Εάν ανησυχείτε ότι οι εισαγωγές μέσω email σας φαίνονται αδύναμες, μην ανησυχείτε - δεν είστε μόνοι. Ακόμη και ικανοί συγγραφείς ξοδεύουν ώρες για να δημιουργήσουν την τέλεια εισαγωγή. Όλοι γνωρίζουν ότι πρέπει να τραβήξουν την προσοχή του αναγνώστη, αλλά μόνο λίγοι το καταφέρνουν.
Για να κατακτήσετε τις γραμμές ανοίγματος email, μελετήστε πρώτα πώς μοιάζουν οι κακές. Ακολουθούν ορισμένα επιζήμια αλλά συχνά παραβλέπονται λάθη που πρέπει να αποφεύγετε όταν γράφετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
1. Πληκτρολογώντας emojis και υπερβολικά σημεία στίξης
Τα emoji έχουν γίνει τόσο κοινά που ακόμη και ενήλικες που δεν γνωρίζουν την τεχνολογία τα χρησιμοποιούν σε καθημερινές συνομιλίες. Εξάλλου, η έκφραση συναισθημάτων μέσω κειμένου είναι δύσκολη. Αντί να περιγράφετε με ακρίβεια τις αποχρώσεις της μη λεκτικής επικοινωνίας, θα είναι πιο εύκολο να κάνετε κλικ σε ψηφιακές εικόνες. Για μια πιο προσωπική αίσθηση, θα μπορούσατε ακόμη
δημιουργήστε προσαρμοσμένα emojis χρησιμοποιώντας εφαρμογές.Παρά την ευκολία των emoticons, δεν πρέπει να τα χρησιμοποιείτε σε email εργασίας. Φαίνονται αντιεπαγγελματικοί. Ορισμένοι αναγνώστες μπορεί ακόμη και να σας συσχετίσουν με ενοχλητικούς επαγγελματίες του μάρκετινγκ που ξεκινούν τα email με τεράστια emoji.
Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για τα υπερβολικά σημεία στίξης. Ενώ τα πολλά θαυμαστικά και οι τελείες υποδηλώνουν αυξημένα συναισθήματα, μερικές φορές εμφανίζονται ως ανεπιθύμητα. Χρησιμοποιήστε τα μόνο με στενούς φίλους και συνομηλίκους. Διαφορετικά, κινδυνεύετε να μοιάζετε σαν σκιεροί έμποροι που χρησιμοποιούν υπερβολικά το "!!!" να δημιουργήσει ψεύτικο επείγον.
2. Χρήση της γλώσσας Sales-y
Οι επιθετικές τακτικές email σπάνια λειτουργούν πλέον. Οι παραλήπτες κλείνουν αυτόματα τα email με εισαγωγές πωλήσεων, ανεξάρτητα από την πρόθεση του μηνύματος. Μόλις το κάνουν, δεν τα ανοίγουν ξανά. Μερικοί άνθρωποι θα μπλοκάρουν ακόμη και τον αποστολέα εντελώς αν δεν τον γνωρίζουν σε προσωπικό επίπεδο.
Για να αποφύγετε την ίδια θεραπεία:
- Αφήστε τις πιεστικές γραμμές ανοίγματος email.
- Χρησιμοποιήστε τις πρώτες φράσεις για να επισημάνετε την προσωπική σας επωνυμία αντί να προωθείτε CTA.
- Κερδίστε την εμπιστοσύνη του αναγνώστη πριν από οτιδήποτε άλλο. Είτε θέλετε μια αύξηση μισθού από τον εργοδότη σας είτε ένα ραντεβού με ένα θερμό προβάδισμα, πρέπει πρώτα να καθιερωθείτε ως άτομο εμπιστοσύνης.
3. Πάρα πολύ καιρό με την εισαγωγή
Κατά ειρωνικό τρόπο, οι άνθρωποι τείνουν να εξηγούν υπερβολικά όταν χάνονται στα λόγια. Αντισταθμίζουν την αβεβαιότητα παραπλανώντας και εκτρέποντας τους αναγνώστες σε σχετικά αλλά μη ουσιώδη στοιχεία. Είναι μια φυσική απάντηση. Εάν είστε απρόσεκτοι, μπορεί να βρεθείτε να πληκτρολογείτε πολλές παραγράφους πριν φτάσετε στον πυρήνα του μηνύματός σας.
