Πώς να κάνετε το βιογραφικό σας έτοιμο για αναζήτηση εργασίας χρησιμοποιώντας το Excel

Στη σημερινή προκλητική αγορά εργασίας, το να συμβαδίζεις με τον ανταγωνισμό σημαίνει ότι ενημερώνεις το βιογραφικό σου. Ένα από τα βασικά μέρη της προετοιμασίας της υποβολής είναι η διασφάλιση ότι είναι ανταγωνιστική στο τρέχον κλίμα.

Η διατήρηση των δεξιοτήτων, των ικανοτήτων και των αναφορών σας όλα σε ένα μέρος είναι επιτακτική για να καταλήξει στα χέρια του προσωπικού HR. Μια αίτηση που λείπει βασικές δεξιότητες μπορεί να υποβληθεί χωρίς περαιτέρω εξέταση, ανεξάρτητα από άλλα προσόντα.

Ευτυχώς για όποιον θέλει να κάνει μια αλλαγή σταδιοδρομίας, το Excel διαθέτει μια σειρά από λειτουργίες που θα σας βοηθήσουν να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα και να διατηρήσετε οργανωμένο το βιογραφικό σας.

1. Μορφοποίηση πληροφοριών για το βιογραφικό σας στο Excel

Εκτός από τη διασφάλιση ότι το βιογραφικό σας προσαρμόζεται στη θέση για την οποία υποβάλετε αίτηση, το Excel είναι το ιδανικό εργαλείο για την προ-μορφοποίηση δεδομένων. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο καθώς το προσαρμόζετε.

Ένας από τους απλούστερους τρόπους μορφοποίησης πληροφοριών στο Excel είναι η συνάρτηση CONCAT. Η συνάρτηση CONCAT ενώνει μια σειρά κειμένου σε ένα μόνο στοιχείο και μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την προηγούμενη εμπειρία σας. Αρχικά, προσθέστε όλες τις προηγούμενες θέσεις σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Τώρα μπορείτε γρήγορα και εύκολα να προσθέσετε επιπλέον εργασία στη λίστα, όπως απαιτείται. Χρησιμοποιώντας το CONCAT ή τη σύντομη εκδοχή του τύπου "&", μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε μια μορφοποιημένη έκδοση για κάθε εμπειρία:

Τώρα, κάθε θέση είναι έτοιμη για αντιγραφή και επικόλληση σε ένα βιογραφικό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση στη στήλη F για να επιτύχετε αυτό το αποτέλεσμα:

=CONCAT(A2, " - ", Β2, " (", TEXT(D2, "ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ"), " - ", TEXT(E2, "ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ"), ")", CHAR(10), C2)

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή "&" αντί:

=A2 & " - " & B2 & " (" & TEXT(D2, "ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ") & " - " & TEXT(E2, "ΜΜ/ΗΗ/ΕΕΕΕ") & ")" & CHAR(10) & Γ2

Χρήση του Excel για την προσαρμογή του βιογραφικού σας

Εκτός από τη χρήση του Excel για τη μορφοποίηση της προηγούμενης εμπειρίας σας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε τα στοιχεία που θα τοποθετήσετε στο βιογραφικό σας. Η προσεκτική διασφάλιση ότι βάζετε τα δυνατά σας για κάθε εργασία μπορεί να αυξήσει την πιθανότητα επανάκλησης.

Αυτό επιτυγχάνεται πιο εύκολα με την κατηγοριοποίηση των προηγούμενων εργασιών σας, ώστε να μπορείτε να φιλτράρετε τα κατάλληλα στοιχεία στο Excel. Χρησιμοποιώντας το ίδιο υπολογιστικό φύλλο όπως πριν, εισαγάγετε μια νέα στήλη για χρήση στην κατηγορία για καθένα από τα στοιχεία της λίστας σας.

Τώρα, μπορείτε να προσθέσετε μια γρήγορη λειτουργία παρακάτω για να αξιοποιήσετε συγκεκριμένα την εμπειρία με βάση την κατηγορία.

Η λειτουργία FILTER είναι ο ευκολότερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό:

=FILTER(G2:G5, F2:F5=B7, "")

Αυτό θα σας επιτρέψει να εμφανίσετε τα πιο σχετικά στοιχεία σε κάθε βιογραφικό που στέλνετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο για να τακτοποιήσετε τις προηγούμενες εργασίες σας ανά τύπο ή να αφαιρέσετε συγκεκριμένες που δεν ταιριάζουν με τη θέση στην οποία κάνετε αίτηση.

