Τι είναι το Canva Docs; Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Χρειαζόμαστε πραγματικά μια άλλη εφαρμογή επεξεργασίας εγγράφων όταν έχουμε ήδη ισχυρά εργαλεία όπως το Microsoft Word και τα Έγγραφα Google; Επιπλέον, πολλά συστήματα παραγωγικότητας όπως το Notion, το Coda, το ClickUp, το Monday και το Asana διαθέτουν ενσωματωμένες λειτουργίες επεξεργασίας εγγράφων.

Το ερώτημα παραμένει: γιατί κάποιος να ασχοληθεί με τα Canva Docs; Ας μάθουμε τι είναι το Canva Docs, τι το ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα και γιατί αξίζει να δοκιμάσετε.

Τι είναι το Canva Docs;

Για αρχαριους, Canva είναι μια πλατφόρμα γραφικού σχεδιασμού δημοφιλής μεταξύ των ελεύθερων επαγγελματιών και των μικρών επιχειρήσεων που τη χρησιμοποιούν για τη δημιουργία ψηφιακών στοιχείων για την ανάπτυξη των επωνυμιών τους. Μερικά από αυτά τα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν δημιουργώντας ψηφιακούς σχεδιαστές, σχεδιασμός υπογραφών email, και επαγγελματικές κάρτες.

Τον τελευταίο καιρό, η Canva επεκτείνεται σε έναν χώρο εργασίας προσθέτοντας λειτουργίες όπως παρουσιάσεις, επεξεργασία βίντεο και πίνακες. Η επεξεργασία εγγράφων είναι η πιο πρόσφατη δυνατότητα στο μπλοκ.

Canva Docs είναι ένας δημιουργός εγγράφου με πρώτο οπτικό περιεχόμενο που συνδυάζει βασικές λειτουργίες επεξεργασίας εγγράφων με διαδραστικά οπτικά στοιχεία όπως εικόνες, γραφικά, γραφήματα και βίντεο.

Τα 10 κορυφαία χαρακτηριστικά του Canva Docs

Με την πρώτη ματιά, το Canva Docs φαίνεται πολύ απλό. Ωστόσο, θα εκπλαγείτε αν βρείτε μερικά ισχυρά χαρακτηριστικά γεμάτα κάτω από την υπερβολικά απλοϊκή διεπαφή του. Ας κάνουμε μια βαθιά βουτιά και ας εξερευνήσουμε τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στο Canva Docs.

1. Πρότυπα εγγράφων

Σε πραγματικό στυλ Canva, τα Έγγραφα Canva συνοδεύονται από πρότυπα για να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.

Επί του παρόντος, υπάρχουν 100+ πρότυπα αισθητικής εγγράφων που καλύπτουν διάφορες περιπτώσεις χρήσης, όπως:

• Επιχειρηματικές προτάσεις
• Στρατηγική μέσων κοινωνικής δικτύωσης
• Λεπτά συνάντησης
• Σχέδια μαθήματος

2. Magic Write

Το Magic Write είναι ο βοηθός τεχνητής νοημοσύνης της Canva Docs, ο οποίος σας βοηθά να μετατρέψετε την ιδέα σας σε πρώτο προσχέδιο μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για:

• Καταιγισμός ιδεών για νέες ιδέες (π.χ. ιδέες για αναρτήσεις ιστολογίου).
• Δημιουργία περιγραμμάτων για δομημένα κομμάτια περιεχομένου.
• Δημιουργία κειμένου σύντομης μορφής (π.χ. αντιγραφή μέσων κοινωνικής δικτύωσης) και μακράς μορφής κειμένου (π.χ. αναρτήσεις ιστολογίου, δοκίμια).

3. Πίνακες και Διαγράμματα

Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε πίνακες και γραφήματα στο έγγραφό σας.

Στην αρχή, τα τραπέζια του Canva φαίνονται πολύ απλά, ωστόσο, μπορείτε εύκολα να τα προσαρμόσετε για να ταιριάζει στο γούστο σας. Για να προσθέσετε ένα γράφημα στο έγγραφό σας, έχετε την επιλογή να εισάγετε μη αυτόματα τα δεδομένα σε έναν πίνακα ή να εισάγετε δεδομένα από ένα αρχείο CSV ή από Φύλλα Google.

