8 δεξιότητες για να κάνετε την Amazon Alexa τον Τέλειο Εικονικό Βοηθό Επιχειρήσεων

Η εργασία από το σπίτι συνοδεύεται από πολλά προνόμια και ισάριθμες μοναδικές προκλήσεις. Εάν είστε ελεύθερος επαγγελματίας ή απομακρυσμένος εργαζόμενος, τότε γνωρίζετε τον τρόμο της αυξανόμενης αποδιοργάνωσης - την ενοχή και την ομίχλη του εγκεφάλου που προέρχεται από το να είστε μη παραγωγικοί στην καθημερινότητά σας.

Δεν θα ήταν υπέροχο αν είχατε έναν εικονικό βοηθό για να σας κρατά σε καλό δρόμο—κάποιον που θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε το ημερολόγιο, τα τιμολόγια και τα έξοδα και τα έργα σας; Αν και η πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού μπορεί να μην είναι στον προϋπολογισμό του ιδιώτη, το πιθανότερο είναι ότι έχετε ήδη έναν: την Alexa.

Η Alexa είναι το φωνητικό ελεγχόμενο AI της Amazon που διατίθεται σε πολλές συσκευές, συμπεριλαμβανομένου του έξυπνου ηχείου Amazon Echo. Χάρη σε αυτές τις δεξιότητες Alexa (κυρίως εφαρμογές), μπορείτε να ενισχύσετε τις δυνατότητες της Alexa και να τη μετατρέψετε σε έναν ισχυρό εικονικό βοηθό.

1. Ημερολόγιο

Όταν συνδέετε το ημερολόγιό σας Google, Microsoft ή Apple, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Alexa για τη διαχείριση των συμβάντων σας. Θα σας υπενθυμίζει επερχόμενες εκδηλώσεις, με την επιλογή απενεργοποίησης ειδοποιήσεων εκτός των ωρών εργασίας σας.

Αυτή είναι μια ενσωματωμένη ικανότητα, επομένως δεν χρειάζεται να κατεβάσετε μια δεξιότητα. Για να το χρησιμοποιήσετε:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή Alexa και επιλέξτε το Περισσότερο καρτέλα στο κάτω μέρος.
2. Παρακέντηση Ημερολόγιο.
3. Επίλεξε το εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία.
4. Για να προσθέσετε τον λογαριασμό ημερολογίου σας, πατήστε το εικονίδιο συν.
5. Μόλις φτάσετε εκεί, επιλέξτε τον πάροχο που θέλετε να συνδέσετε και ακολουθήστε τις οδηγίες.

2. Υπενθυμίσεις

Με αυτήν την ενσωματωμένη δυνατότητα, η Alexa μπορεί να σας υπενθυμίσει να κάνετε κάτι που δεν υπάρχει στο ημερολόγιό σας οποιαδήποτε στιγμή ορίζετε. Πείτε, "Alexa, προσθέστε μια υπενθύμιση" για να το ζητήσετε.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε μέσα στην εφαρμογή Alexa, κάτω Υπενθυμίσεις στο Περισσότερο αυτί.

Αυτό είναι ένα απαραίτητη φωνητική εντολή Alexa. Αντικαθιστά την ανάγκη για αυτοκόλλητες σημειώσεις που σκουπίζουν τον χώρο εργασίας σας, τις οποίες ορκίζεστε ότι θα προχωρήσετε στον καθαρισμό.

Για παράδειγμα, ζητήστε από την Alexa να σας υπενθυμίσει να καλέσετε τον πελάτη σας λέγοντας: "Alexa, υπενθύμισέ μου να τηλεφωνήσω στον Bob στις 1:30 μ.μ.". Μπορείτε επίσης να του ζητήσετε να σας υπενθυμίσει να αλλάζετε εργασίες ή ακόμα και να φάτε και να πηγαίνετε στην τουαλέτα. Γεια, όλοι μας κολλάμε τόσο πολύ στη δουλειά που μερικές φορές ξεχνάμε αυτά τα απλά πράγματα!

Το Todoist είναι ένα εύχρηστο εργαλείο διαχείρισης έργων (δωρεάν για ιδιώτες) που μπορεί να είναι τόσο απλό ή σύνθετο όσο θέλετε και ενσωματώνεται στο Ημερολόγιο Google.

Μόλις συνδέσετε τον λογαριασμό σας Todoist με την ικανότητα Alexa, μπορείτε να διαχειριστείτε τη λίστα εργασιών σας, να προσθέσετε εργασίες ή να ζητήσετε από την Alexa να σας τις διαβάσει με εντολές όπως:

• "Alexa, πρόσθεσε την κλήση Τζέιν αύριο στις 13:00 στη λίστα με τις υποχρεώσεις μου."
• "Alexa, πρόσθεσε ένα καλώδιο HDMI στη λίστα αγορών μου."
• "Alexa, τι υπάρχει στη λίστα με τις υποχρεώσεις μου;"

Ανάλογα με την εντολή, η εργασία προστίθεται στη λίστα υποχρεώσεων Alexa ή στη λίστα αγορών, στην οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να επεξεργαστείτε στο πρόγραμμα περιήγησής σας ή στην εφαρμογή Todoist. Απλώς ζητήστε από την Alexa να προσθέσει την εργασία σε μία από αυτές τις λίστες.

Χρειάζεται πολύς χρόνος για να ξαναεστιάσετε μετά από μια απόσπαση της προσοχής. Το Note Taker είναι ο τέλειος σύντροφος όταν έχετε μια ιδέα που πρέπει να σημειώσετε στη μέση ενός έργου, ώστε να μην διακόψετε τη ροή σας.