2. Επισημάνετε τις κατάλληλες δεξιότητες για εργασία χρησιμοποιώντας το Excel

Ένας άλλος τρόπος για να προσαρμόσετε το βιογραφικό σας είναι να ταξινομήσετε τις δεξιότητες, τα εργαλεία και το λογισμικό σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείξετε πρώτα στον υποψήφιο εργοδότη σας τις πιο σχετικές πληροφορίες. Ο συνδυασμός αυτού με μερικά οπτικά στοιχεία όπως γραφήματα και γραφήματα μπορεί να κάνει το βιογραφικό σας να ξεχωρίζει.

Ένα από τα πιο κρίσιμα μέρη του βιογραφικού σας είναι η λίστα με τις δεξιότητές σας. Ένας αρχικός έλεγχος μπορεί να απορρίψει την αίτησή σας χωρίς να αναφέρονται οι σωστές ικανότητες. Σήμερα, ο πρώτος γύρος φιλτραρίσματος είναι συχνά αυτοματοποιημένος, πράγμα που σημαίνει ότι τα στοιχεία που λείπουν θα εμφανιστούν αμέσως.

Το Excel κάνει τη σύγκριση της λίστας δεξιοτήτων σας με μια λίστα με τις απαιτούμενες δεξιότητες απλός. Ξεκινήστε παρακολουθώντας κάθε επάρκεια που έχετε αυτήν τη στιγμή σε ένα υπολογιστικό φύλλο:

Στη συνέχεια, επικολλήστε τη λίστα των απαιτούμενων δεξιοτήτων για τη θέση για την οποία κάνετε αίτηση σε μια δεύτερη στήλη. Αξίζει τον κόπο να βεβαιωθείτε ότι οι βάσεις σας καλύπτονται πλήρως τραβώντας τις λίστες από πολλές θέσεις για να διασφαλίσετε ότι το βιογραφικό σας είναι πλήρως στοιβαγμένο.

Η χειροκίνητη σύγκριση των δύο λιστών είναι δυνατή, αλλά μερικές λειτουργίες κάνουν την εργασία πιο απλή. Στην τρίτη στήλη, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη συνάρτηση για να δείτε ποια στοιχεία λείπουν:

=IF(COUNTIF(Α$2:ΕΝΑ$27, Β1) = 0, "ΛΕΙΠΕΙ", "")

Τώρα που γνωρίζετε τι λείπει από την εφαρμογή σας, μπορείτε να αξιολογήσετε γρήγορα ποιες δεξιότητες θέλετε να προσθέσετε. Οι δεξιότητες δεν είναι το μόνο πράγμα που μπορεί να λείπει από το βιογραφικό σας.

Ενδέχεται να μην θεωρηθείτε για τη θέση εάν οι ικανότητες λογισμικού και εργαλείων σας δεν ταιριάζουν με τις απαιτήσεις εργασίας. Παρακολουθήστε τα εργαλεία με τα οποία έχετε εμπειρία και διατηρήστε ένα ακριβές αρχείο καταγραφής για το πότε ξεκινήσατε να χρησιμοποιείτε κάθε εργαλείο.

Καθώς συγκεντρώνετε νέα στοιχεία, προσθέστε τα στη λίστα. Κατά τον υπολογισμό του επιπέδου ικανοτήτων σας, μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε έναν γρήγορο τύπο για να υπολογίσετε πόσα χρόνια εμπειρίας έχετε αυτόματα:

=ΕΤΟΣ(ΣΗΜΕΡΑ()) - Β2

Τώρα μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε πόση εμπειρία έχετε με κάθε λογισμικό ή εργαλείο. Αυτό κάνει την ενημέρωση του βιογραφικού σας μια γρήγορη και εύκολη διαδικασία.

Με την ίδια τεχνική, μπορείτε επίσης να προσθέσετε κατηγορίες σε δεξιότητες, εργαλεία και ικανότητες λογισμικού. Αυτό θα σας επιτρέψει να τακτοποιήσετε τις λίστες σας εκτός από τις προηγούμενες εργασίες σας για να δημιουργήσετε μια εντελώς προσαρμοσμένη απάντηση για κάθε ανάρτηση.

Προσθήκη γραφημάτων και γραφημάτων στο βιογραφικό σας με το Excel

Ένας άλλος τρόπος για να βοηθήσετε το βιογραφικό σας να ξεχωρίζει από το πλήθος είναι με την προσθήκη γραφικών. Το Excel προσφέρει μια ποικιλία από γραφήματα και γραφήματα που μπορείτε να αντιγράψετε στην εφαρμογή σας. Η δημιουργία γραφημάτων με βάση την πολυετή εμπειρία σε διαφορετικούς τομείς ή το ποσοστό δεξιοτήτων σε έναν συγκεκριμένο τομέα, μπορεί να τραβήξει την προσοχή των πιθανών εργοδοτών.

