Πώς να χρησιμοποιήσετε το TimeTree για να διορθώσετε το πρόγραμμα εργασίας της ομάδας σας

Η οργάνωση συναντήσεων και κλήσεων στη δουλειά μπορεί να είναι αγχωτική εάν δεν έχετε τα κατάλληλα εργαλεία διαθέσιμα. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας σας, η επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας εάν θέλετε να αποφύγετε συγκρούσεις και άλλα προβλήματα προγραμματισμού. Τα καλά νέα είναι ότι υπάρχει μια εφαρμογή για την επίλυση προβλημάτων προγραμματισμού και την οργάνωση σας.

Το TimeTree είναι μια ισχυρή εφαρμογή κοινής χρήσης ημερολογίου με πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες για να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με την ομάδα σας και να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα εργασίας χωρίς προβλήματα. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το TimeTree για να διορθώσετε το πρόγραμμα εργασίας της ομάδας σας.

1. Δημιουργήστε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο

Για να ξεκινήσετε να συνεργάζεστε με τους συναδέλφους σας και να μοιράζεστε εκδηλώσεις, πρέπει να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο. Αυτό είναι το χαρακτηριστικό γνώρισμα του TimeTree και θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε το πρόγραμμα της ομάδας σας με μια ματιά. Για να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί μενού στην επάνω αριστερή γωνία της αρχικής οθόνης.
2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος της πλαϊνής γραμμής και πατήστε το Προσθήκη ημερολογίου κουμπί. Στη συνέχεια, θα δείτε μια λίστα επιλογών για διαφορετικούς σκοπούς.
3. Επιλέγω Δουλειά για να εισέλθετε στη σελίδα για να δώσετε στο ημερολόγιό σας ένα όνομα και περιγραφή και να ανεβάσετε μια εικόνα εξωφύλλου και ένα φόντο, εάν θέλετε.

Τώρα που έχει ρυθμιστεί το ημερολόγιό σας, μπορείτε να προσκαλέσετε άλλα μέλη να συμμετάσχουν. Από την αρχική σελίδα, πατήστε Περισσότερο, μετά επιλέξτε Προσκαλέστε άτομα σε αυτό το ημερολόγιο να προσκαλέσει άλλους. Μπορείτε να επιλέξετε να προσκαλέσετε άτομα μέσω email, Messenger ή WhatsApp ή μπορείτε να δημιουργήσετε μια διεύθυνση URL.

Κατεβάστε: TimeTree για Android | iOS (Δωρεάν, συνδρομή διαθέσιμη)

2. Προσθήκη συμβάντων στο κοινόχρηστο ημερολόγιο

Είτε είστε υπεύθυνος της εταιρείας σας είτε υπάλληλος, η προσθήκη μιας εκδήλωσης στο ημερολόγιο του οργανισμού σας είναι γρήγορη και εύκολη. Για να προσθέσετε ένα συμβάν, πατήστε το Δημιουργώ κουμπί κάτω από την κύρια διεπαφή ημερολογίου.

Στη συνέχεια, θα έχετε πρόσβαση σε βασικές επιλογές, όπως ο ορισμός ωρών συμβάντων και η δημιουργία υπενθυμίσεων συμβάντων. Υπάρχει επίσης μια λειτουργία επανάληψης που μπορεί να είναι χρήσιμη για εβδομαδιαίες συναντήσεις. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις επιλογές, πατήστε το μικρό βέλος διπλής κεφαλής κάτω από τις ώρες έναρξης και λήξης της εκδήλωσης.

3. Οργανώστε τις εκδηλώσεις της εργασίας σας χρησιμοποιώντας ετικέτες

Ένα πράγμα που βάζει το TimeTree μπροστά από άλλες εφαρμογές ημερολογίου είναι οι εντυπωσιακές επιλογές διαχείρισης ετικετών. Υπάρχει μια σειρά από προεπιλεγμένες έγχρωμες ετικέτες που μπορούν να προσαρμοστούν στο Διαχείριση ετικετών εκδήλωσης αυτί. Εδώ μπορείτε να ορίσετε προσαρμοσμένα χρώματα και να μετονομάσετε ετικέτες.

