Αυτές τις μέρες, με τόσο μεγάλο μέρος του χρόνου σας να ξοδεύετε στο διαδίκτυο, είναι εύκολο για τους ψηφιακούς σας χώρους να γεμίσουν. Αυτά τα ψηφιακά σκουπίδια γεμίζουν τον αποθηκευτικό χώρο σας, δημιουργούν χάος στις οθόνες σας και επιβραδύνουν τις συσκευές σας. Η ψηφιακή ακαταστασία κατακερματίζει επίσης το εύρος της προσοχής σας και εξαντλεί την παραγωγικότητά σας.
Τούτου λεχθέντος, παρόμοια με την τακτοποίηση των φυσικών χώρων εργασίας σας, η απομάκρυνση των ψηφιακών χώρων σας θα επηρεάσει σημαντικά την ευημερία και την παραγωγικότητά σας. Εδώ, καλύπτουμε ορισμένους ψηφιακούς χώρους που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν μια τακτοποίηση.
1. Τακτοποιήστε την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας
Ας ξεκινήσουμε με τον ψηφιακό χώρο στον οποίο πιθανώς περνάτε τον περισσότερο χρόνο—την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας. Αυτός είναι ο πρώτος χώρος που βλέπετε κατά την εκκίνηση του υπολογιστή σας και φιλοξενεί επίσης τα σημαντικά αρχεία εργασίας, τα στιγμιότυπα οθόνης, τα παιχνίδια, τις εφαρμογές εργασίας και όλα τα ενδιάμεσα.
Μια γεμάτη επιφάνεια εργασίας καθιστά δύσκολο να βρείτε αυτό που ψάχνετε, οπότε αφιερώστε χρόνο διαχείριση και οργάνωση των αρχείων του υπολογιστή σας. Μπορείτε να ξεκινήσετε ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές:
- Αποφύγετε να κάνετε την επιφάνεια εργασίας σας τον προορισμό για τις λήψεις σας, καθώς αυτό θα γεμίσει και θα δημιουργήσει ένα χάος. Αντίθετα, δημιουργήστε καθορισμένους φακέλους για κάθε τύπο αρχείου στο δικό σας Λήψεις ντοσιέ.
- Διαγράψτε ή απεγκαταστήστε όλες τις αχρησιμοποίητες ή πολλές εκδόσεις των ίδιων προγραμμάτων, αρχείων, εικόνων και εγγράφων στην επιφάνεια εργασίας σας. Αντιγράψτε τυχόν σημαντικά αρχεία που δεν χρησιμοποιείτε συχνά σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου ή αποθήκευση στο cloud για να ελευθερώσετε χώρο.
- Οργανώστε τα υπόλοιπα αρχεία στην επιφάνεια εργασίας σας σε φακέλους και δώστε σε κάθε φάκελο ένα ουσιαστικό όνομα, όπως «Έργα εργασίας» ή «Εικόνες».
- Προσθέστε προγράμματα που χρησιμοποιείτε συχνά στη γραμμή εργασιών στο κάτω μέρος της οθόνης σας.
- Προσθέστε μια μινιμαλιστική ταπετσαρία επιφάνειας εργασίας για μια καθαρή και χωρίς ακαταστασία εμφάνιση.
Η επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας δίνει τον τόνο για την εργάσιμη ημέρα σας, επομένως φροντίστε να είναι ένας τακτοποιημένος, οργανωμένος χώρος.
2. Οργανώστε το πρόγραμμα περιήγησής σας
Το πρόγραμμα περιήγησής σας είναι ένας άλλος ψηφιακός χώρος που μπορεί γρήγορα να γεμίσει όταν ανοίγετε πολλές καρτέλες. Αυτό παίρνει ένα σημαντικό κομμάτι της μνήμης RAM σας και μπορεί να προκαλέσει επιβράδυνση ή συντριβή του υπολογιστή σας, για να μην αναφέρουμε ότι αποσπά πολύ την προσοχή.
Αν και θα θέλατε να αναπτύξετε τη συνήθεια να εστιάζετε σε μία καρτέλα τη φορά, δεν είναι πάντα εύκολο. Ωστόσο, υπάρχουν και άλλα τρόπους για να οργανώσετε τις καρτέλες του προγράμματος περιήγησής σας και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας, συμπεριλαμβανομένου:
- Προσθέστε σελιδοδείκτες σε ιστότοπους και σελίδες για πρόσβαση σε αυτές στο μέλλον. Μπορεί επίσης να θέλετε να ελέγχετε τους σελιδοδείκτες σας από καιρό σε καιρό και να διαγράφετε όσους δεν χρειάζεστε πλέον.
- Χρησιμοποιώντας μια επέκταση όπως OneTab που συγκεντρώνει όλες τις ανοιχτές σας καρτέλες σε μία μόνο καρτέλα εξοικονομεί μνήμη και αποτρέπει τους περισπασμούς.
