Ίσως βρίσκεστε σε μια θέση όπου πρέπει να ζητήσετε βοήθεια από τους συναδέλφους σας ή να τους στείλετε εργασίες, αλλά αισθάνεστε λίγο άβολα γι' αυτό—ή απλώς δεν σας ενδιαφέρουν όλες οι κλήσεις και τα email και Εμπρός. Γιατί να μην δημιουργήσετε έναν πίνακα αιτήσεων έργου;
Ενώ θα μπορούσατε να εγγραφείτε για ένα εργαλείο διαχείρισης έργου όπως το ClickUp ή το Asana και να ζητήσετε από τους συναδέλφους σας να συμμετάσχουν μαζί σας, μπορεί να έχετε ήδη πρόσβαση σε μια απλή λύση χωρίς κόστος - τα Φύλλα Google. Ακολουθήστε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα αιτημάτων έργου χρησιμοποιώντας αυτό το κοινό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων.
Δημιουργία διάταξης πίνακα αιτημάτων έργου στα Φύλλα Google
Ο στόχος της δημιουργίας ενός πίνακα αιτημάτων έργου είναι διπλός. Χρησιμεύει ως ένας τρόπος για να ξεπεράσετε την τριβή που προκαλείται από την ανάθεση εργασιών. Επιπλέον, μειώνει την επικοινωνία εμπρός και πίσω, εξοικονομώντας χρόνο.
Ουσιαστικά, με κάθε εργασία που προσθέτετε στον πίνακα, θα χαρτογραφείτε όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζει ο συνάδελφός σας για να την ολοκληρώσει. Επομένως, θα θέλετε να είστε συνεπείς και να δημιουργήσετε μια διάταξη που σας προτρέπει να προσθέτετε ζωτικής σημασίας λεπτομέρειες κάθε φορά. Λεπτομέρειες όπως:
- Ημερομηνίες λήξης.
- Προτεραιότητα.
- Περιγραφές.
- Ποιος είναι υπεύθυνος.
- Ποιος το αναθέτει.
Δεδομένου ότι κάθε χώρος εργασίας είναι διαφορετικός, μπορεί να υπάρχουν ορισμένες πρόσθετες λεπτομέρειες που μπορείτε να συμπεριλάβετε για να τον προσαρμόσετε στις ανάγκες της ομάδας σας. Έτσι, πριν ξεκινήσετε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να το σκεφτείτε. Εάν δεν μπορείτε να σκεφτείτε κάποια τώρα, μπορείτε να τα προσθέσετε αργότερα, αλλά να θυμάστε, λιγότερο είναι περισσότερο. Δεν θα θέλατε να προσθέσετε περιττά βήματα.
Για να ξεκινήσετε με τον πίνακα αιτημάτων έργου, ανοίξτε ένα κενό έγγραφο στα Φύλλα Google. Γράψτε τους ακόλουθους τίτλους και τυχόν πρόσθετα στοιχεία που βρείτε, στην κορυφή του υπολογιστικού φύλλου:
- Εργο—εδώ, θα δώσετε στην εργασία έναν μοναδικό τίτλο.
- Περιγραφή— Κάτω από αυτόν τον τίτλο, θα γράψετε μια σύντομη περίληψη του τι πρέπει να κάνουν. Για να διατηρείτε τα πράγματα τακτοποιημένα, χρησιμοποιήστε Συνδετήρας στο δικό σου ΑΝΑΔΙΠΛΩΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ρυθμίσεις για την τοποθέτηση κειμένου κάτω από το επόμενο κελί.
- Εντολοδόχος— εδώ θα επισημάνετε τον συνάδελφο στον οποίο παραδίδετε την εργασία.
- Προτεραιότητα—εδώ, μπορείτε να εμφανίσετε το επείγον.
- Λόγω— θα κοινοποιήσει την προθεσμία της εργασίας.
- Κατάσταση—η ομάδα σας χρησιμοποιεί αυτήν τη στήλη για να μοιραστεί την πρόοδο.
- Δημιουργήθηκε από—ο αντιπρόσωπος θα βάλει το όνομά του εδώ, έτσι ώστε οι ανάδοχοι να γνωρίζουν από ποιον προέρχονται η εργασία και οι πληροφορίες.
Βοηθήστε τους τίτλους σας να ξεχωρίζουν με έντονη γραφή και προσθέτοντας ένα χρώμα φόντου στη σειρά. Μπορείτε επίσης να παγώστε την επάνω σειρά του Φύλλου Google επισημαίνοντάς το και πηγαίνοντας σε Θέα στο επάνω μενού, Πάγωμα, και μετά 1 σειρά.
Προσθήκη κουμπιών κατάστασης στα Φύλλα Google
Η προσθήκη ενός κουμπιού κατάστασης στον πίνακα αιτημάτων του έργου σας δίνει σε εσάς και τους συναδέλφους σας έναν γρήγορο τρόπο να μοιραστείτε την πρόοδο. Είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να έχετε μια γρήγορη επισκόπηση του φόρτου εργασίας του καθενός και να προσδιορίσετε εάν κάποιος θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει ένα επιπλέον χέρι. Μερικά παραδείγματα κατάστασης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι:
- Να κάνω.
- Πράξη.
- Εγινε.
- Κολλημένη.
- Σε κράτηση.
