Πώς να χρησιμοποιήσετε το Notion for Hybrid Work: The Ultimate Guide

Η υβριδική εργασία έχει γίνει πιο δημοφιλής με την αύξηση της διείσδυσης του Διαδικτύου παγκοσμίως. Και μετά από περίπου δύο χρόνια εργασίας από το σπίτι κατά τη διάρκεια της πανδημίας COVID-19, πολλοί εργοδότες έχουν υιοθετήσει συμφωνίες που επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εργάζονται εκτός γραφείου τουλάχιστον ένα μέρος του χρόνου.

Παρά τα οφέλη που σχετίζονται με την υβριδική εργασία, μπορείτε να υπομείνετε μια πτώση στην παραγωγικότητα εάν δεν έχετε τα σωστά συστήματα στη θέση τους. Ευτυχώς, εφαρμογές όπως το Notion έχουν διευκολύνει από ποτέ τη συνεργασία με την ομάδα σας όταν δεν βρίσκεστε όλοι στο γραφείο ταυτόχρονα.

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Notion για υβριδική εργασία. Θα παρέχουμε επίσης οδηγίες βήμα προς βήμα για να σας βοηθήσουμε να εφαρμόσετε αυτές τις συμβουλές πιο γρήγορα.

1. Προσθήκη χρηστών σε χώρους εργασίας

Οταν εργάζονται σε υβριδικό περιβάλλον, η διευκόλυνση της συνεργασίας μεταξύ των μελών της ομάδας πρέπει να είναι η πρώτη σας προτεραιότητα. Στο Notion, αυτό είναι αρκετά απλό. ακόμα κι αν έχετε μόνο ένα δωρεάν πρόγραμμα, μπορείτε να προσθέσετε άλλους χρήστες στους χώρους εργασίας σας.

Ο αριθμός των χρηστών που μπορείτε να προσθέσετε στον χώρο εργασίας σας θα εξαρτηθεί από τη συνδρομή που έχετε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα δωρεάν πρόγραμμα, μπορείτε να προσθέσετε έως και 10 άτομα. αυτό θα πρέπει να είναι περισσότερο από αρκετά καλό εάν εργάζεστε ως πρακτορείο ή άλλο είδος μικρής επιχείρησης.

Θα έχετε πολύ υψηλότερο όριο εάν λάβετε μια πληρωμένη έκδοση του Notion. Η έκδοση Plus σάς επιτρέπει να προσθέσετε έως και 100 άτομα σε έναν χώρο εργασίας και αυτός ο αριθμός αυξάνεται σε 250 με το επιχειρηματικό σχέδιο. Εάν διαθέτετε το Notion Enterprise, μπορείτε να συζητήσετε τα όριά σας με την ομάδα πωλήσεων του Notion.

Ανεξάρτητα από το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε, η διαδικασία για την προσθήκη χρηστών στους χώρους εργασίας του Notion είναι η ίδια.

1. Παω σε Ρυθμίσεις και μέλη > Μέλη. Όταν βρίσκεστε εκεί, θα δείτε ένα μπλε κουμπί που ονομάζεται Προσθήκη μελών.
2. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε στον χώρο εργασίας του Notion. Εάν έχετε Notion Plus ή νεότερη έκδοση, μπορείτε επίσης να επεκτείνετε το αναπτυσσόμενο μενού για να προσδιορίσετε εάν ο προσκεκλημένος είναι κάτοχος ή μέλος του χώρου εργασίας.
3. Όταν είστε έτοιμοι να προσθέσετε έναν χρήστη στον χώρο εργασίας σας, επιλέξτε Καλώ.

Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε άτομα μεταβαίνοντας στο Μέλη καρτέλα και αντιγραφή ενός συνδέσμου για αποστολή σε όλους.

