Γιατί χρειάζεστε ένα σχέδιο παραγωγικότητας και πώς να το δημιουργήσετε

Η κουλτούρα του Hustle μας κάνει όλους να σκεφτόμαστε ότι πρέπει να βάλουμε και το τελευταίο μας δευτερόλεπτο στη δουλειά, αν θέλουμε να πετύχουμε τους οικονομικούς μας στόχους (ή αυτοβελτίωσης). Όχι μόνο είναι επιζήμιο για την ψυχική και σωματική μας υγεία, αλλά είναι και αντιπαραγωγικό.

Όταν το μόνο πράγμα στο μυαλό σας είναι να «κάνετε περισσότερα», συχνά χάνετε την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια. Παρόλο που αφιερώνετε περισσότερες ώρες, δεν κάνετε τόση δουλειά. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν σχεδιάζετε.

Όλοι μας γνωρίζουμε τη σημασία του προγραμματισμού για την επιτυχία οποιουδήποτε έργου, αλλά όταν πρόκειται για παραγωγικότητα, πηδάμε αμέσως σε αυτό χωρίς πολλή σκέψη. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος που συχνά αποτυγχάνουμε στους στόχους παραγωγικότητάς μας.

Τι είναι ένα σχέδιο παραγωγικότητας και γιατί είναι σημαντικό να υπάρχει;

Ενώ ο όρος «σχέδιο παραγωγικότητας» είναι αυτονόητος, είναι ζωτικής σημασίας να του δοθεί ένας σαφής και συνοπτικός ορισμός για να γνωρίζουμε ακριβώς τι συνεπάγεται ο όρος:

Ένα σχέδιο παραγωγικότητας περιγράφει τους στόχους σας (τόσο βραχυπρόθεσμους όσο και μακροπρόθεσμους) και τους προγραμματίζει στρατηγικά καθ' όλη τη διάρκεια των ημερών, εβδομάδων ή μηνών σας για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας ενώ αντιμετωπίζετε βασικά εμπόδια παραγωγικότητα.

Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί η παρακολούθηση βίντεο στο YouTube σχετικά με τις εισβολές παραγωγικότητας αργά το βράδυ ή η ανάγνωση άρθρων για τη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας δεν ήταν καρποφόρο; Δεν είναι επειδή όλα αυτά τα άρθρα και τα βίντεο παρέχουν λάθος συμβουλές και στρατηγικές.

Όλοι έχουμε διαφορετικές νοοτροπίες, στόχους και προβλήματα. ο καθένας μας έχει διαφορετικό στυλ εργασίας και προέρχεται από διαφορετικά υπόβαθρα. Αυτά τα άρθρα και βίντεο στο Διαδίκτυο είναι γενικευμένα και δεν αντιμετωπίζουν το μοναδικό μας σύνολο προβλημάτων και εμποδίων στην παραγωγικότητα.

Με ένα σωστό σχέδιο παραγωγικότητας στη διάθεσή σας, δεν θα χρειαστεί να μεταπηδήσετε στα τυφλά από τη μια εργασία στην άλλη. Θα έχετε έναν σωστό οδικό χάρτη της ημέρας (εβδομάδα ή μήνα), που θα σας κάνει πιο συγκεντρωμένους στους στόχους σας και λιγότερο πιθανό να αποσπαστείτε. Ο προγραμματισμός για παραγωγικότητα σάς δίνει μια αίσθηση ελέγχου, με αποτέλεσμα να είναι λιγότερο πιθανό να αισθάνεστε καταπονημένοι ή αγχωμένοι.

Πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο παραγωγικότητας

Ο σχεδιασμός παραγωγικότητας δεν είναι επιστήμη πυραύλων. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να αποκτήσετε τη σωστή στάση, να θυμάστε τους στόχους σας και να ξεκινήσετε με ανοιχτό μυαλό. Πρέπει να πετάξετε όλα τα δόγματα παραγωγικότητας του «ξυπνήματος στις 4 π.μ.» ή «να κάνετε κρύο ντους» από το παράθυρο και να δείτε τι λειτουργεί για εσάς.

Δεδομένου ότι ένα σχέδιο παραγωγικότητας είναι μοναδικό για τους στόχους, την ιδιοσυγκρασία και τη νοοτροπία σας, δεν υπάρχουν αυστηρές οδηγίες για το πώς να το κάνετε. Ωστόσο, τα ακόλουθα βήματα παρέχουν έναν ευέλικτο οδικό χάρτη της διαδικασίας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

1. Θέστε SMART στόχους

Το άσκοπο περπάτημα δεν θα σας βγάλει πουθενά. Η καταγραφή των στόχων και των εργασιών σας διευκολύνει τη μετάβαση από τη μια εργασία στην άλλη. Γι' αυτό είναι σημαντικό να θέτετε στόχους SMART, καθώς σας βοηθούν να παρακολουθείτε την πρόοδο, να βελτιώσετε τα κίνητρα και να αυξήσετε την παραγωγικότητα.

