Το ότι είναι η πιο δημοφιλής υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόσμο σημαίνει ότι το Gmail διαθέτει μια ατελείωτη προσφορά εφαρμογών, επεκτάσεων και πρόσθετων τρίτων κατασκευαστών από προγραμματιστές. Από την προσθήκη σημειώσεων και σχολίων όπως τα Έγγραφα Google μέχρι την αποστολή φωνητικών σημειώσεων μέσω email, αυτές είναι μερικές από τις πιο παραγωγικές νέες επεκτάσεις για το Gmail.
Έχετε λάβει ποτέ ένα email εργασίας από ένα αφεντικό ή έναν πελάτη, να πατήσετε Απάντηση σε όλους για να το συζητήσετε εσωτερικά με την ομάδα σας και να ξεχάσετε να αφαιρέσετε το αφεντικό ή τον πελάτη; Είναι μια καταστροφή! Ωστόσο, το Gmail δεν σας αφήνει πολλές επιλογές για να συζητήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός από το να ξεκινήσετε ένα νέο νήμα email με την ομάδα σας ή να μεταφέρετε τη συζήτηση σε διαφορετική πλατφόρμα.
Τα Σχόλια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα εξαιρετικό, εξαιρετικό πρόσθετο για να συζητάτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μερικά άτομα που επισημαίνονται σε αυτό, ενώ άλλοι δεν μπορούν να το δουν. Λειτουργεί ακριβώς όπως τα Σχόλια στα Έγγραφα Google αλλά στο Gmail. Η επέκταση τοποθετεί ένα εικονίδιο σχολίων στην πλαϊνή γραμμή του Gmail. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο σχολίων για αυτό το μήνυμα ή το νήμα.
Σε αυτό το παράθυρο, οι συμμετέχοντες επισημαίνονται με πράσινο χρώμα (μπορούν να δουν σχόλια) ή κόκκινο (δεν μπορούν να προβάλουν σχόλια). Έτσι τώρα, ενώ το κύριο νήμα email συνεχίζεται με τις απαραίτητες εμπρός και πίσω, μπορείτε επίσης να μιλήσετε με την ομάδα σας στο παράθυρο Σχόλια email καθώς προχωρούν τα κύρια μηνύματα.
2. Παύση του Gmail (Chrome) και Snailbox (Ιστός): Παύση εισερχόμενων μηνυμάτων, παράδοση τους αργότερα
Το email αποσπά την προσοχή στη δουλειά. Κάθε φορά που λαμβάνετε μια ειδοποίηση, πρέπει να την ελέγχετε για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάσατε κάτι σημαντικό. Μια δημοφιλής τεχνική παραγωγικότητας για να ξεπεράστε τον εθισμό μέσω email είναι να σταματήσετε να έρχονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς αποστέλλονται και να εμφανίζονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που εσείς αποφασίζετε.
Η παύση του Gmail προσθέτει ένα χρήσιμο Παύση Εισερχόμενων κουμπί ακριβώς κάτω από το κουμπί Σύνταξη στο Gmail. Όταν θέλετε μια εστιασμένη συνεδρία εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί και επιλέξτε πόσο αργότερα θέλετε να καταργηθεί αυτόματα η παύση. Φυσικά, μπορείτε να το ακυρώσετε με μη αυτόματο τρόπο ανά πάσα στιγμή. Δεν υπάρχει τίποτα περισσότερο σε αυτό, καθιστώντας αυτήν μια από τις πιο απλές και κομψές εφαρμογές παύσης email που έχουμε δει.
Το Snailbox είναι μια υπηρεσία ιστού που θέλει να κρατήσει μια παρτίδα των email σας μέχρι να σταλούν σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα που έχετε ορίσει. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα με βάση τη ζώνη ώρας σας για να αποστέλλονται μηνύματα αλληλογραφίας σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα. Μπορείτε να το στείλετε πολλές φορές την ημέρα ή ακόμα και ανά ώρα. Οποιαδήποτε στιγμή, μπορείτε να συνδεθείτε στο Snailbox για να απελευθερώσετε την παρτίδα σε παύση ή να κάνετε κλικ στην ετικέτα Snailbox στα εισερχόμενά σας στο Gmail για να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Snailbox είναι δωρεάν για δύο εβδομάδες, μετά από τις οποίες κοστίζει 5 $ ανά μήνα.
Κατεβάστε: Παύση του Gmail για Χρώμιο (Ελεύθερος)
3. Φωνητικό email (Chrome): Στείλτε Γρήγορες φωνητικές σημειώσεις μέσω Gmail που μπορεί να ανοίξει ο καθένας
Μερικές φορές, δεν θέλετε (ή δεν μπορείτε) να πληκτρολογήσετε ένα μεγάλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εξηγήσετε το σημείο που θέλετε να ξεπεράσετε. Οι εφαρμογές συνομιλίας προσφέρουν την απλή δυνατότητα αποστολής ηχογραφημένου φωνητικού μηνύματος, οπότε γιατί δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με email; Λοιπόν, τώρα μπορείτε με το Vocal Email.
Η επέκταση προσθέτει ένα κουμπί στο Compose Box για την εγγραφή ενός κλιπ ήχου διάρκειας έως και ενός λεπτού. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να το προσθέσετε ως συνημμένο MP3 ή να το συνδέσετε εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χώρο. Το συνημμένο MP3 είναι πιο βολικό για τον παραλήπτη, καθώς δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει τίποτα για να ακούσει το κλιπ σας. το αρχείο ήχου μπορεί να αναπαραχθεί από το ταχυδρομείο. Εάν ανοίξουν τον σύνδεσμο, θα τους μεταφέρει στην εφαρμογή Vocal web όπου το κλιπ είναι αποθηκευμένο στον λογαριασμό σας και μπορεί να αναπαραχθεί για πάντα.
