5 δυνατότητες του macOS που απλοποιούν τη συμπλήρωση φορμών

Οι φόρμες αιτήσεων PDF είναι κοινές σε ακαδημαϊκά ιδρύματα και χώρους εργασίας, αλλά δεν είναι εύκολο να επεξεργαστούν. Οι περισσότεροι άνθρωποι επιλέγουν λογισμικό τρίτων ή ακόμα και εκτυπώνουν φόρμες PDF για να τις συμπληρώσουν. Αντί να μπείτε σε ακατάστατες λύσεις, μπορείτε απλώς να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες του macOS για να συμπληρώσετε επαγγελματικές φόρμες αιτήσεων.

Παρακάτω, καλύψαμε όλες τις πτυχές της συμπλήρωσης μιας φόρμας αίτησης και πώς το macOS μπορεί να σας υποστηρίξει με ενσωματωμένες λειτουργίες και εργαλεία.

1. Συμπληρώστε μια φόρμα PDF σε προεπισκόπηση

Η προεπισκόπηση είναι προεγκατεστημένη σε όλους τους υπολογιστές Mac. Φροντίστε να κατεβάσετε τη φόρμα PDF που θέλετε να συμπληρώσετε.

Μεταβείτε στο Launchpad του συστήματός σας και αναζητήστε Προεπισκόπηση. Θα εμφανιστεί το παράθυρο επιλογής αρχείου και μπορείτε να επιλέξετε τη φόρμα PDF για επεξεργασία.

Μόλις ανοίξει η φόρμα σας στην εφαρμογή Προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο εικονίδιο στα αριστερά της γραμμής αναζήτησης. Αυτό είναι το Εμφάνιση γραμμής εργαλείων συμπλήρωσης φόρμας κουμπί, το οποίο θα ανοίξει μια άλλη κορδέλα με επιλογές συμπλήρωσης φόρμας. Επιλέξτε το πρώτο εργαλείο που αντιπροσωπεύεται από το αλφάβητο "A" με δρομέα, που ονομάζεται Επιλογή κειμένου κουμπί.

Τώρα, μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο και να αρχίσετε να συμπληρώνετε τη φόρμα.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Αρχείο > Εξαγωγή για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σε ένα νέο PDF. Μπορείτε να μετονομάσετε την επεξεργασμένη φόρμα, να την αποθηκεύσετε σε διαφορετική τοποθεσία και επίσης να αλλάξετε τη μορφή της σε JPEG, PNG, TIFF κ.λπ. Στο Αρχείο μενού, έχετε επίσης την επιλογή να Μερίδιο αυτήν την επεξεργασμένη φόρμα απευθείας μέσω Mail, Messages ή AirDrop.

Εναλλακτικά, όταν κάνετε λήψη ενός PDF, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό και να πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος για μια γρήγορη ματιά. Κάντε κλικ στο Σήμανση κουμπί (υποδεικνύεται με στυλό) στη γραμμή τίτλου για να αρχίσετε να συμπληρώνετε αμέσως τα στοιχεία σας.

Σημειώστε ότι όλες οι αλλαγές που κάνετε στην Προεπισκόπηση αποθηκεύονται αυτόματα στο έγγραφό σας. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχικό αρχείο, δημιουργήστε ένα αντίγραφο της φόρμας PDF πριν από την επεξεργασία. Όταν κάνετε λήψη της φόρμας PDF, κάντε κλικ στο Control-κλικ (ή δεξί κλικ) σε αυτήν για να λάβετε το αντίγραφο επιλογή και μετά Επικόλληση το κάνοντας Control-κλικ στην επιθυμητή θέση.

2. Δημιουργήστε μια υπογραφή σε προεπισκόπηση

Αυτό πρέπει να είναι ένα από τα πιο χρήσιμα ενσωματωμένα χαρακτηριστικά του macOS. Για να υπογράψετε ένα αρχείο PDF ή να προσθέσετε την υπογραφή σας σε οποιοδήποτε έγγραφο, απλώς ανοίξτε το αρχείο στην εφαρμογή Προεπισκόπηση και μεταβείτε στο Εμφάνιση γραμμής εργαλείων συμπλήρωσης φόρμας κουμπί. Τώρα, θα δείτε το Υπογραφή κουμπί στη γραμμή εργαλείων παρακάτω, που υποδηλώνεται με ένα εικονίδιο με γραμμένο κείμενο.

