Πώς να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT για τη σύνταξη δύσκολων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εργασία

Τα δύσκολα email είναι αναπόφευκτα κάποια στιγμή στην καριέρα σας. Είτε λέτε όχι στην ανάληψη πρόσθετων έργων είτε ζητάτε άδεια, μπορεί να σας προκαλέσει άγχος να γράψετε το email και μετά να βρείτε το θάρρος να πατήσετε αποστολή.

Το ChatGPT είναι γνωστό ότι βοηθά τους ανθρώπους να γράφουν συνοδευτικές επιστολές και βιογραφικά, οπότε μπορεί να αναρωτιέστε αν μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε και δύσκολα email. Εάν παρέχετε στο AI επαρκείς πληροφορίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιεχόμενο ως βάση για το email σας. Το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε στο μήνυμα χωρίς κανένα από τα συναισθήματα που βιώνετε.

Βήμα 1: Ανοίξτε το ChatGPT

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε εάν έχετε ήδη λογαριασμό στο ChatGPT. Εάν είστε νέοι στο ChatGPT, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό χρησιμοποιώντας το email ή τον λογαριασμό σας Google. Εάν εγγραφείτε για έναν νέο λογαριασμό, θα πρέπει να έχετε το κινητό σας τηλέφωνο κοντά, καθώς η πλατφόρμα θα σας στείλει έναν κωδικό επιβεβαίωσης για να ξεκινήσετε.

Βήμα 2: Παρουσιάστε τον εαυτό σας και τον ρόλο σας στον οργανισμό

Προτού ζητήσετε από το ChatGPT να γράψει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία, θα πρέπει να παρουσιάσετε τον εαυτό σας, τη δουλειά σας και τις ευθύνες σας στην πλατφόρμα. Το ChatGPT θα χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες που παρέχετε για να δημιουργήσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρει.

Όταν υποβάλετε την εισαγωγή σας, η πλατφόρμα θα απαντήσει, ενημερώνοντάς σας τις ζωτικής σημασίας πληροφορίες που απέκτησε από την εισαγωγή σας. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εργάζεστε με την πλατφόρμα, θα εκτιμήσετε τα θετικά σχόλια που σας δίνει όταν παρουσιάζεστε.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα εισαγωγής:

Ακολουθεί η απάντηση του ChatGPT:

Βήμα 3: Ζητήστε από το ChatGPT να γράψει το email που θέλετε

Μόλις ενημερώσετε το ChatGPT για τη δουλειά σας και για ποιον εργάζεστε, είναι έτοιμο να δημιουργήσει τα απαιτητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεστε βοήθεια για να γράψετε. Θα εκπλαγείτε ευχάριστα με το πόσο γρήγορα το AI δημιουργεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία μπορείτε να εργαστείτε.

Email παραίτησης

Είτε είστε ενθουσιασμένοι για το επόμενο στάδιο της καριέρας σας είτε εγκαταλείπετε επειδή έχετε βαρεθεί τις τρέχουσες συνθήκες σας, η σύνταξη ενός email παραίτησης μπορεί να είναι δύσκολη. Δεν θέλετε να κάψετε καμία γέφυρα, επομένως θέλετε να φύγετε θετικά.

Μην ξεχνάτε ότι μπορεί να χρειαστείτε αναφορές στο μέλλον και θέλετε να είστε σίγουροι όταν παρέχετε τα ονόματα των ατόμων με τα οποία έχετε συνεργαστεί. Η επιστολή παραίτησής σας δεν είναι η κατάλληλη στιγμή να μιλήσετε για τη διαχείριση, τις πολιτικές διακοπών ή να παραπονεθείτε για τους συναδέλφους σας. πρόκειται για την ενημέρωση του εργοδότη σας.

Παραπάνω, θα δείτε μια επιστολή παραίτησης που δημιουργήθηκε από το ChatGPT που λέει αντίο και ενημερώνει τη διοίκηση ότι θα συνεργαστείτε μαζί τους για να κάνετε τη μετάβαση όσο το δυνατόν πιο ομαλή. Θέλετε να παραιτηθείτε από τη δουλειά σας; Εδώ είναι κάποια οικονομικά ζητήματα για την προετοιμασία.

Στείλτε email για να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας ότι δεν πρόκειται να λάβετε την προθεσμία

Εάν δυσκολεύεστε να τηρήσετε μια προθεσμία, είναι καλύτερο να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας ή τον προϊστάμενό σας το συντομότερο δυνατό. Όταν η διοίκηση γνωρίζει ότι δεν μπορείτε να τηρήσετε την προθεσμία, μπορεί να είναι σε θέση να κάνει προσαρμογές που σας επιτρέπουν να τηρήσετε την προθεσμία.

Όταν άλλα άτομα ή το επόμενο βήμα εξαρτάται από την τήρηση της προθεσμίας, όλα μπορούν να σταματήσουν μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία σας. Το να ξέρουν τα άτομα που βασίζονται σε εσάς ότι δεν πρόκειται να λήξετε την προθεσμία νωρίτερα παρά αργότερα, μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τις σχέσεις με τη διοίκηση και την ομάδα σας.

Email για να ζητήσετε άδεια έκτακτης ανάγκης

Νιώθετε ήδη άγχος για την κατάσταση που προκάλεσε την ανάγκη για το αίτημα άδειας και η εστίαση στη σύνταξη ενός email είναι το τελευταίο πράγμα που έχετε στο μυαλό σας. Για να αντιμετωπίσετε την έκτακτη ανάγκη σας, πρέπει να γράψετε ένα email στον διευθυντή ή τον προϊστάμενό σας ζητώντας την άδεια.

