Το να είσαι εικονικός βοηθός μπορεί να είναι συντριπτικό, ειδικά όταν έχεις διαφορετικό ή παρόμοιο σύνολο εργασιών για πολλούς πελάτες. Και εφόσον λειτουργείτε εξ αποστάσεως, είναι απαραίτητο να αυτοματοποιήσετε τις περισσότερες από τις δραστηριότητές σας χρησιμοποιώντας εργαλεία λογισμικού για αυξημένη παραγωγικότητα.
Αυτό το άρθρο επισημαίνει 10 βασικά εργαλεία και εφαρμογές που κάθε εικονικός βοηθός πρέπει να έχει στο οπλοστάσιό του. Αυτά τα εργαλεία θα βελτιώσουν τη ροή εργασίας σας και θα εμπλουτίσουν την εμπειρία σας ως εκκολαπτόμενος ή προηγμένος εικονικός βοηθός. Αλλά προτού τα αποκαλύψουμε, ας δούμε εν συντομία την έννοια της εικονικής βοήθειας.
1. Χαλαρότητα
Η διατήρηση αποτελεσματικής επικοινωνίας με τους πελάτες σας είναι απαραίτητη ως εικονικός βοηθός και το Slack κάνει καλή δουλειά με αυτό. Είναι ένα από τα καλύτερες πλατφόρμες ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων για απομακρυσμένες ομάδες που σας επιτρέπει να επικοινωνείτε σε πραγματικό χρόνο με τους πελάτες και τα μέλη της ομάδας όταν εργάζεστε σε ένα έργο.
Μπορείτε να κάνετε διάκριση μεταξύ έργων χρησιμοποιώντας "κανάλια" και να τα κάνετε προσβάσιμα μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα. Επιπλέον, το Slack διαθέτει δυνατότητα κλήσης εντός εφαρμογής και διασκεδαστικά προσαρμοσμένα emoji για πιο χαλαρές συνομιλίες. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε διαφορετικά αρχεία με ένα ή περισσότερα άτομα, συμπεριλαμβανομένων ηχογραφήσεων και εικόνων.
Κατεβάστε: Χαλαρός για Windows | | Μακ | iOS | Android (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
2. Google Workspace
Το Google Workspace, γνωστό και ως G-Suite, είναι μια συλλογή από διάφορα εργαλεία λογισμικού με διαφορετικές δυνατότητες και τρόπους λειτουργίας. Ωστόσο, χρειάζεστε μόνο περίπου οκτώ από αυτά τα εργαλεία ως εικονικός βοηθός. Περιλαμβάνουν:
- Έγγραφα Google: Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να μορφοποιήσετε έγγραφα κειμένου.
- Google Mail: Αυτό το εργαλείο είναι εξαιρετικό για ανταλλαγή μηνυμάτων και email μάρκετινγκ.
- Παρουσιάσεις Google: Αυτό το δωρεάν εργαλείο καλύπτει όλες τις ανάγκες παρουσίασής σας.
- Φύλλα: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για την εισαγωγή δεδομένων και τον προϋπολογισμό.
- Google Meet: Ιδανικό για τηλεδιάσκεψη και για να παραμένετε συνδεδεμένοι με την πελατεία σας.
- Φόρμες Google: Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διεξάγετε έρευνες και να λαμβάνετε απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο.
- Google Drive: Αυτό είναι ένα από τα φθηνότεροι πάροχοι αποθήκευσης cloud για προσωπικά αρχεία και αρχεία που σχετίζονται με την εργασία.
- Ημερολόγιο Google: Σας βοηθά να προγραμματίσετε και να παραμείνετε σε καλό δρόμο με τα έργα.
3. Calendly
Το Calendly είναι ένα εργαλείο προγραμματισμού για τη διαχείριση συμβάντων. Ωστόσο, δεν αρκεί ως ανεξάρτητο ημερολόγιο. Πρέπει να ενσωματώσετε μια εφαρμογή ημερολογίου όπως το Ημερολόγιο Google ή το ημερολόγιο iCloud στην εφαρμογή για να αυτοματοποιήσετε και να βελτιστοποιήσετε τις συναντήσεις σας. Διαθέτει επίσης διαφορετικές χρονοθυρίδες έτοιμες προς χρήση: 15, 30 και 60 λεπτά.
Μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση με διαφορετικές ημερομηνίες και ώρες και οι καλεσμένοι σας μπορούν να υποδείξουν τη διαθεσιμότητά τους στο ημερολόγιο. Ωστόσο, οι επισκέπτες μπορούν να επιλέξουν μια ακριβή διαθέσιμη ώρα, ανεξάρτητα από τις χρονοθυρίδες, αλλά εντός του εύρους ημερομηνιών που παρέχετε.
Κατεβάστε: Calendly για iOS | Android (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
4. Canva
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μέρος των διοικητικών σας αρμοδιοτήτων ως εικονικού βοηθού θα περιλαμβάνει τη γραφιστική. Ως εκ τούτου, θα ήταν καλύτερο να έχετε ένα εργαλείο σχεδιασμού. Το Canva είναι η εφαρμογή σας για όλα τα σχέδια και τα γραφήματα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να σχεδιάσετε banner, φυλλάδια, αναρτήσεις καρουζέλ, κάρτες κ.λπ.
Το πιο σημαντικό, μπορείτε να παίξετε με το δωρεάν γραμματοσειρές Canva, πρότυπα, εικόνες και στοιχεία για να δημιουργήσετε εντυπωσιακά σχέδια.
Κατεβάστε: Canva για Windows | Μακ | iOS | Android (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
5. Hootsuite
Το Hootsuite είναι μια εφαρμογή διαχείρισης μέσων κοινωνικής δικτύωσης κοινότητας που σας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθείτε και να πλοηγείστε σε διαφορετικές πλατφόρμες κοινωνικών μέσων από ένα μέρος αντί να ανοίγετε πολλές καρτέλες. Είναι συμβατό με Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn και ούτω καθεξής.
Μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε, να μορφοποιήσετε και να προγραμματίσετε περιεχόμενο για κάθε πλατφόρμα, να ελέγξετε πληροφορίες και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το κοινό των πελατών σας. Αν και η δωρεάν έκδοση είναι εξαιρετική, η επαγγελματική έκδοση σάς δίνει πρόσβαση σε πιο ολοκληρωμένες λειτουργίες, ειδικά εάν έχετε μια απαιτητική βάση πελατών.
6. Asana
Το Asana σάς επιτρέπει να συνεργάζεστε και να διαχειρίζεστε έργα απρόσκοπτα. Εάν εργάζεστε με μια ομάδα, μπορείτε να προσθέσετε μέλη στο χώρο εργασίας σας στο Asana, όπου μπορείτε να παρακολουθείτε τη ροή εργασίας τους. Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε το Ημερολόγιο Google και το Google Drive σε αυτό το εργαλείο για να σας επιτρέψει να ορίσετε υπενθυμίσεις για εργασίες και συμβάντα.
Επιπλέον, το Asana σάς επιτρέπει να διακρίνετε έργα ή συγκεκριμένες πληροφορίες χρησιμοποιώντας χρωματικούς κωδικούς και να προσθέτετε συνημμένα όπου χρειάζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κόκκινο για να υποδείξετε έργα υψηλής προτεραιότητας, κίτρινο για έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη, μπλε για αυτά που εξετάζονται και πράσινο για ολοκληρωμένα έργα.
Κατεβάστε: Asana για iOS | Android | Μακ (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
7. TimeDoctor
Η διαχείριση χρόνου είναι μια κορυφαία δεξιότητα που πρέπει να διαθέτει κάθε εικονικός βοηθός. Ωστόσο, εξακολουθείτε να χρειάζεστε ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, ειδικά εάν η αμοιβή σας είναι ωριαία. Το TimeDoctor σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε την εργασία και τον ελεύθερο χρόνο σας και να βλέπετε τα καθημερινά σας επιτεύγματα. Δημιουργεί αναφορές του χρόνου που αφιερώνεται σε κάθε έργο και εργασία.
Το TimeDoctor σας βοηθά επίσης να διαχειριστείτε τους περισπασμούς. Παρακολουθεί τη διάρκεια χρήσης ιστού και εφαρμογών όταν εργάζεστε. Και όταν υπερβείτε τον καθορισμένο χρόνο, σας ειδοποιεί με pop. Σας ειδοποιεί επίσης όταν ο υπολογιστής σας παραμένει σε αδράνεια περισσότερο από τις συνηθισμένες ώρες εργασίας σας. Παρόλα αυτά, μπορείτε να επεξεργαστείτε χειροκίνητα την ώρα όταν είναι απαραίτητο.