Ένα μοναδικό χαρακτηριστικό που ξεχωρίζει το Canva Docs από τους ανταγωνιστές του είναι η πρόσβαση σε αρχεία πολυμέσων υψηλής ποιότητας.

Παρόμοια με τη διεπαφή γραφικού σχεδιασμού της Canva, έχετε πρόσβαση σε στοκ φωτογραφίες, βίντεο, GIF και στοιχεία γραφικών ακριβώς μέσα στα Έγγραφα Canva.

5. Σχέδιο

Μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσθέσετε νέα σχέδια στα Έγγραφα Canva σας.

Αυτή η δυνατότητα ανοίγει έναν αναδυόμενο χώρο σχεδίασης όπου μπορείτε να δημιουργήσετε νέα σχέδια από την αρχή ή να επιλέξετε από μια βιβλιοθήκη προκατασκευασμένων προτύπων. Αυτά τα σχέδια μοιάζουν περισσότερο με πανό λόγω της σταθερής ορθογώνιας μορφής τους.

6. Ενθέτω

Η δυνατότητα ενσωμάτωσης σάς επιτρέπει να ενσωματώνετε συνδέσμους ιστότοπου, βίντεο YouTube, αναρτήσεις μέσων κοινωνικής δικτύωσης κ.λπ., ακριβώς μέσα στα Έγγραφα Canva.

Επιπλέον, μπορείτε να ενσωματώσετε οποιοδήποτε από τα προηγούμενα έργα σας στο Canva (γραφικά σχέδια, καταστρώματα διαφανειών, βίντεο, λευκοί πίνακες) μέσω συνδέσμου ενσωμάτωσης ή απλώς σύροντας και αποθέτοντάς τους από την καρτέλα Έργα στα αριστερά μενού.

7. Μαγικές εντολές

Όλες οι λειτουργίες που αναφέρονται παραπάνω, οι οποίες σχετίζονται με τη δημιουργία και την επεξεργασία του εγγράφου σας, είναι προσβάσιμες μέσω μαγικών εντολών σε ένα πλαίσιο εντολών. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο εικονίδιο συν στο έγγραφο ή να πατήσετε το πλήκτρο κάθετο (/) στο πληκτρολόγιό σας.

Μπορείτε να επιλέξετε να πληκτρολογήσετε την εντολή που θέλετε, να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα βέλους για να μετακινηθείτε στις επιλογές και να πατήσετε Enter. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε εύκολα να προσθέσετε οποιοδήποτε είδος περιεχομένου στα Έγγραφα Canva χωρίς να σηκώσετε το δάχτυλό σας από το πληκτρολόγιό σας.

8. Συνεργασία

Μπορείτε να προσκαλέσετε συγκεκριμένα άτομα να συνεργαστούν σε ένα έγγραφο ή να μοιραστείτε δημόσιους συνδέσμους προς το έγγραφό σας.

Για κάθε επιλογή, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα προβολής, σχολιασμού ή επεξεργασίας. Επιπλέον, υπάρχει μια λειτουργία χρονοδιακόπτη στην κάτω αριστερή γωνία για την παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται κατά τη διάρκεια συνεργατικών συνεδριών. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε εάν εργάζεστε μόνοι σας και θέλετε να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε σε ένα έγγραφο.

9. Insights

Αυτή η δυνατότητα σάς παρέχει μια επισκόπηση του εγγράφου σας: αριθμός λέξεων, αριθμός χαρακτήρων και ανάγνωση της ώρας.

Εάν κοινοποιείτε συνδέσμους προς το έγγραφό σας, μπορείτε να δείτε τα αναλυτικά του στοιχεία και σε αυτήν την ενότητα. Έχετε πρόσβαση σε βασικές μετρήσεις, όπως προβολές σελίδας, αριθμός θεατών, συνολικά σχόλια και πολλά άλλα.

