7 Συμβουλές διαχείρισης εργασιών για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας

Οι καθημερινές σας εργασίες αποτελούν το θεμέλιο της επιτυχίας σας, αντιπροσωπεύοντας τις βήμα προς βήμα ενέργειες που απαιτούνται για να επιτύχετε τους προσωπικούς και επαγγελματικούς σας στόχους. Με άλλα λόγια, η φαινομενικά ατελείωτη λίστα υποχρεώσεων σας είναι ο οδικός χάρτης για να κερδίσετε, επομένως η αποτελεσματική διαχείριση αυτών των εργασιών είναι ζωτικής σημασίας.

Αν και μπορεί να βιαστείτε να χρησιμοποιήσετε την καλύτερη εφαρμογή παραγωγικότητας για να οργανώσετε τις καθημερινές σας εργασίες, κάτι που δεν είναι κακή κίνηση, η βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης εργασιών είναι πιο βιώσιμη και αποτελεσματική μακροπρόθεσμα. Αυτό το άρθρο θα καλύψει ορισμένες συμβουλές διαχείρισης εργασιών για τη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας.

1. Γνωρίστε τον Χρονότυπο σας

Είστε κουκουβάγια ή πρώιμο πουλί; Σας είναι πιο εύκολο να εστιάσετε το πρωί ή αργά το βράδυ; Όλοι έχουμε μια φυσική τάση να κοιμόμαστε και να είμαστε σε εγρήγορση σε συγκεκριμένες περιόδους της ημέρας και της νύχτας. Και παρόλο που η λαϊκή κουλτούρα συχνά γιορτάζει τους ξυπνητές ως πιο παραγωγικούς, η πραγματικότητα είναι ότι ένα μέγεθος δεν ταιριάζει σε όλους.

Αυτός είναι ο λόγος Η γνώση του χρονοτύπου σας μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητά σας, καθώς σας επιτρέπει να προγραμματίζετε τις εργασίες σας όταν είστε πιο παραγωγικοί. Επομένως, δημιουργώντας ένα εξατομικευμένο πρόγραμμα εργασίας με βάση τον χρονότυπο σας θα σας διευκολύνει να παραμένετε στην κορυφή των εργασιών σας και να φτάσετε στο μέγιστο της απόδοσης.

Για παράδειγμα, εάν είστε κουκουβάγια, θα πρέπει να σχεδιάσετε να αντιμετωπίσετε τις πιο δύσκολες εργασίες σας στο βράδυ, όταν τα επίπεδα ενέργειάς σας είναι στα υψηλότερα, φέρνοντάς σας στην καλύτερη θέση για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας χρόνος.

2. Δημιουργήστε τη λίστα προτεραιοτήτων σας

Τώρα που ξέρετε πότε είστε πιο παραγωγικοί, ήρθε η ώρα να το κάνετε δώστε προτεραιότητα στις εργασίες στις λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας τον πίνακα Eisenhower. Αυτό το σύστημα διαχείρισης χρόνου σάς βοηθά να ιεραρχήσετε τις εργασίες κατηγοριοποιώντας τις σε τέσσερα τεταρτημόρια: επείγον και σημαντικό, όχι επείγον αλλά σημαντικό, επείγον αλλά ασήμαντο, και όχι επείγον και ασήμαντο καθήκοντα.

Η οργάνωση των λιστών υποχρεώσεων σας με βάση αυτές τις κατηγορίες διευκολύνει τον εντοπισμό ποιες εργασίες πρέπει να έχουν προτεραιότητα και ποιες μπορούν να ανατεθούν ή να αναβληθούν. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προγραμματίσετε τις πιο σημαντικές και επείγουσες εργασίες σας όταν είστε πιο παραγωγικοί, δίνοντάς σας την καλύτερη ευκαιρία να τις ολοκληρώσετε έγκαιρα.