Αφού ενεργοποιήσετε τη δεξιότητα, απλώς ζητήστε από την Alexa να "λάβετε τη σημείωση μου" και θα σας ρωτήσει τι θέλετε να λέει η σημείωση.

Αυτό είναι ιδανικό για γρήγορες ιδέες, καθώς ο χρόνος εγγραφής δεν είναι μεγάλος. Ρωτήστε, "Ποια είναι η σημείωση μου;" για να σας διαβάσει τις σημειώσεις σας. Για να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε, θα πρέπει να μεταβείτε στην εφαρμογή Alexa για να διαχειριστείτε συγκεκριμένα stickies.

Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι συχνά αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και με επιχειρήσεις από διαφορετικές χώρες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η μετατροπή ζωνών ώρας είναι μια απλή εργασία, αλλά όταν εργάζεστε με κάποιον στην άλλη άκρη του κόσμου, η διαφορά ώρας μπορεί να είναι δύσκολο να μετρηθεί χωρίς βοήθεια.

Αντί να χάνετε χρόνο ελέγχοντας τα πολλαπλά παγκόσμια ρολόγια του τηλεφώνου σας, χρησιμοποιήστε τη βοήθεια Alexa. Ζητήστε από την Alexa να μετατρέψει την ώρα τώρα στη Νέα Υόρκη σε ώρα Τόκιο ή από Ανατολική Ώρα σε Τυπική ώρα Ινδίας. Μπορείτε ακόμη και να ζητήσετε τη διαφορά ώρας σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.

6. Μαθηματικοί Υπολογισμοί

Η Alexa είναι γρήγορη στην κλήρωση όσον αφορά τους μαθηματικούς υπολογισμούς. Χρησιμοποιώντας αυτήν την ολοκληρωμένη δεξιότητα, ζητήστε του να προσθέτει, να αφαιρεί, να πολλαπλασιάζει και να διαιρεί ή να λύνει μια σύνθετη εξίσωση χωρίς χέρια ενώ εργάζεστε. Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο αντί να πιάσετε την αριθμομηχανή.

Για παράδειγμα, η Alexa μπορεί να σας βοηθήσει να συντάξετε τα τιμολόγιά σας πιο γρήγορα—ζητήστε της να πολλαπλασιάσει τις ώρες εργασίας σας με την ωριαία τιμή. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν η ωριαία χρέωση είναι διαφορετική ανά τύπο υπηρεσίας που παρέχετε ή εάν οι χρεώσεις σας διαφέρουν μεταξύ των πελατών.

Το YNAB (Χρειάζεστε έναν προϋπολογισμό) είναι α φανταστική υπηρεσία προϋπολογισμού που συγχρονίζεται με τους τραπεζικούς σας λογαριασμούς και καταγράφει τις συναλλαγές σας, ώστε να μπορείτε να δείτε πού πηγαίνουν τα χρήματά σας. Δεν είναι δωρεάν, αλλά έχει ένα μηνιαίο και ετήσιο πρόγραμμα σε λογικές τιμές.

Μπορείτε να συνδέσετε τον λογαριασμό σας YNAB στην Alexa και να τον χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε τις δαπάνες, να ελέγξετε τις δαπάνες, να δείτε πόσα χρήματα απομένουν σε συγκεκριμένες κατηγορίες και πολλά άλλα.

Για να ξεκινήσετε, εγγραφείτε/εγγραφείτε στο YNAB και δημιουργήστε τον προϋπολογισμό σας. Επειτα:

1. Ενεργοποιήστε την ικανότητα YNAB Alexa μέσω της εφαρμογής Alexa ή του προγράμματος περιήγησής σας.
2. Συνδέστε τον λογαριασμό σας YNAB.
3. Εξουσιοδοτήστε τον προϋπολογισμό που θέλετε να παρακολουθεί η Alexa.

Μόλις τελειώσετε, είστε έτοιμοι. Δοκιμάστε εντολές όπως, "Alexa, ρώτησε το YNAB ποιο είναι το υπόλοιπο των μεταφορών;" ή "Alexa, ρώτησε την YNAB πόσα χρήματα έχω να ξοδέψω στην κατηγορία Gas."

Τα Zoom Rooms παρέχουν μια εμπειρία απομακρυσμένης αίθουσας συνεδριάσεων. φέρνουν σε επαφή ομάδες και είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για τον ελεύθερο επαγγελματία ή τον απομακρυσμένο εργαζόμενο που συνεργάζεται με πολλά άτομα σε έναν οργανισμό.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δεξιότητα, ενεργοποιήστε την και συνδέστε τον επαγγελματικό σας λογαριασμό Zoom. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το για να ξεκινήσετε, να τελειώσετε και να συμμετάσχετε σε συσκέψεις. Για παράδειγμα, πείτε, "Alexa, ξεκινήστε τη συνάντηση".

Αυτή η ικανότητα υποστηρίζει μόνο Zoom Rooms, όχι κανονικές συσκέψεις Zoom. Απαιτεί έναν επαγγελματικό λογαριασμό Zoom.

Πότε να επιλέξετε την Alexa αντί για έναν ανθρώπινο βοηθό

Η Alexa είναι ένας φανταστικός εικονικός βοηθός για ορισμένες βασικές εργασίες, όπως η διαχείριση του ημερολογίου σας ή η λήψη σημειώσεων. Όταν οι ανάγκες σας εκτείνονται πέρα ​​από αυτό, ίσως είναι καιρός να σκεφτείτε να προσλάβετε έναν ανθρώπινο εικονικό βοηθό. Μπορούν να σας βοηθήσουν με τη γραφιστική, την επεξεργασία βίντεο, τη διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης και πολλά άλλα.