Το Notion έχει γίνει το αγαπημένο των θαυμαστών τόσο για επαγγελματική όσο και για προσωπική χρήση, και αυτό είναι για καλούς λόγους. Συνοδεύεται από μυριάδες λειτουργίες που είναι χρήσιμες για διάφορα πράγματα, από τη δημιουργία απλών λιστών υποχρεώσεων έως την παρακολούθηση εκατοντάδων δεδομένων.
Ανάμεσα σε αυτά τα εξαιρετικά χαρακτηριστικά είναι η απλή βάση δεδομένων πινάκων και πινάκων, η οποία ουσιαστικά εμφανίζει δεδομένα σε μορφή πίνακα. Αν και μοιάζουν στην εμφάνιση, στην πραγματικότητα είναι ένας κόσμος χωριστά. Ας δούμε τις διαφορές μεταξύ αυτών των εργαλείων και πότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το καθένα.
Τι είναι ένας απλός πίνακας έννοιας;
Ο απλός πίνακας στο Notion είναι ένας βασικός τρόπος οργάνωσης δεδομένων με πίνακα. Εδώ, ουσιαστικά εργάζεστε με γραμμές και στήλες όπως θα κάνατε με ένα απλό υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να αναδιατάξετε τις γραμμές και τις στήλες, να προσθέσετε νέες, να προσαρμόσετε το πλάτος της στήλης και να μετατρέψετε την πρώτη γραμμή/στήλη σε κεφαλίδα με έντονη γραφή και διαφορετικό χρώμα φόντου.
Εάν πιστεύετε ότι ο πίνακας φαίνεται πολύ απλός για τις προτιμήσεις σας, μπορείτε επίσης να μορφοποιήσετε το κείμενο μέσα στα κελιά χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες επιλογές (χρώμα κειμένου και φόντο, έντονη γραφή, πλάγια γραφή, υπογράμμιση, διαγραφή, κώδικας και εξίσωση). Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε emojis και σύμβολα μέσα στα κελιά. Άλλα χρήσιμα πράγματα που μπορείτε να προσθέσετε σε ένα κελί περιλαμβάνουν έναν σύνδεσμο προς μια σελίδα, ημερομηνία, άτομο και υπενθύμιση.
Δυστυχώς, αυτό είναι λίγο πολύ σε απλούς πίνακες. Δεν μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα με ουσιαστικό τρόπο ή να εισαγάγετε τύπους στα κελιά για να υπολογίσετε το περιεχόμενο συγκεκριμένων σειρών ή στηλών. Δεν υπάρχει επίσης κανένας άλλος τύπος δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα κελιά, όπως πλαίσια ελέγχου και ποσοστά.
Ωστόσο, αν και δεν υπάρχει πολλή λειτουργικότητα που προσφέρει ένας απλός πίνακας, εξακολουθεί να είναι αρκετά βολικός, ειδικά όταν το μόνο που θέλετε να κάνετε είναι να εμφανίσετε στατικά δεδομένα με πιο οργανωμένο τρόπο.
Τι είναι μια βάση δεδομένων πίνακα εννοιών;
Η βάση δεδομένων πίνακα στο Notion μοιάζει λίγο με έναν απλό πίνακα. Έχετε γραμμές και στήλες για να τοποθετήσετε τα δεδομένα σας και μπορείτε να προσθέσετε όσες σειρές και στήλες θέλετε. Ωστόσο, σε αντίθεση με τους απλούς πίνακες, οι βάσεις δεδομένων πινάκων διαθέτουν πολύ περισσότερες δυνατότητες.
Πρώτον, μια βάση δεδομένων πίνακα είναι ευέλικτη όσον αφορά το περιεχόμενό της. Δεν περιορίζεστε σε κανονικό κείμενο, ημερομηνίες, υπενθυμίσεις, συνδέσμους σε σελίδες και άτομα. Είστε πολύ ελεύθεροι να προσθέσετε άλλες ιδιότητες σε ένα κελί, όπως αριθμούς, πλαίσια ελέγχου, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευθύνσεις URL, τηλέφωνα, ακόμη και αρχεία.
Υπάρχουν επίσης πιο προηγμένες ιδιότητες όπως τύποι που υπολογίζουν τα περιεχόμενα συγκεκριμένων κελιών, σχέσεων που συνδέουν μια βάση δεδομένων με μια άλλη βάση δεδομένων και συνάθροιση, που είναι ένας πιο προηγμένος τύπος υπολογισμού εντός του βάση δεδομένων.
Μια βάση δεδομένων πίνακα μπορεί επίσης να αλλάξει τη μορφή της. Εάν πιστεύετε ότι τα δεδομένα σας θα μπορούσαν να ταξινομηθούν με καλύτερο τρόπο εκτός από έναν πίνακα, μπορείτε εύκολα να τα αλλάξετε σε πίνακα, χρονοδιάγραμμα, συλλογή, λίστα ή ημερολόγιο. Η προβολή πίνακα είναι παρόμοια με έναν πίνακα Kanban, καθώς οργανώνει τα δεδομένα σας κατά κατάσταση.
Η προβολή γραμμής χρόνου, από την άλλη πλευρά, μοιάζει με γράφημα Gantt που παρουσιάζει χρονοδιαγράμματα εργασιών. Η προβολή ημερολογίου εμφανίζει επίσης χρονοδιαγράμματα εργασιών, αλλά αντί για χρονοδιάγραμμα, εμφανίζει έναν ολόκληρο μήνα. Η λίστα και η συλλογή είναι ακριβώς αυτό που υποδηλώνουν τα ονόματά τους: η προβολή λίστας παρουσιάζει τα δεδομένα σε μια λίστα, ενώ η προβολή γκαλερί παρουσιάζει τα δεδομένα σαν μια συλλογή φωτογραφιών.
