Το AI μπορεί πλέον να χρησιμοποιηθεί για περισσότερους σκοπούς από ποτέ. Ενώ προηγουμένως ήταν απρόσιτες, εργασίες όπως η δημιουργία έργων τέχνης υψηλής ποιότητας και η σύνθεση εφαρμογών ιστού είναι πλέον δυνατές. Πολλές δουλειές που στο παρελθόν ήταν αδύνατες από υπολογιστές κινδυνεύουν ξαφνικά από αυτοματοποίηση.
Καθώς οι εξελίξεις αυξάνονται με ανησυχητικό ρυθμό, είναι εύκολο να ανησυχείτε ότι η εργασία σας μπορεί να κινδυνεύει από αυτοματοποίηση. Παρά τις εκπληκτικές ικανότητες που έχουν ήδη δείξει προγράμματα τεχνητής νοημοσύνης όπως το ChatGPT, εξακολουθούν να υπάρχουν μέρη όπου οι άνθρωποι μπορούν να τα ξεπεράσουν. Ακολουθούν τρία πράγματα που μπορείτε να κάνετε χρησιμοποιώντας το Excel, τα οποία εξακολουθούν να είναι απρόσιτα για το ChatGPT.
1. Χρήση του Excel για αποθήκευση μακροπρόθεσμων αναφορών και εισαγωγή δεδομένων
Υπάρχει ελπίδα σε μερικές κοινές εργασίες για όσους ανησυχούν ότι η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να έρθει για τη δουλειά τους. Η απόκτηση επιπλέον δεξιοτήτων στο VBA του Excel και στον ευρύ κόσμο των αυτοματοποιημένων εργαλείων ανάλυσης μπορεί να σας δώσει ένα πόδι στην αγορά εργασίας.
Το ChatGPT μπορεί να δημιουργήσει και να αναλύσει μια ποικιλία δεδομένων και γενικές πληροφορίες αναφορών. Ένα πράγμα που εξακολουθεί να μην έχει κατακτήσει, ωστόσο, είναι η αποθήκευση αυτών των πληροφοριών για περισσότερες από μία συνεδρίες. Αυτό σημαίνει ότι η αξιοποίηση στο έπακρο από ένα συνεχώς εξελισσόμενο σύνολο δεδομένων απαιτεί ακόμα από έναν άνθρωπο μορφοποίηση και απολύμανση δεδομένων.
Παρά τα αναμφίβολα ακριβή συμπεράσματα που θα μπορούσε να κάνει το AI δεδομένου ενός συνόλου δεδομένων, η επανεισαγωγή αυτών των πληροφοριών με κάθε συνεδρία εξακολουθεί να είναι απίστευτα χρονοβόρα και προβληματική. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει ακόμα χώρος για τη δημιουργία εξαιρετικά μορφοποιημένων απολυμαντικών αναφορών, την εκτέλεση της απαιτούμενης συντήρησης και την αποθήκευση των δεδομένων για μακροχρόνια χρήση.
Σημαίνει επίσης ότι παρά τις καλύτερες προσπάθειες του ChatGPT, εκτός και αν δημιουργήσουν μια διεπαφή πελατών που είναι ειδικά σχεδιασμένο για χρήσεις πολλών περιόδων σύνδεσης, ένας άνθρωπος θα πρέπει πάντα να επαναανεβάζει σχετικές πληροφορίες δεδομένα.
Εκτός από την απλή αποθήκευση και εισαγωγή δεδομένων, υπάρχει πάντα διαθέσιμη μια ανοιχτή αγορά για επαναλαμβανόμενες αυτοματοποιημένες αναλύσεις που υπερβαίνει τις τρέχουσες δυνατότητες του ChatGPT. Ενώ η χρήση του ChatGPT για την ανάλυση των τάσεων πωλήσεων είναι χρήσιμη, η λήψη μιας ειδοποίησης που σας ενημερώνει για μια τεράστια αλλαγή στην αγορά είναι πολύ πιο βολική.
