Η λειτουργία OFFSET του Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό και ευέλικτο εργαλείο. Λόγω της πολυπλοκότητάς του και του αριθμού παρόμοιων λειτουργιών, ωστόσο, δυστυχώς συχνά υποχρησιμοποιείται.
Η σχετικά απλή συνάρτηση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και απογοήτευση στους συντάκτες του Excel. Απλοποιεί την άντληση ακριβών σημείων δεδομένων από ένα καλά οργανωμένο κύριο σύνολο δεδομένων. Επιτρέπει επίσης την απλή δημιουργία εξαιρετικά λεπτομερών αναφορών, διαδραστικών απεικονίσεων και πολύπλοκων πινάκων εργαλείων.
1. Δημιουργία συνόλων δεδομένων μεταβλητού μεγέθους
Μία από τις πιο κοινές χρήσεις της συνάρτησης OFFSET του Excel είναι η καταγραφή συνόλων δεδομένων μεταβλητού μεγέθους. Δεδομένου ενός μεγάλου συνόλου δεδομένων, μπορεί κανείς να θέλει να εξετάσει μόνο ένα μικρό μέρος των δεδομένων ανά πάσα στιγμή.
Για παράδειγμα, με δεδομένη μια αυτοματοποιημένη αναφορά των συνόλων πωλήσεων για τους υπαλλήλους καθημερινά, μπορεί να χρειαστεί να τραβήξετε τα σύνολα για μια δεδομένη εβδομάδα ή εβδομάδες.
Η εγγραφή μιας διαφορετικής συνάρτησης SUM για κάθε σύνολο θα μπορούσε να γίνει αρκετά εύκολα. Ωστόσο, μια λειτουργία OFFSET μπορεί να είναι πολύ πιο γρήγορη για ευκολία στη χρήση και επαναχρησιμοποίηση.
Αρχικά, εισάγετε την ημέρα του μήνα με τον οποίο θα θέλαμε να ξεκινήσουμε στο κελί B6. Στη συνέχεια εισάγουμε πόσες ημέρες θέλουμε να τρέξουμε την αναφορά στο B7. Στη συνέχεια, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε α απλή συνάρτηση SUM και Συνάρτηση AVERAGE για να λάβετε περισσότερα δεδομένα για κάθε εργαζόμενο κατά το επιλεγμένο χρονικό διάστημα:
=SUM(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=AVERAGE(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Η προσαρμογή της ημερομηνίας έναρξης ή της χρονικής διάρκειας είναι τόσο απλή όσο η προσαρμογή ενός μεμονωμένου κελιού, κάτι που μπορεί να κάνει πολύ πιο εύκολη την έλξη συνόλων δεδομένων μεταβλητού μεγέθους.
2. Επιτρέπεται η δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών
Η χρήση παρόμοιων μεθόδων με τις παραπάνω καθιστά σχετικά εύκολη την ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης αναφοράς με προσαρμογή μεταβλητών. Μπορείτε να κάνετε το πρώτο όρισμα στη συνάρτηση OFFSET να παραπέμπει σε άλλο φύλλο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διατηρήσετε χωριστά την καταχώριση και την αναφορά των δεδομένων σας.
Αυτό θα καταστήσει δυνατή την έλξη επιλεγμένων τμημάτων δεδομένων από το ένα φύλλο στο άλλο. Επιπλέον, σας επιτρέπει να εμφανίζετε μόνο τις πληροφορίες που σχετίζονται με την τρέχουσα αναφορά σας. Η δημιουργία μιας αναφοράς που εμφανίζει ημερήσια σύνολα χρησιμοποιώντας τα ίδια δεδομένα από πριν είναι αρκετά απλή. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χωρίς να τραβήξετε τα δεδομένα για άσχετες ημέρες.
Η ακόλουθη συνάρτηση μετατόπισης που τοποθετείται στο κελί B5 θα τραβήξει τον αριθμό των ημερών που καθορίζεται στο B2. Ξεκινά την εβδομάδα που καθορίζεται στο B1, εμφανίζοντας μόνο δεδομένα για τη σχετική περίοδο:
=OFFSET(Φύλλο1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Είναι δυνατό να περιοριστούν οι καταχωρήσεις στα B1 και B2 και δημιουργήστε αναπτυσσόμενα μενού στο Excel με τον αριθμό των διαθέσιμων εβδομάδων με χρήση επικύρωσης δεδομένων.