- Για αναθεώρηση.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κουμπί κατάστασης λειτουργίας, όπως αυτά που βρίσκετε σε λογισμικό διαχείρισης έργου όπως το ClickUp και το Asana, προσθέτοντας ένα αναπτυσσόμενο μενού στο φύλλο σας. Για να γινει αυτο:
- Επισημάνετε τη στήλη κατάστασής σας. Κρατήστε CTRL ή CMD και κάντε κλικ στο κελί τίτλου για να το αποεπιλέξετε.
- Παω σε Δεδομένα στο επάνω μενού.
- Κάντε κλικ Επικύρωση δεδομένωνκαι θα ανοίξει μια πλαϊνή γραμμή.
- Κάτω από Κριτήρια, βεβαιωθείτε ότι έχετε Αναπτυσσόμενο επιλεγμένο.
- Συμπληρώστε τις επιλογές σας στα πεδία κειμένου παρακάτω, χρησιμοποιώντας το Προσθέστε ένα άλλο στοιχείο κουμπί για να δημιουργήσετε επιπλέον σημεία.
- Δώστε στο καθένα το χρώμα της επιλογής σας.
- Κτύπημα Εγινε.
Τώρα θα έχετε ένα μενού που μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα σας για να εμφανίσει την κατάσταση μιας εργασίας. Υπάρχει ένα κουμπί επεξεργασίας στο κάτω μέρος της λίστας, αλλά αυτό λειτουργεί μόνο για το επιλεγμένο κελί. Για να αλλάξετε όλα τα κουμπιά κατάστασής σας, επιστρέψτε στο μενού επικύρωσης δεδομένων και επιλέξτε τον κανόνα που θέλετε να επεξεργαστείτε από την πλαϊνή γραμμή.
Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε γρήγορες επιλογές στο δικό σας Προτεραιότητα, Εντολοδόχος, και Δημιουργήθηκε από στήλες αν θέλετε.
Εάν απλώς προσθέσετε ετικέτα ή αναφέρετε κάποιον στο φύλλο, η Google δεν θα στείλει ειδοποίηση. Όταν αναθέτετε κάποιον σε ένα έργο, μπορείτε να τον ενημερώσετε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Επιλέξτε το όνομα της εργασίας που θέλετε να τους παραδώσετε.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Σχόλιο ή μεταβείτε στο εικονίδιο με το συννεφάκι ομιλίας στη γραμμή εργαλείων.
- Πληκτρολογήστε @ και, στη συνέχεια, το όνομά τους ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους—αν θέλετε, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα εδώ.
- Κάντε κλικ στο Αναθέτω.
Τώρα, εάν ο συνάδελφός σας έχει ερωτήσεις, μπορεί να τις προσθέσει ως σχόλιο στο ίδιο νήμα. Διατηρώντας όλες τις επικοινωνίες σας σχετικά με την εργασία στο ίδιο μέρος που την αναθέσατε, θα γνωρίζετε και οι δύο ακριβώς πού να βρείτε ξανά τη συνομιλία αργότερα, εάν κάποιος χρειάζεται ανανέωση.
Χρήση του Ιστορικού εκδόσεων στα Φύλλα Google
Δεδομένου ότι θα υπάρχουν περισσότερα από ένα άτομα που χρησιμοποιούν το φύλλο, είναι καλό να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, σε περίπτωση που κάποιος διαγράψει ή γράψει κατά λάθος σημαντικές πληροφορίες. Στο επάνω μέρος του φύλλου σας, θα παρατηρήσετε έναν υπερσύνδεσμο που δηλώνει ότι έγινε η πιο πρόσφατη τροποποίηση. Κάντε κλικ σε αυτό και θα δείτε αντίγραφα ασφαλείας από προηγούμενες περιόδους εργασίας και τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν.
Χρήση ιστορικού εκδόσεων στα Φύλλα Google είναι βολικό γιατί μπορείτε να δείτε τα προηγούμενα έργα και τις σημειώσεις σας εάν χρειάζεστε μια εγγραφή τους. Αλλά μπορείτε επίσης να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση εάν το φύλλο σας μπερδευτεί με κάποιο τρόπο—συμβαίνει.
Σημείωση: Εάν θέλετε μια πιο άμεση καταγραφή των ολοκληρωμένων εργασιών, προσθέστε ένα άλλο φύλλο στο έγγραφό σας χρησιμοποιώντας το σύμβολο συν στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης σας και κόψτε και επικολλήστε τις σειρές σας εκεί μόλις αλλάξει η κατάσταση προς την Εγινε.
Συνεργαστείτε με τα Φύλλα Google
Η δημιουργία ενός πίνακα αιτημάτων έργου στα Φύλλα Google είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο κατά την ανάθεση και τη συνεργασία σε εργασίες. Όχι μόνο θα υπάρχουν λιγότερα μπρος-πίσω, αλλά όλοι θα ξέρουν πού να βρουν τις πληροφορίες για εργασίες, έχοντας όλα σε ένα μέρος.
Σας βοηθά επίσης να αποφύγετε κάποια από την αμηχανία που θα μπορούσατε να αισθανθείτε όταν ζητάτε βοήθεια ή εκτελείτε εργασίες. Θα νιώθετε πιο άνετα με αυτό καθώς προχωράτε.
