4 Υποτιμημένες χρήσεις της συνάρτησης SUBSTITUTE του Excel

Κατά την επεξεργασία μεγάλων παρτίδων δεδομένων, λίγες συναρτήσεις του Excel είναι τόσο ευέλικτες όσο η συνάρτηση SUBSTITUTE. Δυστυχώς, τραγικά συχνά παραβλέπεται υπέρ πολύ πιο περίπλοκων λύσεων σε αυτά που συχνά είναι απλά προβλήματα.

Η λειτουργία SUBSTITUTE είναι ένας γρήγορος και καθαρός τρόπος απολύμανσης δεδομένων, προσθήκης λεπτομερειών στις αναφορές και δημιουργίας απλών επικοινωνιών. Η γνώση αυτής της λειτουργίας και η κατανόηση της χρήσης της την καθιστά αναντικατάστατο και εύχρηστο εργαλείο για την ανάλυση μεγάλων συνόλων δεδομένων.

1. Δημιουργία επικοινωνιών φορμών με τη συνάρτηση SUBSTITUTE του Excel

Η λειτουργία SUBSTITUTE του Excel καθιστά εύκολη τη γρήγορη και εύκολη εναλλαγή προκαθορισμένων δεικτών σε ένα κομμάτι προδιαμορφωμένου κειμένου. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν εύκολα επικοινωνίες φόρμας, ανταλλάσσοντας τις πληροφορίες που αλλάζουν με κάθε επανάληψη.

Μπορείτε να τοποθετήσετε ένα πρότυπο σε ένα κελί ενός υπολογιστικού φύλλου και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε μια λίστα παραληπτών σε ένα διαφορετικό υπολογιστικό φύλλο. Στη συνέχεια, συνδέστε τις λειτουργίες SUBSTITUTE σε ένα άλλο κελί για να προσθέσετε τις λεπτομέρειες για κάθε παραλήπτη.

Σημειώστε ότι μπορείτε να τοποθετήσετε περισσότερα από ένα ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΑ το ένα μέσα στο άλλο:

=ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ(ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΟ(ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΟ(ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΟ(ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΟ(ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟ(Πρότυπο!$A$1, "{ cardlastfour }", F2), "{ billingtotal }", Ε2), "{ Τύπος κάρτας }", Δ2), "{ ημερομηνία λήξης }", TEXT(C2, "μμμ ηη, εεεε")), "{ lname }", Β2), "{ fname }", Α2)

Εάν αλλάζετε πάρα πολλά πεδία, μπορείτε να χωρίσετε ολόκληρο το γράμμα σε παραγράφους και να τις αλλάξετε μία κάθε φορά. Στο τελευταίο κελί της σειράς, συνδέστε όλες αυτές τις παραγράφους σε ένα μόνο γράμμα.

Τα email που δημιουργούνται αυτόματα είναι ένας φανταστικός τρόπος για να προσεγγίσετε γρήγορα και εύκολα μια λίστα πελατών, να δημιουργήσετε εξατομικευμένη αλληλογραφία μάρκετινγκ ή να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες συνοδευτικές επιστολές.

Μπορείτε να σπάσετε μεγαλύτερα μηνύματα σε παραγράφους ή μεμονωμένες προτάσεις για να αποφύγετε υπερβολικά πολύπλοκους τύπους SUBSTITUTE. Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε προϋποθέσεις για πρόσθετη προσαρμογή, όπως η εναλλαγή διαφορετικών λιστών δεξιοτήτων σε μια συνοδευτική επιστολή με βάση τον τύπο εργασίας για την οποία κάνετε αίτηση.

2. Χρήση της συνάρτησης SUBSTITUTE του Excel για τη δημιουργία αναφορών

Όχι μόνο η λειτουργία SUBSTITUTE είναι βολική για την εισαγωγή βασικών πληροφοριών σε προδιαμορφωμένα πεδία, αλλά μπορεί επίσης να εισάγει σύνθετους υπολογισμούς σε προκατασκευασμένες αναφορές. Οι υπολογισμοί έγχυσης σας επιτρέπουν χρησιμοποιήστε το Excel για να δημιουργήσετε έναν πίνακα εργαλείων που παρέχει οπτικές πληροφορίες και παρέχει εξατομικευμένες παρατηρήσεις με βάση δεδομένα.