Κάντε κλικ σε αυτό και μεταβείτε σε Δημιουργία υπογραφής. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας στο Mac σας:

Χρησιμοποιώντας το Trackpad

Ακολουθήστε τις εντολές που εμφανίζονται στην οθόνη και αρχίστε να υπογράφετε το όνομά σας στο trackpad χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε δάχτυλο. Πατήστε οποιοδήποτε πλήκτρο και μετά κάντε κλικ στο Εγινε. Μπορείς Σαφή και προσπαθήστε ξανά εάν η υπογραφή δεν είναι ακριβής.

Χρήση της Κάμερας

Αυτή η μέθοδος παράγει τις πιο ακριβείς ψηφιακές υπογραφές. Απλώς υπογράψτε σε ένα λευκό φύλλο χαρτιού και κρατήστε το μπροστά από την κάμερα του Mac σας. Κάντε κλικ Εγινε αφού έχετε τη σωστή ψηφιακή εντύπωση.

Χρήση iPhone ή iPad

Εάν η υπογραφή από το trackpad φαίνεται δύσκολη, μπορείτε να συνδεθείτε στην οθόνη του iPhone σας χρησιμοποιώντας το δάχτυλό σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το iPad σας και να χρησιμοποιήσετε το Apple Pencil για να υπογράψετε.

Μόλις δημιουργήσετε την υπογραφή, προσθέστε την σε φόρμες PDF σε δευτερόλεπτα. Σύρετε το για να αλλάξετε την τοποθέτηση και χρησιμοποιήστε λαβές για να προσαρμόσετε το μέγεθος.

3. Χρησιμοποιήστε την κάμερα Continuity για σάρωση εγγράφων

Πολλές φόρμες αίτησης απαιτούν να επισυνάψετε δικαιολογητικά. Μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε το iPhone ή το iPad σας για να σαρώσετε έγγραφα και να τα αποθηκεύσετε απευθείας στο Mac σας.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, βεβαιωθείτε ότι και οι δύο συσκευές σας έχουν ενεργοποιημένο το Bluetooth και το Wi-Fi. Η κάμερα Continuity λειτουργεί σε συσκευές που εκτελούν iOS 16, macOS Ventura ή νεότερη έκδοση, επομένως φροντίστε πρώτα να πληροίτε τις απαιτήσεις.

Τώρα, στο Mac σας, κάντε Control-κλικ στην οθόνη όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τα σαρωμένα έγγραφα (είτε στην επιφάνεια εργασίας σας είτε σε οποιονδήποτε συγκεκριμένο φάκελο).

Από το μενού περιβάλλοντος, επιλέξτε Εισαγωγή από iPhone > Σάρωση εγγράφων. Αυτό θα ανοίξει αυτόματα το σαρωτή στο iPhone σας. Η κάμερα μπορεί να ανιχνεύσει τις άκρες του εγγράφου για ομαλό φινίρισμα. Μπορείτε να σύρετε το πλαίσιο για να κάνετε αλλαγές και να το επιλέξετε Ξαναπαίρνω ή Διατήρηση σάρωσης όπως απαιτείται.

Αφού σαρώσετε τα έγγραφά σας, πατήστε Αποθηκεύσετε. Το σαρωμένο έγγραφο θα εμφανιστεί στο Mac σας ως PDF. μπορείτε να το βρείτε στην ακριβή τοποθεσία όπου ξεκινήσατε τη διαδικασία. Τώρα μπορείτε να ανοίξετε αυτήν τη σαρωμένη φόρμα PDF στην Προεπισκόπηση και να βάλετε την ψηφιακή σας υπογραφή, εάν απαιτείται.