3. Σελιδοποίηση υπολογιστικών φύλλων
Η λειτουργία OFFSET μπορεί επίσης να επιτύχει απλή σελιδοποίηση υπολογιστικών φύλλων, μια εργασία που συνήθως σχετίζεται με χρησιμοποιώντας την καρτέλα Excel Developer. Αυτό μπορεί να κάνει την εργασία με μεγάλα σύνολα δεδομένων απλούστερη και πολύ πιο αποτελεσματική.
Όταν εργάζεστε με ένα υπολογιστικό φύλλο με 30.000 σειρές δεδομένων, θα είναι δύσκολο να δείτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ταυτόχρονα. Η δημιουργία ενός αναπτυσσόμενου μενού που δέχεται ένα εύρος αριθμών από το 1 έως το 300 μας επιτρέπει να αναλύουμε γρήγορα τα δεδομένα σε σελίδες των 100 αποτελεσμάτων η καθεμία.
Η συνάρτηση OFFSET θα έχει πάντα την άγκυρά της ρυθμισμένη στο επάνω αριστερό κελί των δεδομένων. Το δεύτερο επιχείρημα, ωστόσο, είναι η κατακόρυφη μετατόπιση. Αυτό θα ισούται με τον επιλεγμένο αριθμό σελίδας μείον μία επί 100. Η οριζόντια μετατόπιση, το τρίτο όρισμα, μπορεί να οριστεί σε 0.
Το τέταρτο όρισμα ορίζεται σε 100 και το πέμπτο όρισμα στον αριθμό των στηλών στο σύνολο δεδομένων. Αυτή η μέθοδος καθιστά εύκολη τη διάσπαση εξαιρετικά μεγάλων τμημάτων δεδομένων σε πολύ πιο διαχειρίσιμα κομμάτια.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα σελιδοποιημένου συνόλου δεδομένων. Τα δεδομένα περιλαμβάνουν 500 δείγματα πληροφοριών που έχουν καταγραφεί από ένα σύνολο αισθητήρων στο ένα φύλλο και μια σελιδοποιημένη αναφορά στο άλλο.
Η αναφορά χρησιμοποιεί επικύρωση δεδομένων στο κελί B1 για να δημιουργήσει ένα αναπτυσσόμενο μενού με τις σελίδες σε αυτό. Η ακόλουθη έκφραση στο κελί A3 δημιουργεί το σώμα της αναφοράς:
=OFFSET(Φύλλο1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Τεμαχισμός δεδομένων για γραφήματα
Μπορούμε να προσθέσουμε ένα γράφημα στην αναφορά πωλήσεων που δημιουργήσαμε πριν χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση OFFSET. Το γράφημα μπορεί να αντλήσει μεταβλητές πληροφορίες με βάση τα δεδομένα που έχουν επιλεγεί στα δύο αναπτυσσόμενα μενού στο επάνω μέρος του φύλλου.
Όταν αλλάζετε τις τιμές στο επάνω μέρος του φύλλου, το γράφημα θα αλλάξει αυτόματα για να αντικατοπτρίζει τις επιλεγμένες εβδομάδες, δίνοντας μια γρήγορη οπτική αναφορά σε οποιονδήποτε βλέπει την αναφορά.
Ο συνδυασμός διαγραμμάτων και γραφημάτων με τη λειτουργία μετατόπισης καθιστά την οπτικοποίηση πολύπλοκων και την αλλαγή δεδομένων πολύ πιο εύκολη. Επιτρέπει επίσης τη δημιουργία απλών, στο Excel ταμπλό.
5. Τραβώντας πληροφορίες κατά μετατοπίσεις ημερομηνίας
Η αναζήτηση συγκεκριμένων πληροφοριών με βάση χρονικές σημάνσεις δεν είναι ασυνήθιστη όταν μιλάμε για δεδομένα αναφοράς ή δεδομένα που προέρχονται από αυτοματοποιημένες χρονικές διαδικασίες. Όταν εξετάζετε μια μεμονωμένη περίοδο, η χρήση συναρτήσεων υπό όρους, όπως το IF ή το IFS, για την ανάσυρση μόνο των απαιτούμενων δεδομένων δεν είναι δύσκολη. Εάν χρειάζεται να αντλήσετε δεδομένα με βάση ένα εύρος ημερών ή χρόνων, είναι πολύ εύκολο να πέσετε σε μια τεράστια ένθετη υπό όρους.
Χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό COUNTIF και OFFSET, η άντληση δεδομένων από ένα εύρος ωρών ή ημερών είναι αρκετά απλή. Χρησιμοποιήστε ένα μόνο κελί για να αναπαραστήσετε μια ημέρα έναρξης. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε ένα άλλο κελί για να αντιπροσωπεύσετε το χρονικό διάστημα από το οποίο θέλετε να τραβήξετε.
