Εάν στέλνετε συχνά το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχετε βαρεθεί να πληκτρολογείτε επανειλημμένα το ίδιο μήνυμα, θα χαρείτε να μάθετε ότι υπάρχει ένα εργαλείο του Outlook για να σας βοηθήσει με αυτό: πρότυπα email. Μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε αυτά τα μηνύματα με ένα μόνο κλικ για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια.
Φτιάχνονται επίσης γρήγορα και εύκολα είτε στην εφαρμογή ιστού του Outlook είτε στην εφαρμογή για υπολογιστές. Λοιπόν, ας δούμε πώς να φτιάξετε ένα πρότυπο email και να το χρησιμοποιήσετε για την καθημερινή σας αλληλογραφία.
Πώς να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα βασικά πρότυπα της Microsoft, πρέπει να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο που να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε.
Δημιουργία προτύπου email στην εφαρμογή Web του Outlook
Τα πρότυπα email μπορεί να είναι ένα από τα προηγμένες συμβουλές του Microsoft Outlook, αλλά κάνοντας ένα στο Εφαρμογή ιστού του Outlook είναι πραγματικά σχετικά εύκολο.
o δημιουργήστε ένα πρότυπο email στην εφαρμογή Ιστού, πρέπει πρώτα να συνδεθείτε στον ιστότοπο, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Νέα αλληλογραφία κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες δίπλα στο Στείλετε και Απορρίπτω κουμπιά στο κάτω μέρος του νέου πλαισίου επεξεργασίας email. Επιλέγω Τα Πρότυπά μου από το αναπτυσσόμενο μενού.
Μια λίστα με τα προκατασκευασμένα πρότυπα θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Εδώ, κάντε κλικ στο + Πρότυπο. Εισαγάγετε έναν τίτλο για το πρότυπό σας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμά σας. Μόλις τελειώσετε, επιλέξτε Αποθηκεύσετε.
Δημιουργία προτύπου email στην εφαρμογή του Outlook Desktop
Η δημιουργία ενός προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook είναι λιγότερο απλή από ό, τι στην εφαρμογή Ιστού. Δείτε τι πρέπει να κάνετε για να φτιάξετε ένα:
- Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook στον υπολογιστή σας.
- Επίλεξε το Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα κουμπί στην επάνω αριστερή γωνία.
- Στο νέο παράθυρο, συνθέστε το email σας ως συνήθως αλλά χωρίς τους παραλήπτες (χωρίς διευθύνσεις email στα πεδία Προς, Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση). Μπορείτε επίσης να προσθέσετε το θέμα, αλλά αυτό είναι προαιρετικό.
- Μόλις το email σας είναι έτοιμο, επιλέξτε το Αρχείο καρτέλα στο επάνω μέρος της κορδέλας.
- Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως.
- Εισαγάγετε έναν τίτλο για το πρότυπό σας στο Ονομα αρχείου πεδίο.
- Σε Αποθήκευση ως τύπος, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Κτύπημα Αποθηκεύσετε.
- Κλείστε και απορρίψτε το αρχικό email.
Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook
Αφού φτιάξετε τα πρότυπα που χρειάζεστε, είναι εύκολο να τα προσθέσετε στα email σας. Δείτε πώς:
Εισαγωγή προτύπων email στην εφαρμογή Web του Outlook
Μπορείτε να βρείτε εύκολα τα πρότυπα email σας στην εφαρμογή Ιστού. Μεταβείτε στον ιστότοπο και δημιουργήστε ένα νέο email ή απαντήστε σε ένα. Εάν η υπηρεσία email της Microsoft δεν φορτώνεται στο πρόγραμμα περιήγησής σας, ελέγξτε μερικές εύκολες διορθώσεις εάν το Outlook δεν φορτώνει στο Google Chrome.
Μόλις συνδεθείτε, κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες στο κάτω μέρος και επιλέξτε Τα Πρότυπά μου. Από τη λίστα των προτύπων, κάντε κλικ σε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και θα εμφανιστεί αυτόματα ως απάντηση. Μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε το μήνυμα όπως θέλετε και εάν συνθέτετε ένα νέο email, προσθέστε επίσης τη γραμμή θέματος και τους παραλήπτες.
Όταν τελειώσετε, πατήστε Στείλετε για να λάβετε το email σας στον παραλήπτη.
Χρήση προτύπων email στην εφαρμογή του Outlook Desktop
Σε αντίθεση με την εφαρμογή web του Outlook, δεν υπάρχει προφανής τρόπος πρόσβασης στα προσαρμοσμένα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εφαρμογή για υπολογιστές. Αυτά είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να χρησιμοποιήσετε τα πρότυπα email:
- Ανοίξτε την εφαρμογή του υπολογιστή σας.
- Στην επάνω αριστερή γωνία, επιλέξτε Νέα στοιχεία > Περισσότερα στοιχεία > Επιλέξτε φόρμα.
- Στο Κοιτάξτε μέσα αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων.
- Επιλέξτε το πρότυπο της επιλογής σας.
- Κάνε κλικ στο Ανοιξε κουμπί.
- Επεξεργαστείτε το μήνυμα όπως απαιτείται.
- Προσθέστε τους παραλήπτες σας.
- Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Στείλετε κουμπί.
Υπάρχει ένας περιορισμός που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη χρήση των προτύπων email στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε μόνο όταν δημιουργείτε ένα νέο email, όχι όταν απαντάτε σε ένα.
Αγκαλιάστε τη δύναμη των προτύπων του Outlook
Με τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, μπορείτε να πείτε αντίο στην κουραστική διαδικασία σύνταξης και επανεγγραφής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να πείτε γεια στην αυξημένη παραγωγικότητα και την περισσότερη δουλειά που έχετε κάνει. Αν και μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email για όλα τα επαναλαμβανόμενα μηνύματα που στέλνετε, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο μακροπρόθεσμα.