Για παράδειγμα, ως προγραμματιστής, μπορείτε να προγραμματίσετε τις εργασίες κωδικοποίησης για πότε είστε περισσότερο σε εγρήγορση και να απαντάτε σε email όταν τα επίπεδα ενέργειας σας είναι χαμηλά.

3. "Φάε αυτόν τον βάτραχο!"

Το Eating That Frog είναι η επόμενη συμβουλή διαχείρισης εργασιών που θα σας βοηθήσει να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας! Και, όχι, δεν μιλάμε για κυριολεκτικά βατράχια! Ο Μπράιαν Τρέισι έκανε δημοφιλή αυτή τη φράση στο ομώνυμο βιβλίο του και αυτή η ζωντανή μεταφορά περιγράφει την αντιμετώπιση της πιο δύσκολης αποστολής σας πρώτο πράγμα το πρωί.

Αυτός είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να νικήσετε την αναβλητικότητα, καθώς μπορεί συχνά να αισθάνεστε αγχωμένοι ή συγκλονισμένοι όταν αντιμετωπίζετε το πιο δύσκολο έργο σας. Τρώγοντας πρώτα αυτόν τον μεγαλύτερο βάτραχο, αυτό το αίσθημα τρόμου θα μετατραπεί σε μια αίσθηση ολοκλήρωσης, ενισχύοντας την αυτοπεποίθησή σας και δίνοντάς σας το κίνητρο και την ορμή για δύναμη μέσα από τα υπόλοιπα μέλη σας καθήκοντα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Μέθοδος Eat That Frog χρησιμοποιώντας Todoist. Ωστόσο, παρόλο που συνιστάται να αντιμετωπίζετε τις πιο δύσκολες εργασίες σας το πρωί, η καλύτερη ώρα σας μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον χρονότυπό σας, όπως έχουμε ήδη συζητήσει. Τούτου λεχθέντος, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο προγραμματίζοντας τις πιο δύσκολες εργασίες σας όταν είστε πιο ενεργητικοί και παραγωγικοί.

4. Χρησιμοποιήστε το νόμο του Πάρκινσον προς όφελός σας

Η αναβλητικότητα είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους δολοφόνους παραγωγικότητας που οι περισσότεροι άνθρωποι παλεύουν κάποια στιγμή. Ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους συχνά αναβάλλετε εργασίες για την τελευταία στιγμή είναι ότι δεν υπάρχει η αίσθηση του επείγοντος ή της προθεσμίας. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι εργασίες μπορούν να επεκταθούν για να καλύψουν τον χρόνο που έχετε διαθέσιμο για αυτές—Νόμος του Πάρκινσον.

Τα καλά νέα είναι ότι μπορείς γίνονται πιο παραγωγικοί χρησιμοποιώντας το νόμο του Πάρκινσον προς όφελός σας. Πως? Πρώτον, αναλύετε πάντα τα τεράστια ή πολύπλοκα έργα σε μικρότερες εργασίες, κάνοντάς τα να φαίνονται λιγότερο συντριπτικά και ευκολότερα στην αντιμετώπισή τους.

Στη συνέχεια, ορίστε μια αυστηρή προθεσμία για κάθε εργασία. Αυτό δημιουργεί μια αίσθηση επείγοντος, παρακινώντας σας να ολοκληρώσετε την εργασία πριν από τη λήξη της προθεσμίας και μειώνοντας την αναβλητικότητα. Αυτό το hack θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις εργασίες σας πιο αποτελεσματικά και θα διασφαλίσει ότι δεν θα μείνετε πίσω στις λίστες υποχρεώσεων σας.

5. Εξάσκηση στο Single-Tasking

Το multitasking, ή ακριβέστερα, η εναλλαγή περιβάλλοντος, είναι μία από εκείνες τις συνήθειες που φαίνονται αποτελεσματικές, αλλά στην πραγματικότητα είναι πολύ εξαντλητικές και μη παραγωγικές. Ενώ ο συντριπτικός αριθμός εργασιών στη λίστα υποχρεώσεων σας μπορεί να σας κάνει δελεαστικό να προσπαθείτε να κάνετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα, έχετε μόνο τόση εστίαση και ενέργεια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε μια δεδομένη εργασία.

