Πιθανότατα ανοίγετε το Outlook και χρησιμοποιείτε μερικές από τις έξυπνες δυνατότητες του, όπως σημαίες, κατηγοριοποίηση και αρχειοθέτηση σε καθημερινή βάση. Αν και αυτές οι δυνατότητες διευκολύνουν ήδη τη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, υπάρχουν άλλα διαθέσιμα εργαλεία του Outlook που μπορούν να ανεβάσουν τον οργανισμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο επόμενο επίπεδο.
Σε αυτήν την ανάρτηση, θα σας πούμε επτά σύνθετες συμβουλές και κόλπα του Outlook που ίσως θέλετε να δείτε την επόμενη φορά που θα ανοίξετε τα εισερχόμενά σας.
1. Απαντήστε σε επαναλαμβανόμενα email με Quick Parts
Βρίσκεστε να πληκτρολογείτε το ίδιο περιεχόμενο email ξανά και ξανά; Πιθανώς οι συνεργάτες σας κάνουν συχνά την ίδια ερώτηση ή κάνετε πάντα την ίδια ανακοίνωση κάθε μήνα. Σε αυτήν την περίπτωση, το Quick Parts θα είναι ο καλύτερος φίλος σας.
Μια συλλογή από επαναχρησιμοποιήσιμα κομμάτια περιεχομένου, Quick Parts, είναι ένα από τα καλύτερα τρόπους για να ενισχύσετε τη ροή εργασίας σας στο Outlook
. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη δυνατότητα από το Εισάγετε καρτέλα κάθε φορά που απαντάτε σε (ή δημιουργείτε ένα νέο) email.Για να προσθέσετε ένα νέο απόσπασμα στο Quick Parts, απλώς ανοίξτε ένα νέο email, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας ή τη φράση σας και επισημάνετε το κείμενο. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Εισαγωγή > Γρήγορα ανταλλακτικά > Αποθήκευση επιλογής στη συλλογή Γρήγορων ανταλλακτικών. Μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτό το απόσπασμα όποτε θέλετε.
2. Επαναχρησιμοποίηση Συχνών Μηνυμάτων με Πρότυπο Email
Παρόμοια με τα Quick Parts, τα πρότυπα email στο Outlook σάς βοηθούν να εξοικονομήσετε χρόνο χρησιμοποιώντας ξανά μηνύματα που έχετε συντάξει προηγουμένως. Δεν χρειάζεται πλέον να πληκτρολογείτε ξανά το ίδιο email, καθώς χρειάζεται απλώς να ανασύρετε το προκατασκευασμένο πρότυπο email σας. Το πλεονέκτημά του σε σχέση με τα Quick Parts είναι ότι μπορείτε να συμπληρώσετε το θέμα και τους παραλήπτες, όχι μόνο το σώμα.
Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email, απλώς δημιουργήστε ένα νέο email και πληκτρολογήστε το μήνυμά σας. Μπορείτε να επιλέξετε να αφήσετε κενά τους παραλήπτες και τις γραμμές θέματος. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως. Αποθηκεύστε το email ως Πρότυπο του Outlook στον προεπιλεγμένο φάκελο.
Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο, κάντε κλικ στο Νέα αντικείμενα απο εσενα Σπίτι αυτί. Επιλέγω Περισσότερα στοιχεία > Επιλέξτε Φόρμα, και αλλάξτε το Κοιτάξτε μέσα πεδίο προς User Πρότυπα στο σύστημα αρχείων. Εκεί, μπορείτε να επιλέξετε ένα πρότυπο email που έχετε δημιουργήσει προηγουμένως.
3. Απλοποιήστε τις συχνές ενέργειες με γρήγορα βήματα
Τα Γρήγορα Βήματα αποστέλλονται από τον ουρανό για άτομα που κάνουν συνεχώς την ίδια σειρά ενεργειών στα email που λαμβάνουν. Για παράδειγμα, όταν λαμβάνετε ένα επείγον email από έναν συνάδελφο μετά τις ώρες εργασίας, τον επισημαίνετε, αλλάζετε την κατάσταση σε υψηλή σημασία και, στη συνέχεια, στέλνετε μια απάντηση λέγοντας "Θα επικοινωνήσω μαζί σας αύριο".
Αυτό μπορεί να είναι πολύ κουραστικό αν δεν σας αρέσει να ξοδεύετε περισσότερα από 30 δευτερόλεπτα για να παρακολουθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως αυτά. Επομένως, αντί να κάνετε τα παραπάνω βήματα με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε απλώς να αυτοματοποιήσετε τη δράση σας με τα Γρήγορα βήματα.
Μπορείτε εύκολα να βρείτε αυτήν τη δυνατότητα στο Σπίτι καρτέλα της εφαρμογής σας Outlook. Υπάρχουν ήδη διαθέσιμα προεπιλεγμένα Quick Steps εδώ, όπως "Εγινε" που επισημαίνει το email ως πλήρες, το μετακινεί σε φάκελο και το επισημαίνει ως αναγνωσμένο. "Προς Διευθυντή" που προωθεί το email στον διευθυντή σας. και "Απάντηση & Διαγραφή" που στέλνει μια απάντηση και διαγράφει το αρχικό μήνυμα. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τη δική σας σειρά ενεργειών.
