Η ανάκτηση ενός κατεστραμμένου αρχείου Excel μπορεί να είναι μια εκνευριστική εμπειρία. Ο φόβος της απώλειας ζωτικών δεδομένων και η προσπάθεια που καταβλήθηκε για τη δημιουργία του αρχείου μπορεί να είναι συντριπτική, τουλάχιστον. Αν και υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για την ανάκτηση ενός κατεστραμμένου αρχείου Excel, μπορεί να αποδειχθούν είτε αναποτελεσματικές είτε να απαιτούν τεχνική επάρκεια πέρα από την τεχνογνωσία του μέσου χρήστη.
Ως εκ τούτου, είναι καλύτερο να αποφύγετε ενέργειες που μπορεί να προκαλέσουν την καταστροφή των βιβλίων εργασίας του Excel. Αυτό το άρθρο εμβαθύνει στους πιο διαδεδομένους λόγους καταστροφής του βιβλίου εργασίας του Excel και προσφέρει πρακτικές συμβουλές πρόληψης.
1. Ξαφνικός τερματισμός λειτουργίας υπολογιστή
Οι υπολογιστές μπορούν να τερματιστούν χωρίς προειδοποίηση λόγω υπερθέρμανσης, ελαττωματικού υλικού ή ξαφνικής διακοπής ρεύματος. Τα βιβλία εργασίας του Excel που είναι ανοιχτά κατά τη διάρκεια του τερματισμού λειτουργίας μπορεί να καταστραφούν. Ενώ εργάζεστε στα βιβλία εργασίας του Excel, ο υπολογιστής σας ενημερώνει και αποθηκεύει τα δεδομένα στον σκληρό δίσκο του. Απροσδόκητες διακοπές ρεύματος μπορεί να διακόψουν αυτήν τη διαδικασία αποθήκευσης αρχείων και να προκαλέσουν καταστροφή του αρχείου Excel.
Πώς να το αποτρέψετε;
Αποφύγετε να διατηρείτε ανοιχτά τα αρχεία Excel όταν δεν εργάζεστε για να αποτρέψετε την καταστροφή τους από ξαφνικούς τερματισμούς. Συνηθίστε να αποθηκεύετε συχνά την εργασία σας και να κλείνετε τις καρτέλες του Excel μόλις ολοκληρωθεί η εργασία σας. Και αν ζείτε σε μια περιοχή όπου οι ξαφνικές διακοπές ρεύματος είναι συνηθισμένες, σκεφτείτε να επενδύσετε σε ένα αδιάλειπτο τροφοδοτικό (UPS) για να αποτρέψετε απροσδόκητους τερματισμούς λειτουργίας του υπολογιστή.
2. Κατεστραμμένος σκληρός δίσκος
Πέταξες ποτέ το laptop σου και διαπιστώσατε ότι δεν μπορείτε να ανοίξετε (ή καν να βρείτε) κάποια από τα αρχεία σας; Μια τέτοια επίδραση πιθανότατα θα καταστρέψει ορισμένους τομείς του σκληρού σας δίσκου και θα καταστρέψει ή θα εξαφανίσει αρχεία (Excel ή με άλλο τρόπο) που είναι αποθηκευμένα σε αυτούς τους τομείς. Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο σε έναν τόσο κατεστραμμένο και κατεστραμμένο σκληρό δίσκο, ενδέχεται να μην αποθηκευτεί ή να αποθηκευτεί με δεδομένα που λείπουν, με αποτέλεσμα να καταστραφεί το αρχείο.
Πώς να το αποτρέψετε;
Θα πρέπει επίσης να προσέξετε σημάδια αποτυχίας του σκληρού δίσκου και αντικαταστήστε το εάν το δικό σας αποτυγχάνει. Υπάρχουν διάφορες άλλες αιτίες αστοχίας του σκληρού δίσκου, όπως φυσική πρόσκρουση, προβλήματα λογισμικού, υπερτάσεις ρεύματος και υπερθέρμανση. Αν και δεν είναι όλα αυτά στον έλεγχό σας, μπορείτε να είστε πιο προσεκτικοί με τον φορητό υπολογιστή σας και να παραμένετε σε επαγρύπνηση σχετικά με την υγεία του υλικού του υπολογιστή σας για να μειώσετε την πιθανότητα βλάβης του σκληρού δίσκου.
3. Μεγάλο μέγεθος αρχείου
Τα μεγαλύτερα αρχεία Excel είναι πιο επιρρεπή σε καταστροφή επειδή συχνά περιέχουν πολλούς τύπους και συνδέσμους. Είναι πιθανό ότι μεταξύ της πληθώρας τύπων και συνδέσμων, μερικοί λανθασμένοι τύποι ή κατεστραμμένοι σύνδεσμοι καταστρέφουν ολόκληρο το αρχείο.
Τα μεγαλύτερα αρχεία επηρεάζουν επίσης το Excel, οπότε θα παρατηρήσετε ότι γίνεται αργό και (μερικές φορές) δεν ανταποκρίνεται. Χρειάζεται περισσότερος χρόνος στο Excel για να φορτώσει και να αποθηκεύσει αυτά τα μεγαλύτερα αρχεία. εάν υπάρξει διακοπή κατά τη φόρτωση ή την αποθήκευση, το αρχείο Excel μπορεί να καταστραφεί.