2. Κατηγοριοποίηση Διαφορετικών Έργων

Όταν χρησιμοποιείτε το Notion για υβριδική εργασία, είναι καλή ιδέα να διατηρείτε τα έργα σας οργανωμένα. Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τις εργασίες σας με δύο τρόπους. Θα σας δείξουμε δύο επιλογές για να το κάνετε αυτό παρακάτω.

Δημιουργία πρόσθετων χώρων εργασίας

Το Notion σάς επιτρέπει να έχετε έως και 10 χώρους εργασίας εάν έχετε ένα δωρεάν πρόγραμμα. Όπως όταν προσθέτετε χρήστες σε αυτούς τους χώρους, τα όριά σας είναι υψηλότερα εάν αγοράσετε μια συνδρομή επί πληρωμή. Είτε έτσι είτε αλλιώς, θα ακολουθήσετε την ίδια διαδικασία για τη δημιουργία νέων χώρων εργασίας στην εφαρμογή.

1. Στο επάνω μέρος της αριστερής γραμμής εργαλείων, κάντε κλικ στον τρέχοντα χώρο εργασίας σας. Όταν εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε το εικονίδιο με τις τρεις τελείες. 2. Αφού επιλέξετε το εικονίδιο που αναφέρεται παραπάνω, θα δείτε μια επιλογή που καλείται Εγγραφείτε ή δημιουργήστε χώρο εργασίας. Κάντε κλικ σε αυτό. 3. Το Notion θα σας ρωτήσει για ποιον σκοπό θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον χώρο εργασίας σας. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας και επιλέξτε Να συνεχίσει. Σε αυτήν την περίπτωση, θα επιλέξουμε Για την ομάδα μου καθώς συζητάμε για υβριδική εργασία. 4. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να ονομάσετε τον χώρο εργασίας σας. Αφού το κάνετε αυτό, χτυπήστε το Να συνεχίσει κουμπί ξανά. 5. Στη συνέχεια, το Notion θα σας δώσει την ευκαιρία να μοιραστείτε τον νέο σας χώρο εργασίας με άλλους. Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email τους ή αντιγράψτε τον σύνδεσμο εάν θέλετε να το κάνετε αυτό. Αφού προσαρμόσετε τα πάντα, επιλέξτε Πήγαινε με στο Notion, και θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον νέο σας χώρο εργασίας.

Δημιουργία σελίδων εντός σελίδων

Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα έργα σας είναι δημιουργώντας σελίδες εντός σελίδων. Για να δημιουργήσετε μια νέα κύρια σελίδα στο Notion, επιλέξτε το + κουμπί στην αριστερή γραμμή εργαλείων.

Σε αυτήν τη σελίδα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια άλλη σελίδα πατώντας / και επιλέγοντας Σελίδα. Μόλις το κάνετε αυτό, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πάντα όπως πιστεύετε ότι είναι απαραίτητα.

3. Παρακολούθηση σημαντικών εργασιών

Λογισμικό διαχείρισης έργου είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να αναπτύξετε την επιχείρησή σας και θα θέλετε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτού του είδους τις λύσεις εάν είστε υπάλληλος ή ελεύθερος επαγγελματίας. Όταν χρησιμοποιείτε το Notion για υβριδική εργασία, έχετε πολλές επιλογές για την παρακολούθηση σημαντικών εργασιών.

Το Notion έχει πολλά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθήσετε τα έργα σας πιο προσεκτικά. Θα βρείτε γραφήματα Gantt, σελίδες διαχείρισης εργασιών και έργων και πολλές άλλες επιλογές. Πολλά από αυτά είναι δωρεάν στη χρήση και μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τα αγαπημένα σας πρότυπα στον χώρο εργασίας σας στο Notion. Για να γινει αυτο:

1. Παω σε έννοια.so/templates και επιλέξτε ένα πρότυπο για να χρησιμοποιήσετε εσείς και η ομάδα σας.
2. Κάτω από Διπλότυπες πληροφορίες, επιλέξτε τον χώρο εργασίας στον οποίο θέλετε να τον χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ Διπλότυπο πρότυπο. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να προσαρμόσετε τα πάντα για τις ανάγκες σας αμέσως.

