Μην στέλνετε ποτέ κακώς κατασκευασμένα email. Όχι μόνο οι τρομερές δομές μπερδεύουν το μήνυμα, αλλά δίνουν στους αποδέκτες μια αρνητική εντύπωση της εργασιακής ηθικής και του επαγγελματισμού σας. Οι καλές δεξιότητες επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε κλάδο.
Για να αποφύγετε λάθη, διορθώστε τα προσχέδιά σας. Διορθώστε αυτές τις κακές πρακτικές και λάθη που συνήθως παραβλέπονται που καθιστούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιεπαγγελματικά.
1. Ανεπιθύμητες γραμμές θέματος
Οι έμποροι πιστεύουν ότι οι πωλήσεις-y είναι θεματικές γραμμές αυξήστε τα ποσοστά ανοίγματος email; δυστυχώς έχουν τα αντίθετα αποτελέσματα. Οι παραλήπτες τείνουν να αγνοούν υπερβολικά διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν δεν σας γνωρίζουν ήδη, δεν έχουν καμία υποχρέωση να ελέγξουν το μήνυμά σας.
Αντί να είστε πωλητές, να είστε αφοσιωμένοι. Συνθέτω
θεματικές γραμμές που τραβούν την προσοχή που περιλαμβάνει περιγραφικές λέξεις που προκαλούν σκέψη. Κινήστε την περιέργεια των αναγνωστών σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανοιχτές ερωτήσεις και προτάσεις—απλώς βεβαιωθείτε ότι σχετίζονται με το μήνυμά σας. Διαφορετικά, οι παραλήπτες ενδέχεται να σας αποκλείσουν για κατάχρηση των θεμάτων του clickbait.2. Ανέκδοτα και πνευματώδεις παρατηρήσεις
Σκεφτείτε δύο φορές πριν εισάγετε αστεία στα email της εργασίας σας. Ενώ το να μοιράζεστε ένα γέλιο μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε σχέσεις σε ορισμένες περιπτώσεις, συχνά κάνει περισσότερο κακό παρά καλό. Τα αστεία είναι δύσκολο να παραδοθούν μέσω email. Ακόμη και τα ανάλαφρα λογοπαίγνια μπορεί να εκληφθούν ως σαρκαστικά ή προσβλητικά αν ο αναγνώστης σας παρεξηγήσει.
Κατά γενικό κανόνα, παραλείψτε τα αστεία. Αντίθετα, εξερευνήστε άλλους τρόπους για να ελαφρύνετε τη διάθεση, π.χ. να μοιραστείτε μια προσωπική ιστορία ή να συζητήσετε ένα αμοιβαίο ενδιαφέρον. Το να είσαι προσιτός και φιλικός δεν απαιτεί φίμωση.
3. Emoji και υπερβολικά σημεία στίξης
Περισσότεροι πάροχοι γραμματοκιβωτίων φιλοξενούν emojis στις μέρες μας. Πλατφόρμες όπως το Outlook και το Gmail σάς επιτρέπουν ακόμη και να εισάγετε emojis στις γραμμές θέματος.
Αν και διασκεδαστικά και δημιουργικά, δεν ανήκουν στα email εργασίας. Οι άνθρωποι αντιλαμβάνονται τα emoji διαφορετικά. Για παράδειγμα, ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το emoticon γελώντας προσώπου για να εκφράσετε τη χαρά, άλλοι μπορεί να το δουν ως σαρκασμό. Τα χαμόγελα δεν μεταφέρουν πάντα το μήνυμά σας.
Επίσης, οι σκιεροί έμποροι λατρεύουν τα emoticon. Εάν τα χρησιμοποιείτε συχνά, οι παραλήπτες μπορεί να σας συσχετίσουν με επιθέσεις phishing, ενημερωτικά δελτία πωλήσεων και υπερβολικά προωθητικές διαφημίσεις.
4. Τυπογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη
Τα τυπογραφικά λάθη δεν αλλάζουν την πρόθεση. Ακόμα κι αν γράψετε λάθος κάθε λέξη στο email σας, οι αναγνώστες θα εξακολουθήσουν να το καταλαβαίνουν μέσω ενδείξεων περιβάλλοντος. Τα σύνθετα γραμματικά λάθη ενδέχεται να προκαλέσουν σύγχυση, αλλά το κείμενο δεν θα είναι ακατανόητο.
Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να παραβλέψετε τυπογραφικά λάθη; Σιγουρα οχι! Παρόλο που τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη δεν μπερδεύουν το μήνυμά σας, φαίνονται απρόσεκτα. Είτε απευθύνεστε σε έναν υποψήφιο είτε ενημερώνετε έναν συνάδελφο, θα έχετε πρόβλημα να κερδίσετε την εμπιστοσύνη του με αντιεπαγγελματική γραφή.
Η καλύτερη προσέγγιση είναι να ελέγχετε προσεκτικά τα προσχέδια πριν τα στείλετε. Εκτελέστε το κείμενό σας μέσω α αξιόπιστος ορθογραφικός έλεγχος, εξαλείψτε το περιττό χνούδι, προσαρμόστε τον τόνο ανάλογα και αλλάξτε σύνθετες λέξεις με πιο απλές. Επαναλάβετε αυτά τα βήματα όσες φορές χρειάζεται.
5. Εκτενείς παράγραφοι
Να είστε προσεκτικοί κατά την αντιγραφή-επικόλληση πρόχειρων email από τα Έγγραφα Google ή το Microsoft Word. Οι επεξεργαστές κειμένου έχουν διαφορετικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Δεν μπορείτε να περιμένετε τα email σας να φαίνονται όπως όταν τα πληκτρολογούσατε. Θα προσαρμοστούν στο στυλ γραμματοσειράς, το μέγεθος του κειμένου και το διάστημα του τρέχοντος προγράμματος.
Ως βέλτιστη πρακτική, κάντε αντιγραφή-επικόλληση χωρίς μορφοποίηση πατώντας Ctrl/Cmd + Shift + V αντί για Ctrl/Cmd + V. Με αυτόν τον τρόπο διαγράφονται οι προηγούμενες αλλαγές μορφής. Και για να αποφύγετε μεγάλα μπλοκ κειμένου, κρατήστε κάθε παράγραφο σε δύο έως τρεις προτάσεις.
6. Υπερβολική Πληροφόρηση
Οι εκτενείς εξηγήσεις είναι ωφέλιμες, αλλά πρέπει να τις χρονομετρήσετε σωστά. Μην αναφέρετε απλώς τυχαία γεγονότα. Οι αναγνώστες πιθανότατα θα απομακρύνουν το κλικ από το email σας εάν τους υπερφορτώσετε με πληροφορίες από την πρώτη στιγμή.
Μοιραστείτε μόνο ό, τι χρειάζονται οι αναγνώστες. Όταν εξηγείτε περίπλοκα θέματα, επισυνάψτε σχετικά έγγραφα έρευνας, προγραμματίστε εικονικές διαβουλεύσεις και ανταποκριθείτε σε όλα τα ερωτήματα που σας έρχονται.
7. Γενικές Καταστάσεις Κλείσιμου
Οι γενικές δηλώσεις κλεισίματος είναι μακρινές. Σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματίας, ενώ αποδυναμώνουν το συμπέρασμα του email σας. Θα έχετε λιγότερες πιθανότητες να κλείσετε με επιτυχία. Όταν τελειώνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε πιο άμεσο, συνοπτικό εναλλακτική του "Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς".
Έχουν ήδη υπερχρησιμοποιηθεί. Οι αναγνώστες τα έχουν δει εκατοντάδες φορές στο παρελθόν - δεν θα αφήσουν θετικό αντίκτυπο. Αντί να χρησιμοποιείτε γενικές γραμμές, χρησιμοποιήστε ένα ισχυρό CTA. Πείτε στους αναγνώστες σας τις επιλογές τους και καθοδηγήστε τους να ενεργήσουν σύμφωνα με το email σας.
8. Περιττά συνημμένα
Τα συνημμένα email διευκολύνουν την κοινή χρήση πληροφοριών. Αντί να υπερφορτώνετε τους αναγνώστες με μακροσκελή, αυτόκλητα μηνύματα, κατευθύνετέ τους σε σχετικούς πόρους. Με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείται χρόνος για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.
Με αυτά τα λόγια, θα πρέπει επίσης να αποφύγετε να στέλνετε αρχεία μαζικά. Οι χρήστες είναι γενικά δύσπιστοι σχετικά με το άνοιγμα συνημμένων επειδή θα μπορούσαν να διαδώσουν κακόβουλο λογισμικό. Η αποστολή πολλαπλών αρχείων μέσω email εγείρει ακόμη και ανησυχίες για την ασφάλεια.
