Έχει η Google εργαλείο διαχείρισης εργασιών;

Η σουίτα εφαρμογών της Google διευκολύνει την εκτέλεση εργασιών και τη συνεργασία με άλλους. Αλλά αν ψάχνετε για ένα μέρος για να παρακολουθείτε τις υποχρεώσεις σας, τα πράγματα μπορεί να είναι λίγο ασαφή.

Ίσως αναρωτιέστε αν η Google έχει καν ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών. Αν ναι, δεν είσαι μόνος. Εδώ είναι οι επιλογές που προσφέρει ο τεχνολογικός γίγαντας στους χρήστες του για τη διαχείριση εργασιών.

Παραδόξως, η Google δεν προσφέρει μια μοναδική λύση για τη διαχείριση εργασιών. Δεν υπάρχει Notion, ClickUp ή παρόμοιο λογισμικό στη σουίτα εφαρμογών του. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να το κάνετε.

Χρησιμοποιώντας τη σειρά εφαρμογών και εργαλείων του, δημιουργείτε το σύστημά σας. Έτσι, αυτοί είναι πέντε τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές Google για να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε.

1. Δημιουργήστε απλές σημειώσεις και λίστες με το Google Keep

Η Google ονόμασε εύστοχα Keep, καθώς είναι το τέλειο μέρος για να αποθηκεύσετε πληροφορίες και να παραμείνετε οργανωμένοι. Εδώ, μπορείτε να σημειώνετε γρήγορα σημειώσεις και να δημιουργείτε λίστες υποχρεώσεων. Μοιάζει πολύ με ένα προσωπικό ενημερωτικό δελτίο για όλες τις ψηφιακές αυτοκόλλητες σημειώσεις σας — όλη τη διασκέδαση χωρίς το κόστος, τη φυσική ακαταστασία και τα απορρίμματα χαρτιού.

Άλλες λειτουργίες που προσφέρει το Google Keep είναι οι υπενθυμίσεις, οι ετικέτες, το καρφίτσωμα, οι συνεργάτες, η αρχειοθέτηση και η διαθεσιμότητά του στο Google Workspace. Εδώ είναι λίγα περισσότερα για το καθένα.

Υπενθυμίσεις

• Μπορείτε να προσθέσετε υπενθυμίσεις στις σημειώσεις σας για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις προθεσμίες. Στη συνέχεια, η Google τα συλλέγει για εσάς στο Υπενθυμίσεις καρτέλα που βρίσκεται στην πλαϊνή γραμμή για να μπορείτε να τα δείτε με τη σειρά.

Ετικέτες

• Οι ετικέτες σάς βοηθούν να προσθέσετε ετικέτες και να βρείτε αντικείμενα. Όταν προσθέτετε ένα, θα δείτε το όνομά του να εμφανίζεται στην πλαϊνή γραμμή. Εκεί, μπορείτε να κάνετε κλικ και να προβάλετε όλα τα στοιχεία με την ίδια ετικέτα. Με αυτόν τον τρόπο, εάν γράψετε πολλές σημειώσεις για το ίδιο θέμα, μπορείτε γρήγορα να τις στρογγυλοποιήσετε όλες.

Καρφίτσωμα

• Το καρφίτσωμα είναι βολικό αν είστε κάποιος που κρατά πολλές σημειώσεις. Σας βοηθά να κρατάτε τις πιο σημαντικές σημειώσεις σας στο επάνω μέρος της οθόνης, ώστε να μπορείτε να τις βρείτε εύκολα αργότερα.

Αναζήτηση

• Εάν γράψατε μια σημείωση αλλά δεν μπορείτε να τη βρείτε στις εκατοντάδες (ή χιλιάδες) που έχετε αποθηκεύσει στο Google Keep, είναι εύκολο να την βρείτε με την ενσωματωμένη λειτουργία αναζήτησης. Και για να κάνετε την αναζήτησή σας πιο συγκεκριμένη, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε Φύλλο απάτης Αναζήτησης Google για να σας βοηθήσει να βρείτε αυτό που χρειάζεστε.