Ακόμα κι αν έχετε ήδη συζητήσει την άδεια με τον διευθυντή σας, ίσως χρειαστεί να του υποβάλετε κάτι γραπτώς. Να είστε ρεαλιστές σχετικά με τον χρόνο που χρειάζεστε και να θέτετε εύλογες προσδοκίες στον εργοδότη σας σχετικά με το πότε περιμένετε να επιστρέψετε στην εργασία σας.

Εφόσον υπάρχει πιθανότητα να πρόκειται για αίτημα της τελευταίας στιγμής, μπορεί να θέλετε να υποδείξετε πώς μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί σας εάν σκοπεύετε να βρίσκεστε εκτός πόλης. Μπορείτε επίσης να διαβεβαιώσετε τον προϊστάμενό σας ή τον προϊστάμενό σας ότι θα ελέγχετε τακτικά τα email και τα φωνητικά σας μηνύματα για να είστε ενήμεροι για τις ευθύνες σας.

Email για να πείτε "όχι" σε ένα έργο

Ενώ μπορεί να θέλετε να απαντήσετε σε ένα αίτημα για ανάληψη άλλου έργου με ένα “με δουλεύεις?”, ίσως είναι καλύτερα αν απαντήσετε με διακριτικότητα. Θα πρέπει να στείλετε το email γρήγορα, ειδικά αν τείνετε να λέτε ναι σε όλα.

Αν περιμένετε πάρα πολύ για να στείλετε το email, μπορεί να βρείτε λόγους που σας πείθουν να πείτε ναι, ακόμα και όταν η διαίσθησή σας σας λέει ότι δεν είναι καλή ιδέα και έχετε ήδη πολλά στο πιάτο σας. Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν εμφανίζεται σαν να μην θέλετε να κάνετε τη δουλειά.

Τροποποιήστε το email που δημιουργεί το ChatGPT για να ευθυγραμμιστεί με τις πολιτικές του οργανισμού και να ταιριάζει με το άτομο που υπέβαλε το αίτημα. Ένα email στον προϊστάμενό σας θα είναι πιο επίσημο από ένα email σε έναν συνάδελφο. Εάν πρέπει να εργαστείτε σε αυτό, μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε πώς να πεις «όχι» στη δουλειά ευγενικά.

Email για να αποκτήσετε σαφήνεια στις οργανωτικές προτεραιότητες

Μερικές φορές μπορεί να κατακλυζόμαστε με τα καθήκοντά μας και να μην ξέρουμε από πού να ξεκινήσουμε. Αντί να προσπαθείτε να το καταλάβετε ανεξάρτητα, το πιο παραγωγικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε είναι να ρωτήσετε τον διευθυντή ή τον προϊστάμενό σας σε τι θέλουν να εστιάσετε.

Το να ζητάμε βοήθεια μπορεί να είναι τρομακτικό, καθώς δεν θέλουμε να φαινόμαστε σαν να μην ξέρουμε τι κάνουμε. Είναι καλύτερο να ζητάς από την ηγεσία παρά να υποθέτεις. Μπορεί να πιστεύετε ότι κάτι πρέπει να είναι προτεραιότητα, αλλά αυτό μπορεί να μην είναι αυτό που είναι κρίσιμο για τον οργανισμό.

Αντί να σπαταλάτε το χρόνο σας σε ένα έργο που δεν αποτελεί προτεραιότητα για τον οργανισμό, είναι καλύτερο να αναζητήσετε επιβεβαίωση. Εάν χρειάζεστε βοήθεια για την ιεράρχηση προτεραιοτήτων, μπορεί να σας ενδιαφέρει τις καλύτερες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες στην εργασία.

Βήμα 4: Ελέγξτε και επεξεργαστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργεί το ChatGPT

Μόλις το ChatGPT δημιουργήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την προτροπή σας, θα πρέπει να το ελέγξετε και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Ορισμένα από τα πράγματα που αναφέρονται στο προσχέδιο ενδέχεται να μην ισχύουν για εσάς και η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να χάσει σημαντικές πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε.

Βήμα 5: Στείλτε το email

Αυτό είναι ίσως το πιο δύσκολο κομμάτι της σύνταξης ενός δύσκολου email. Σταματήστε να ανησυχείτε για την αντίδραση και στείλτε το! Πριν πατήσετε αποστολή, μπορεί να θέλετε να μάθετε το λάθη που κάνουν ένα επαγγελματικό email να φαίνεται αντιεπαγγελματικό.

Πρέπει να σταλούν δύσκολα email

Η αποστολή email αρνητικού χαρακτήρα μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά πρέπει να γίνει. Η αποφυγή σύνθετων θεμάτων μπορεί να προκαλέσει περισσότερα προβλήματα από αυτά που δημιουργεί η αντιμετώπισή τους. Παρόλο που η σύνταξη ενός δύσκολου email μπορεί να προκαλέσει άγχος, θα νιώσετε καλύτερα μόλις πατήσετε αποστολή.

Ο διευθυντής ή ο προϊστάμενός σας μπορεί να μην είναι ευχαριστημένοι με το μήνυμα, αλλά θα εκτιμήσουν ότι τους πείτε τι συμβαίνει με επαρκή ειδοποίηση. Η αντιμετώπιση των συγκρούσεων μπορεί να μην είναι το αγαπημένο σας πράγμα, αλλά είναι σημαντικό να το διαχειριστείτε αποτελεσματικά. Η διαχείριση των συγκρούσεων είναι μια βασική δεξιότητα για να μάθετε επαγγελματικά και προσωπικά.