Οπλίζοντας τον εαυτό σας με τη σωστή εφαρμογή παραγωγικότητας μπορεί να είναι το κλειδί για να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Και στην προσπάθειά σας να βρείτε την τέλεια εφαρμογή, πιθανότατα θα συναντήσετε μια φαινομενικά ατελείωτη ποικιλία επιλογών.
Ωστόσο, προτού βιαστείτε να κατεβάσετε την πρώτη εφαρμογή που υπόσχεται να σας μετατρέψει σε παραγωγικό δυναμικό, εξετάστε το ενδεχόμενο να επιλέξετε τα παρακάτω πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή επιλογή. Θα καλύψουμε ορισμένα βασικά πράγματα για να σας βοηθήσουμε να επιλέξετε την καλύτερη εφαρμογή παραγωγικότητας που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
1. Λάβετε υπόψη τις συγκεκριμένες ανάγκες σας για την εφαρμογή παραγωγικότητας
Όταν επιλέγετε την επόμενη εφαρμογή παραγωγικότητας, αξιολογήστε πρώτα τις ανάγκες, τις εργασιακές σας συνήθειες, τις προτιμήσεις και τους στόχους σας. Η έναρξη της αναζήτησής σας με πρόθεση σάς βοηθά να περιορίσετε τις επιλογές σας σε εργαλεία που ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες απαιτήσεις σας ή σε εκείνα που μπορείτε να προσαρμόσετε για να το κάνετε. Αυτό σας βοηθά επίσης να αποφύγετε να γεμίσετε τις συσκευές σας με εφαρμογές που ενδέχεται να μην χρησιμοποιήσετε ποτέ.
Λοιπόν, τι χρειάζεστε αυτήν την εφαρμογή παραγωγικότητας; Χρειάζεστε ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις εργασίες σας, να παρακολουθείτε την πρόοδό σας ή να συνεργαστείτε με άλλους;
Τι λέτε για το στυλ εργασίας σας; Είστε multitasker ή σας αρέσει να εστιάζετε σε μία εργασία τη φορά; Θα προτιμούσατε ένα εργαλείο τύπου kanban που σας βοηθά να οπτικοποιήσετε γρήγορα τις εργασίες σας ή μια πιο παραδοσιακή γραμμική μέθοδο διαχείρισης έργων;
Η απάντηση σε όλες αυτές τις ερωτήσεις πριν ξεκινήσετε την αναζήτησή σας θα σας βοηθήσει να βρείτε την κατάλληλη εφαρμογή για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
2. Διεπαφή χρήστη και καμπύλη εκμάθησης της εφαρμογής
Η επιλογή μιας εφαρμογής με διαισθητική διεπαφή χρήστη είναι ζωτικής σημασίας για να ξεκινήσετε και να λειτουργήσετε γρήγορα. Αφού προσδιορίσετε τις ανάγκες σας για την εφαρμογή, θα θέλατε ιδανικά να ακολουθήσετε το μονοπάτι της ελάχιστης αντίστασης επιλέγοντας μια εφαρμογή με διαισθητική πλοήγηση, καθαρά εικονίδια και ακατάστατη διάταξη. Μια καλή διεπαφή χρήστη θα σας επιτρέψει επίσης να έχετε πρόσβαση σε εργασίες και να κάνετε τη δουλειά σας με τον ελάχιστο αριθμό κλικ.
Η καμπύλη εκμάθησης είναι επίσης μια ουσιαστική πτυχή που πρέπει να λάβετε υπόψη, καθώς θα καθορίσει πόσο γρήγορα μπορείτε να εξοικειωθείτε με τις δυνατότητες της εφαρμογής και να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Μια εφαρμογή παραγωγικότητας με επίπεδη καμπύλη εκμάθησης είναι βολική για χρήστες που θέλουν να μπουν και να ολοκληρώσουν τα πράγματα χωρίς πολλή ταλαιπωρία, καθώς είναι εύκολη στην εκμάθηση και τη χρήση.
Για παράδειγμα, εάν είστε φοιτητής και χρειάζεστε μόνο κάτι για να παρακολουθείτε τις εργασίες, τις εξετάσεις και τις ημερομηνίες λήξης, τότε θέλετε κάτι απλό όπως μερικά από τις καλύτερες εφαρμογές σχεδιασμού μελέτης έχουμε συγκεντρώσει.
