Πώς να προσαρμόσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης στο Outlook

Το Outlook είναι ένα εξαιρετικό πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε στέλνετε είτε απαντάτε σε email. Αλλά όταν πρόκειται για απαντήσεις, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσαρμόσετε τη διαδικασία. Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξετάσουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης, να αλλάξετε την εμφάνιση του αρχικού μηνύματος και να αλλάξετε τη διεύθυνση απάντησής σας.

Ενώ χρησιμοποιούμε το Outlook για Microsoft 365 σε αυτόν τον οδηγό, αυτές οι οδηγίες θα λειτουργούν επίσης για το Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 και 2021. Ας αρχίσουμε.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης στο Outlook

Βρίσκεστε να απαντάτε συνεχώς σε πολλά email λέξη προς λέξη; Αντί να επαναλαμβάνετε την ίδια απάντηση, μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης και να απαντήσετε με ένα μόνο κλικ. Μπορείτε να το κάνετε αυτό δημιουργώντας ένα Quick Step για να αυτοματοποιήσετε αυτήν την κουραστική εργασία.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα Γρήγορα Βήματα, ανατρέξτε στον οδηγό μας δημιουργία και χρήση Quick Steps στο Outlook.

Ακολουθούν τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης στο Outlook:

1. Εκκινήστε το Outlook και βεβαιωθείτε ότι το έχετε Σπίτι επιλεγμένη καρτέλα.
2. Επιλέξτε τον λογαριασμό email για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε το πρότυπο γρήγορης απάντησης. Εάν έχετε περισσότερες από μία διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, θα πρέπει να γράψετε ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης για κάθε μία.
3. Στο Γρήγορα Βήματα ομάδα, κάντε κλικ στο Δημιουργία νέου.
4. Δώστε στο Quick Step ένα όνομα στο Ονομα πλαίσιο κειμένου — ονομάσαμε το δικό μας Γρήγορη απάντηση.
5. Στο Ενέργειες ενότητα, κάντε κλικ στο Επιλέξτε μια ενέργεια αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Απάντηση.
6. Κάντε κλικ στο Εμφάνιση επιλογών συνδέστε ακριβώς κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού για να αποκαλύψετε περισσότερα πεδία.
7. Για να κάνετε αυτό το σεμινάριο γρήγορο και εύκολο, μπορείτε να αφήσετε κάθε άλλο πεδίο, όπως π.χ Προς την και Θέμα, ως έχει—είτε το Outlook θα το γεμίσει αυτόματα με βάση τη φύση του αρχικού email είτε θα εφαρμοστούν οι προεπιλογές. Ωστόσο, εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε στο Κείμενο πλαίσιο κειμένου.
8. Κάντε κλικ Φινίρισμα.

Όταν θέλετε να στείλετε αυτό ακριβώς το μήνυμα σε κάποιον, απλώς ανοίξτε το email του και πατήστε Γρήγορη απάντηση ή όπως το ονομάσατε στο Γρήγορες Ενέργειες ομάδα. Για περισσότερους τρόπους για να είστε πιο παραγωγικοί χρησιμοποιώντας αυτό το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαβάστε τον οδηγό μας για το βέλτιστες πρακτικές για να ενισχύσετε τη ροή εργασίας σας στο Outlook.

Πώς να αλλάξετε την εμφάνιση των αρχικών μηνυμάτων στο Outlook

Όταν απαντάτε ή προωθείτε ένα μήνυμα, μπορείτε είτε να εξαιρέσετε το αρχικό μήνυμα είτε να αλλάξετε την εμφάνισή του, ώστε να είναι πιο εμφανές πού τελειώνει το μήνυμά σας και πού ξεκινά το αρχικό. Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε το αρχικό email εάν δεν θέλετε ένα ακατάστατο.

Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες:

1. Στο Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία.
2. Στο αριστερό μενού, κάντε κλικ στο Επιλογές.
3. Επιλέγω Ταχυδρομείο στο αριστερό παράθυρο.
4. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Απαντήσεις και προωθήσεις ενότητα μέχρι να δείτε το Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα και Κατά την προώθηση ενός μηνύματος αναπτυσσόμενα μενού.
5. Από προεπιλογή, τα αναπτυσσόμενα μενού θα οριστούν σε Συμπεριλάβετε το αρχικό κείμενο του μηνύματος. Ωστόσο, μπορείτε να τα επεκτείνετε και να επιλέξετε Μην συμπεριλάβετε το αρχικό μήνυμα, Επισυνάψτε το αρχικό μήνυμα, Συμπερίληψη και εσοχή του αρχικού μηνύματος, ή Προσθέστε πρόθεμα σε κάθε γραμμή του αρχικού μηνύματος.

Δείτε τι κάνουν αυτές οι άλλες επιλογές:

• Μην συμπεριλάβετε το αρχικό μήνυμα: Στείλτε την απάντησή σας ή προωθήστε το μήνυμά σας χωρίς κείμενο από το αρχικό email.
• Επισυνάψτε το αρχικό μήνυμα: Συμπεριλάβετε κείμενο από το αρχικό email ως συνημμένο.
• Συμπερίληψη και εσοχή του αρχικού μηνύματος: Περιλαμβάνει κείμενο από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα έχει εσοχή προς τα δεξιά—είναι σαν να πατάτε το Tabkey σε κάθε γραμμή του αρχικού μηνύματος.
• Προσθέστε πρόθεμα σε κάθε γραμμή του αρχικού μηνύματος: Αυτό είναι σαν να δημιουργείτε εσοχή στο αρχικό μήνυμα. Αλλά αντί να υπάρχει κενό διάστημα, θα υπάρχει ένας χαρακτήρας που θα υποδηλώνει πού ξεκινά κάθε γραμμή του αρχικού email.

Τρόπος αλλαγής της διεύθυνσης απάντησης σε απάντηση της διεύθυνσης email σας στο Outlook

Η αλλαγή της διεύθυνσης απάντησης για ένα email στο Outlook σημαίνει ότι οποιαδήποτε απάντηση αποστέλλεται στον επιλεγμένο λογαριασμό θα ανακατευθυνθεί σε άλλον.

Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:

1. Στο Outlook, κάντε κλικ στο Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία.
2. Κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις λογαριασμού για να αναπτύξετε το μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού.
3. Στο αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στη διεύθυνση email που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Αλλαγή (βρίσκεται στο μενού κάτω από τις καρτέλες). Μπορείτε επίσης να κάνετε διπλό κλικ στη διεύθυνση email.
4. Στο πλαίσιο κειμένου δίπλα Απάντηση σε διεύθυνση, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email στην οποία θέλετε να ανακατευθύνετε τα email.
5. Κάντε κλικ Επόμενο για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

Κάντε την προσαρμογή απάντησης του Outlook να λειτουργεί για εσάς

Ακολουθώντας τις απλές οδηγίες παραπάνω, μπορείτε να προσαρμόσετε εύκολα τις απαντήσεις στο Outlook. Αυτός ο μικρός οδηγός μόλις χαράζει την επιφάνεια του επιπέδου προσαρμογής που έχει ενσωματώσει η Microsoft στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της. Ωστόσο, αρκεί για να ξεκινήσετε πώς να κάνετε τις απαντήσεις σας πιο καθαρές και αποτελεσματικές.