Η χρήση πινάκων Kanban για τα έργα σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία και να ενισχύσετε την παραγωγικότητα. Είτε εργάζεστε με μια ομάδα είτε πηγαίνετε σόλο, οι πίνακες Kanban αντιπροσωπεύουν οπτικά την πρόοδό σας, καθιστώντας ευκολότερη τη διαχείριση.
Αυτό το άρθρο παρέχει έναν οδηγό βήμα προς βήμα για τη δημιουργία και τη χρήση ενός πίνακα Kanban στο Excel.
Δημιουργία εκκρεμούς καταγραφής για τον πίνακα Kanban
Ας ξεκινήσουμε ανοίγοντας ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel. Μόλις ανοίξετε, θα βρείτε μια καρτέλα με το όνομα Φύλλο 1 στο κάτω μέρος του βιβλίου εργασίας. Κάντε διπλό κλικ στην καρτέλα και θα λάβετε ένα Μετονομασία φύλλου αναδυόμενο παράθυρο. Μετονομάστε το φύλλο σε Απόθεμα.
Θα χρησιμοποιήσουμε αυτό το φύλλο για να δημιουργήσουμε έναν πίνακα ανεκτέλεσης όλων των εργασιών ροής εργασίας που θα αποτελέσουν τη βάση του πίνακα Kanban.
Για να δημιουργήσετε ένα backlog, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Επιλέξτε τα πρώτα κελιά των δύο κορυφαίων σειρών και συγχωνεύστε τα κάνοντας κλικ στο Συγχώνευση εικονίδιο που βρίσκεται μέσα στη γραμμή εργαλείων.
- Τώρα γράψε Απόθεμα μέσα στα συγχωνευμένα κελιά για να δώσετε στον πίνακα σας έναν τίτλο.
- Προσαρμόστε το μέγεθος της γραμματοσειράς, το χρώμα του κελιού και τη στοίχιση του κειμένου τίτλου σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
- Δεδομένου ότι δημιουργούμε έναν απλό πίνακα Kanban, θα προσθέσουμε δύο στήλες στο ανεκτέλεστο αρχείο μας (κάτω από τον τίτλο): Τίτλος εργασίας και Περιγραφή των εργασιών. (Για πιο λεπτομερή ανεκτέλεστο, απλώς προσθέστε τις απαιτούμενες στήλες).
- Για να προσθέσετε περιγράμματα στον πίνακα, επιλέξτε 12 σειρές (ή όσες χρειάζεται) κάτω από το Τίτλος εργασίας στήλη. μεταβείτε στο σύνορα εικονίδιο (δίπλα στο Τολμηρός εικονίδιο) και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος. Επίλεξε το Εκτός συνόρων επιλογή.
- Κάντε το ίδιο για τις σειρές κάτω από το Περιγραφή των εργασιών στήλη.
Ο πίνακας εκκρεμοτήτων σας είναι έτοιμος. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε τώρα είναι να το γεμίσετε και θα πρέπει να έχετε κάτι σαν αυτό:
Δημιουργία του πίνακα Kanban
Τώρα που έχουμε το ανεκτέλεστο, ήρθε η ώρα να δημιουργήσουμε τον πίνακα Kanban που θα χρησιμοποιήσουμε στον πίνακα Kanban. Για αυτό, κάντε κλικ στο συν υπογράψτε στο κάτω μέρος του φύλλου για να δημιουργήσετε και να ανοίξετε ένα νέο φύλλο.
Στο νέο φύλλο, ας δημιουργήσουμε έναν πίνακα Kanban ακολουθώντας τα βήματα που δίνονται παρακάτω:
- Δημιουργήστε τον τίτλο του πίνακα συγχωνεύοντας τα επάνω κελιά και γράφοντας στον τίτλο. Μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος της γραμματοσειράς και το χρώμα του κελιού σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
- Δεδομένου ότι στοχεύουμε στην απλότητα εδώ, θα προσθέσουμε μόνο τρεις ενότητες πίνακα, π.χ. Να κάνω, Σε εξέλιξη, και Εγινε. (Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες ενότητες εάν η ροή εργασίας σας έχει περισσότερες φάσεις).
- Προσθέστε παχιά περιγράμματα στα τμήματα του πίνακα Kanban χρησιμοποιώντας το σύνορα εικόνισμα.