Συνεργάτες

• Θέλετε να συναναστραφείτε με κάποιον άλλο για να ολοκληρώσετε τις εργασίες ή να μοιραστείτε τις σημειώσεις σας αμέσως; Μπορείτε να προσθέσετε άλλους στις σημειώσεις σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο συνεργάτη μέσα. Με αυτόν τον τρόπο, εσείς και ο φίλος σας δεν θα χρειαστεί να περιηγηθείτε στα κείμενα για να βρείτε κοινόχρηστα στοιχεία αργότερα.

Αρχειοθέτηση

• Μόλις ολοκληρώσετε με μια σημείωση ή μια λίστα, μπορείτε να την αρχειοθετήσετε αντί να τη διαγράψετε, εάν πιστεύετε ότι θα τη χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να γεμίσετε τη σανίδα σας χωρίς να ανησυχείτε μήπως πετάξετε κάτι σημαντικό. Μπορείτε να βρείτε το κουμπί στο κάτω μέρος των σημειώσεων σας και το αρχείο στην πλαϊνή γραμμή.

Διαθεσιμότητα

• Το Keep είναι προσβάσιμο στη γραμμή εργαλείων στα δεξιά σε οποιαδήποτε εφαρμογή Google. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις σημειώσεις σας στο Google Workspace, επιτρέποντάς σας να ελέγχετε τα στοιχεία καθώς εργάζεστε σε αυτά και να έχετε πρόσβαση στις σημειώσεις.

Δεν χρειάζεται να μεταπηδάτε μεταξύ των εφαρμογών. Στην πραγματικότητα, αν προτιμάτε να παραμένετε σε μία κύρια εφαρμογή για όλες τις υποχρεώσεις σας, το Keep μπορεί να είναι η απάντησή σας, χάρη στις δυνατότητες και την εύκολη πρόσβαση.

2. Γράψτε τη λίστα εργασιών σας στα Φύλλα Google

Αν είστε περισσότερο άτομο στη λίστα, τα Φύλλα Google θα μπορούσαν να είναι η εφαρμογή που χρειάζεστε. Εδώ, μπορείτε να επωφεληθείτε από την τεράστια προσαρμογή που συνοδεύει την εργασία σε υπολογιστικά φύλλα ή να κρατήσετε τα πράγματα απλά. Εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς, και αυτή είναι η ομορφιά του.

Εφόσον μπορείτε να δημιουργήσετε συστήματα διαχείρισης εργασιών που είναι πιο στιβαρά, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο προσθήκης παρακολούθηση καθυστερήσεων στη λίστα εργασιών σας στα Φύλλα Google. Με ένα μέρος για να αποθηκεύσετε κάθε εργασία, είναι λιγότερο πιθανό οι υποχρεώσεις σας να γλιστρήσουν ανάμεσα στις ρωγμές.

Για να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου στα Φύλλα Google, αναζητήστε τα στο μενού εισαγωγής στο επάνω μέρος της οθόνης σας.

3. Δημιουργήστε ένα απλό πρόγραμμα παρακολούθησης έργων στα Φύλλα Google

Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί επίσης να είναι η απάντησή σας εάν αναζητάτε ένα μέρος για να παρακολουθείτε ολόκληρα έργα. Μπορείς δημιουργήστε έναν λειτουργικό πίνακα διαχείρισης έργου στα Φύλλα για να βοηθήσετε εσάς και τους συμπαίκτες σας να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να αποτρέψετε την επικάλυψη.

Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε έναν πίνακα που παρέχει άμεσες οπτικές ενημερώσεις σε όσους εργάζονται μαζί σας χρησιμοποιώντας αναπτυσσόμενες λίστες στα Φύλλα Google. Καθώς προσθέτετε ενημερώσεις, όλοι γνωρίζουν ποιος εργάζεται σε τι και βλέπουν την κατάσταση των έργων σε πραγματικό χρόνο έναντι του check-in μεταξύ τους.

