Όλοι έχουμε πάει εκεί. Εργασία τις τελευταίες δύο ημέρες σε μια παρουσίαση PowerPoint που δεν θα σας πάρει περισσότερες από μερικές ώρες. Και κάθε φορά που πιστεύετε ότι πλησιάζετε να το ολοκληρώσετε, βρίσκετε άλλες πληροφορίες ή φωτογραφίες που πρέπει να προσθέσετε.
Η αλήθεια είναι ότι η δημιουργία μιας παρουσίασης PowerPoint δεν χρειάζεται να είναι τόσο χρονοβόρα. Γι' αυτό έχουμε συγκεντρώσει μια λίστα με συμβουλές για να εξοικονομήσετε χρόνο όταν εργάζεστε στην επόμενη παρουσίασή σας.
1. Σχεδιάστε την Παρουσίασή σας
Μπορείτε να αρχίσετε να εξοικονομείτε χρόνο όταν εργάζεστε στην παρουσίασή σας, ακόμη και πριν ανοίξετε το PowerPoint. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε, από μια εφαρμογή κειμένου σε φωνή έως ένα απλό κομμάτι χαρτί για να περιγράψετε το περιεχόμενο και το σχεδιασμό των διαφανειών σας. Σκεφτείτε τη γενική ιδέα που θέλετε να μεταφέρετε και ποιο είναι το κοινό σας.
Ακόμα κι αν το έχετε κάνει πριν, ο προγραμματισμός εκ των προτέρων θα σας βοηθήσει να καταλάβετε εάν πρέπει να προσθέσετε ένα χρονοδιάγραμμα, να δημιουργήσετε ένα γράφημα πίτας ή να προσθέσετε ένα βίντεο.
2. Μετατρέψτε τα Έγγραφα του Word σε Παρουσίαση PowerPoint
Αντί να εργάζεστε για να συγκεντρώσετε τις ίδιες πληροφορίες δύο φορές, μπορείτε μετατρέψτε ένα έγγραφο του Microsoft Word σε παρουσίαση PowerPoint. Το εργαλείο δεν είναι τέλειο καθώς πρέπει να μορφοποιήσετε σωστά το έγγραφο του Word, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει λίγο χρόνο κατά την επεξεργασία της παρουσίασής σας.
3. Χρησιμοποιήστε πρότυπα PowerPoint
Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους εξοικονόμησης χρόνου όταν εργάζεστε σε μια παρουσίαση PowerPoint είναι η χρήση προτύπων. Με αυτόν τον τρόπο, η παρουσίασή σας θα έχει συνεκτικό σχεδιασμό, καθώς τα πρότυπα περιέχουν γραμματοσειρές, εφέ, φόντο, διατάξεις, ακόμη και περιεχόμενο. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρότυπα PowerPoint μεταβαίνοντας στο Αρχείο > Νέο.
Το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε να εξατομικεύσετε τα πρότυπα και να τα αποθηκεύσετε για μελλοντική χρήση. Μπορείτε ακόμη να συμπεριλάβετε ένα πρότυπο PowerPoint στην προσωπική ή επαγγελματική σας επωνυμία. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε κάτι που σας αρέσει και θέλετε η παρουσίασή σας να ξεχωρίζει, μπορείτε βρείτε online δωρεάν πρότυπα παρουσίασης PowerPoint με κινούμενα σχέδια.
4. Χρησιμοποιήστε Master Slides
Η χρήση της κύριας διαφάνειας είναι μια εξαιρετική μέθοδος για να διασφαλίσετε ότι όλες οι διαφάνειες θα έχουν ομοιόμορφο σχεδιασμό. Και μπορείτε να αλλάξετε γρήγορα τη συνολική σχεδίαση της παρουσίασής σας επεξεργάζοντας την κύρια διαφάνεια. Επιπλέον, το Το slide master είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία εντυπωσιακών παρουσιάσεων.
Εάν πρέπει συχνά να χρησιμοποιείτε την ίδια εντολή, μπορείτε να την προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων του PowerPoint για να έχετε πιο γρήγορη πρόσβαση. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:
- Ανοιξε το Αρχείο μενού και μεταβείτε στο Επιλογές.
- Στο παράθυρο Επιλογές του PowerPoint, κάντε κλικ Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Σειρά Επιλέξτε εντολή από προς την Όλες οι εντολές εάν δεν είστε σίγουροι σε ποια κατηγορία περιλαμβάνεται το εργαλείο που χρειάζεστε.
- Επιλέξτε την εντολή που προτιμάτε.
- Κάντε κλικ Προσθήκη> ΟΚ για να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων.
6. Διπλότυπα αντικείμενα
Ο παραδοσιακός τρόπος για να αντιγράψετε ένα αντικείμενο στο PowerPoint είναι να το επιλέξετε, πατήστε Ctrl + C και μετά επικολλήστε το. Το μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι δεν έχετε πραγματικό έλεγχο για το πού τοποθετεί το PowerPoint το διπλότυπο αντικείμενο. Έτσι, δείτε πώς μπορείτε να ελέγξετε καλύτερα τα διπλά αντικείμενα.
πατήστε και κρατήστε πατημένο Ctrl (ή CMD) και επιλέξτε το αντικείμενο που θέλετε να αντιγράψετε. Στη συνέχεια, σύρετέ το εκεί που πρέπει να είναι το αντίγραφο. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί ακόμη και με πολλά αντικείμενα και διαφάνειες.