Εάν πρέπει να στείλετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο κοινής χρήσης αρχείων όπως το Dropbox. Ανεβάστε τα αρχεία στην προτιμώμενη πλατφόρμα σας, ορίστε τους απαραίτητους περιορισμούς απορρήτου και, στη συνέχεια, στείλτε τον σύνδεσμο πρόσβασης μέσω email.
9. «Δημιουργικές» Μορφές
Αποφύγετε να παίζετε με τολμηρές γραμματοσειρές. Μπορείτε να υπογραμμίσετε, να γράψετε πλάγια γράμματα ή έντονους χαρακτήρες για έμφαση, αλλά να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο στυλ, χρώμα και μέγεθος γραμματοσειράς.
Οι «δημιουργικές» γραμματοσειρές αποφέρουν αμελητέα οφέλη σε επαγγελματικό περιβάλλον. Αποσπούν την προσοχή των αναγνωστών από το email σας. Αντί να κατανοήσουν την πρόθεση του μηνύματος, το μυαλό τους θα επικεντρωθεί στα διαφορετικά χρώματα και στυλ που χρησιμοποιήσατε.
Επίσης, οι περίεργες μορφές σε κάνουν να φαίνεσαι πρόχειρος. Οι πάροχοι υπηρεσιών αλληλογραφίας στέλνουν ακόμη και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν εξωφρενικά σχέδια και χρώματα απευθείας σε φακέλους ανεπιθύμητων μηνυμάτων.
Χρησιμοποιήστε πρότυπα δημιουργικών μόνο εάν ευθυγραμμίζονται με την επωνυμία σας. Για παράδειγμα, το παρακάτω παράδειγμα δείχνει πώς μια εικονική πλατφόρμα συναντήσεων που ονομάζεται Gather μοιράζεται τα χαρακτηριστικά του χωρίς συμβιβασμούς στον επαγγελματισμό.
10. Αδιευκρίνιστα κίνητρα
Η πεζή συζήτηση μπορεί να βοηθήσει να μειώσει τις άβολες συναντήσεις, αλλά σπάνια ταιριάζει στα email εργασίας. Σταματήστε να χτυπάτε γύρω από τον θάμνο. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα κάνουν κλικ μακριά εάν θεωρήσουν το μήνυμά σας κουραστικό και μπερδεμένο.
Για να κατανοήσετε την άποψή σας, χρησιμοποιήστε σαφή, συνοπτική γλώσσα. Η εισαγωγή πρέπει να είναι σύντομη και να τραβάει την προσοχή, ενώ το σώμα πρέπει να ασχολείται με το θέμα. Οι ασαφείς εξηγήσεις θα οδηγήσουν τελικά σε συνεχόμενα email που χάνουν χρόνο.
Εάν δεν μπορείτε να συμπιέσετε το θέμα σε ένα μήνυμα, φιλοξενήστε μια συνάντηση. Εφαρμογές ρύθμισης ραντεβού εξαλείφετε τα αλληλογραφία email κατά τον προγραμματισμό κλήσεων. Απλώς στείλτε στο άλλο μέρος έναν σύνδεσμο πρόσκλησης και περιμένετε την απάντησή του.
Διατηρήστε τα email της εργασίας σας επαγγελματικά και αξιοσέβαστα
Με τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε και λαμβάνετε τακτικά, περιμένετε κάποια σφάλματα να ξεπεραστούν. Τα κατά καιρούς τυπογραφικά λάθη είναι κατανοητά. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι η συνεχής χρήση προτύπων δευτερεύουσας παρτίδας θα σας επηρεάσει άσχημα. Οι παραλήπτες μπορεί ακόμη και να αισθάνονται ότι δεν αξίζουν καλά μελετημένα email. Μην παραλείπετε ποτέ το στάδιο της διόρθωσης.
Για να συνθέσετε ακόμα καλύτερα email, μελετήστε τα κακά που λαμβάνετε. Βρείτε κοινά σημεία μεταξύ των διαφορετικών προωθήσεων πωλήσεων, των ενημερωτικών δελτίων και των προσπαθειών phishing στον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων σας. Το να κάνετε γραμματικά λάθη είναι ένα πράγμα, αλλά η χρήση διευθύνσεων IP στη μαύρη λίστα, η κατάχρηση της γλώσσας πωλήσεων και η μαζική τυχαία αποστολή συνδέσμων είναι άλλο.