Ο πίνακας Kanban είναι σχεδόν έτοιμος, οπότε θα προχωρήσουμε στη δημιουργία των καρτών.
Δημιουργία καρτών Kanban
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε κάρτες Kanban:
- Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της σειράς και επιλέξτε Ύψος σειράς.
- Θα ανοίξει ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου πρέπει να εισαγάγετε το επιθυμητό ύψος. 25 στην περίπτωσή μας.
- Ομοίως, ρυθμίστε το ύψος της σειράς της σειράς από κάτω σε 50 και της κάτω από αυτήν σε 25.
- Θα λάβετε μια κάρτα που αποτελείται από 3 κελιά με τα ύψη σειρών ως εξής: 25:50:25
- Επιλέξτε καθένα από τα τρία κελιά της κάρτας Kanban και προσθέστε περιθώρια μεταβαίνοντας στο σύνορα εικονίδιο και επιλογή Χοντρό Εξωτερικά Σύνορα.
- Αντιγράψτε τη νέα κάρτα για να δημιουργήσετε όσες κάρτες θέλετε.
- Θα παρατηρήσετε ότι τα μεγέθη κελιών θα είναι προεπιλεγμένα. Επομένως, θα πρέπει να προσαρμόσετε τα μεγέθη των κελιών ένα προς ένα.
- Για να το κάνετε πιο γρήγορο, πατήστε Ctrl και επιλέξτε όλα τα κελιά που πρέπει να έχουν ύψος γραμμής 25. Τώρα κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις επικεφαλίδες των επιλεγμένων σειρών και προσαρμόστε το ύψος της γραμμής (όπως αναφέρθηκε προηγουμένως). Όλες οι επιλεγμένες σειρές θα έχουν πλέον ύψος σειράς 25.
- Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για όλα τα κελιά που χρειάζονται ύψος γραμμής 50.
- Τοποθετήστε ένα χοντρό περίγραμμα γύρω από την περιοχή που περιβάλλει τις κάρτες και γεμίστε το με ένα χρώμα φόντου για να το κάνετε αισθητικά ευχάριστο.
Για να συνδέσετε τα δεδομένα στο ανεκτέλεστο αρχείο μας με τις κάρτες Kanban, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Προσθήκη τίτλων εργασιών στις κάρτες Kanban
Για να λάβουμε τον τίτλο εργασίας της πρώτης μας εργασίας από το Απόθεμα σεντόνι:
- Επιλέξτε το επάνω κελί (Β5) της πρώτης κάρτας και γράψτε =.
- μεταβείτε στο Απόθεμα φύλλο και επιλέξτε το πρώτο κελί (Γ4) σύμφωνα με το Τίτλος εργασίας στήλη.
- Επιστρέψτε στο φύλλο Kanban Board και θα δείτε τον ακόλουθο τύπο:
=Υποβολή! Γ4
- Πατήστε και εισάγετε και θα επιστρέψει τα δεδομένα στο κελί (Γ4) του φύλλου Backlog (δηλαδή, Ερευνα στην περίπτωσή μας).
- Αντιγράψτε τον τύπο =Υποβολή! Γ4 στα επάνω κελιά των υπόλοιπων καρτών Kanban και αλλάξτε τους αριθμούς κελιών για κάθε κάρτα. Άρα η φόρμουλα θα ήταν =Υποβολή! Γ5 (που αντιστοιχεί στον δεύτερο τίτλο εργασίας) για τη δεύτερη κάρτα και =Υποβολή! Γ6 για τον τρίτο τίτλο εργασίας και ούτω καθεξής. Οι κάρτες Kanban θα πρέπει να έχουν ως εξής:
Χρήση μορφοποίησης υπό όρους για να κάνετε τις κάρτες οπτικά ευχάριστες
Θα δείτε ότι τα επάνω κελιά όλων των καρτών επιστρέφουν τώρα τις τιμές του Τίτλοι εργασιών στήλη από το Απόθεμα σεντόνι. Ωστόσο, μερικές κάρτες (στην περίπτωσή μας, οι δύο τελευταίες) επιστρέφουν 0 στα επάνω κελιά τους επειδή δεν υπάρχει τιμή στα αντίστοιχα κελιά στο Απόθεμα. Για να κάνουμε τις κάρτες οπτικά ευχάριστες, θα το κάνουμε χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους στο Excel για να μορφοποιήσετε δεδομένα και αφαιρέστε το 0μικρό:
- Επιλέξτε όλα τα επάνω κελιά των καρτών Kanban και μεταβείτε στο Μορφοποίηση υπό όρους > Ορίστε νέο κανόνα.