- Μόχλευση Ομάδες καρτελών του Google Chrome για τη δημιουργία κατηγοριών για διάφορες καρτέλες και τη γρήγορη εναλλαγή μεταξύ τους.
- Διαγραφή αχρησιμοποίητων επεκτάσεων προγράμματος περιήγησης που επιβραδύνουν το πρόγραμμα περιήγησής σας.
Διατηρώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας οργανωμένο και απαλλαγμένο από περισπασμούς, μπορείτε να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά, αποτρέποντας παράλληλα τη συντριβή ή την επιβράδυνσή του.
3. Αποστραγγίστε τα Εισερχόμενα του email σας
Γιατί εξακολουθείτε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπηρεσίες που σταματήσατε να χρησιμοποιείτε πριν από μια δεκαετία; Εάν τα εισερχόμενα του email σας μοιάζουν με μια ατελείωτη λίστα με μη ανοιγμένα email, ήρθε η ώρα να αναλάβετε δράση. Τα εισερχόμενα του email σας δεν είναι μια μονάδα αποθήκευσης για προσφορές αγορών ή ενοχλητικά ενημερωτικά δελτία, επομένως είναι σημαντικό να αποσυμφορείτε και να οργανώστε τα email σας για να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να μειώσετε το άγχος. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την απομάκρυνση των εισερχομένων του email σας:
- Καταργήστε την εγγραφή σας από ενημερωτικά δελτία ή άλλα email που δεν χρειάζεστε πλέον. Συνηθίστε να καταργείτε την εγγραφή σας σε ενημερωτικά δελτία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σκοπεύετε να διαβάσετε καθώς έρχονται.
- Δημιουργήστε έναν άλλο λογαριασμό email για μη απαραίτητα email. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον λογαριασμό email για να εγγραφείτε για διαδικτυακές υπηρεσίες, διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερωτικά δελτία.
- Εάν είστε χρήστης του Gmail, μπορείτε ταξινομήστε τα εισερχόμενά σας στο Gmail κατά αποστολέα, θέμα και ετικέτα για να βρείτε γρήγορα email.
- Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις email σας και μπλοκάρετε το χρόνο για δραστηριότητες που σχετίζονται με email για να αποφύγετε περισπασμούς.
Το να ξοδεύετε πολύ χρόνο στα εισερχόμενά σας συχνά φαίνεται σαν μια παραγωγική προσπάθεια, αλλά αυτό δεν συμβαίνει απαραίτητα. Γεμίζοντας τα εισερχόμενά σας, μπορείτε να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες και να παραμείνετε οργανωμένοι.
4. Καθαρίστε το Smartphone σας
Το smartphone σας είναι ο καθημερινός σας σύντροφος, επομένως είναι εύκολο να γεμίσει με εφαρμογές, αρχεία, εικόνες και ειδοποιήσεις. Επιπλέον, εάν είστε εξ αποστάσεως εργαζόμενος, το πιθανότερο είναι ότι βασίζεστε περισσότερο στο smartphone σας για εργασία. Τούτου λεχθέντος, είναι ζωτικής σημασίας να καθαρίσετε και να οργανώσετε το smartphone σας για να παραμείνετε παραγωγικοί. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να το πετύχετε:
- Διαγράψτε τις αχρησιμοποίητες εφαρμογές από την αρχική οθόνη σας. Επιπλέον, εάν συχνά αποσπάτε την προσοχή σας από εφαρμογές κοινωνικών μέσων στο smartphone σας, σκεφτείτε να τις διαγράψετε και να χρησιμοποιήσετε τις εκδόσεις τους που βασίζονται στον ιστό. Αυτό προσθέτει ένα επιπλέον βήμα, το οποίο καθιστά πιο δύσκολη την πρόσβαση σε αυτά.
- Οργανώστε παρόμοιες εφαρμογές σε φακέλους και δώστε σε κάθε φάκελο ένα ουσιαστικό όνομα. Μπορεί να έχετε εφαρμογές παραγωγικότητας, ψυχαγωγίας και επικοινωνίας σε ξεχωριστούς φακέλους.
- Χρησιμοποιήστε λύσεις αποθήκευσης cloud για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών αρχείων και εγγράφων. Αυτό θα ελευθερώσει χώρο αποθήκευσης στη συσκευή σας και θα διευκολύνει την πρόσβαση στα αρχεία από οπουδήποτε.
- Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις σας ώστε να αντικατοπτρίζουν τις ώρες εργασίας σας και να αποφύγετε περισπασμούς. Για παράδειγμα, δεν θα θέλατε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις TikTok ή Instagram κατά τις ώρες εργασίας, καθώς θα σας αποσπάσουν την προσοχή και θα ακαταστήσουν το κέντρο ειδοποιήσεων σας.