Μόλις έχετε τους στόχους σας στα χαρτιά, σκεφτείτε όλα όσα πρέπει να κάνετε για να τους πετύχετε. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εργασίες σχετικά με τη δουλειά ή τους επιχειρηματικούς σας στόχους, συνήθειες για αυτοβελτίωση, προσωπικά έργα ή καθημερινές ευθύνες. Ξεκινήστε με οτιδήποτε σας έρχεται στο μυαλό, όσο ασήμαντο κι αν φαίνεται, και ομαδοποιήστε το σε σχετικούς στόχους.

2. Παρακολουθήστε τον χρόνο

Παρακολουθήστε πώς περνάτε το χρόνο σας κατά τη διάρκεια της ημέρας για να πάρετε μια ιδέα για τη μέση ημέρα σας. Πόσες παραγωγικές ώρες διαχειρίζεστε την ημέρα; Ποιες δραστηριότητες καταναλώνουν τον περισσότερο χρόνο σας; Κάντε το αυτό για λίγες μέρες και θα εκπλαγείτε με το πόσος χρόνος αφιερώνεται σε περισπασμούς ή ασήμαντες δραστηριότητες, όπως ο έλεγχος των email σας ή των ροών κοινωνικής δικτύωσης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το TimeCamp για να παρακολουθείτε αυτόματα την ώρα του υπολογιστή σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να εγγραφείτε στον ιστότοπό τους και να κάνετε λήψη της εφαρμογής υπολογιστή και θα αρχίσει να παρακολουθεί το χρόνο σας.

3. Αναλύστε το φύλλο χρόνου σας και σημειώστε τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε αυτήν τη στιγμή

Αφού παρακολουθήσετε το χρόνο σας για μερικές ημέρες, θα έχετε αρκετά δεδομένα για να συγκεντρώσετε πολύτιμες πληροφορίες. Εάν χρησιμοποιείτε το TimeCamp, αποκτήστε πρόσβαση στο αρχείο καταγραφής χρόνου του και θα έχετε έναν λεπτομερή λογαριασμό των ημερών σας.

Ενώ αναλύετε το ημερολόγιο του χρόνου σας, κάντε τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Πόσες ώρες την ημέρα εργάζεστε;
• Πόσος χρόνος περνά στα social media;
• Ποιες δραστηριότητες καταλαμβάνουν τον περισσότερο χρόνο σας;
• Πόσος χρόνος σας πήρε για να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία;

Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσει να παρατηρήσετε τα εμπόδια που σας εμποδίζουν να γίνετε πιο παραγωγικοί. Μόλις γνωρίσετε τα προβλήματα, μπορείτε να αρχίσετε να σκέφτεστε τις λύσεις τους.

Εκτός από τα κοινά περισπασμούς όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα πρέπει να σημειώσετε και άλλα, φαινομενικά άσχετα, πράγματα που μπορεί να σας εμποδίσουν να γίνετε πιο παραγωγικοί. Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Δυσκολεύεστε να δουλέψετε αργά το απόγευμα;
• Νιώθετε λήθαργος τις περισσότερες φορές;
• Δεν κοιμάσαι σωστά;

Ενώ σημειώνετε τις προκλήσεις, θα πρέπει να παραμένετε πιστοί στον εαυτό σας. Προσπαθήστε να μην λέτε στον εαυτό σας δικαιολογίες για τις αντιπαραγωγικές συμπεριφορές σας.

4. Δημιουργήστε και ακολουθήστε ένα χρονοδιάγραμμα

Χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες από την ανάλυσή σας, δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους σας. Αν και το Ημερολόγιο Google είναι εξαιρετικό για προγραμματισμό, αν δεν λειτουργεί, σκεφτείτε να το χρησιμοποιήσετε δωρεάν εναλλακτικές λύσεις Ημερολογίου Google για να προγραμματίσετε την ημέρα σας.

Ανάλογα με τους στόχους σας και τις ώρες αιχμής της παραγωγικότητας, ορίστε κατάλληλες ημερήσιες ή εβδομαδιαίες ώρες για εργασία, φυσική κατάσταση, αναψυχή, οικογενειακά ή προσωπικά έργα. Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος. όλα εξαρτώνται από τους στόχους και τις προσωπικές σας προτιμήσεις.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ξεκινήσετε μια νέα επιχείρηση, θα πρέπει να ορίσετε μερικές ώρες την εβδομάδα για να εργαστείτε στην επιχείρησή σας. Αλλά αν ο στόχος σας είναι να αποκτήσετε ένα υπέροχο καλοκαιρινό σώμα, μειώστε τον χρόνο που αφιερώνετε στο τηλέφωνό σας και προγραμματίστε περισσότερες εβδομαδιαίες συνεδρίες γυμναστικής.

Ανεξάρτητα από τους στόχους σας, είναι σημαντικό να διατηρείτε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα. Δεν θέλετε να προγραμματίζετε κάθε τελευταίο δευτερόλεπτο της ημέρας. Το πρόγραμμά σας θα πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να ανταποκρίνεται σε ξαφνικά σχέδια. Και μην ξεχάσετε να ενσωματώσετε καλά κερδισμένα διαλείμματα. Ο στόχος δεν είναι να παραμείνετε απασχολημένοι αλλά να αυξήσετε την παραγωγικότητα.