Αν και φαινομενικά χρήσιμο, το over-a αποβάλλει τους αναγνώστες. Οι ψηφιακοί ιθαγενείς έχουν συνήθως σύντομο εύρος προσοχής - δεν θα δώσουν στο μήνυμά σας μια ευκαιρία εάν ξεκινά με μια μακρά, κουραστική εισαγωγή. Κρατήστε το άνοιγμα σας ευθύ. Αναφέρετε τα διαπιστευτήριά σας, κοινοποιήστε τους λόγους για τους οποίους απευθύνεστε σε αυτούς και, στη συνέχεια, κινήστε την περιέργειά τους με ένα πόνο.
Θυμάμαι: Οι εισαγωγές πρέπει να ορίζουν τον τόνο του μηνύματός σας και όχι να το συνοψίζουν. Προσπαθήστε να γράψετε μια ενημερωτική εισαγωγή που να τραβήξει την προσοχή που παρέχει το πλαίσιο και προτρέπει τους αναγνώστες να ασχοληθούν. Επίσης, περιοριστείτε σε δύο ή τρεις προτάσεις.
4. Παρουσιάζοντας το Too Much Jargon
Η ορολογία αναφέρεται σε τεχνικές λέξεις που χρησιμοποιούνται σε συγκεκριμένες κοινότητες. Μεταφέρουν γρήγορα περίπλοκες έννοιες που διαφορετικά θα απαιτούσαν μακροσκελείς, περιττές εξηγήσεις. Αυτοί οι όροι δεν έχουν συνώνυμα. Θα βασιστείτε περισσότερο σε αυτούς όταν συζητάτε θέματα που αφορούν τον κλάδο με άλλους επαγγελματίες.
Αν και ουσιαστικές, οι ορολογίες αισθάνονται επίσης αποκλειστικές. Δεν πρέπει να υποθέσετε απρόσεκτα ότι οι παραλήπτες θα κατανοήσουν περίπλοκες, τεχνικές ιδέες. Διαφορετικά, μπορεί να τους εκφοβίσετε. Να ξεκινάτε πάντα τα email με γενικές φράσεις και συνοπτική γλώσσα. Χρησιμοποιήστε ορολογία μόνο αφού συστηθείτε και διαπιστώσετε την πρόθεση του μηνύματος.
Επαγγελματική συμβουλή: Αποφύγετε τεχνικούς όρους και ορολογία όταν γράφετε σε άτομα εκτός του κλάδου. Εάν πρέπει να αναλύσετε πολύ περίπλοκα θέματα, ανεβάστε σχετικούς πόρους ως συνημμένα μεγάλα αρχεία αντι αυτου.
5. Acting Over Familiar
Η επικοινωνία στο χώρο εργασίας δεν απαιτεί πάντα μια φιλική, χαρούμενη συμπεριφορά. Προσωπικές ιστορίες, φράσεις πλήρωσης και χνούδι θα μπερδέψουν την αρχική σας γραμμή, αν αφαιρεθούν από το πλαίσιο. Πριν ορίσετε τον τόνο της εισαγωγής σας, εξετάστε το επίπεδο εγγύτητάς σας με τον παραλήπτη. Σεβαστείτε τα επαγγελματικά τους όρια.
Οι περιττοί, επίσημοι όροι ακούγονται απρόσωποι, αλλά μια νευρική, ακατάλληλη στάση μπορεί να είναι προσβλητική. Να είστε προσωπικοί χωρίς να ενεργείτε υπερβολικά οικεία. Και αν δεν είστε σίγουροι για την προσέγγισή σας, παίξτε το με ασφάλεια και κλίνετε προς έναν επίσημο τόνο. Αποφύγετε φράσεις που θα μπορούσαν να παρερμηνευθούν. Υιοθετήστε μια λιγότερο επίσημη στάση μόνο όταν το άλλο μέρος ζεσταθεί μαζί σας.
6. Πετώντας αστεία και γροθιές
Πολλοί έμποροι ορκίζονται σε χιουμοριστικές εισαγωγές μέσω email. Ισχυρίζονται ότι οι πνευματώδεις παρατηρήσεις δημιουργούν σχέσεις και τραβούν την προσοχή του αναγνώστη. Οι αστείες εισαγωγές μπορεί να κάνουν τα email σας πιο ελκυστικά, αλλά οι κίνδυνοι υπερτερούν των οφελών. Τα αστεία είναι δύσκολο να μεταδοθούν μέσω email.
