Η ψηφιακή ακαταστασία εκδηλώνεται με διαφορετικούς τρόπους, συμπεριλαμβανομένων αποδιοργανωμένων επιτραπέζιων υπολογιστών, μη ανοιγμένων email, αρχείων με κακή επισήμανση και φορτωμένων εισερχομένων. Προέρχονται από μια ακατάστατη εικονική ζωή.
Αν τείνετε να καθυστερείτε την οργάνωση των αρχείων σας, ήρθε η ώρα να αλλάξετε την κακή σας συνήθεια. Εμποδίζει την παραγωγικότητα. Ακολουθούν διάφοροι τρόποι με τους οποίους η ψηφιακή ακαταστασία επιβραδύνει τη ροή εργασίας σας, προκαλεί περιττό άγχος και σας αποσπά την προσοχή από τις ευθύνες σας.
1. Ταξινόμηση μέσω αποδιοργανωμένων αρχείων Χάνει χρόνο
Τα αποδιοργανωμένα συστήματα ψηφιακής αρχειοθέτησης προκαλούνται από κακές συνήθειες. Οι περισσότεροι χρήστες στέλνουν διάφορα αρχεία στους επιτραπέζιους υπολογιστές, τις λήψεις ή τους φακέλους εγγράφων τους τυχαία. Ενώ η κατοχή μερικών άστοχων εγγράφων φαίνεται αρχικά διαχειρίσιμη, θα μπορούσαν να συσσωρευτούν γρήγορα εάν παραμελήσετε τη σωστή διαχείριση.
Θυμηθείτε: η επιλογή βραχυπρόθεσμης ευκολίας δημιουργεί μακροπρόθεσμα σημεία συμφόρησης. Καθώς η ακαταστασία γεμίζει τους φακέλους σας, ο εντοπισμός συγκεκριμένων αρχείων θα πάρει σταδιακά περισσότερο χρόνο. Πάρτε ως παράδειγμα την παραπάνω φωτογραφία. Κανένα από τα αρχεία σε αυτόν τον φάκελο δεν ονομάστηκε. θα πρέπει να καθαρίσετε το καθένα πριν βρείτε αυτό που χρειάζεστε.
Για να διορθώσετε αυτή την κακή συνήθεια, οργάνωση αρχείων πρακτικής. Βεβαιωθείτε ότι κάθε φωτογραφία, βίντεο ή έγγραφο που αποθηκεύετε πηγαίνει κατευθείαν στον κατάλληλο φάκελο. Σταματήστε να τα στέλνετε στις λήψεις ή στους φακέλους επιτραπέζιου υπολογιστή σας από προεπιλογή.
2. Η ακαταστασία αποσπά την προσοχή
Το να αφήνετε αρχεία στους προεπιλεγμένους φακέλους αποθήκευσης γεμίζει την οθόνη σας. Αν δεν καθορίσετε έναν νέο προορισμό, θα συνεχίσουν να γεμίζουν τις λήψεις, τα έγγραφα ή τους φακέλους επιτραπέζιου υπολογιστή σας. Θα μπορούσαν να καταλάβουν ολόκληρη την οθόνη σας αν δεν είστε προσεκτικοί.
Όχι μόνο αυτό το είδος ακαταστασίας φαίνεται τρομερό, αλλά προκαλεί επίσης οπτική υπερφόρτωση. Το μυαλό σας δουλεύει πιο σκληρά για να επεξεργαστεί διάφορες πληροφορίες. Κατά συνέπεια, το προστιθέμενο γνωστικό άγχος θα αισθανθεί συντριπτικό, θα σας εμποδίσει να αποδώσετε τα μέγιστα και θα διαταράξει το σύνολο των σκέψεών σας.
Η καλύτερη λύση είναι να ανάπτυξη συμβάσεων ονομασίας αρχείων (FNC). Επισημάνετε τα αρχεία σας με βάση τον σκοπό τους. Ιδανικά, το FNC σας θα πρέπει να απεικονίζει το περιεχόμενό του, τη λειτουργία, τον συγγραφέα και τη συνάφεια του έργου — τα στοιχεία της ομάδας με βάση κοινά σημεία.
3. Η αποθήκευση αχρησιμοποίητων προγραμμάτων λογισμικού εμποδίζει την ταχύτητα της συσκευής
Οι ψηφιακοί ιθαγενείς χρειάζονται πολλά εργασιακά και προσωπικά προγράμματα λογισμικού. ο Business of Apps αναφέρει ότι οι παγκόσμιοι χρήστες κατέβασαν 143 δισεκατομμύρια εφαρμογές το 2021. Είναι σύνηθες να δοκιμάζετε πολλά εργαλεία τακτικά.