4. Παροχή περιλήψεων για τις συναντήσεις σας

Εάν δεν εργάζεστε στον ίδιο χώρο με τα μέλη της ομάδας σας, το να γνωρίζετε πόσο έχουν προχωρήσει οι άλλοι στα έργα στα οποία εργάζεστε μαζί μπορεί να γίνει πρόκληση. Αν και θα πρέπει να προσπαθήσετε να περιορίσετε τον αριθμό των συναντήσεων που έχετε, είναι καλή ιδέα να κάνετε τσεκ ιν περιστασιακά.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας, αξίζει να ορίσετε κάποιον να κρατά σημειώσεις. Μπορείτε να το κάνετε αυτό όταν ρύθμιση του Ημερολογίου Google για υβριδική εργασία καθώς και αν θέλετε να προσθέσετε αυτήν την εφαρμογή στο σύστημα παραγωγικότητάς σας.

Αφού ολοκληρώσετε τη συνάντησή σας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε περιλήψεις των συναντήσεών σας χρησιμοποιώντας το Notion AI. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε το πλήκτρο διαστήματος και επιλέξτε Συνοψίζω όταν εμφανίζεται η Έννοια AI. Στη συνέχεια, το εργαλείο θα λειτουργήσει για την παροχή μιας γρήγορης περίληψης της σελίδας σας.

5. Κάνοντας τις πιο σημαντικές σελίδες σας πιο προσιτές

Το Notion σάς επιτρέπει να κάνετε τις πιο σημαντικές σελίδες σας πιο προσιτές με μεταφορά και απόθεση της σειράς τους στην αριστερή γραμμή εργαλείων. Ωστόσο, αυτό δεν είναι το μόνο πράγμα στο οποίο περιορίζεστε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σελίδες στα αγαπημένα σας. Για να κάνετε το τελευταίο:

1. Πατήστε το εικονίδιο με τρεις τελείες όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από μία από τις σελίδες σας.
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη στα αγαπημένα, και θα δείτε τη σελίδα σας στο επάνω μέρος της οθόνης.

6. Δημιουργία περιεχομένου και ημερολογίων μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Εάν ανήκετε σε μια ομάδα μάρκετινγκ, η ενημέρωση του περιεχομένου και των ημερολογίων των μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι ζωτικής σημασίας όταν εργάζεστε σε μια υβριδική συμφωνία. Η ιδέα κάνει αυτό εύκολο. μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας ημερολόγιο φτιάχνοντας έναν πίνακα και επιλέγοντας Νέα Βάση Δεδομένων.

Το Notion διαθέτει επίσης πολλά πρότυπα για τη δημιουργία ημερολογίων μέσων κοινωνικής δικτύωσης και περιεχομένου. Όταν δημιουργείτε μια νέα σελίδα, κάντε κλικ στο Προσθήκη νέου > Πρότυπα αντί για αυτό και επιλέξτε κάτι που σας ταιριάζει.

Κάντε το υβριδικό μοντέλο εργασίας σας πιο αποτελεσματικό με το Notion

Η υβριδική εργασία έχει πολλά πλεονεκτήματα εάν τοποθετήσετε τα σωστά συστήματα, αλλά είναι σημαντικό να τα ταξινομήσετε πριν από τη μετάβαση σε μια τέτοια συμφωνία. Το Notion είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για τη διαχείριση της ροής εργασιών της ομάδας σας και τη διασφάλιση ότι όλοι συνεχίζουν να εργάζονται για τους κοινούς σας στόχους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλά πρότυπα για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε το περιεχόμενο και τα προγράμματα των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, καθώς και να αποκτήσετε μια επισκόπηση των έργων όλων. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Notion για να παρέχετε περιλήψεις συσκέψεων και πολλά άλλα.