Στη συνάρτηση OFFSET, το ύψος ή το πλάτος, ανάλογα με τη διάταξη των δεδομένων σας, μπορεί να οριστεί σε μια τιμή χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση COUNTIF στο Excel. Αυτό σας επιτρέπει να προσδιορίσετε πόσες καταχωρήσεις βρίσκονται εντός του ζητούμενου εύρους και να τραβήξετε μόνο τα σχετικά δεδομένα.
Σε αυτό το παράδειγμα, έχουμε ένα σύνολο δεδομένων που περιέχει εγγραφές για πολλά χρόνια. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ημερομηνία που έχει εισαχθεί στο κελί B1 και την ακόλουθη συνάρτηση για να τραβήξουμε μόνο καταχωρήσεις που προέκυψαν μετά από αυτήν την ημερομηνία:
=OFFSET(Φύλλο1!U2, COUNTIF(Φύλλο1!V2:V501, " & Β1), 0, 500 - COUNTIF(Φύλλο1!V2:V501, " & Β1), 1)Αυτό προσθέτει σημαντική χρησιμότητα σε μια αναφορά, επιτρέποντάς σας να φιλτράρετε τιμές που ήρθαν πριν ή μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Εάν χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση COUNTIFS, μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης, δίνοντας στον τελικό χρήστη μεγαλύτερη μεταβλητότητα.
6. Συνδυάζεται με COUNTIF
Εκτός από την επέκταση των χρονικών περιοχών, η συνάρτηση COUNTIF χρησιμεύει καλά για την αφαίρεση συγκεκριμένων τμημάτων όλων των τύπων καλά ταξινομημένων δεδομένων με τη συνάρτηση OFFSET του Excel. Είναι δυνατό να ορίσετε τα ορίσματα ύψους και πλάτους της συνάρτησης OFFSET χρησιμοποιώντας COUNTIF. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να τροποποιήσετε οποιαδήποτε αριθμητικά δεδομένα με ρυθμιζόμενη τιμή από κάπου στο φύλλο σας.
Εάν είχατε μια λίστα με συναλλαγές από μια ημέρα που ταξινομούνται με βάση το ποσό των συναλλαγών, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την τεχνική για να τραβήξετε κάθε συναλλαγή πάνω από ένα συγκεκριμένο ποσό. Αυτό θα μπορούσε να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας μια απλή λειτουργία OFFSET όπως η παρακάτω:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & Η3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & Η3), 4)Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να σημειώσετε σε αυτήν τη συνάρτηση είναι το δεύτερο έως το τελευταίο όρισμα, COUNTIF(B2:B22, "
Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο για όσους θέλουν να χρησιμοποιήσουν το OFFSET με αυτόν τον τρόπο είναι ότι θα λειτουργήσει μόνο σε περίπτωση που τα δεδομένα με τα οποία εργάζεστε είναι σωστά ταξινομημένα. Τα μη ταξινομημένα δεδομένα δεν θα επιστρέψουν τα αποτελέσματα που αναζητάτε. Ευτυχώς, το Excel περιλαμβάνει επίσης μια σουίτα εργαλείων αυτόματης ταξινόμησης για να ρυθμίσετε τα δεδομένα σας.
Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε ενέργειες από τον μεταβλητό τεμαχισμό προϊόντων με βάση την τιμή έως τις λειτουργίες μόνο έλξης που εκτελούνται ορισμένες φορές. Η δυνατότητα ελέγχου του ακριβούς όγκου των δεδομένων που αντλούνται παρέχει λεπτομερή έλεγχο του ακριβούς δείγματος δεδομένων που αντλείτε από τα υπολογιστικά φύλλα σας. Αυτό επιτρέπει τη δημιουργία μιας ποικιλίας λεπτομερών, διαδραστικών αναφορών.
Για αυτό είναι πραγματικά χρήσιμη η λειτουργία OFFSET
Τελικά, η λειτουργία OFFSET επιτρέπει στους χρήστες να αντλούν πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο τους με υψηλή ακρίβεια. Αυτό εξοικονομεί χρόνο και επιτρέπει στους χρήστες να εκτελούν περισσότερες λειτουργίες με λιγότερες λειτουργίες.
Απλοποιεί την εξαγωγή των ακριβών δεδομένων που χρειάζεστε χωρίς να καταφύγετε σε συνθήκες ένθεσης. Εξοικονομεί επίσης χρόνο και προσπάθεια των χρηστών για τη δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών, πινάκων εργαλείων και άλλων στο Excel.