4. Δημιουργήστε κανόνες για καλύτερη διαχείριση email
Οι κανόνες είναι κάπως παρόμοιοι με τα Quick Steps, καθώς σας επιτρέπουν επίσης να χειρίζεστε τα εισερχόμενα (και τα εξερχόμενα) email με συγκεκριμένο τρόπο. Για παράδειγμα, οι Κανόνες μπορούν να μετακινήσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον John Doe στο φάκελο "Αρχείο" και να τα επισημάνουν ως αναγνωσμένα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Κανόνες για να αυτόματα CC ή BCC μόνοι σας στο Outlook.
Ωστόσο, σε αντίθεση με τα Γρήγορα Βήματα, όπου πρέπει να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο Γρήγορο Βήμα για να εφαρμοστεί σε ένα μήνυμα, οι Κανόνες είναι αυτόματοι. Μόλις λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζει με τις συνθήκες που ορίζετε στον κανόνα, οι ενέργειες που έχετε επιλέξει θα ισχύουν αυτόματα. Αυτό κάνει την οργάνωση των εισερχομένων σας πολύ λιγότερο αγχωτική. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας κανόνα μεταβαίνοντας σε Αρχική > Κανόνας > Δημιουργία κανόνα.
5. Στείλτε αυτόματες απαντήσεις εκτός γραφείου όσο λείπετε
Εκτός κι αν είστε σούπερ εργασιομανής και φοβάστε να χάσετε, πιθανότατα δεν σας αρέσει να ελέγχετε τα email σας ενώ βρίσκεστε σε διακοπές. Ωστόσο, δεν σας αρέσει επίσης να αφήνετε τους συνεργάτες και τους πελάτες σας να κρέμονται. Γι' αυτό είναι σημαντικό να ρυθμίσετε τις Αυτόματες απαντήσεις μέχρι να επιστρέψετε σε λειτουργία εργασίας.
Οι Αυτόματες Απαντήσεις είναι ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομα. Όταν είναι ενεργοποιημένη για μια συγκεκριμένη διάρκεια, τα άτομα που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού πλαισίου θα λάβουν αυτόματα μια απάντηση με το μήνυμα που έχετε συντάξει στη ρύθμιση Αυτόματες απαντήσεις. Για να δημιουργήσετε ένα, μεταβείτε στο Αρχείο > Πληροφορίες > Αυτόματες απαντήσεις.
6. Εύκολη ταξινόμηση μέσω των εισερχομένων σας με καθαρισμό
Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να δείτε αφού επιστρέψετε από τις διακοπές σας είναι ένα inbox γεμάτο με εκατοντάδες περιττά email. Αν και δεν μπορείτε να το αποτρέψετε από το να συμβεί αυτό, υπάρχει ένας τρόπος που μπορείτε κάνει το Outlook λιγότερο αποσπώντας την προσοχή: η δυνατότητα Εκκαθάρισης.
Αυτό διαγράφει τα περιττά μηνύματα από τα νήματα email, ώστε να μπορείτε να διαβάζετε λιγότερα μηνύματα, αλλά να καταλαβαίνετε ολόκληρη τη συνομιλία. Για παράδειγμα, εσείς και η Claire λάβατε ένα email από τον Louie. Η Claire απάντησε και συμπεριέλαβε το αρχικό μήνυμα του Louie στην απάντησή της. Στη συνέχεια, το Clean Up θα διαγράψει το email του Louie επειδή το περιεχόμενό του βρίσκεται ήδη στην απάντηση της Claire.
Εάν ανησυχείτε ότι αυτή η δυνατότητα μπορεί να διαγράψει σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε πάντα να μεταβείτε στο φάκελο "Διαγραμμένα", όπου μετακινούνται τα διπλότυπα μηνύματα. Για να χρησιμοποιήσετε το Clean Up, μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και κάντε κλικ Καθάρισε στο Διαγράφω Ενότητα.
7. Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε σημαντικά μηνύματα
Αν είστε κάποιος που λαμβάνει εκατοντάδες email την ημέρα, είναι εύκολο να χάσετε τα πιο σημαντικά, όπως αυτά από το αφεντικό σας ή τον πελάτη σας. Εδώ μπαίνει στο παιχνίδι η μορφοποίηση υπό όρους.
Αυτή η δυνατότητα του Outlook σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα κάνετε να βγαίνουν από τα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μορφή υπό όρους για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά των email του προϊσταμένου σας σε Comic Sans. Μπορείτε επίσης να το κάνετε έτσι ώστε τυχόν μηνύματα με "Συνάντηση" στη γραμμή θέματος να γίνονται μια ζωντανή απόχρωση του ροζ. Μπορείτε να βρείτε τις ρυθμίσεις μορφοποίησης υπό όρους στο Προβολή > Προβολή ρυθμίσεων.
Γίνετε Microsoft Outlook Pro με αυτές τις συμβουλές και κόλπα
Αυτές οι επτά προηγμένες συμβουλές και κόλπα μόλις και μετά βίας χαράζουν την επιφάνεια των δυνατοτήτων του Outlook. Όσο περισσότερο χρησιμοποιείτε την εφαρμογή, τόσο περισσότερο θα ανακαλύπτετε σίγουρα νέες και χρήσιμες λειτουργίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τη διαχείριση των email σας.