Παρά τον υψηλό αριθμό λήψεων, οι περισσότερες εφαρμογές εγκαταλείπονται. Statista λέει ότι το 25% χρησιμοποιείται μόνο μία φορά. Περάστε από το φάκελο της λήψης—θα βρείτε προγράμματα που έχετε ήδη ξεχάσει. Ίσως έπρεπε να δοκιμάσετε ένα νέο εργαλείο για δουλειά ή ίσως ένα μοντέρνο παιχνίδι σας κέντρισε την περιέργεια.
Το να κρατάτε εύχρηστες παλιές εφαρμογές μπορεί να φαίνεται βολικό, αλλά επιβραδύνουν σημαντικά τις συσκευές. Η εγκατάσταση προγραμμάτων καταλαμβάνει χώρο στο δίσκο. Θα εξακολουθούν να καταναλώνουν επεξεργαστική ισχύ ακόμα κι αν δεν τα εκτελείτε συχνά.
Είναι καλύτερο να σταματήσετε να αποθηκεύετε αχρησιμοποίητα προγράμματα. Εάν δεν βλέπετε τον εαυτό σας να χρησιμοποιεί επανειλημμένα κάτι που κατεβάσατε, διαγράψτε το. Απλώς εγκαταστήστε ξανά τις διαγραμμένες εφαρμογές όπως χρειάζεται.
4. Τα αποδιοργανωμένα στοιχεία επιβραδύνουν την παρακολούθηση εργασιών
Οι χρήστες τείνουν να υιοθετούν εφαρμογές εργασίας πολύ γρήγορα. Έκθεση 2021 από Okta, Inc. δείχνει ότι το 10% των εργοδοτών στις ΗΠΑ διαθέτει 199+ εργαλεία εργασίας. Ναι, κάθε πρόγραμμα αποφέρει συγκεκριμένα οφέλη. Αλλά η ενσωμάτωση πάρα πολλών στην καθημερινή σας ρουτίνα επιβραδύνει τη ροή εργασίας σας—Η εναλλαγή μεταξύ των πλατφορμών χάνει χρόνο.
Χρησιμοποιήστε μόνο αυτά που χρειάζεστε. Η οικοδόμηση και η διατήρηση πολλαπλών συστημάτων προκαλεί περιττό γνωστικό στρες. Ενώ η εναλλαγή καρτελών διαρκεί δευτερόλεπτα, η απορρόφηση νέων πληροφοριών απαιτεί τουλάχιστον λίγα λεπτά. Θα δυσκολευτείτε να διατηρήσετε την εστίαση εάν συνεχίσετε να πηδάτε μεταξύ των εργασιών.
Για να βελτιώσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες, επενδύστε σε μια πλατφόρμα που συνδυάζει όλα τα εργαλεία εργασίας σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πάρετε εργαλεία διαχείρισης έργου. Σας επιτρέπουν να αναθέτετε εργασίες, να παρακολουθείτε την πρόοδο του έργου, να κάνετε ανακοινώσεις σε όλη την εταιρεία και να στέλνετε προσωπικά μηνύματα από μία πλατφόρμα.
5. Η ύπαρξη πολλών λογαριασμών με διαφορετικά διαπιστευτήρια σύνδεσης προκαλεί σύγχυση
Είναι σύνηθες να έχουμε πολλούς λογαριασμούς στις μέρες μας. Λαμβάνοντας υπόψη τις διαφορετικές πλατφόρμες κοινωνικών μέσων, τα εργαλεία εργασίας, τα συστήματα διαχείρισης έργων, τα ενημερωτικά δελτία και τους παρόχους υπηρεσιών αλληλογραφίας που είναι διαθέσιμα, θα μπορούσατε εύκολα να έχετε μια ντουζίνα προφίλ.
Δυστυχώς, η παρακολούθηση πολλαπλών διαπιστευτηρίων σύνδεσης είναι δύσκολη. Πολλοί απλώς ορίζουν σύντομες λέξεις λεξικού που μπορούν εύκολα να θυμούνται ως κωδικούς πρόσβασης. Avast αναφέρει ακόμη ότι το 83% των Αμερικανών ανακυκλώνει αδύναμους κωδικούς πρόσβασης σε προσωπικούς και επαγγελματικούς λογαριασμούς. Αν και αξέχαστες, είναι επίσης ανασφαλείς. Ένας έμπειρος χάκερ θα μπορούσε γρήγορα να παρακάμψει κοινούς συνδυασμούς μέσω μεθόδων hacking brute-force.
