάταξης, επιλέξτε Το κείμενο περιέχει κάτω από Μορφοποίηση κελιών εάν..., προσθέστε τον αριθμό στο πεδίο και επιλέξτε ένα αντίστοιχο χρώμα φόντου.
Συμβουλές για τη διατήρηση ενός εκκρεμούς αρχείου στα Φύλλα Google
- Αποφύγετε να προσθέτετε καθημερινές συνήθειες στη λίστα υποχρεώσεων και στις καθυστερήσεις σας. Θα τα γεμίσει μόνο και θα προσθέσει επιπλέον βήματα στη διαδικασία.
- Προσθέστε εργασίες μόλις τις σκεφτείτε ή μάθετε για αυτές.
- Διαχωρίστε μεγαλύτερες εργασίες ή έργα σε μικρότερες ενέργειες για να τα κάνετε λιγότερο συντριπτικά.
- Συχνά ελέγχετε για άσχετα ή ξεπερασμένα αντικείμενα για να αποτρέψετε το σωρό σας.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε εξισορροπήσει τον φόρτο εργασίας σας καθώς μετακινείτε αντικείμενα. Αποφύγετε να γεμίζετε τη μέρα σας με προκλητικές και μακροχρόνιες εργασίες. Πηγαίνετε για μερικά γρήγορα επίσης για να διατηρήσετε την ορμή σας.
- Εάν πρέπει να δώσετε ξανά προτεραιότητα στην ημερήσια λίστα σας, επιστρέψτε τις ημιτελείς εργασίες στο ανεκτέλεστο αρχείο σας.
- Εάν ένα αντικείμενο παραμένει ή συνεχίζει να επιστρέφει στο ανεκτέλεστο αρχείο σας, μπορεί να είναι σημάδι ότι δεν αποτελεί προτεραιότητα ή πρέπει να το τοποθετήσετε στην κορυφή της λίστας σας και απλώς να το βγάλετε από τη μέση.
- Για να αρχειοθετήσετε εργασίες που έχετε ολοκληρώσει, δημιουργήστε μια νέα Αρχείο καρτέλα, προσθέστε το εύρος ημερομηνιών της εβδομάδας στην κορυφή της στήλης σας και αποκόψτε και επικολλήστε τις εργασίες που έχετε επιλέξει εδώ πριν δημιουργήσετε τη νέα σας λίστα. Διαφορετικά, διαγράψτε τα.
- Μοιραστείτε τον φόρτο εργασίας με κάποιον άλλο δημιουργώντας ένα ομαδικό ανεκτέλεστο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αντιμετωπίσετε εργασίες μαζί αποφεύγοντας την επικάλυψη. Επίσης, δεν θα χρειαστεί να τους πείτε τι χρειάζεται να κάνουν και το αντίστροφο.
Αποτρέψτε την πτώση εργασιών μεταξύ των ρωγμών με ένα ανεκτέλεστο αρχείο στα Φύλλα Google
Εάν χρειάζεστε συχνά υπενθυμίσεις για εργασίες ή τις ξεχνάτε εντελώς, ένα ανεκτέλεστο θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στην κορυφή τους. Θα σας βοηθήσει επίσης να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα των καθημερινών εργασιών σας και να αποφασίσετε πότε θα ξεφορτώσετε λιγότερο ουσιαστικές εργασίες. Χάρη στα Φύλλα Google, το να ξεκινήσετε είναι δύσκολο και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό σε πολλές συσκευές.