Ο συνδυασμός SUBSTITUTE για την εκ των προτέρων δημιουργία μπλοκ κειμένου και συνθηκών όπως η συνάρτηση IF σάς επιτρέπει να δημιουργείτε πιο λεπτομερείς αναφορές.

Στο παραπάνω παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ότι δημιουργούνται δύο ξεχωριστές παράγραφοι χρησιμοποιώντας ορισμένες πληροφορίες από μια αναφορά. Στη συνέχεια, μια συνάρτηση υπό όρους μπορεί να καθορίσει ποια από τις δύο παραγράφους είναι κατάλληλη για εμφάνιση στους αναγνώστες της αναφοράς.

Η πρώτη παράγραφος δημιουργείται χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο:

=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Πρότυπα!$A$3, "{ ποσοστό ανάπτυξης }", (ΓΥΡΟΣ(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (Πρότυπα!$A$4, "{ μείωση ποσοστού }", 100 - (ΓΥΡΟΣ(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Η σύζευξη πολλαπλών αλυσιδωμένων λειτουργιών SUBSTITUTE με όρους μπορεί να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε πιο διορατικούς πίνακες εργαλείων και αναφορές. Οι υπολογισμοί μπορούν ακόμη και να εκτελεστούν απευθείας σε συναρτήσεις SUBSTITUTE για να διασφαλιστεί ότι παρουσιάζετε μόνο τις πιο σχετικές πληροφορίες στους αναγνώστες σας.

3. Απολύμανση δεδομένων Excel για αποθήκευση με χρήση της συνάρτησης SUBSTITUTE του Excel

Όταν πρόκειται για μακροπρόθεσμη αποθήκευση δεδομένων, λίγα ζητήματα είναι τόσο κρίσιμα όσο η απολύμανση. Η διατήρηση των δεδομένων σκουπιδιών ώστε να μην ρυπαίνουν ή να βλάπτουν ένα σύνολο δεδομένων είναι απαραίτητη για την πρόληψη μελλοντικών σφαλμάτων που δεν μπορείτε να κατανοήσετε.

Αυτό μπορεί να σημαίνει οτιδήποτε, από τον καθαρισμό παράνομων χαρακτήρων από ένα σύνολο δεδομένων έως τη διασφάλιση ότι οι δεσμευμένες λέξεις-κλειδιά αντιμετωπίζονται ως κείμενο και όχι ως εντολές. Ανεξάρτητα από το τι πρέπει να κάνετε για να διατηρήσετε τις βάσεις δεδομένων σας ασφαλείς απειλές όπως η ένεση SQL και τα δεδομένα σας μπορούν να χρησιμοποιηθούν, η συνάρτηση SUBSTITUTE του Excel μπορεί να βοηθήσει.

Για παράδειγμα, μπορούμε να ετοιμάσουμε μια λίστα με τις απαντήσεις των χρηστών σε μια έρευνα για εισαγωγή σε μια βάση δεδομένων SQL. Τα μη επικυρωμένα δεδομένα μπορεί να περιέχουν μια ποικιλία από παράνομους χαρακτήρες που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα περαιτέρω, εάν δεν αφαιρεθούν:

=SUBSTITUTE(A2:A4, "'", '\'")

Η παραπάνω συνάρτηση αντιπροσωπεύει ένα απλοϊκό αλλά απαραίτητο βήμα για την προετοιμασία των δεδομένων για αποθήκευση. Αυτή η συνάρτηση εξετάζει κάθε απάντηση στη στήλη Β για ένα μόνο εισαγωγικό. Εάν υπάρχει, ο χαρακτήρας έχει μια αντίστροφη κάθετο προσαρτημένη πριν. Η προσθήκη ανάστροφων καθέτων διασφαλίζει ότι οι δεσμευμένοι χαρακτήρες δεν θα παρεμβαίνουν στο ερώτημα που χρησιμοποιείται για την εισαγωγή των δεδομένων στο DB.