Έχετε κολλήσει από πού να ξεκινήσετε; Εμπνευστείτε από τις τρέχουσες διαδικασίες και το λογισμικό σας—ή αναζητήστε σεμινάρια ή αναφορές από άλλους που έκαναν το ίδιο. Ξεκινώντας με οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης έργου θα πάει πολύ πιο ομαλά εάν σχεδιάζετε πώς να εργαστείτε πρώτα με το λογισμικό — αντί να το επιλύσετε αργότερα.

4. Αντιστοίχιση Google Tasks με το Gmail και το Ημερολόγιο Google

Το Google Tasks είναι εξαιρετικό για όσους περνούν πολύ χρόνο στο ημερολόγιο και στα εισερχόμενά τους. Αυτό συμβαίνει επειδή μπορείτε να το βρείτε απευθείας στη γραμμή εργαλείων οποιασδήποτε εφαρμογής Google κάνοντας κλικ στο μπλε λογότυπο του σημάδι επιλογής. Θα βρείτε επίσης το Google Keep εκεί, αλλά το πλεονέκτημα της χρήσης του Tasks είναι ότι η Google προσθέτει τυχόν υπενθυμίσεις που ορίζετε απευθείας στο ημερολόγιό σας. Αυτό, και είναι μια καθαρή, απλή λίστα ελέγχου για όσους προτιμούν τη μορφή.

5. Χρησιμοποιήστε το Ημερολόγιο Google για να παραμείνετε στην κορυφή των ημερομηνιών και των εργασιών

Για μερικούς, η προβολή εργασιών σε μορφή ημερολογίου βοηθά. Βοηθά αναμφίβολα να παραμένετε στην κορυφή των προθεσμιών σας. Είναι επίσης εξαιρετικό για προγραμματισμό εκ των προτέρων. Ο καθένας έχει διαφορετικό σύστημα, επομένως ίσως χρειαστεί να εξερευνήσετε τι λειτουργεί για εσάς.

Μερικά παραδείγματα τρόπων χρήσης του Ημερολογίου Google πέρα ​​από τις ημερομηνίες λήξης και τις υπενθυμίσεις είναι:

• Χρόνος αποκλεισμού των συνεδριών εργασίας σας—προσθέστε το όνομα της εργασίας ή τη λίστα υποχρεώσεων στις σημειώσεις σας για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.
• Χρόνος αποκλεισμού των email και των μηνυμάτων σας για να διατηρήσετε το μυαλό σας στην εργασία που έχετε στο χέρι.
• Δημιουργήστε ένα νέο ημερολόγιο και προσθέστε σημειώσεις και λίστες υποχρεώσεων ως συμβάντα.
• Μοιραστείτε ένα ημερολόγιο με κάποιον άλλο για να τηρείτε προθεσμίες και να αντιμετωπίζετε εργασίες μαζί.

Διαχειριστείτε τις εργασίες σας με την Google

Αν και η Google δεν διαθέτει έναν σαφή διαχειριστή εργασιών, προσφέρει πολλά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε στην κορυφή της λίστας υποχρεώσεων σας. Όλα εξαρτώνται από το στυλ διαχείρισης εργασιών που λειτουργεί για εσάς, αλλά χάρη στην τεράστια γκάμα, πιθανότατα υπάρχει κάτι για όλους.

Το Google Keep και το Tasks είναι μακράν τα απλούστερα και πιο προσιτά—συν, συνδυάζονται καλά με το ημερολόγιο και τα εισερχόμενά σας. Αλλά αν ψάχνετε για κάτι σε βάθος στο οποίο μπορείτε να αξιοποιήσετε, τα Φύλλα Google είναι πιθανώς η καλύτερη επιλογή σας.