5. Βρείτε την ιδανική στρατηγική παραγωγικότητας και επιμείνετε σε αυτήν

Η παραγωγικότητα δεν έρχεται φυσικά στους περισσότερους από εμάς. Ωστόσο, η χρήση δοκιμασμένων μεθόδων μπορεί να βοηθήσει στη διευκόλυνση της διαδικασίας. Ακολουθούν μερικές στρατηγικές παραγωγικότητας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο πρόγραμμά σας:

Η μέθοδος Ivy Lee

Η μέθοδος Ivy Lee είναι μια απλή αλλά αποτελεσματική στρατηγική για να την ενσωματώσετε στο πρόγραμμά σας. Κάντε μια λίστα με 6 εργασίες που πρέπει να ολοκληρώνετε κάθε μέρα. Κατατάξτε τα με σειρά σπουδαιότητας και ξεκινήστε με την πιο σημαντική εργασία. Ο στόχος είναι να ολοκληρώσετε μια εργασία τη φορά.

Μόλις τελειώσετε με την πρώτη εργασία, προχωρήστε στην επόμενη και μετά στην επόμενη, μέχρι να τελειώσετε με τη λίστα σας. Εάν δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε και τις έξι εργασίες, απλώς μετακινήστε τις στην επόμενη μέρα.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, εδώ είναι ένας λεπτομερής οδηγός για πώς να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο Ivy Lee για παραγωγικότητα χωρίς άγχος.

Η Αρχή Pareto

Η αρχή Pareto, γνωστή και ως κανόνας 80/20, είναι μια διάσημη στρατηγική παραγωγικότητας που δίνει έμφαση στην εστίαση στις πιο σημαντικές εργασίες. Σύμφωνα με την αρχή Pareto, το 20% των (πιο σημαντικών) εργασιών αποδίδουν το 80% των αποτελεσμάτων.

Χρησιμοποιήστε τον κανόνα 80/20 για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας ενώ εστιάζετε στα επιθυμητά αποτελέσματα. Προσδιορίστε τις βασικές εργασίες που θα αποφέρουν τα περισσότερα από αυτά τα αποτελέσματα και επικεντρωθείτε στην ολοκλήρωση αυτών των εργασιών πρώτα.

Η τεχνική Pomodoro

Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με τη μέθοδο Pomodoro εστιάζοντας σε μια μεμονωμένη εργασία για 25 λεπτά και στη συνέχεια κάνοντας ένα μικρό διάλειμμα. Η μέθοδος Pomodoro είναι ιδανική για την ολοκλήρωση μεγάλων, τρομακτικών εργασιών. Γίνεται πολύ πιο εύκολο να δεσμευτείτε και να ολοκληρώσετε όταν αναλύετε την εργασία σε πολλές μικρότερες εργασίες (που μπορείτε να ολοκληρώσετε σε 25 λεπτά).

6. Αναλύστε ξανά τις επιδόσεις και το πείραμά σας

Ο προγραμματισμός για την παραγωγικότητα δεν είναι εφάπαξ. Το πρώτο σας σχέδιο παραγωγικότητας μπορεί να μην είναι τόσο λεπτομερές ή αποτελεσματικό όσο ελπίζετε. Γι' αυτό είναι σημαντικό να ελέγχετε την εβδομαδιαία και μηνιαία πρόοδό σας.

Δείτε πόσο καλά λειτουργεί το σχέδιο παραγωγικότητάς σας. Προσδιορίστε τυχόν εμπόδια που μπορεί να χάσατε και προσαρμόστε το σχέδιό σας για να τα αντιμετωπίσετε. Εάν μια συγκεκριμένη στρατηγική δεν δίνει αποτελέσματα, δοκιμάστε μια διαφορετική και σημειώστε τα αποτελέσματα.

Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας με ένα σχέδιο παραγωγικότητας

Εάν οι συμβουλές παραγωγικότητας του Διαδικτύου δεν λειτουργούν, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο σχέδιο παραγωγικότητας. Το σχέδιό σας πρέπει να αντιμετωπίζει όλα τα εμπόδια που σας εμποδίζουν να φτάσετε στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας. Κατά τη δημιουργία του σχεδίου, φροντίστε να προγραμματίσετε τις εργασίες υψηλής προτεραιότητας για να αξιοποιήσετε τις ώρες αιχμής της απόδοσής σας.

Ενώ ένα σχέδιο παραγωγικότητας είναι βέβαιο ότι θα βοηθήσει, είναι σημαντικό να το ακολουθήσετε. Αυτό σημαίνει ότι δημιουργείτε ένα περιβάλλον εργασίας απαλλαγμένο από περισπασμούς, συμπεριλαμβανομένου του τηλεφώνου σας. Αλλά αν είναι σημαντικό να έχετε κλειστό το smartphone σας, θα πρέπει να ακολουθήσετε καλές συνήθειες smartphone.