Κατεβάστε: TimeDoctor για Google Play | Μακ | Windows | Linux (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
8. MailChimp
Το MailChimp σάς δίνει τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε και να επικοινωνείτε με το κοινό και τους πελάτες των πελατών σας. Όταν οι πελάτες σας λανσάρουν ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το MailChimp για να παρουσιάσετε αυτά τα προϊόντα στο πελατολόγιο ή στο κοινό-στόχο τους χρησιμοποιώντας ενημερωτικά δελτία ή διαφημιστικές καμπάνιες.
Το εργαλείο σάς δίνει τη δυνατότητα να τμηματοποιείτε τα ενημερωτικά δελτία σας, να στέλνετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αναλύετε την απόδοση κάθε διαφημιστικής καμπάνιας. Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε άλλα εργαλεία—όπως Shopify και Stripe—στην πλατφόρμα.
Κατεβάστε: MailChimp για iOS | Android (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
9. Ontraport
Το Ontraport είναι μια άλλη πλατφόρμα μάρκετινγκ και CRM που σας βοηθά να συντονίσετε τις επιχειρηματικές δραστηριότητες των πελατών σας από ένα σύστημα. Με άλλα λόγια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ontraport για να παρουσιάσετε προϊόντα στο κοινό-στόχο ενός πελάτη και να διαχειριστείτε τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες ταυτόχρονα.
Μπορείτε να εισάγετε και να εξάγετε επαφές, να δημιουργήσετε διοχετεύσεις πωλήσεων και να αυτοματοποιήσετε καμπάνιες μάρκετινγκ για βελτιστοποίηση επιχειρήσεων. Επιπλέον, η διεπαφή δεν είναι διαισθητική για αρχάριους. Ωστόσο, μπορείτε να το ξεπεράσετε με λίγη εξάσκηση. Διατίθεται επίσης ως διαδικτυακή πλατφόρμα και εφαρμογή για κινητά.
10. Γραμματικά
Ως εικονικός βοηθός, πρέπει να είστε πάντα στην κορυφή του παιχνιδιού περιεχομένου σας και η χρήση αυτού του εργαλείου θα σας βοηθήσει να το πετύχετε. Το Grammarly είναι μια ευρεία πλατφόρμα επεξεργασίας που βασίζεται στον ιστό που ελέγχει το περιεχόμενο κειμένου για γραμματικά λάθη, λεκτικότητα, ορθογραφία, σημεία στίξης, λογοκλοπή και ποιοτική παράδοση.
Η πλατφόρμα χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για να διασφαλίσει ότι το περιεχόμενό σας είναι σχεδόν άψογο και κατανοητό. Μπορείτε να ελέγξετε αν το περιεχόμενό σας είναι ελκυστικό και την κατηγορία των ατόμων που ταιριάζει καλύτερα. Ωστόσο, η δωρεάν έκδοση είναι περιορισμένη και θα πρέπει να εγγραφείτε για την πληρωμένη έκδοση για να αξιοποιήσετε όλες τις συναρπαστικές δυνατότητες.
Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας και να τα επαναφέρετε όταν είναι απαραίτητο.
Κατεβάστε: Γραμματικά για iOS | Μακ | Windows (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
Ξεχωρίστε στην καριέρα σας ως Εικονικός Βοηθός
Η εικονική βοήθεια είναι μια ταχέως αναπτυσσόμενη βιομηχανία. Ως εκ τούτου, μπορούμε να περιμένουμε ένα καλό επίπεδο κορεσμού στο εγγύς μέλλον. Η απόκτηση βασικών δεξιοτήτων εικονικού βοηθού είναι επιτακτική ανάγκη για να παραμείνει συναφής στον κλάδο. Ωστόσο, ο συνδυασμός αυτών των εργαλείων που παραθέσαμε με το σύνολο δεξιοτήτων σας θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε στην καριέρα σας.
Τέλος, εάν είστε νέος στον κλάδο, πρέπει πρώτα να μάθετε πώς να γίνετε εικονικός βοηθός προτού αρχίσετε να αναζητάτε εργαλεία. Η κατανάλωση βασικών πληροφοριών σχετικά με την επαγγελματική πορεία σάς βοηθά να μην κάνετε κακή χρήση αυτών των εργαλείων μακροπρόθεσμα.