Πολλές εταιρείες προσφέρουν εξειδικευμένες υπηρεσίες που σας επιτρέπουν να συνδέσετε τα δεδομένα πωλήσεων που δημιουργούνται από το Excel μέσω ενός API για την παρακολούθηση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείται χρόνος για τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σε chatbots AI όπως το ChatGPT. Επίσης, εξαλείφει εντελώς την ανάγκη για μια τέτοια δυσκίνητη ανάλυση, διατηρώντας παράλληλα θέσεις εργασίας που είναι απαραίτητες για τον άνθρωπο.
Ενώ η δημιουργία μιας ενιαίας αναφοράς μπορεί να είναι χρήσιμη, οι χρήσιμες τάσεις είναι πιο ορατές σε μεγάλες χρονικές περιόδους. Κατασκευή πινάκων εργαλείων προς οπτικοποιήστε τις τάσεις δεδομένων και να σηκώνετε κόκκινες σημαίες αμέσως όταν τα πράγματα πάνε στραβά είναι ακόμα μια πολύτιμη δεξιότητα.
2. Προσαρμόσιμη Δημιουργία Αναφοράς στο Excel
Ενώ μια μεμονωμένη αναφορά είναι απλή στη δημιουργία με το ChatGPT, ένα σύνολο δεδομένων που παγώνουν στο χρόνο δεν είναι πάντα ωφέλιμο. Μία από τις πιο ισχυρές ικανότητες που το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε αναφορές που ο αναγνώστης μπορεί να προσαρμόσει άμεσα.
Αντί να αφιερώνετε χρόνο για να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή αναφορά εξόδων για κάθε τμήμα της εταιρείας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να δημιουργήσετε μια ενιαία προσαρμοσμένη αναφορά σε ολόκληρη την εταιρεία. Η προσθήκη ενός αναπτυσσόμενου μενού που φιλτράρει τα δεδομένα με βάση την τιμή σε μία στήλη είναι γρήγορη και απλή.
Μπορεί να δημιουργήσει μια βασική αναφορά εξόδων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί πολλές φορές σε έναν ολόκληρο οργανισμό. Με αυτόν τον τρόπο σάς γλιτώνει από τη δημιουργία αναφορών μίας χρήσης που εστιάζονται μόνο σε μία χρονική περίοδο εντός ενός μεμονωμένου τμήματος. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να φιλτράρουν τις πληροφορίες με βάση την εργασία που κάνουν αυτήν τη στιγμή.
Η προσθήκη μερικών στοιχείων ελέγχου μπορεί να δημιουργήσει μια πιο περίπλοκη και διαφοροποιημένη εμπειρία για το άτομο που διαβάζει την αναφορά σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσαρμόσετε χρονικά πλαίσια, να προσθέσετε όρια για την κατάργηση ακραίων τιμών ή να υπολογίσετε προσαρμοσμένα δεδομένα στις αναφορές σας.
Οι πίνακες εργαλείων που βασίζονται σε δεδομένα είναι σχεδόν πάντα μια πολύτιμη προσθήκη στα συστήματα αναφοράς που αποθηκεύουν μεγάλες ποσότητες πληροφοριών. Εάν είστε σε θέση να δημιουργήσετε έναν πίνακα εργαλείων που μπορεί να χειριστεί εύκολα μεγάλους όγκους δεδομένων, είναι πιθανό να παραμείνετε πάντα επικερδώς απασχολημένοι. Αφιερώστε χρόνο για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε ορισμένες από τις πιο εσωτερικές λειτουργίες του Excel για να διασφαλίσετε ότι οι αναγνώστες σας μπορούν να προσαρμόσουν τις αναφορές σας στις ανάγκες του τμήματός τους.
Κάντε τις αναφορές σας πιο χρήσιμες προσθέτοντας μερικές απλές λειτουργίες του Excel. Βεβαιωθείτε ότι οι αναφορές σας μπορούν να τραβούν μεταβλητά χρονικά πλαίσια, να επισημαίνουν πιθανά προβλήματα αυτόματα και να εξυγιαίνουν τα δεδομένα για μακροπρόθεσμη αποθήκευση και ευελιξία.
