Κατά τη διαχείριση ενός έργου, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας βρίσκεται στην ίδια σελίδα και λειτουργεί αποτελεσματικά. Ωστόσο, αυτό είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει. Η ενθάρρυνση της παραγωγικότητας μεταξύ της ομάδας μπορεί να είναι λίγο αποθαρρυντική. Ευτυχώς, εφαρμογές όπως οι Λίστες της Microsoft μπορούν να κάνουν αυτήν την εργασία πιο διαχειρίσιμη.
Το Microsoft Lists είναι μέρος του οικοσυστήματος Microsoft 365. Ενώ στην επιφάνεια, ακούγεται σαν μια απλή εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων, σας επιτρέπει να κάνετε πολλά περισσότερα χάρη στα ευέλικτα πρότυπά της. Θα ρίξουμε μια ματιά στο τι είναι δυνατό με αυτήν την εφαρμογή και πώς μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.
1. Προγραμματισμός περιεχομένου
Οι Λίστες της Microsoft σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε γρήγορα και εύκολα τη δημοσίευση περιεχομένου σε πολλές πλατφόρμες. Ο προγραμματιστής περιεχομένου είναι ένα από τα πολλά πρότυπα που είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή. Μπορείτε να προγραμματίσετε αναρτήσεις για μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ιστολόγια ή ιστότοπους και ακόμη και να παρακολουθείτε την απόδοση αυτών των αναρτήσεων.
Είναι παρόμοιο με δημιουργία ενός προγραμματιστή περιεχομένου στο Ημερολόγιο Google, αλλά λαμβάνετε ένα έτοιμο πρότυπο εδώ που είναι εύκολο να τροποποιήσετε. Αυτό το πρότυπο σάς επιτρέπει να εστιάσετε στη δημιουργία περιεχομένου υψηλής ποιότητας και να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργίας/διανομής κοινοποιώντας το ημερολόγιο με την ομάδα σας. Η λίστα σάς επιτρέπει επίσης να αναθέσετε έργα σε διαφορετικά μέλη της ομάδας και σας επιτρέπει να παρακολουθείτε εύκολα τις προθεσμίες.
2. Παρακολούθηση προόδου εργασιών
ο Παρακολούθηση προόδου εργασίας Το πρότυπο θα σας βοηθήσει στην οργάνωση και διαχείριση της εργασίας και των έργων σας. Σας δίνει τη δυνατότητα να βλέπετε όλες τις εργασίες και τα έργα σας σε ένα μέρος, επιτρέποντάς σας να βάζετε προτεραιότητες και να παραμένετε στην κορυφή του τι πρέπει να γίνει.
Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες στα μέλη της ομάδας σας και να ελέγξετε την πρόοδό τους σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι επίσης χρήσιμο για να κρίνετε πόσο χρόνο διαρκεί συνήθως μια συγκεκριμένη εργασία, ώστε να μπορείτε να το λάβετε υπόψη για μελλοντικό σχεδιασμό. Η εφαρμογή διευκολύνει επίσης την κατηγοριοποίηση εργασιών, τον ορισμό προτεραιότητας και τον ορισμό ημερομηνίας έναρξης/λήξης.
Ορισμένα από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι παρόμοια με τα καλύτερες εφαρμογές διαχείρισης εργασιών, και αυτό είναι μεγάλος έπαινος για αυτό που είναι ουσιαστικά μια απλή εφαρμογή που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο στην επιφάνεια.
3. Ζητήματα παρακολούθησης
Είτε εργάζεστε μόνοι σας είτε με μια ομάδα, προβλήματα και ζητήματα θα προκύψουν σε έργα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει σφάλματα λογισμικού, τεχνικά προβλήματα, αναθεωρήσεις σχεδίασης κ.λπ. Ευτυχώς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Παρακολούθηση ζητημάτων πρότυπο στις Λίστες της Microsoft για τη διαχείριση τυχόν προβλημάτων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια ενός έργου.
Το πρότυπο περιλαμβάνει λεπτομέρειες για κάθε ζήτημα, όπως την προτεραιότητά του, την κατάστασή του και ποιος είναι υπεύθυνος για την αντιμετώπισή του. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να διασφαλίσετε ότι τα σημαντικά ζητήματα αντιμετωπίζονται έγκαιρα, βοηθώντας τις ομάδες να παραμείνουν οργανωμένες και να παρακολουθούν τη δουλειά τους. Σας ενημερώνει ακόμη και πότε αναφέρθηκε ένα ζήτημα, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό για μελλοντική αναφορά.
4. Παρακολούθηση νεοσύλλεκτων
Εάν το μέρος της δουλειάς σας συνεπάγεται πρόσληψη, συνεντεύξεις και ενσωμάτωση νέων προσλήψεων, γνωρίζετε καλά πόσο εξαντλητική μπορεί να είναι όλη αυτή η δοκιμασία. ο Recruitment Tracker Το πρότυπο στις Λίστες της Microsoft διευκολύνει τη διαχείριση της διαδικασίας πρόσληψης νέων προσλήψεων.