Πώς να το αποτρέψετε;
Είναι καλύτερο να αποφύγετε την προσθήκη περιττών τύπων ή συνδέσμων στο αρχείο σας Excel για να διατηρήσετε το μέγεθος του αρχείου μικρότερο. Αλλά αν αυτό δεν είναι εφικτό, χωρίστε το σε μικρότερα αρχεία που είναι πιο εύκολο στη φόρτωση, αποθήκευση και διαχείριση.
4. Σφάλματα στο Excel
Όπως και άλλο λογισμικό, το Excel δεν είναι τέλειο. Παρόλο που οι προγραμματιστές της Microsoft συνεχίζουν να ενημερώνουν το Excel και να προσθέτουν νέες ενημερώσεις κώδικα για την αφαίρεση σφαλμάτων (ελαττώματα λογισμικού) και άλλες ευπάθειες, είναι πιθανό κάποια να παραμένουν. Αυτά τα σφάλματα μπορεί να εμποδίσουν τη σωστή αποθήκευση του αρχείου σας ή να παρερμηνεύσουν ορισμένες λειτουργίες του Excel, οδηγώντας σε καταστροφή του αρχείου.
Πώς να το αποτρέψετε;
Η ενημέρωση του προγράμματος Excel είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποτρέψετε σφάλματα λογισμικού από την καταστροφή των αρχείων Excel. Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τη χρήση μακροεντολών και πρόσθετων τρίτων, επειδή δεν έχουν ελεγχθεί και ενδέχεται να έχουν ευπάθειες που μπορεί να καταστρέψουν τα αρχεία σας.
5. Ζητήματα διακομιστή δικτύου και συγχρονισμού
Εάν εργάζεστε σε ένα αρχείο Excel που είναι αποθηκευμένο σε διακομιστή δικτύου, υπάρχει υψηλός κίνδυνος καταστροφής αρχείων. Οι χαμηλές ταχύτητες Διαδικτύου και τα προβλήματα συνδεσιμότητας μπορούν να εμποδίσουν την πλήρη αποθήκευση δεδομένων. Είναι επίσης πιθανό να χάσετε τη σύνδεση ενώ κάνετε αλλαγές. Δεδομένου ότι οι αλλαγές δεν αποθηκεύτηκαν, τα δεδομένα που λείπουν μπορεί να καταστρέψουν το αρχείο σας.
Εάν πολλοί χρήστες προσπαθούν να αποκτήσουν πρόσβαση και να κάνουν αλλαγές στο ίδιο αρχείο Excel, μπορεί να οδηγήσουν σε αντικατάσταση δεδομένων και προβλήματα συγχρονισμού δεδομένων που μπορεί να καταστρέψουν το αρχείο.
Πώς να το αποτρέψετε;
Θα πρέπει πάντα να διασφαλίζετε μια σταθερή σύνδεση πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές. Για να αποφύγετε τέτοια προβλήματα, αποθηκεύστε το αρχείο Excel στον υπολογιστή σας πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.
6. Κακόβουλο λογισμικό και ιός υπολογιστών
Οι ιοί και το κακόβουλο λογισμικό μπορούν να αλλάξουν, να αντικαταστήσουν ή να αφαιρέσουν τα δεδομένα του αρχείου Excel, έτσι ώστε να καταστούν κατεστραμμένα. Εάν ο υπολογιστής σας έχει μολυνθεί από κακόβουλο λογισμικό ή ιό, όλα τα αρχεία σας (συμπεριλαμβανομένων των βιβλίων εργασίας του Excel) κινδυνεύουν.
Πώς να το αποτρέψετε;
Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε τον υπολογιστή σας καθαρό από ιούς και κακόβουλο λογισμικό είναι να αποφύγετε την εγκατάσταση λογισμικού από άγνωστες πηγές ή τη σύνδεση του υπολογιστή σας σε έναν άγνωστο διακομιστή. Θα πρέπει επίσης να εγκαταστήσετε λογισμικό ενάντια στους ιούς για να εντοπίσετε και να αφαιρέσετε οποιοδήποτε κακόβουλο πρόγραμμα προτού προκαλέσει οποιαδήποτε βλάβη ή καταστρέψει τα αρχεία σας.
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας Excel
Η καταστροφή του βιβλίου εργασίας του Excel μπορεί να προκύψει για διάφορους λόγους και δεν είναι πάντα δυνατό να αποφευχθεί. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερο να διατηρείτε πάντα αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών αρχείων Excel και βιβλίων εργασίας για να αποτρέψετε την απώλεια σημαντικών δεδομένων.
Αλλά αν ένα σημαντικό βιβλίο εργασίας του Excel καταστραφεί, μην χάνετε την ελπίδα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μεθόδους για να ανακτήσετε το κατεστραμμένο βιβλίο εργασίας του Excel (ή τουλάχιστον τα δεδομένα).