Εάν ο χαρακτήρας ή η συμβολοσειρά που αναζητάτε πρέπει να αφαιρεθεί εντελώς, η συνάρτηση SUBSTITUTE εξακολουθεί να είναι χρήσιμη:

=ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗ (B2:B20, "$", "")

Η χρήση κενού συμβολοσειράς για το τρίτο όρισμα θα αφαιρέσει πλήρως τους καθορισμένους χαρακτήρες από το κελί. Με τη λειτουργία SUBSTITUTE, μπορείτε να αφαιρέσετε συγκεκριμένο κείμενο για να καθαρίσετε εντελώς τους πιθανούς επιβλαβείς χαρακτήρες από τα δεδομένα σας.

4. Διασφάλιση σωστής μορφοποίησης δεδομένων με τη λειτουργία SUBSTITUTE του Excel

Ένα πιθανό πρόβλημα κατά τη συλλογή δεδομένων είναι η πιθανότητα λήψης εσφαλμένων πληροφοριών. Όταν οι χρήστες εισάγουν πληροφορίες σε μια φόρμα δωρεάν απόκρισης, μπορεί να οδηγήσει σε εσφαλμένες πληροφορίες αναφοράς. Τα ανακριβή δεδομένα μπορεί να είναι τόσο απλά όσο ένα συνηθισμένο ορθογραφικό λάθος ή τόσο περίπλοκα όσο μια εξίσωση με λάθος μορφή.

Η συνάρτηση SUBSTITUTE του Excel είναι ο τέλειος τρόπος για να αποτρέψετε τα απλά σφάλματα να προκαλέσουν εσφαλμένες αναφορές δεδομένων. Κατά την ανάλυση των αποτελεσμάτων που παράγονται από μια συγκεκριμένη πηγή, η αφαίρεση γνωστών ανακριβειών μπορεί να βοηθήσει στην παραγωγή πιο ακριβών αποτελεσμάτων:

=ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ(A2, "CompanyName Inc.", "Company Name Inc.")

Το παραπάνω παράδειγμα δείχνει πώς μια συνάρτηση SUBSTITUTE μπορεί να αφαιρέσει ένα απλό τυπογραφικό λάθος από μια λίστα κριτικών προϊόντων. Η αντικατάσταση ενός συνηθισμένου ορθογραφικού λάθους μπορεί να διασφαλίσει ότι η αναφορά μιας επωνυμίας ή μιας εταιρείας δεν θα παραβλέπεται κατά την εξέταση των δεδομένων σε μεταγενέστερη ημερομηνία.

Η χρήση της συνάρτησης SUBSTITUTE για την αντικατάσταση των γνωστών πιθανών σφαλμάτων με τις σωστές πληροφορίες μπορεί να εντοπιστεί προβλήματα στο σύνολο δεδομένων σας προτού γίνουν ζητήματα, βοηθώντας σας να αποφύγετε λάθη εάν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε υπολογιστικό φύλλο για δημιουργία προφίλ δεδομένων στο μέλλον.

Λειτουργία SUBSTITUTE του Excel: Απλή αλλά λειτουργική

Ενώ η συνάρτηση SUBSTITUTE μπορεί να είναι σχετικά απλή, είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη φόρμουλα. Η αντικατάσταση κειμένου σε προδιαμορφωμένα μπλοκ, η βοήθεια στη δημιουργία αναφορών, η εξυγίανση δεδομένων και η αφαίρεση πιθανών πληροφοριών προβλημάτων από ένα σύνολο δεδομένων απλώς χαράζει την επιφάνεια.

Η χρήση υπολογισμών στο SUBSTITUTE και η σύζευξή τους με τύπους υπό όρους βοηθούν στην επέκταση των δυνατοτήτων του. Μπορεί να επεκτείνει τους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές από την παρουσίαση οπτικών δεδομένων έως την παροχή πολύπλοκων αναλύσεων που δημιουργούνται αυτόματα.

Ο συνδυασμός αυτής της συνάρτησης με άλλους τύπους και τεχνικές μπορεί να δημιουργήσει έναν πίνακα εργαλείων που συναγωνίζεται ειδικά εργαλεία βάσης δεδομένων. Επομένως, η γνώση και η κατανόηση της συνάρτησης SUBSTITUTE του Excel είναι επιτακτική ανάγκη εάν είστε αναλυτής δεδομένων, μηχανικός ή εργάζεστε με τεράστια σύνολα δεδομένων.