Το Microsoft Outlook είναι ο αγαπημένος πελάτης email όλων. Είναι εύκολο στη χρήση, με πολλές δυνατότητες βελτίωσης της παραγωγικότητας που χρησιμοποιούνται τακτικά σε εταιρικό περιβάλλον. Συχνά πραγματοποιείτε ενέργειες επαναλαμβανόμενες κατά τη διάρκεια της ημέρας στο Outlook.
Ευτυχώς, η Microsoft έχει συμπεριλάβει μια εξαιρετική δυνατότητα ενίσχυσης της παραγωγικότητας που ονομάζεται Quick Steps για να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση μιας σειράς βημάτων. Διαβάστε παρακάτω καθώς σας λέμε τι είναι το Quick Steps και πώς μπορείτε να το αξιοποιήσετε στο έπακρο για να γίνετε πιο παραγωγικοί στο Outlook.
Τι είναι τα Γρήγορα Βήματα στο Microsoft Outlook;
Το Quick Steps είναι μια εύχρηστη δυνατότητα παραγωγικότητας που διατίθεται στο Outlook 2013 και μετά. Επιτρέπει την γρήγορη αυτοματοποίηση μιας σειράς πολλαπλών επαναλαμβανόμενων ενεργειών. Η αυτοματοποίηση αυτών των εργασιών έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι διευκολύνει τη διαχείριση πολλών γραμματοκιβωτίων ταυτόχρονα, ενώ σας εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο καθημερινά.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Γρήγορα βήματα για διαφορετικά σενάρια. Μια περίπτωση καθημερινής χρήσης μπορεί να μετακινεί αυτόματα ένα email σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ταυτόχρονα προωθώντας ένα email σε έναν συνάδελφο και την επισήμανση ως ζωτικής σημασίας με ένα μόνο κλικ.
Από προεπιλογή, το Microsoft Outlook σάς παρέχει ορισμένες Γρήγορες ενέργειες που χρησιμοποιούνται συνήθως. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως έχουν ή να προσαρμόσετε τα προεπιλεγμένα Γρήγορα βήματα σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Εάν αυτό δεν είναι αρκετό, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο Γρήγορο Βήμα για να βελτιώσετε τη ροή εργασιών ρουτίνας σας.
Χρήση προεπιλεγμένων Γρήγορων Βημάτων στο Microsoft Outlook
Στο Microsoft Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα προεπιλεγμένα Γρήγορα βήματα εύκολα εν κινήσει. Υπάρχουν τέσσερα προκαθορισμένα Γρήγορα Βήματα στο Outlook (ως μέρος του Office 365): Μετακίνηση σε, Σε Διευθυντή, Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας, και Απάντηση & Διαγραφή.
Θα πρέπει να τα διαμορφώσετε με τις σωστές διευθύνσεις email παραλήπτη και τους προτιμώμενους φακέλους για να μπορέσετε να τους χρησιμοποιήσετε για πρώτη φορά. Για να χρησιμοποιήσετε το Μετακομίζω κάπου Γρήγορο βήμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Από το Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ στην Μετακομίζω κάπου από το Γρήγορα Βήματα Ενότητα.
- Στο Ρύθμιση για πρώτη φορά παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μετονομάστε το Γρήγορο Βήμα εάν απαιτείται.
- Κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε, και είστε έτοιμοι να μετακινήσετε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Επιλέξτε το email που θέλετε να μετακινήσετε σε άλλο φάκελο και κάντε κλικ στο αποθηκευμένο Quick Step από το Σπίτι αυτί. Το Outlook θα μετακινήσει απευθείας το email στον διαμορφωμένο φάκελο.
Μπορείτε να διαμορφώσετε τα άλλα προεπιλεγμένα Γρήγορα Βήματα με παρόμοιο τρόπο. Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει να μάθετε πώς να αρχειοθετήσετε τα email σας στο Microsoft Outlook στον υπολογιστή σας.
Πώς να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο γρήγορο βήμα στο Microsoft Outlook
Εάν διαπιστώσετε ότι τα προεπιλεγμένα Γρήγορα βήματα δεν μπορούν να ταιριάζουν στη ροή εργασίας σας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο Γρήγορο βήμα. Μπορεί να είναι απλώς μια απλή ενέργεια, όπως η διαγραφή ή η προώθηση ενός email, ή μια σειρά ενεργειών, όπως η προώθηση ενός email σε έναν συνάδελφο και στη συνέχεια η μεταφορά του σε έναν αποκλειστικό φάκελο.
Μετά τη ρύθμιση, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτές τις αυστηρές εργασίες με ένα μόνο κλικ. Για αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε ένα προσαρμοσμένο Γρήγορο Βήμα στο Microsoft Outlook που:
- Μετακινεί ένα email σε διαφορετικό φάκελο
- Επισημαίνει το email ως μη αναγνωσμένο
- Προωθεί το email σε έναν συνάδελφο
- Επισημαίνει το email ως σημαντικό
Δείτε πώς θα το ρυθμίσουμε:
- Επίλεξε το Δημιουργία νέου επιλογή από το Γρήγορα Βήματα ομάδα καρτελών κάτω από Σπίτι.
- Δώστε ένα όνομα στο Quick Step σας κάτω από το Ονομα πεδίο (θα το ονομάσουμε Διαδήλωση).
- Από το αναπτυσσόμενο μενού κάτω από το Ενέργειες ενότητα, πρώτα, επιλέξτε Μετακίνησε στο φάκελο και θα επιλέξει τον φάκελο προορισμού.
- Κάντε κλικ στο Προσθήκη δράσης κουμπί και επιλέξτε Επισήμανση ως μη αναγνωσμένα.
- Για άλλη μια φορά, κάντε κλικ Προσθήκη δράσης για να ρυθμίσετε την προώθηση email και επιλέξτε Προς τα εμπρός.
- Στο Προς την… στο πεδίο, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να προωθήσετε το email ή επιλέξτε μία από το βιβλίο διευθύνσεών σας.
- Τέλος, θα κάνουμε κλικ στο Προσθήκη δράσης για να συμπεριλάβετε την κατάσταση σημαίας.
- Προαιρετικά, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ένα Πλήκτρο συντόμευσης από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Μόλις είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Φινίρισμα.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το προσαρμοσμένο Quick Step σας από το Γρήγορα Βήματα ενότητα ή το διαμορφωμένο πλήκτρο συντόμευσης.
Το Microsoft Outlook είναι τόσο παραγωγικό όσο ποτέ
Τα Quick Steps στο Microsoft Outlook αποτελούν απόδειξη της φήμης του Outlook ως επαγγελματία προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κάνει τη ρουτίνα εργασία εύκολη. Εάν σκέφτεστε ποτέ να αλλάξετε από το Microsoft Outlook, μπορεί να εκπλαγείτε ευχάριστα από τις δυνατότητες άλλων προγραμμάτων-πελατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.