7. Μετακινήστε αντικείμενα κατά ένα εικονοστοιχείο
Πόσες φορές δυσκολευτήκατε να επανατοποθετήσετε ένα αντικείμενο, ειδικά αν ήταν μικρό και είχατε ένα υπερευαίσθητο ποντίκι; Εάν θέλετε να μετακινήσετε ελαφρώς ένα αντικείμενο, επιλέξτε το και πατήστε ένα από τα πλήκτρα βέλους. Αυτό θα μετακινήσει το αντικείμενο κατά ένα pixel στην επιλεγμένη κατεύθυνση.
8. Μάθετε να βρίσκετε γρήγορα αντικείμενα
Εάν έχετε προσθέσει πολλά αντικείμενα στην παρουσίασή σας στο PowerPoint, μπορεί να δυσκολευτείτε να βρείτε ένα από αυτά. Καθώς επικαλύπτετε, ομαδοποιείτε ή στέλνετε αντικείμενα στο πίσω μέρος, γίνεται πιο δύσκολο να τα μετακινήσετε.
Εάν θέλετε να βρείτε γρήγορα ένα αντικείμενο, χρησιμοποιήστε το Αυτί κλειδί για να τα περάσετε. Εάν το αντικείμενο που θέλετε να επιλέξετε περιλαμβάνεται σε μια ομάδα, επιλέξτε πρώτα την ομάδα και πατήστε Αυτί. Με αυτόν τον τρόπο, θα περιηγηθείτε μόνο στα αντικείμενα που περιλαμβάνονται σε αυτήν την ομάδα.
9. Αλλάξτε την Προεπιλεγμένη προβολή
Η προεπιλεγμένη προβολή του PowerPoint έχει οριστεί σε Κανονικός. Αλλά αν έχετε συνηθίσει να χρησιμοποιείτε διαφορετική ρύθμιση, μπορεί να δυσκολευτείτε να δημιουργήσετε την παρουσίασή σας στο PowerPoint. Δείτε πώς μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη προβολή του PowerPoint:
- Ανοιξε το Αρχείο μενού και μεταβείτε στο Επιλογές.
- Από το αριστερό μενού, κάντε κλικ Προχωρημένος.
- Στο Απεικόνιση ενότητα, ανοίξτε το Ανοίξτε όλα τα έγγραφα χρησιμοποιώντας αυτήν την προβολή και επιλέξτε την επιλογή που προτιμάτε.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
10. Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου θα επιταχύνει τη διαδικασία, ανεξάρτητα από το τι κάνετε. Ακόμη και η γνώση μερικών συντομεύσεων για τα πιο κοινά εργαλεία θα σας εξοικονομήσει χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να περνάτε από τις καρτέλες του PowerPoint κάθε φορά. Εάν είστε χρήστης των Windows, υπάρχουν πολλά Συντομεύσεις πληκτρολογίου PowerPoint που αξίζει να γνωρίζετε.
11. Χρησιμοποιήστε πρόσθετα PowerPoint
Τα πρόσθετα είναι συμπληρωματικά προγράμματα που έχουν σχεδιαστεί για να προσθέτουν νέες δυνατότητες ή εντολές στις εφαρμογές του Office. Υπάρχουν πολλά δωρεάν πρόσθετα στο διαδίκτυο που μπορούν να σας βοηθήσουν να εισάγετε γρήγορα εικόνες, να δημιουργήσετε κωδικούς QR ή να κάνουν την παρουσίαση πιο διαδραστική συνολικά.
12. Επαναλάβετε την τελευταία εντολή
Υπάρχει ένας γρήγορος τρόπος να χρησιμοποιήσετε την τελευταία εντολή ξανά και ξανά και το καλύτερο είναι ότι λειτουργεί σε όλες τις εφαρμογές του Office.
Για να χρησιμοποιήσετε την τελευταία εντολή, απλώς πατήστε F4. Ωστόσο, μην αφήσετε τη μυϊκή μνήμη σας να παρακάμψει την πρόθεσή σας και να πιέσετε κατά λάθος Alt + F4 καθώς ίσως χρειαστεί να ανακτήσετε το μη αποθηκευμένο αρχείο σας.
13. Ανακυκλώστε μια παλαιότερη παρουσίαση
Εάν δεν έχετε χρόνο και πρέπει να δημιουργήσετε μια όμορφη παρουσίαση PowerPoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προηγούμενη εργασία. Αντί να ξεκινήσετε από την αρχή, μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα αντίγραφο μιας παλαιότερης παρουσίασης.
Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι η παρουσίασή σας θα είναι πανομοιότυπη με την παλιά. Μπορείτε να αλλάξετε το πρότυπο, να ορίσετε ένα νέο θέμα χρώματος και να προσθέσετε μερικές ακόμη κινούμενες εικόνες για μια νέα εμφάνιση.
Μην χάνετε χρόνο στο PowerPoint
Το PowerPoint συνοδεύεται από πολλά εργαλεία και κόλπα που μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο ενώ εργάζεστε στις διαφάνειές σας. Υπάρχουν μερικά εργαλεία, όπως κύριες διαφάνειες, πρόσθετα ή πρότυπα, που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε από την αρχή.
Τώρα που ολοκληρώσατε την παρουσίασή σας με αρκετό χρόνο που απομένει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το PowerPoint ηχείο για να εργαστείτε στις δεξιότητές σας στην παρουσίαση.
