Πώς να χρησιμοποιήσετε το Scenario Manager στο Excel για γρήγορη εναλλαγή τιμών

Έχετε ποτέ κοιτάξει τα δεδομένα σας στο Excel και αναρωτηθήκατε τι θα γινόταν αν ορισμένα κελιά είχαν διαφορετικές τιμές; Πώς θα επηρεάσει αυτό το τελικό αποτέλεσμα; Μην αναρωτιέσαι άλλο. Ο Διαχειριστής Σεναρίων του Excel είναι εδώ για να απαντήσει ακριβώς σε αυτήν την ερώτηση.

Το Scenario Manager είναι μια χρήσιμη δυνατότητα στο Excel που σας επιτρέπει να κάνετε γρήγορη εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών συνόλων τιμών για ένα ή περισσότερα κελιά. Αυτό σας επιτρέπει να συγκρίνετε διαφορετικά σενάρια και αποτελέσματα χωρίς να αλλάξετε τα αρχικά δεδομένα.

Αυτή η δυνατότητα μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και προσπάθεια στο Excel, καθώς δεν θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ξανά τον ίδιο πίνακα με νέα δεδομένα. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τη Διαχείριση Σεναρίων στο Excel.

Τι είναι τα σενάρια στο Excel;

Τα σενάρια είναι εναλλακτικά σύνολα δεδομένων που μπορείτε να αποθηκεύσετε και να κάνετε γρήγορη εναλλαγή μεταξύ τους. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε σενάρια μέσω του Scenario Manager, που αποτελεί μέρος του Εργαλεία ανάλυσης What-If του Excel. Αυτά τα σενάρια μπορεί να είναι διαφορετικά μεγέθη πωλήσεων, επιτόκια, συναλλαγματικές ισοτιμίες ή οτιδήποτε άλλο έχετε κατά νου. Τα σενάρια του Excel περιλαμβάνουν μόνο τα μεταβαλλόμενα κελιά που καθορίζετε σε αυτά, αλλά μπορούν να αλλάξουν οποιοδήποτε κελί στο υπολογιστικό φύλλο σας.

Ο πυρήνας ενός σεναρίου είναι τα μεταβαλλόμενα κελιά του. Αυτά τα κελιά περιέχουν τα δεδομένα που αλλάζουν μεταξύ διαφορετικών σεναρίων. Αυτή η έννοια είναι λίγο συγκεχυμένη, καθώς δεν θεωρείται κάθε κελί που αλλάζει ως μεταβαλλόμενο κελί για το σενάριό σας. Για παράδειγμα, οι τύποι αλλάζουν με βάση την εισαγωγή τους. Όταν αλλάζει η είσοδος ενός τύπου, αλλάζουν και τα αποτελέσματα του τύπου.

Επομένως, χρειάζεται μόνο να καθορίσετε τα κελιά εισόδου με στατικές τιμές ως μεταβαλλόμενα κελιά για το σενάριό σας. Τα κελιά τύπου θα αλλάξουν ανάλογα όταν αλλάζετε σενάρια. Έχοντας αυτό υπόψη, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε σενάρια στο Excel. Ας το φτάσουμε!

Πώς να δημιουργήσετε σενάρια στο Excel

Η δημιουργία ενός σεναρίου στο Excel είναι μάλλον απλή. Ένα σενάριο του Excel αποτελείται από ένα όνομα σεναρίου, τα μεταβαλλόμενα κελιά και τις τιμές κελιών τους.

Ας το ξεκινήσουμε με ένα γενικό παράδειγμα. Σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο, έχουμε το κόστος και το κέρδος της παραγωγής και της πώλησης ενός προϊόντος. Τι γίνεται όμως αν κάνατε το προϊόν πιο premium; Σίγουρα, θα κόστιζε περισσότερο η παραγωγή, αλλά θα μπορούσατε να το πουλήσετε σε υψηλότερη τιμή. Αυτό θα έδινε περισσότερα κέρδη; Αυτή είναι μια ερώτηση που πρέπει να απαντήσει ο Διαχειριστής Σεναρίου.

Για αυτό το παράδειγμα, ας ορίσουμε τρία σενάρια. Ένα βασικό προϊόν όπως το σημερινό, ένα premium προϊόν και ένα προϊόν πολυτελείας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Scenario Manager για να δείτε ποιο από αυτά τα προϊόντα αποφέρει περισσότερα κέρδη.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, τα δυναμικά κελιά, όπως τα κελιά τύπου, θα αλλάξουν αυτόματα χωρίς να περιλαμβάνονται στο σενάριο. Σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο, το συνολικό κόστος παραγωγής, τα έσοδα και το καθαρό κέρδος υπολογίζονται αυτόματα μέσω τύπων, επομένως δεν θα τα συμπεριλάβουμε στο σενάριο ως μεταβαλλόμενα κελιά.

Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι η τιμή αποστολής παραμένει η ίδια ανεξάρτητα από την ποιότητα του προϊόντος. Έτσι, θα εξαιρέσουμε την τιμή αποστολής από το σενάριο ως μεταβαλλόμενο κελί.

1. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αλλάξετε σε διαφορετικά σενάρια. Σε αυτό το παράδειγμα αυτό είναι Β1:Β3, Β6, Β7, και Β9.
2. μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα και κάντε κλικ στο Ανάλυση What-If στην ομάδα Forecast.
3. Επιλέγω Υπεύθυνος Σεναρίου από το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση σεναρίων, κάντε κλικ στο Προσθήκη για να δημιουργήσετε ένα νέο σενάριο.
5. Δώστε ένα όνομα στο σενάριο σας. Θα ονομάσουμε αυτό το ένα Βασικό Προϊόν.
6. Κάντε κλικ Εντάξει. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
7. Στο παράθυρο Τιμές σεναρίου, εισαγάγετε τις τιμές που θέλετε για τα επιλεγμένα κελιά σε αυτό το σενάριο. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις τρέχουσες τιμές ως σενάριο, αφήστε τις αμετάβλητες.
8. Κάντε κλικ Εντάξει όταν τελειώσεις.

Τώρα που έχετε δημιουργήσει το πρώτο κάτω, επαναλάβετε τα βήματα και προσθέστε τα άλλα σενάρια.

Μόλις τα σενάρια σας είναι έτοιμα, κάντε διπλό κλικ στο όνομα ενός σεναρίου στη Διαχείριση Σεναρίων για να το δείτε στο υπολογιστικό φύλλο. Σημειώστε ότι οι τιμές του τύπου αλλάζουν επίσης.

Πώς να συνοψίσετε σενάρια στο Excel

Η εναλλαγή τιμών με ένα απλό διπλό κλικ είναι ήδη μια σημαντική αναβάθμιση από την ανάγκη να αναδημιουργηθεί πλήρως ο πίνακας δεδομένων. Αλλά και πάλι δεν είναι πολύ βολικό να συγκρίνεις όλα τα σενάρια ταυτόχρονα.

Αφού δημιουργήσετε και αποθηκεύσετε τα σενάρια σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Σύνοψη για γρήγορη σύγκριση και ανάλυση όλων των σεναρίων.

1. μεταβείτε στο Δεδομένα καρτέλα και κάντε κλικ στο Ανάλυση What-If στην ομάδα Forecast.
2. Επιλέγω Υπεύθυνος Σεναρίου από το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Στη Διαχείριση Σεναρίων, κάντε κλικ στο Περίληψη.
4. Ελέγξτε ότι το Κύτταρα αποτελέσματος έχει ρυθμιστεί σωστά. Σε αυτό το παράδειγμα, αυτό είναι Β10.
5. Κάντε κλικ Εντάξει.

Το Excel θα δημιουργήσει τώρα ένα νέο φύλλο που περιέχει έναν πίνακα με όλα τα σενάρια στο ίδιο έγγραφο. Τώρα μπορείτε να συγκρίνετε γρήγορα το κόστος και τα κέρδη κάθε προϊόντος. Στην περίπτωσή μας, το Προϊόν Πολυτελείας φαίνεται να αποφέρει περισσότερα κέρδη, παρά το υψηλότερο κόστος παραγωγής και τους φόρους.

Το μειονέκτημα της συνοπτικής αναφοράς είναι ότι δεν λαμβάνει τις ετικέτες τιμών από τα διπλανά κελιά. Αυτό είναι μια ταλαιπωρία, αλλά μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα τις ετικέτες στην αναφορά. Η δυνατότητα μη αυτόματης εισαγωγής των ετικετών υποδηλώνει ένα άλλο μειονέκτημα: Η συνοπτική αναφορά δεν είναι δυναμική. Έτσι, όταν αλλάζετε σενάρια, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα αναφορά.

Παρ' όλα αυτά, η Συνοπτική Έκθεση εξακολουθεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο. Δεδομένου ότι τα σενάρια είναι οργανωμένα σε πίνακα, μπορείτε επίσης σχεδιάστε τα δεδομένα σας σε γραφήματα Excel να τα αναλύσουμε οπτικά. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να συνοψίσετε τα σενάρια ως α συγκεντρωτικός πίνακας στο Excel για περαιτέρω ανάλυση.

Γρήγορη εναλλαγή τιμών με το Scenario Manager στο Excel

Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων είναι ήδη μια αγγαρεία, επομένως η μη αυτόματη δημιουργία ενός πίνακα για διαφορετικά σενάρια μπορεί να είναι χρονοβόρα και απογοητευτική. Ευτυχώς, το Scenario Manager του Excel μπορεί να απαλύνει τον πόνο σας από αυτή την άποψη.

Τώρα που ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε το Scenario Manager, μπορείτε να μετατρέψετε τα υπολογιστικά φύλλα του Excel σε δυναμικά εργαλεία που σας επιτρέπουν να κάνετε γρήγορη εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών σεναρίων. Με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε μεγάλες ποσότητες δεδομένων σε ένα κλάσμα του χρόνου.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια συνοπτική αναφορά όλων των σεναρίων για την καλύτερη ανάλυση και οπτικοποίηση τους. Η χρήση του Scenario Manager στο Excel θα σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα της ανάλυσης δεδομένων σας, ειδικά όταν το συνδυάζετε με άλλα εργαλεία, όπως τον συγκεντρωτικό πίνακα.