Οι ετικέτες είναι ένα φανταστικό εργαλείο οργάνωσης για την εταιρεία σας. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να κατηγοριοποιήσετε είδη συμβάντων, όπως συνεντεύξεις, ομαδικές συναντήσεις, κλήσεις 1-1 ή κοινωνικές εκδηλώσεις. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα χρώμα για να επισημάνετε αργίες ή περιόδους μη διαθεσιμότητας.

4. Προσθέστε περισσότερες λεπτομέρειες στις συναντήσεις και τις εκδηλώσεις σας

Το TimeTree παρέχει πολλά εργαλεία για να σας βοηθήσει να διαδώσετε όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες των συμβάντων στον οργανισμό σας.

ο Τοποθεσία εργαλείο, που υποστηρίζεται από τους Χάρτες Google, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ορίσετε μια τοποθεσία για εκδηλώσεις. Όλοι οι συμμετέχοντες στο ημερολόγιο μπορούν να δουν την τοποθεσία και υπάρχει η επιλογή να βρουν την ιδανική διαδρομή. ο URL Η επιλογή είναι ένα άλλο χρήσιμο εργαλείο. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε έναν σύνδεσμο σύσκεψης Zoom σε μια ομαδική εκδήλωση ή έναν σύνδεσμο προς οποιαδήποτε ιστοσελίδα.

Μετά τη δημιουργία ενός συμβάντος, θα εμφανιστούν επιπλέον επιλογές για εξοικονόμηση χρόνου. Ένα από αυτά είναι το Αντιγραφή σε πολλές ημερομηνίες επιλογή, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εβδομαδιαίες συναντήσεις. Υπάρχει επίσης ένα κουμπί για να αντιγράψετε το συμβάν σε άλλο ημερολόγιο στο TimeTree. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντιγραφή σημαντικών γεγονότων εργασίας στο προσωπικό σας ημερολόγιο, κάτι που μπορεί να σας αποτρέψει από το να χάσετε οτιδήποτε εάν το ημερολόγιο του χώρου εργασίας σας είναι ακατάστατο.

5. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Σημείωση για να προγραμματίσετε και να διαχειριστείτε συμβάντα εργασίας

Εκτός από την κοινή χρήση χρονοδιαγραμμάτων, το TimeTree χρησιμεύει επίσης ως εξαιρετικό εργαλείο για διαχείρηση γεγονότων. ο Σημείωμα Η λειτουργία σάς βοηθά να σχεδιάζετε εκδηλώσεις και να σημειώνετε τυχόν απαραίτητες λεπτομέρειες που σχετίζονται με συμβάντα.

Η λειτουργία σημειώσεων είναι ξεχωριστή από το ημερολόγιο, πράγμα που σημαίνει ότι δεν έχετε τα πάντα γεμάτα σε ένα χώρο. Για να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση, πατήστε το συν εικονίδιο (+) στην κάτω δεξιά γωνία της σελίδας σημειώσεων. Εδώ μπορείτε να εκχωρήσετε έναν τίτλο, να αντιστοιχίσετε μια ετικέτα και να αλλάξετε το σημείωμα μεταξύ μιας σημείωσης κειμένου ή μιας λίστας ελέγχου.

Οι ετικέτες υποδηλώνονται με το χρώμα του τίτλου μιας σημείωσης, παρέχοντας μια σαφή οπτική αναπαράσταση των τύπων σημειώσεων στη σελίδα υπομνήματος σας. Μπορείτε να αναδιατάξετε κάρτες υπομνημάτων απλά κρατώντας τις και σύροντάς τις.