Αυτό αυξάνει την πιθανότητα να κάνετε λάθη, οδηγώντας σε σπατάλη χρόνου και προσπάθειας. Αφ 'ετέρου, Η εκμάθηση του single-tasking θα βελτιώσει την παραγωγικότητά σας, επιτρέποντάς σας να αφιερώσετε την πλήρη προσοχή σας σε μια εργασία μέχρι την ολοκλήρωση. Αυτό ελαχιστοποιεί τους περισπασμούς, σας βοηθά να παραμένετε συγκεντρωμένοι και σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να εξασκηθείτε στο single-tasking είναι να ορίσετε ένα σταθερό χρονικό όριο για να εστιάσετε σε μια εργασία και στη συνέχεια να κάνετε ένα διάλειμμα. Αυτή η τεχνική διαχείρισης χρόνου ονομάζεται μέθοδος Pomodoro και είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας.

6. Αυτοματοποιήστε κοσμικές εργασίες

Λοιπόν, τι συμβαίνει με εκείνες τις εργασίες χαμηλής αξίας που δεν μπήκαν στην κορυφή της λίστας προτεραιοτήτων σας; Σκεφτείτε εργασίες όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων ή η λήψη λεπτών κατά τη διάρκεια των κλήσεων συνδιάσκεψης — στοιχηματίζουμε ότι πρέπει ακόμα να τα κάνετε, σωστά;

Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε αυτές τις εργασίες είναι να τις αυτοματοποιήσετε. Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετές εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε καθημερινές εργασίες, όπως το IFTTT ή το Zapier. Αυτό θα ελευθερώσει χρόνο και ενέργεια για πιο πολύτιμες και ευαίσθητες στο χρόνο εργασίες και θα σας βοηθήσει να γίνετε πιο παραγωγικοί.

7. Χρησιμοποιήστε το σωστό λογισμικό διαχείρισης εργασιών

Είναι καλό να αξιοποιήσετε όλες τις συμβουλές διαχείρισης εργασιών που αναφέρθηκαν παραπάνω, αλλά ίσως εξακολουθείτε να δυσκολεύεστε να παραμείνετε παραγωγικοί χωρίς το κατάλληλο λογισμικό που θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις εργασίες σας. Λαμβάνοντας υπόψη το πλήθος των εργαλείων διαχείρισης εργασιών που υπόσχονται να σας μετατρέψουν σε ένα εργοστάσιο παραγωγής ισχύος από τη μια μέρα στην άλλη, η επιλογή της σωστής επιλογής μπορεί να είναι αποθαρρυντική.

Λοιπόν, πώς μπορείτε επιλέξτε το σωστό διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης εργασιών? Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να αξιολογήσετε τις ανάγκες σας. Αυτό εξαρτάται από το επάγγελμά σας, τον τρόπο εργασίας και τις προτιμήσεις σας, το μέγεθος της ομάδας σας και πολλά άλλα. Η αξιολόγηση των αναγκών σας καθιστά πολύ πιο εύκολη τη σύγκριση διαφορετικών εργαλείων διαχείρισης εργασιών για να βρείτε την καλύτερη επιλογή για εσάς.

Κάντε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο με αυτές τις συμβουλές

Η βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης εργασιών σας είναι το κλειδί για να ανεβείτε την παραγωγικότητά σας στο επόμενο επίπεδο. Είτε είστε διαχειριστής έργου είτε μαθητής, η χρήση των σωστών τεχνικών διαχείρισης εργασιών θα σας βοηθήσει να επιτύχετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Ενσωματώνοντας αυτές τις συμβουλές διαχείρισης εργασιών στην καθημερινή σας ρουτίνα, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε όλα τα στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων σας.