Από την άλλη πλευρά, εάν χρειάζεστε κάτι που προσφέρει προηγμένες δυνατότητες, βαριά προσαρμογή και έναν τόνο ενσωματώσεων, η εφαρμογή παραγωγικότητας που αναζητάτε έχει συνήθως μια απότομη καμπύλη εκμάθησης. Ωστόσο, αξίζει τον κόπο να το καταλάβετε, καθώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η εφαρμογή που θα επιλέξετε ταιριάζει στη ροή εργασίας σας σαν γάντι.
Αλλά είτε έχετε ένα απλό εργαλείο είτε κάτι που σας επιτρέπει να κάνετε σχεδόν τα πάντα, το πιο σημαντικό πράγμα είναι ότι η εφαρμογή καλύπτει τις ανάγκες σας και ταιριάζει στο στυλ εργασίας σας.
3. Ενοποίηση με άλλες εφαρμογές παραγωγικότητας
Η χρήση πολλαπλών εφαρμογών παραγωγικότητας για συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης μπορεί να έχει πλεονεκτήματα, αλλά η ταχυδακτυλουργία μεταξύ αυτών των εργαλείων μπορεί επίσης να οδηγήσει σε αλλαγή περιβάλλοντος που σαμποτάρει την παραγωγικότητά σας. Για παράδειγμα, ως απομακρυσμένος εργαζόμενος, μπορεί συχνά να χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ της εφαρμογής διαχείρισης έργου και του εργαλείου επικοινωνίας.
Ευτυχώς, ορισμένες εφαρμογές παραγωγικότητας προσφέρουν ενσωματώσεις με άλλα εργαλεία που τους επιτρέπουν να επικοινωνούν και να μοιράζονται δεδομένα, δίνοντάς σας πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ένα μέρος. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να μεταπηδήσετε μεταξύ πολλών εφαρμογών, κάτι που μπορεί να αποσπάσει την προσοχή και να σας πάρει χρόνο.
Για παράδειγμα, η ενσωμάτωση της εφαρμογής διαχείρισης εργασιών και του ημερολογίου σας σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε τις εργασίες σας με το πρόγραμμά σας για μια πιο οργανωμένη ροή εργασίας.
4. Συμβατότητα με τις συσκευές σας
Το επόμενο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν επιλέγετε την επόμενη εφαρμογή παραγωγικότητας είναι η συμβατότητα με τις συσκευές που χρησιμοποιείτε. Ορισμένες εφαρμογές ενδέχεται να είναι διαθέσιμες μόνο σε συγκεκριμένες πλατφόρμες, επομένως αξίζει να ελέγξετε εάν η συσκευή σας υποστηρίζει την εφαρμογή πριν την αγοράσετε.
Στην ιδανική περίπτωση, θα θέλατε μια εφαρμογή που να λειτουργεί σε όλες τις συσκευές σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτήν όποτε και οπουδήποτε. Αυτό διασφαλίζει επίσης ότι δεν θα χάσετε τα δεδομένα σας εάν χρειαστεί να κάνετε εναλλαγή από το ένα λειτουργικό σύστημα στο άλλο. Ωστόσο, μπορεί να μην έχετε πολλές επιλογές εάν χρειάζεστε ένα συγκεκριμένο εργαλείο σχεδιασμένο για μια συγκεκριμένη πλατφόρμα.
5. Αυτοματισμός ροής εργασιών
Στοιχηματίζουμε ότι ξοδεύετε ένα σημαντικό κομμάτι της εργάσιμης σας ημέρας σε κοσμικές εργασίες που σας κρατούν μακριά από εργασίες υψηλής αξίας. Για να ανακτήσετε λίγο από αυτόν τον πολύτιμο χρόνο, θα θέλετε να αναζητήσετε ένα εργαλείο παραγωγικότητας με δυνατότητες αυτοματισμού ροής εργασιών. Ευτυχώς, αρκετοί Εργαλεία παραγωγικότητας με τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό της ροής εργασίας σας και στην ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Notion AI ως εφαρμογή λήψης σημειώσεων και για να αυτοματοποιήσετε εργασίες, όπως τη σύνοψη σημειώσεων, τη βελτίωση της γραφής σας, το αίτημα για εξηγήσεις και άλλα. Εάν είστε εξ αποστάσεως εργαζόμενος που ξοδεύει πολύ χρόνο σε εικονικές συσκέψεις, ένας βοηθός συσκέψεων με τεχνητή νοημοσύνη όπως ο Otter μπορεί να σας βοηθήσει να κρατάτε σημειώσεις συσκέψεων για εσάς.