Επιλέξτε μεγάλες αλφαριθμητικές συμβολοσειρές ως κωδικούς πρόσβασης. Εάν δυσκολεύεστε να τα απομνημονεύσετε, επενδύστε σε ένα ασφαλής, αξιόπιστος διαχειριστής κωδικών πρόσβασης που συμπληρώνει αυτόματα τις σελίδες σύνδεσης.
6. Η διατήρηση παλαιών εμπιστευτικών εγγράφων σας θέτει σε κίνδυνο κλοπής ταυτότητας
Εκτός από την ακαταστασία της επιφάνειας εργασίας σας, τα αποδιοργανωμένα αρχεία θέτουν σε κίνδυνο την ασφάλειά σας. Τα έγγραφα από κυβερνητικούς φορείς, εργοδότες, επιχειρηματικούς εταίρους, ιδρύματα υγειονομικής περίθαλψης και εμπορικές τράπεζες περιέχουν εμπιστευτικά στοιχεία προσωπικής ταυτοποίησης (PII).
Σημειώστε ότι οι εγκληματίες μπορούν να διαπράξουν διαφορετικούς τύπους απάτης με αυτά τα προσωπικά δεδομένα. Εάν πέσουν στα χέρια τους άμεσα αναγνωριστικά όπως το SSN σας, το πλήρες νόμιμο όνομα και τα στοιχεία του εργοδότη, τίποτα δεν θα τους εμπόδιζε να κλέψουν την ταυτότητά σας. Θα μπορούσαν ακόμη και να λάβουν τεράστια δάνεια χωρίς να το γνωρίζετε.
Κατά γενικό κανόνα, λάβετε επιπλέον μέτρα για την προστασία των εμπιστευτικών αρχείων. Κρυπτογραφήστε τους φακέλους σας, αποφύγετε την αποστολή προσωπικών δεδομένων μέσω email και διαγράψτε οριστικά παλιά έγγραφα με τεμαχιστές αρχείων.
7. Η υπερφόρτωση πληροφοριών προκαλεί άγχος
Οι multitaskers συχνά ανοίγουν δεκάδες καρτέλες ταυτόχρονα. Αναλαμβάνουν ταυτόχρονα διαφορετικά καθήκοντα για να ολοκληρώσουν περισσότερη δουλειά, αλλά κατά ειρωνικό τρόπο, Η εναλλαγή περιβάλλοντος σκοτώνει μόνο την παραγωγικότητα. ο American Psychology of Association λέει ότι το γνωστικό άγχος της απορρόφησης πολλών πληροφοριών και του άλματος μεταξύ εργασιών σε κάνει αναποτελεσματικό. Θα κάνετε λιγότερα στο τέλος της εργάσιμης ημέρας.
Σταματήστε να υπερφορτώνετε τον εγκέφαλό σας με δεδομένα. Το μυαλό σας θα περιπλανηθεί αν συνεχίσετε να βλέπετε τυχαίες εργασίες. Το ένα λεπτό τελειώνετε ένα άρθρο για δουλειά και το επόμενο λεπτό περιηγείστε χωρίς σκέψη στις συνταγές για δείπνο.
Αντί να αφήνετε ανοιχτά διάφορα έγγραφα, αρχεία και λίστες υποχρεώσεων, ελαχιστοποιήστε και στοιβάστε τα μέχρι να τα χρειαστείτε. Απλώς επικεντρωθείτε στο έργο που έχετε στο χέρι. Χρειάζεσαι ειρήνη και ελευθερία εισέλθουν σε μια δημιουργική, παραγωγική κατάσταση ροής.
Ψηφιακός μινιμαλισμός και αξιολογήσεις ενισχυμένης παραγωγικότητας
Ένας ακατάστατος ψηφιακός χώρος είναι τόσο επιζήμιος όσο ένα ακατάστατο γραφείο. Ενώ η οργάνωση εικονικών αρχείων μπορεί να ακούγεται κουραστική, το χτένισμα εκατοντάδων αρχείων, email και φακέλων θα σπαταλήσει πολύ περισσότερη ενέργεια. Για να γίνετε αποτελεσματικοί, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να πλοηγηθείτε στα ψηφιακά σας συστήματα απρόσκοπτα.
Επίσης, σημειώστε ότι η αποσυμφόρηση υπερβαίνει την οργάνωση αρχείων. Αντί απλώς να τακτοποιείτε τους φακέλους σας κάθε λίγους μήνες, ενσωματώστε πρακτικές ψηφιακού μινιμαλισμού στην καθημερινότητά σας. Συνηθίστε να διατηρείτε έναν καθαρό εικονικό χώρο.