Η δωρεάν έκδοση του Vocal επιτρέπει 50 εγγραφές κλιπ ήχου διάρκειας ενός λεπτού το μήνα. Το Business plan επιτρέπει 200 κλιπ ανά μήνα χωρίς όριο στο χρόνο εγγραφής και προσθέτει προνόμια όπως η αυτόματη μεταγραφή στην εφαρμογή Vocal.
Κατεβάστε: Φωνητικό για Χρώμιο (Ελεύθερος)
Για όσους χρησιμοποιούν τα εισερχόμενά τους αποκλειστικά για να μιλήσουν με πελάτες και πελάτες, χρειάζεστε έναν τρόπο για να προσθέσετε τις σημειώσεις σας για κάθε επαφή. Μερικές επεκτάσεις το κάνουν ήδη αυτό, αλλά δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτές τις σημειώσεις όταν χρησιμοποιείτε το Gmail από το τηλέφωνό σας.
Ωστόσο, τα πρόσθετα από το Google Workspace Marketplace λειτουργούν όχι μόνο στον υπολογιστή, αλλά και στο Gmail Mobile. Αυτές οι εφαρμογές χωρούν στην πλαϊνή γραμμή του Gmail, ένα από τα καλύτερες νέες δυνατότητες του Gmail. Για να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Contact Notes CRM και να τη ρυθμίσετε, θα πρέπει να περάσετε από το Gmail για επιτραπέζιους υπολογιστές την πρώτη φορά.
Μόλις λειτουργήσει, ανοίξτε ένα email και εκκινήστε το Contact Notes CRM μέσω της πλαϊνής γραμμής. Ο πίνακας είναι ο χώρος όπου γράφετε σημειώσεις για αυτήν την επαφή, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε προσωπικούς δείκτες όταν αλληλεπιδράτε μαζί τους. Εάν βρίσκεστε στα κύρια εισερχόμενά σας, ο πίνακας θα εμφανίζει όλες τις τελευταίες σημειώσεις σας σε διαφορετικές επαφές.
5. Ροή αλληλογραφίας (Chrome): Ισχυρό σύστημα διαχείρισης email για την οργάνωση έργων
Το Mailflow είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό σύστημα διαχείρισης email που λειτουργεί στο Gmail για να οργανώσει το δικό σας μηνύματα, μοιραστείτε εργασίες και χρονοδιαγράμματα με ομάδες και δημιουργήστε πίνακες σχετικών πληροφοριών από εσάς emails. Σε περίπτωση που δεν θέλετε πολλές επεκτάσεις, περιλαμβάνει επίσης ορισμένες από τις δυνατότητες από τα άλλα πρόσθετα σε αυτό το άρθρο.
Για να οργανώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να δημιουργήσετε έργα επιλέγοντας από μερικά πρότυπα: μόνο email, έργο, απλό CRM, υποστήριξη, προσλήψεις ή εργασίες. Αυτό δημιουργεί διαφορετικούς τύπους συστημάτων διαχείρισης email. Μπορείτε να προσθέσετε οποιοδήποτε email σε ένα έργο και το Mailflow θα εξαγάγει αυτόματα βασικά στοιχεία όπως συνημμένα, προθεσμίες, προσωπικές πληροφορίες από υπογραφές κ.λπ.
Όταν ανοίγετε ένα email, μπορείτε να το βελτιώσετε με τη ροή αλληλογραφίας με πολλούς τρόπους. Επισημάνετε οποιοδήποτε κείμενο από την αλληλογραφία για να το μετατρέψετε σε σημείωση ή εργασία. Μπορείτε να προσθέσετε σχόλια σε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως ακριβώς τα σχόλια των Εγγράφων Google. Εάν το έργο είναι κοινόχρηστο με άλλους, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε μέλη ή να απευθύνετε σημειώσεις και σχόλια απευθείας σε αυτά.
Συνολικά, το Mailflow κάνει εξαιρετική δουλειά στην οργάνωση των email για έργα σε ένα συνοπτικό, κατανοητό σύστημα. Μοιράζοντάς το με συναδέλφους, θα γλυτώσετε επίσης τον εαυτό σας από ατελείωτες προωθήσεις, επεξεργασμένα νήματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα εμπρός και πίσω. Θα το βάλαμε με το καλύτερα πρόσθετα Gmail για αύξηση της παραγωγικότητας.
Η δωρεάν έκδοση του Mailflow σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε 25 νήματα email και να έχετε έως και πέντε δωρεάν επισκέπτες. Κατά τη γνώμη μας, αυτό αρκεί για τα άτομα να οργανώσουν δύο έως τρία έργα σε ένα σύστημα που έχει νόημα για εσάς. Αλλά αν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε με ομάδες για να διαχειριστείτε περισσότερα έργα, αποκτήστε το απεριόριστο Mailflow Pro για 9 $ το μήνα.
Κατεβάστε: Ροή αλληλογραφίας για Χρώμιο (Ελεύθερος)
Μην εγκαθιστάτε πάρα πολλές επεκτάσεις!
Ενώ προτείνουμε πολλά διαφορετικά πρόσθετα και επεκτάσεις για το Gmail σε αυτό το άρθρο, ίσως θέλετε να είστε πιο επιλεκτικοί σχετικά με το ποια θα εγκαταστήσετε. Όσο χρήσιμες και αν είναι όλες αυτές οι επεκτάσεις, να θυμάστε ότι θα επιβραδύνουν το πρόγραμμα περιήγησής σας. Τούτου λεχθέντος, δεν υπάρχει τέτοιος αντίκτυπος με την εγκατάσταση πρόσθετων του Google Workspace Marketplace, γι' αυτό συνεχίστε με αυτό.