6. Προσοχή στο «Σύνδρομο του Shiny New Toy»
Μην πέφτετε θύμα του συνδρόμου «λαμπερού νέου παιχνιδιού» όταν επιλέγετε την επόμενη εφαρμογή παραγωγικότητας. Αν και μπορεί να είναι δελεαστικό να κατεβάζετε τις πιο πρόσφατες εφαρμογές με όλες τις καμπάνες και σφυρίχτρες, μπορεί να μην είναι οι καλύτερες για εσάς.
Ομολογουμένως, πιθανότατα θα απολαύσετε μια προσωρινή αύξηση της παραγωγικότητας καθώς απολαμβάνετε την ευχάριστη αίσθηση της ανακάλυψης ενός νέου εργαλείου. Ωστόσο, η παραγωγικότητά σας θα μειωθεί σταδιακά καθώς η καινοτομία εξαφανίζεται και με τη συνειδητοποίηση ότι η εφαρμογή δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας.
Επομένως, αξιολογήστε την τρέχουσα εργαλειοθήκη σας αντί να κάνετε λήψη των πιο πρόσφατων εφαρμογών παραγωγικότητας. Αν δεν αναλάβατε πρόσφατα νέες εργασίες που απαιτούν πιο σύνθετα εργαλεία, μπορεί να έχετε ήδη τις εφαρμογές παραγωγικότητας που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεστε περισσότερες εφαρμογές παραγωγικότητας, καθώς θα οδηγήσουν σε περισσότερους περισπασμούς.
7. Ελέγξτε τις κριτικές και τις αξιολογήσεις
Πριν κατεβάσετε ή αγοράσετε μια εφαρμογή παραγωγικότητας, αξίζει να ελέγξετε τις κριτικές και τις αξιολογήσεις άλλων χρηστών. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με την αποτελεσματικότητα, τη χρηστικότητα και τα μειονεκτήματα της εφαρμογής.
Τα καλύτερα μέρη για να το κάνετε αυτό είναι συνήθως τα επίσημα καταστήματα εφαρμογών. Θα βρείτε κριτικές χρηστών και αξιολογήσεις που θα σας δώσουν μια ιδέα για το τι να περιμένετε από την εφαρμογή. Για παράδειγμα, οι χρήστες συχνά αναφέρουν εάν μια εφαρμογή παρουσιάζει σφάλματα, αργή ή κολλάει τακτικά.
Τέλος, θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επιλέξετε εφαρμογές που προσφέρουν δωρεάν δοκιμές για να δοκιμάσετε μόνοι σας την εφαρμογή προτού δεσμευτείτε για αγορά. Αυτό θα σας επιτρέψει να μάθετε εάν η εφαρμογή ταιριάζει στη ροή εργασιών σας και αν παρέχει αρκετή αξία για τα χρήματα.
Επιλέξτε αυτά τα πλαίσια για να έρθετε πιο κοντά στη σωστή εφαρμογή παραγωγικότητας
Τόσες πολλές εφαρμογές παραγωγικότητας υπόσχονται να ανεβάσουν την παραγωγικότητά σας στο επόμενο επίπεδο. Αν και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να βιαστείτε και να κατεβάσετε το πιο πρόσφατο γυαλιστερό παιχνίδι, είναι απαραίτητο να κάνετε ένα βήμα πίσω για να αξιολογήσετε πρώτα τις ανάγκες σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να πάρετε μια τεκμηριωμένη απόφαση και να διασφαλίσετε ότι θα επιλέξετε τη σωστή εφαρμογή για τις ανάγκες σας.