Υπάρχουν και άλλα προηγμένες λειτουργίες της βάσης δεδομένων Notion μπορείτε να ελέγξετε έξω, όπως φίλτρα, ταξινόμηση και μια συνδεδεμένη βάση δεδομένων.
Πότε να χρησιμοποιήσετε έναν απλό πίνακα έννοιας
Ένας απλός πίνακας χρησιμοποιείται καλύτερα όταν εργάζεστε με στατικά δεδομένα που δεν χρειάζονται ιδιαίτερο χειρισμό (π.χ. υπολογισμοί και σχέσεις). Ας υποθέσουμε ότι χρειάζεστε μια τακτοποιημένη και οργανωμένη παρουσίαση των δεδομένων σας χωρίς τα περίπλοκα κουμπιά και τα εργαλεία μιας βάσης δεδομένων. Τα απλά τραπέζια μπορούν να κάνουν το κόλπο μια χαρά.
Είναι επίσης πολύ φιλικά προς τους αρχάριους. Εάν είστε νέοι στο Notion, πιθανότατα θα εκφοβιστείτε από τα κουδούνια και τις σφυρίχτρες των βάσεων δεδομένων. Αντί να κατακλύζετε τον εαυτό σας με το άγνωστο Ορολογίες εννοιών στις βάσεις δεδομένων, μπορείτε απλώς να μεταβείτε σε απλούς πίνακες και να μεταβείτε στις βάσεις δεδομένων.
Δείγματα περιπτώσεων χρήσης για Notion Simple Tables
Για να σας δώσουμε μια καλύτερη ιδέα για το πού μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απλούς πίνακες, ακολουθούν μερικά παραδείγματα:
- Ανάθεση δωματίου
- Πρόγραμμα τάξης
- Λίστα παντοπωλείου με ποσότητες
- Συνεδρία καταιγισμού ιδεών
- Ορισμός των όρων
- Σύγκριση
- Έκθεση τάξης
- Ιστορικό αναθεωρήσεων
Πότε να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων πίνακα εννοιών
Μια βάση δεδομένων πίνακα μπορεί να σας φανεί χρήσιμη για περιπτώσεις όπου χρειάζεστε κάτι περισσότερο από απλή παρουσίαση βασικών δεδομένων. Δεδομένου ότι θα χρησιμοποιείτε τα δεδομένα αντί να τα εμφανίζετε απλώς, χρειάζεστε περισσότερες λειτουργίες στη διάθεσή σας. Εδώ εμφανίζονται οι βάσεις δεδομένων πινάκων.
Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για τη λήψη πληροφοριών με επαναλαμβανόμενα, κατηγορηματικά στοιχεία. Ένα παράδειγμα είναι ένας κατάλογος υπαλλήλων, όπου πιθανότατα θα εισαγάγετε τα ίδια δεδομένα για τοποθεσία, ρόλο και τμήμα περισσότερες από μία φορές. Αντί να χρειάζεται να πληκτρολογείτε το στοιχείο ξανά και ξανά, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε την ιδιότητα Επιλογή της βάσης δεδομένων πίνακα.
Αυτές οι πρόσθετες ιδιότητες μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε καλύτερα τα δεδομένα ή να τα εμφανίσετε πιο καθαρά. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τους υπαλλήλους κατά τοποθεσία ή να τους φιλτράρετε κατά ρόλο. Εάν χρησιμοποιήσατε έναν απλό πίνακα για αυτό, θα πρέπει να ελέγξετε με μη αυτόματο τρόπο την τοποθεσία και τον ρόλο και να αναδιατάξετε τα δεδομένα ανάλογα.
Δείγματα περιπτώσεων χρήσης για βάση δεδομένων πίνακα εννοιών
Οι βάσεις δεδομένων πινάκων συνιστώνται επίσης για τη διαχείριση έργων και εργασιών, τη δημιουργία περιοδικών κουκκίδων και ακόμη δημιουργία απλών CRM στο Notion. Άλλες αξιοσημείωτες περιπτώσεις χρήσης για βάσεις δεδομένων πινάκων περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Αποθήκη
- Οδικός Χάρτης
- Παρακολούθηση προϋπολογισμού
- Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή
- Σημείωμα συνάντησης
- Ανιχνευτής γκολ
- Ημερολόγιο περιεχομένου
- Ταξιδιωτικός προγραμματιστής
Καλύτερη οργάνωση δεδομένων με τον απλό πίνακα και τη βάση δεδομένων της Notion
Παρά τις προφανείς διαφορές τους, οι απλοί πίνακες και οι βάσεις δεδομένων πινάκων έχουν ουσιαστικά έναν στόχο: να οργανώσουν τα δεδομένα με τρόπο που είναι καλύτερα κατανοητός από τον χρήστη ή τον αναγνώστη. Θα συναντήσετε καταστάσεις όπου ένας απλός πίνακας μπορεί να λειτουργήσει μια χαρά, αλλά θα υπάρξουν περιπτώσεις, ειδικά σε περιβάλλον γραφείου, που χρειάζεστε βάσεις δεδομένων πινάκων.
Ευτυχώς για εσάς, το Notion διευκολύνει την εργασία και με τα δύο, και το καλύτερο μέρος είναι ότι μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε το ένα στο άλλο (να μετατρέψετε έναν απλό πίνακα σε μια βάση δεδομένων πίνακα και το αντίστροφο). Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως ξεκινήσετε με λάθος εργαλείο, καθώς μπορείτε εύκολα να το μετατρέψετε σε άλλο με λίγα μόνο κλικ.
