Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CHOOSE του Excel για να επιλέξετε δεδομένα βάσει κριτηρίων

Υπάρχουν πολλές λειτουργίες στο Excel που σας επιτρέπουν να βοηθήσετε στην επιλογή δεδομένων με βάση ορισμένα κριτήρια. Το VLOOKUP και το INDEX/MATCH είναι δύο τέτοιες λειτουργίες που χρησιμοποιούνται ευρέως, αλλά μια λιγότερο γνωστή συνάρτηση που μπορεί να σας βοηθήσει με το ίδιο είναι η συνάρτηση CHOOSE.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξηγήσουμε λεπτομερώς τη λειτουργία CHOOSE και θα παρέχουμε πρακτικά παραδείγματα που δείχνουν πώς να τη χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά στα υπολογιστικά φύλλα σας. Μέχρι το τέλος αυτού του οδηγού, θα έχετε πλήρη κατανόηση της συνάρτησης CHOOSE και του τρόπου χρήσης της για τον εξορθολογισμό των εργασιών ανάλυσης δεδομένων στο Excel.

Τι είναι η συνάρτηση CHOOSE στο Excel;

Η συνάρτηση CHOOSE στο Excel σάς επιτρέπει να επιλέξετε μια τιμή από μια δεδομένη λίστα με βάση έναν αριθμό ευρετηρίου. Λειτουργεί λαμβάνοντας έναν αριθμό ευρετηρίου καθώς και μια λίστα τιμών και επιστρέφοντας την τιμή που ταιριάζει με αυτόν τον αριθμό ευρετηρίου.

Ακολουθούν ορισμένες από τις περιπτώσεις χρήσης όπου η συνάρτηση CHOOSE στο Excel μπορεί να είναι χρήσιμη:

• Επικύρωση δεδομένων: Μπορείτε να συνδυάσετε τη συνάρτηση CHOOSE με την επικύρωση δεδομένων για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενα μενού με βάση δεδομένους αριθμούς ευρετηρίου.
• Ταξινόμηση και φιλτράρισμα: Μπορείτε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα στα υπολογιστικά φύλλα σας με βάση ορισμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλτράρετε μια λίστα υπαλλήλων με βάση την κατάταξή τους στο τμήμα.
• Μορφοποίηση υπό όρους: Με βάση ορισμένα κριτήρια, μπορείτε εφαρμόστε μορφοποίηση υπό όρους σε κελιά χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση CHOOSE. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισημάνετε ορισμένα κελιά στη λίστα με βάση τη θέση τους.

Αυτή η συνάρτηση μοιάζει αρκετά με τις συναρτήσεις INDEX και VLOOKUP κατά κάποιο τρόπο, αφού επιστρέφουν επίσης τιμές με βάση συγκεκριμένα κριτήρια. Η κύρια διαφορά είναι ότι η συνάρτηση CHOOSE δεν απαιτεί μια περιοχή αναζήτησης ή έναν πίνακα, αλλά μια λίστα επιλογών ως ορίσματα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CHOOSE στο Excel

Για να κατανοήσουμε πώς λειτουργεί αυτή η συνάρτηση στο Excel, ας ρίξουμε μια ματιά σε δύο παραδείγματα: Αρχικά, ας δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση CHOOSE για να επιλέξουμε δεδομένα με βάση έναν αριθμό ευρετηρίου.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα με πέντε χώρες (ΗΠΑ, Καναδάς, Αυστραλία, Ιρλανδία και Νορβηγία). Επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση CHOOSE για να επιλέξετε μια χώρα με βάση έναν αριθμό ευρετηρίου που έχει εισαχθεί στο κελί B2. Για αυτό, ο τύπος που θα μπει στην καρτέλα C2 θα είναι:

=CHOOSE(B2, A2, A3, A4, A5)

Αυτός ο τύπος θα σας δώσει μια τιμή με βάση τον αριθμό ευρετηρίου που εισάγετε στο B2. Έτσι, για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε 3, θα επιστρέψει στην Αυστραλία.

Εφόσον η συνάρτηση CHOOSE μπορεί να είναι ένθετη, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε με μια πρόταση IF για να επιστρέψετε διαφορετικά αποτελέσματα με βάση έναν αριθμό ευρετηρίου. Ακολουθεί ένα γρήγορο παράδειγμα για το πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα μαθητών (στήλη Α) και τις βαθμολογίες τους στις εξετάσεις (στήλη Β) σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Θέλετε να ορίσετε έναν βαθμό σε κάθε μαθητή με βάση αυτούς τους βαθμούς. Τα κριτήρια είναι τα εξής:

• Α: 90-100
• Β: 80-89
• C: 70-79
• Δ: 60-69
• F: κάτω από 60

Με βάση αυτά τα κριτήρια, εδώ είναι ο τύπος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

=CHOOSE(IF(B2>=90,1,IF(B2>=80,2,IF(B2>=70,3,IF(B2>=60,4,5)))), "A", " B", "C", "D", "F")

Εδώ, η συνάρτηση CHOOSE θα χρησιμοποιήσει την ένθετη πρόταση IF για να καθορίσει τον αριθμό ευρετηρίου των βαθμών σύμφωνα με τις βαθμολογίες και να σας δώσει τον βαθμό που επιτύχατε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήστε το με τη δήλωση SUMIF να αθροιστούν οι τιμές με βάση κριτήρια. Ωστόσο, καθώς αυτή η συνάρτηση απαιτεί από εσάς να παρέχετε επιλογές ως μεμονωμένα ορίσματα, δεν είναι τόσο ευέλικτη όσο το VLOOKUP ή το INDEX/MATCH.

Επιλέξτε τα δεδομένα σας με βάση κριτήρια

Η συνάρτηση CHOOSE μπορεί να είναι μια πολύτιμη προσθήκη στη λίστα των συναρτήσεων του Excel. Είναι ένα απλό, αλλά ισχυρό εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χειριστείτε δεδομένα με βάση ορισμένα κριτήρια. Ακολουθώντας τα βήματα και τις οδηγίες που αναφέρονται σε αυτόν τον οδηγό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά αυτήν τη συνάρτηση για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας στο Excel.