3. Εύκολες στη χρήση Φόρμες στο Excel
Οι φόρμες είναι μια άλλη εξαιρετική επιλογή του Excel για όσους αναζητούν αξία που το ChatGPT δεν μπορεί να προσφέρει. Η μη αυτόματη εισαγωγή πληροφοριών μπορεί να είναι χρονοβόρα και απογοητευτική. Η παροχή στους τελικούς χρήστες της επιλογής να εισάγουν δεδομένα ανεξάρτητα καθώς προκύπτουν, απελευθερώνει χρόνο και ενέργεια που δαπανάται καλύτερα για την ανάλυση των αποτελεσμάτων.
Τα προγράμματα AI μπορεί να είναι σε θέση να σας πουν πώς να συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία σε μια φόρμα, αλλά το να το κάνετε φιλικό προς το χρήστη είναι μια άλλη ιστορία. Η δημιουργία ενός απλού στη χρήση υπολογιστικού φύλλου που αναλύει τα δεδομένα που του δίνονται είναι πολύ πιο βελτιωμένη διαδικασία από τον τελικό χρήστη να σας δώσει τα δεδομένα, μόνο για να τα δώσετε στη συνέχεια σε ένα εργαλείο τεχνητής νοημοσύνης αναλύει.
Ζευγάρισμα λίγο από βασικό VBA με την εκτενή λίστα στοιχείων ελέγχου του Excel επιτρέπει τη δημιουργία εκπληκτικά πολύπλοκων φορμών. Η σύνδεση διαφορετικών υπολογιστικών φύλλων με φόρμες είναι μια απλή αλλά πολύτιμη δεξιότητα που πρέπει να κατακτήσετε. Το ChatGPT μπορεί να είναι ικανό να ερμηνεύει δεδομένα, αλλά εξακολουθεί να μην είναι εφικτό να παρέχει στους χρήστες σας έναν ασφαλή τρόπο εισαγωγής δεδομένων.
Για όσους θέλουν να συνδυάσουν φόρμες και μακροπρόθεσμη αποθήκευση δεδομένων, η αναζήτηση διαφορετικών τρόπων εξαγωγής δεδομένων από το Excel είναι απαραίτητη. Το να μάθετε πώς να μεταφέρετε δεδομένα από μια φόρμα καταχώρισης σε μια βάση δεδομένων SQL μπορεί να σας βοηθήσει να απομονώσετε την εργασία σας και να διατηρήσετε την εργασία σας απαραίτητη.
Το ChatGPT δεν πρόκειται να σας αυτοματοποιήσει ακόμα εκτός εργασίας
Το Excel έχει πολλές εργασίες που εξακολουθούν να ξεπερνούν το εύρος του ChatGPT και της κοόρτης των ανακοπών που βασίζονται στη μηχανική μάθηση. Με τις νέες εξελίξεις να αυξάνονται με ανησυχητικό ρυθμό, είναι πολύ εύκολο να ανησυχείτε ότι η αυτοματοποίηση μπορεί να στοχεύει στη δουλειά σας στη συνέχεια.
Παρά την πρόοδο που έχει σημειώσει η τεχνητή νοημοσύνη, ωστόσο, πολλές θέσεις απαιτούν ακόμα έναν άνθρωπο. Περιορισμοί όπως η βραχυπρόθεσμη αποθήκευση και η ανάγκη επανεκτέλεσης δεδομένων για την παραγωγή πολλαπλών αναφορών εξακολουθούν να στερούν εργαλεία όπως το ChatGPT.
Η εκμάθηση πώς να δημιουργείτε προσαρμόσιμες αναφορές και φόρμες που επιτρέπουν την εισαγωγή δεδομένων στο Excel μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε την εργασία σας. Για όσους ανησυχούν ότι η θέση τους μπορεί να αντιμετωπίζει την αυτοματοποίηση, εξακολουθούν να υπάρχουν πολλές δεξιότητες του Excel εκτός του εύρους των δυνατοτήτων του AI για το άμεσο μέλλον.