Μπορείτε να παρακολουθείτε τις ιδιαιτερότητες κάθε υποψηφίου, όπως ο τίτλος εργασίας, ο χρόνος συνέντευξης, ο υπεύθυνος προσλήψεων και πολλά άλλα. Αυτό το πρότυπο σάς επιτρέπει ακόμη και να προβάλετε το προφίλ κάθε υποψηφίου στο LinkedIn και να συνεχίσετε απευθείας από την εφαρμογή. Καθιστά επίσης εύκολη την παρακολούθηση της προόδου κάθε αιτούντος σε όλη τη διαδικασία πρόσληψης
5. Βελτίωση των Διαδικασιών Εργασίας
Το Microsoft Lists βοηθά επίσης στη δημιουργία μιας αποτελεσματικής διαδικασίας εργασίας για παραγωγικές ροές εργασίας. Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση της εργασίας σας. Αυτό το εργαλείο σάς βοηθά να εντοπίσετε σημεία συμφόρησης και αναποτελεσματικότητας στην τρέχουσα διαδικασία σας και να βρείτε τρόπους για να τα διορθώσετε.
Παρόλο που δεν έχει οριστεί πρότυπο ειδικά για αυτό, ο συνδυασμός της προόδου της εργασίας, του προγραμματιστή περιεχομένου και των προτύπων δρομολογίων συμβάντων είναι χρήσιμος. Μπορείτε εύκολα να καταλάβετε ποιες εργασίες χρειάζονται περισσότερο χρόνο, ώστε να μπορείτε να βρείτε τρόπους για να απλοποιήσετε τη διαδικασία κατά τη φάση του σχεδιασμού.
Κάθε λίστα σάς επιτρέπει επίσης να δείτε ποια μέλη της ομάδας χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσουν μια συγκεκριμένη εργασία, επιτρέποντάς σας να αντιμετωπίσετε γρήγορα ζητήματα παραγωγικότητας/αποτελεσματικότητας με την ομάδα.
6. Παρακολούθηση Εξόδων
Η διαχείριση ταμειακών ροών είναι ζωτικής σημασίας για την οικονομική επιτυχία και η παρακολούθηση των εξόδων σας είναι σημαντική για κάθε επιχείρηση. Ευτυχώς, υπάρχει ένα πρότυπο για αυτό που ονομάζεται το Tracker εξόδων στις Λίστες της Microsoft. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε και να ελέγχετε κάθε δαπάνη που κάνει η επιχείρησή σας.
Μπορείτε να εισαγάγετε μεμονωμένα έξοδα εισάγοντας το ποσό, την ημερομηνία και την κατηγορία της αγοράς ή της δαπάνης. Η κατηγοριοποίηση απλοποιεί αρκετά αυτό το πρότυπο, επιτρέποντάς σας να ταξινομείτε γρήγορα και να διαχειρίζεστε διαφορετικές κατηγορίες.
Σας επιτρέπει ακόμη να προσθέτετε αποδείξεις για να υπολογίζετε τις ταμειακές ροές σας μηνιαία ή ετήσια. Αυτό λειτουργεί παρόμοια με Το πρόγραμμα παρακολούθησης προϋπολογισμού της έννοιας και βοηθά στη διαχείριση προϋπολογισμών έργων.
7. Διαχείριση περιουσιακών στοιχείων
ο Διαχειριστής κεφαλαίου Το πρότυπο εντός της εφαρμογής σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε όλες τις συσκευές στον οργανισμό σας. Χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο, μπορείτε εύκολα να καταλάβετε πότε ελέγχονται και επιστρέφονται οι συσκευές. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια ετικέτα περιουσιακού στοιχείου σε κάθε προϊόν και να δείτε εύκολα την κατάσταση, το μοντέλο, τον σειριακό αριθμό και τον τρέχοντα κάτοχο κάθε συσκευής.
Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα μια φωτογραφία, την ημερομηνία αγοράς, την τιμή αγοράς και τον αριθμό παραγγελίας για κάθε συσκευή που είτε ελέγχεται είτε ελέγχεται στο σύστημα. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε σημειώσεις που σας ενημερώνουν για την κατάσταση της συσκευής για κάθε στοιχείο.
Λίστες Microsoft: Ένα εξαιρετικά υποτιμημένο λογισμικό για τη διαχείριση της εργασίας σας
Μπορεί να εκπλαγείτε από το τι προσφέρεται με τις Λίστες της Microsoft. Εάν είστε ήδη εγγεγραμμένος στο Microsoft 365, τότε η χρήση λιστών θα πρέπει να είναι κάτι το αδιανόητο για εσάς. Συγκρίνεται επίσης καλά με άλλες εφαρμογές παραγωγικότητας, δεδομένου ότι τα πρότυπα είναι ίδια με μερικά από τα καλύτερα πρότυπα Notion.
Το μόνο πράγμα που λείπει από τις Λίστες της Microsoft είναι η λήψη σημειώσεων. Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε σημειώσεις στην εφαρμογή, ένα κατάλληλο πρότυπο για να το κάνετε αυτό θα το μετατρέψει σε μία από τις καλύτερες εφαρμογές παραγωγικότητας εκεί έξω. Ακόμη και τότε, ο όγκος των πραγμάτων που μπορείτε να κάνετε με αυτήν την εφαρμογή είναι απίστευτος.