10. Παρουσίαση

Εάν δημιουργείτε συνήθως καταστρώματα διαφανειών από τα έγγραφά σας, αυτή η δυνατότητα θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και πονοκεφάλους. Σας επιτρέπει να μετατρέψετε το έγγραφό σας σε slide deck μόνο με το πάτημα ενός κουμπιού.

Το Canva όχι μόνο μεταφέρει το περιεχόμενό σας σε καταστρώματα, αλλά χειρίζεται επίσης την οργάνωση, το σχεδιασμό και τη μορφοποίηση. Έχετε επίσης την επιλογή να τροποποιήσετε το περιεχόμενο και τη σχεδίαση του slide deck που δημιουργείται αυτόματα.

Περιορισμοί των Εγγράφων Canva

Οι ρυθμίσεις σελίδας του Canva είναι πολύ περιορισμένες. Όταν ανοίξετε για πρώτη φορά το Canva, θα παρατηρήσετε αμέσως ότι είναι ένα έγγραφο χωρίς σελίδα, χωρίς την επιλογή δημιουργίας ξεχωριστών σελίδων ή ορισμού μεγέθους εγγράφου (π.χ. Letter, A4, κ.λπ.).

Αυτό σημαίνει ότι κατά την επεξεργασία του εγγράφου σας, δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζετε ποιες ενότητες περιεχομένου χωρούν σε διαφορετικές σελίδες. Αυτό συνοδεύεται από άλλους περιορισμούς, όπως:

• Καμία αλλαγή σελίδας
• Δεν υπάρχουν ρυθμίσεις προσανατολισμού σελίδας
• Δεν υπάρχουν αριθμοί σελίδων
• Χωρίς κεφαλίδες και υποσέλιδα
• Καμία αλλαγή περιθωρίου

Ένας άλλος περιορισμός που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι δεν μπορείτε να χωρίσετε το περιεχόμενό σας σε ξεχωριστές στήλες. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να τοποθετήσετε εικόνες αριστερά ή δεξιά, με κείμενο να ρέει γύρω τους. Επιπλέον, μπορείτε να εξαγάγετε το έγγραφό σας μόνο ως αρχείο PDF με τις ακόλουθες επιλογές μεγέθους: A3, A4, Letter και Legal.

Ποιος πρέπει να χρησιμοποιεί τα Έγγραφα Canva;

Παρόμοια με τα υπάρχοντα εργαλεία επεξεργασίας εγγράφων, το Canva Docs έχει τα μοναδικά δυνατά και αδύνατα σημεία του. Ως αποτέλεσμα, δεν μπορείτε να βασιστείτε πλήρως σε αυτό για τη δημιουργία όλων των τύπων εγγράφων. Λοιπόν, σε ποιες περιπτώσεις θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Canva;

Χρησιμοποιήστε τα Έγγραφα Canva εάν:

• Χρησιμοποιείτε ήδη το Canva για το σχεδιασμό ψηφιακών στοιχείων.
• Θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό εργαλείο επεξεργασίας εγγράφων μεταφοράς και απόθεσης.
• Είστε ένας δημιουργικός που θέλει να δημιουργεί εξαιρετικά οπτικά και διαδραστικά έγγραφα.
• Θέλετε να έχετε στοκ εικόνες, βίντεο και γραφικά στοιχεία υψηλής ποιότητας στα χέρια σας.

Το Canva Docs είναι εδώ για να μείνει

Παρά τους περιορισμούς του, το Canva Docs έκανε ένα δυνατό ντεμπούτο με μοναδικά χαρακτηριστικά που του δίνουν ένα πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών του. Είναι εξαιρετικά εύκολο να δημιουργήσετε έγγραφα υψηλής οπτικής και επαγγελματικής εμφάνισης με λίγη εμπειρία και σε χρόνο μηδέν.

Εάν έχετε διαβάσει μέχρι αυτό το σημείο, τώρα ξέρετε τι να περιμένετε από τα Έγγραφα Canva και αν θέλετε να το δοκιμάσετε. Στο μεταξύ, μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να επεξεργάζεστε γρήγορα αρχεία PDF στο Canva.