- Στο Μορφοποίηση υπό όρους καρτέλα, επιλέξτε την τιμή του κελιού ίσο με 0, άλλαξε το χρώμα γραμματοσειράς σε λευκό και κάντε κλικ Έγινε.
Προσθήκη περιγραφών εργασιών στις κάρτες Kanban
Θα ακολουθήσουμε παρόμοια προσέγγιση για να επιστρέψουμε τις περιγραφές εργασιών από το Απόθεμα στα μεσαία κελιά των καρτών Kanban. Μόνο αυτή τη φορά θα είναι οι τύποι =Υποβολή! Δ4, =Υποβολή! D5, και τα λοιπά. Ακριβώς όπως με τους τίτλους εργασιών, τα μαύρα κελιά από το Απόθεμα θα επιστρέψει 0, το οποίο μπορείτε να διορθώσετε μέσω μορφοποίησης υπό όρους, όπως ήδη αναφέρθηκε.
Ένα άλλο ζήτημα που θα παρατηρήσετε όταν προσθέτετε περιγραφές εργασιών στις κάρτες Kanban είναι ότι το κείμενο θα χυθεί έξω από τα κελιά. Για να το αποτρέψουμε αυτό, θα το κάνουμε αναδίπλωση κειμένου στο Excel κύτταρα:
- Επιλέξτε όλα τα μεσαία κελιά των καρτών.
- Κάντε κλικ στο Κάλυμμα εικονίδιο (δίπλα στο Ευθυγραμμίζω εικονίδιο) στη γραμμή εργαλείων.
Προσθήκη τελικών πινελιών
Παρόλο που οι κάρτες Kanban είναι έτοιμες (και συνδέονται με το ανεκτέλεστο), ακολουθούν μερικά επιπλέον βήματα για να γίνουν ακόμα καλύτερες:
- Χρησιμοποιήστε το κάτω κελί των καρτών για να προσθέσετε (με μη αυτόματο τρόπο) τον ανάδοχο εργασίας.
- Ευθυγραμμίστε τα δεδομένα κελιού στο κέντρο του κελιού χρησιμοποιώντας το Ευθυγραμμίζω εικόνισμα.
- Αφαιρέστε τις γραμμές πλέγματος: Μεταβείτε στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο Θέα ενότητα και καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα Γραμμές πλέγματος για να τα αφαιρέσετε.
Δημιουργία κινούμενων καρτών Kanban
Εάν έχετε ακολουθήσει τα βήματα μέχρι τώρα, θα πρέπει να έχετε έτοιμες τις καθυστερημένες εργασίες, τον πίνακα Kanban και τις κάρτες Kanban. Αλλά δεν θα μπορείτε να μετακινήσετε εύκολα αυτές τις κάρτες σε όλο τον πίνακα. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να μετακινήσετε τις κάρτες Kanban:
- Αντιγράψτε την κάρτα Kanban που θέλετε να τοποθετήσετε στον πίνακα.
- Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα όπου θέλετε να τοποθετήσετε την κάρτα.
- Παω σε Ειδική επικόλληση και επιλέξτε το Συνδεδεμένη εικόνα επιλογή (η οποία είναι η τελευταία επιλογή κάτω από Άλλες επιλογές επικόλλησης).
- Ακολουθήστε την ίδια διαδικασία για άλλες κάρτες Kanban.
Μεγιστοποιήστε την αποτελεσματικότητά σας χρησιμοποιώντας πίνακες Kanban
Τώρα που έχετε μια βασική δομή της πλακέτας Kanban σας, εναπόκειται σε εσάς να την εξατομικεύσετε ώστε να ταιριάζει στις απαιτήσεις του έργου σας. Ένας πολύ καλός τρόπος για να μεγιστοποιήσετε τις δυνατότητες της τεχνικής Kanban είναι να τη συνδυάσετε με μια άλλη στρατηγική παραγωγικότητας, όπως η μέθοδος GTD.