6. Χρήση λιστών υποχρεώσεων για τη διαχείριση εργασιών

Αν δεν σας αρέσει να χρησιμοποιείτε πολλές εφαρμογές για την οργάνωση της επαγγελματικής σας ζωής, το TimeTree συνδυάζει τον προγραμματισμό με τη διαχείριση εργασιών, φέρνοντας όλα όσα χρειάζεστε για να οργανώσετε την εταιρεία σας σε ένα μέρος.

Το ολοκληρωμένο Λίστα υποχρεώσεων χαρακτηριστικό σας επιτρέπει να επισυνάψετε εργασίες σε συμβάντα. Για να προσθέσετε μια λίστα υποχρεώσεων σε ένα συμβάν, δημιουργήστε ένα συμβάν και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα υποχρεώσεων στο κάτω μέρος των επιπλέον επιλογών. Στη συνέχεια, μπορείτε να πληκτρολογήσετε εργασίες που σχετίζονται με αυτό το συμβάν, όπως η έγκαιρη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορισμένων ατόμων.

Μπορείτε να αναδιατάξετε εργασίες σύροντας τις έξι κουκκίδες στα δεξιά των εργασιών και να διαγράψετε εργασίες σύροντάς τις. Αυτό απλή λίστα υποχρεώσεων Η προσέγγιση μπορεί να σας βοηθήσει να θυμάστε όλα όσα χρειάζεστε χωρίς να βασίζεστε σε μια εξωτερική εφαρμογή. Με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να προβάλετε και να διαχειριστείτε το πρόγραμμά σας κατά την εκτέλεση εργασιών διαχειριστή.

7. Επικοινωνήστε με άλλους συναδέλφους χρησιμοποιώντας το Calendar Chat

Ένα από τα νεότερα και πιο ισχυρά χαρακτηριστικά του TimeTree είναι αυτό Ημερολόγιο Συνομιλία. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει σε όλα τα μέλη ενός κοινόχρηστου ημερολογίου εργασίας να επικοινωνούν μεταξύ τους. Αυτός ο κοινόχρηστος χώρος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συζήτηση χρονοδιαγραμμάτων, τον προγραμματισμό εκδηλώσεων και την υποβολή ερωτήσεων.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη δυνατότητα, πατήστε το εικονίδιο με το μικρό συννεφάκι συνομιλίας στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής του ημερολογίου. Το Calendar Chat λειτουργεί παρόμοια με τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το WhatsApp. Μπορείτε να στείλετε αντιδράσεις πατώντας το μικρό εικονίδιο emoji και μπορείτε να ανεβάσετε φωτογραφίες. Τα συμβάντα που δημιουργήθηκαν και τυχόν ενημερώσεις θα εμφανίζονται επίσης στη συνομιλία του Ημερολογίου.

Το Calendar Chat μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο για την εταιρεία σας. Με την κοινή χρήση μηνυμάτων σε μια ομάδα, δεν θα χρειάζεται να βασίζεστε στην αποστολή αλληλογραφίας email για τον προγραμματισμό εκδηλώσεων.

Καθαρίστε το πρόγραμμα της ομάδας σας και κάντε τον προγραμματισμό χωρίς κόπο

Εάν θέλετε έναν σαφέστερο τρόπο επίβλεψης του προγράμματος της εταιρείας σας, το TimeTree είναι μια τέλεια επιλογή. Η κατοχή ενός κοινόχρηστου ημερολογίου είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να κατανοήσετε εύκολα τη διαθεσιμότητα όλων των υπαλλήλων σας.

Η χρήση του TimeTree αφαιρεί το άγχος του προγραμματισμού, των διπλών κρατήσεων και των προβλημάτων επικοινωνίας, επιτρέποντας στην εταιρεία σας να λειτουργεί ομαλά χωρίς διακοπές. Κατεβάστε το TimeTree για μια αποτελεσματική λύση για τις ανάγκες διαχείρισης χρόνου της εταιρείας σας.