Ακόμη και ένα ανάλαφρο λογοπαίγνιο θα μπορούσε να μετατραπεί σε προσβλητική προσβολή αν χρησιμοποιήσετε λάθος τόνο, φράση και περιεχόμενο. Σκεφθείτε να χρησιμοποιείτε αστεία μόνο σε περιστασιακές συζητήσεις με συναδέλφους που γνωρίζετε σε προσωπικό επίπεδο. Διαφορετικά, διατηρήστε τα email της εργασίας σας επαγγελματικά.
7. Ακολουθώντας Ασυνήθιστες Μορφές
Οι περισσότεροι πάροχοι email διαθέτουν τα ίδια στυλ γραμματοσειράς, μεγέθη και χρώματα που βρίσκονται στους επεξεργαστές κειμένου. Μπορείτε ακόμη να κάνετε λήψη νέων από δωρεάν ιστοσελίδες με γραμματοσειρές. Αν και οι γραμματοσειρές εκφράζουν τη δημιουργικότητα, επιλέξτε προσεκτικά αυτές που χρησιμοποιείτε σε επαγγελματικά μηνύματα. Δεν εκτιμούν όλοι τις ασυνήθιστες μορφές.
Για να το παίξετε με ασφάλεια, χρησιμοποιήστε το προεπιλεγμένο στυλ όταν γράφετε email εργασίας. Τα εξωφρενικά σχέδια δεν είναι μόνο αντιεπαγγελματικά, αλλά θέτουν σε κίνδυνο την αναγνωσιμότητα. Για παράδειγμα, το λευκό φόντο ξεπλένει τα ανοιχτά χρώματα, ενώ τα μεγάλα μεγέθη γραμματοσειράς αποκλίνουν τους αναγνώστες από το μικρότερο κείμενο.
Υπάρχουν πιο επαγγελματικοί τρόποι έκφρασης της δημιουργικότητας. Αντί να παίζετε με γραμματοσειρές, αναδείξτε το ταλέντο σας κατασκευή ιστοσελίδας από την αρχή, μεταφόρτωση σχετικών στοιχείων ή δημιουργώντας ένα χαρτοφυλάκιο γραφής.
8. Έκδοση επιθετικών προειδοποιήσεων
Οι έμποροι όπως αυτοί στην παραπάνω εικόνα ξεκινούν τα email τους με μια προκαθορισμένη προθεσμία. Αν και τραβάει την προσοχή, είναι επίσης ενοχλητικό. Ακόμη και οι εμπορικές τράπεζες και οι δανειστές συστήνονται πριν ξεκινήσουν τη δουλειά τους. Εάν το μήνυμά σας ανοίγει με μια επιθετική προειδοποίηση, οι αναγνώστες θα το απορρίψουν ως ανεπιθύμητο.
Εξερευνήστε άλλους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε επείγον. Αντί να οδηγείτε με προθεσμίες, οι οποίες σπάνια επηρεάζουν τις αγορές, δώστε έμφαση στην αξία της προσφοράς περιορισμένου χρόνου. Οι υποψήφιοι δεν ανταποκρίνονται καλά σε επιθετικές προσεγγίσεις.
Αλλά αν μπορούσατε να αποφύγετε την προσθήκη προθεσμιών στη γραμμή έναρξης, κάντε το. Δώστε αξία πριν δημιουργήσετε επείγον. Το να κλείσετε μια συμφωνία χωρίς να εξηγήσετε την πρότασή σας θα σας κάνει να φαίνεστε πιεστικοί και απελπισμένοι. Αποθηκεύστε τα CTA σας για το τέλος.
Ξεκινήστε τα email με ένα δυνατό, επαγγελματικό άνοιγμα
Η «τέλεια» γραμμή ανοίγματος δεν υπάρχει. Αντί να βασίζεστε σε πρότυπα, δημιουργήστε μοναδικές εισαγωγές που ευθυγραμμίζονται με την πρόθεση του μηνύματός σας και έχουν απήχηση στον παραλήπτη. Θυμηθείτε: οι γενικές, υπερβολικά χρησιμοποιημένες εισαγωγές δεν αποφέρουν ποτέ αποτελέσματα.
Ενώ η αρχική σας γραμμή καθορίζει τον τόνο για το email σας, μην ξοδεύετε όλο τον χρόνο σας σε αυτό. Τα email εργασίας περιλαμβάνουν διάφορα μέρη. Θα πρέπει να ελέγξετε το πρόχειρό σας για άλλα απρόσεκτα λάθη, π.χ. κενές γραμμές θέματος, γραμματικά λάθη και συνημμένα αρχείων που λείπουν.