4. Συνδυάστε αρχεία PDF

Τι γίνεται αν χρειαστεί να συνδυάσετε τα έγγραφα που μόλις σαρώσατε με το έντυπο αίτησής σας; Ή μήπως έχετε πολλά σαρωμένα έγγραφα που χρειάζεστε σε ένα PDF; Η προεπισκόπηση μπορεί να σας βοηθήσει και εδώ.

Ανοίξτε την εφαρμογή Προεπισκόπηση και επιλέξτε το PDF που πρέπει να διατηρήσετε πρώτο στη σειρά. Κάντε κλικ στο Θέα από τη γραμμή μενού και επιλέξτε το Μικρογραφίες επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού.

Σύρετε το(α) PDF(α) που θέλετε να συνδυάσετε στο αριστερό παράθυρο, που ονομάζεται πλευρική γραμμή μικρογραφιών. Τώρα, όλες οι σελίδες σας συνδυάζονται με το πρώτο PDF. Μπορείτε επίσης να αναδιατάξετε αυτές τις σελίδες σύροντας και αποθέτοντας τις μικρογραφίες στις επιθυμητές θέσεις.

5. Αλλαγή μεγέθους και αναδιάταξη σελίδων PDF

Το macOS προσφέρει διάφορες επιλογές επεξεργαστείτε ένα αρχείο PDF, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής μεγέθους και της αναδιάταξης των σελίδων PDF σας.

Ανοίξτε το PDF σας στην εφαρμογή Προεπισκόπηση και κάντε κλικ στο Εμφάνιση γραμμής εργαλείων συμπλήρωσης φόρμας κουμπί δίπλα στη γραμμή αναζήτησης. Τώρα, επιλέξτε το Ορθογώνια Επιλογή πατήστε στη γραμμή εργαλείων ακριβώς από κάτω και επιλέξτε το τμήμα της σελίδας που θέλετε να διατηρήσετε.

Κατόπιν επιλογής, το Καλλιέργεια το κουμπί θα εμφανιστεί αυτόματα. Κάντε κλικ σε αυτό για να αλλάξετε το μέγεθος της σελίδας PDF. Μπορείτε επίσης να αναιρέσετε την περικοπή κάνοντας κλικ στο Επεξεργασία > Αναίρεση περικοπής από τη γραμμή μενού.

Εάν ορισμένες από τις σαρωμένες σελίδες σας έχουν τυχαίο προσανατολισμό, μπορείτε επίσης να τις περιστρέψετε μέσω της Προεπισκόπησης.

Κάνε κλικ στο Γυρίζω εικονίδιο στη γραμμή τίτλου (σημειώνεται με ένα ορθογώνιο με ένα βέλος δίπλα στο Σήμανση κουμπί) για να περιστρέψετε τη σελίδα μέχρι να λάβετε τον επιθυμητό προσανατολισμό. Μπορείτε επίσης να περιστρέψετε πολλές σελίδες ταυτόχρονα επιλέγοντας τις μικρογραφίες τους από το αριστερό παράθυρο ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο Shift και στη συνέχεια περιστρέφοντάς τις μαζί.

Τέλος, εάν η φόρμα αίτησής σας έχει συγκεκριμένους περιορισμούς μεγέθους, μπορείτε επίσης συμπίεση αρχείων PDF στο Mac σας χωρίς απώλεια ποιότητας.

Συμπληρώστε τις φόρμες αιτήσεων πιο γρήγορα με το Mac σας

Το macOS είναι προφορτωμένο με λειτουργίες για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας κατά την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Mac σας πιο αποτελεσματικά.

Οι συμβουλές εδώ θα σας βοηθήσουν να συμπληρώσετε όλους τους τύπους φορμών PDF χρησιμοποιώντας την Προεπισκόπηση και να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στην εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών. Τα εργαλεία σήμανσης στην Προεπισκόπηση που διευκολύνουν τη συμπλήρωση φορμών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τον σχολιασμό στιγμιότυπων οθόνης και φωτογραφιών.