Ένα γράφημα πίτας όπως το παραπάνω μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας τον ενσωματωμένο δημιουργό γραφημάτων του Excel και μερικές απλές λειτουργίες. Για να το κάνετε, προσθέστε δύο στήλες στο τέλος της λίστας των εμπειριών σας.

Αυτές οι στήλες μπορούν να κρυφτούν, καθώς δεν θα περιέχουν δεδομένα που θα χρειαστεί να δείτε οπτικά. Η πρώτη στήλη θα αντιπροσωπεύει τον αριθμό των ημερών εργασίας σε κάθε θέση. Μπορεί να συμπληρωθεί με αυτήν τη συνάρτηση:

=IF(E2 <> "Ρεύμα", E2 - D2, TODAY() - D2)

Η στήλη θα περιέχει τον αριθμό των ημερών μεταξύ της ημερομηνίας έναρξης και της ημερομηνίας λήξης ή τη σημερινή ημερομηνία εάν η ημερομηνία λήξης έχει οριστεί σε "Τρέχουσα". Η επόμενη στήλη χρησιμοποιεί τη συνάρτηση:

=ΣΤΡΟΓΓΥΛΟ(H2 / 365, 2)

Συμπληρώνεται με τον αριθμό των ετών που κατείχατε τη θέση, στρογγυλοποιημένος σε 2 δεκαδικά ψηφία. Τέλος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις SUMIF για να λάβετε το συνολικό χρόνο που έχετε εργαστεί σε κάθε κλάδο:

=SUMIF(F2:F5, "Δικτύωση", Ι2:I5)

=SUMIF(F2:F5, "Υποστήριξη", Ι2:I5)

Με αυτά τα δεδομένα, μπορείτε να συνθέσετε όποιο τύπο γραφήματος θέλετε και, στη συνέχεια, να το αντιγράψετε στο βιογραφικό σας.

3. Προσαρμόστε το βιογραφικό σας για κάθε εργασία με το Excel

Ενώ είναι σημαντικό να προσθέσετε τα σωστά στοιχεία στο βιογραφικό σας, είναι απαραίτητο να διασφαλίσετε ότι είναι κατάλληλο για κάθε θέση. Η δημιουργία μιας προσαρμοσμένης εφαρμογής για κάθε εργασία για την οποία κάνετε αίτηση δεν χρειάζεται να είναι χρονοβόρο πρόβλημα. Το Excel διαθέτει μια ποικιλία λειτουργιών που σας επιτρέπουν να διασφαλίζετε ότι κάθε αίτημα που στέλνετε είναι προσαρμοσμένο σε κάθε ευκαιρία.

Χρησιμοποιήστε το Excel για να εντοπίσετε την εμπειρία που λείπει

Ένα άλλο βασικό στοιχείο για να διατηρήσετε το βιογραφικό σας έτοιμο για υποβολή είναι να ελέγξετε ότι δεν υπάρχουν κενά στην εμπειρία σας. Το να ξεχάσετε να βάλετε μια προηγούμενη εργασία ή να χάσετε μια ημερομηνία, μπορεί να σας αφήσει με ένα κενό στο χρόνο.

Ευτυχώς, η εύρεση πιθανών προβλημάτων είναι γρήγορη με το Excel. Η προσθήκη ενός απλού τύπου στη λίστα σας θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε τυχόν απροσδόκητες κενές περιόδους.

Η προσθήκη του ακόλουθου τύπου στη στήλη H θα εμφανίσει το κενό μεταξύ των θέσεων σε ημέρες:

=D2-E3 & " Ημέρες"

Μια μικρή μορφοποίηση υπό όρους διευκολύνει τον εντοπισμό μεγάλων κενών που ενδέχεται να λείπουν ή να πληκτρολογούνται λάθος πληροφορίες.

Το Excel είναι ένας απλός τρόπος για να διατηρήσετε έτοιμη την αναζήτηση εργασίας του βιογραφικού σας

Το Excel παρέχει εξαιρετικές ευκαιρίες για όσους αναζητούν έναν γρήγορο και εύκολο τρόπο να διατηρήσουν το βιογραφικό τους ενημερωμένο. Προσφέρει μια ποικιλία επιλογών για όσους αναζητούν εργασία, προκειμένου να ετοιμάσουν την υποβολή της αίτησής τους.

Από τον εντοπισμό δεξιοτήτων που λείπουν μέχρι την εύρεση κενών σημείων στο ιστορικό εργασίας σας, μπορεί να τονίσει πιθανά προβλήματα προτού επηρεάσουν την ικανότητά σας να πάρετε συνέντευξη και σας βοηθήσουν να οργανώσετε τις διακρίσεις σας για το κυνήγι εργασίας εμπρός.