Εάν περάσετε από τη λίστα επαφών σας, το πιθανότερο είναι ότι δεν θα αναγνωρίσετε τις περισσότερες επαφές. Αυτή η λίστα μπορεί να είναι γεμάτη με επαφές που μπορεί να έχετε προσθέσει πριν από χρόνια, αλλά δεν χρειάζεται απαραίτητα να διατηρείτε επαφή τώρα ή πρόσφατες επαφές που δεν έχετε αποθηκεύσει σωστά. Η οργάνωση των επαφών σας θα σας βοηθήσει να βρείτε γρήγορα τα κατάλληλα άτομα και να αποφύγετε τις άβολες καταστάσεις. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τη λίστα επαφών σας:
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας στον λογαριασμό σας στο iCloud ή στο Google. Αυτό θα διασφαλίσει ότι οι επαφές σας είναι πάντα ασφαλείς και ότι είναι προσβάσιμες από οποιαδήποτε συσκευή.
- Ονομάστε τις επαφές σας με βάση το πλαίσιο της σχέσης σας. Για παράδειγμα, εάν συνδεθήκατε με κάποιον σε μια εκδήλωση δικτύωσης, προσθέστε το όνομά του ακολουθούμενο από "Συμβάν δικτύωσης".
- Προσθέστε άλλες λεπτομέρειες, όπως διευθύνσεις email, στις επαφές σας.
- Συγχωνεύστε διπλότυπες επαφές και διαγράψτε τις επαφές που δεν χρειάζεστε πλέον.
- Προσθέστε επαφές που χρησιμοποιείτε συχνά Αγαπημένα λίστα. Αυτό θα σας βοηθήσει να τα βρείτε γρήγορα όταν χρειαστεί.
Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορούν να γίνουν ένα ρολόι και δολοφόνος παραγωγικότητας, καθώς περιηγείστε σε ατελείωτες ροές άσχετου περιεχομένου. Αυτό δεν είναι μια προσπάθεια να διεξαχθεί πόλεμος ενάντια στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αλλά μάλλον μια προσπάθεια να αποφορτιστεί η ροή σας, ώστε να μπορείτε να συνδεθείτε με τους ανθρώπους και τις επωνυμίες που σας ενδιαφέρουν πραγματικά.
Η απομάκρυνση αυτού του ψηφιακού χώρου θα βοηθήσει στην εξάλειψη του θορύβου, θα σας κρατήσει συγκεντρωμένους σε ό, τι έχει σημασία και θα διατηρήσει τη θετική ψυχική υγεία. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αποφορτίσετε τις ροές των μέσων κοινωνικής δικτύωσης:
- Καταργήστε την παρακολούθηση ατόμων και επωνυμιών που δεν σας ενδιαφέρουν πλέον.
- Ακολουθήστε στενούς φίλους, μέλη της οικογένειας και άτομα που μοιράζονται σχετικό περιεχόμενο.
- Κάντε like, σχολιάστε και κοινοποιήστε αναρτήσεις που ευθυγραμμίζονται με τα ενδιαφέροντά σας. Αυτό θα βοηθήσει τους αλγόριθμους να εμφανίζουν πιο σχετικό περιεχόμενο.
- Σίγαση λογαριασμών που δημοσιεύουν πολύ συχνά ή είναι άσχετοι με εσάς.
- Αφαιρέστε τους παράγοντες που διαταράσσουν την παραγωγικότητά σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε την τάση να αποσπάτε την προσοχή σας από τα σήματα ειδοποιήσεων στα εικονίδια της εφαρμογής σας, απενεργοποιήστε τα.
7. Ρυθμίστε και οργανώστε το σύστημα διαχείρισης εργασιών σας
Αυτός είναι ένας άλλος ζωτικής σημασίας ψηφιακός χώρος που χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή. Ο καλύτερος τρόπος για να πετύχετε τους στόχους σας και να παραμείνετε παραγωγικοί είναι να έχετε ένα σχέδιο και να οργανώσετε τις εργασίες σας για μέγιστη αποτελεσματικότητα. Μια γεμάτη λίστα εργασιών μπορεί να είναι συντριπτική και να δυσκολεύει την εστίαση. Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε:
- Χρησιμοποιήστε εφαρμογές διαχείρισης εργασιών για να παραθέσετε και να οργανώσετε τις εργασίες σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές όπως Trello ή Asana για να κρατάτε τις εργασίες σας οργανωμένες.
- Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα. Μπορείτε να το πετύχετε αυτό με προετοιμάζοντας τις λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας τον πίνακα Eisenhower.
- Χωρίστε τις μεγαλύτερες εργασίες σε μικρότερα κομμάτια.
- Ελέγξτε τη λίστα εργασιών σας τακτικά και διαγράψτε τις ολοκληρωμένες εργασίες.
- Θέστε προθεσμίες και φροντίστε να τις τηρείτε.
Αποκαταστήστε και οργανώστε τους ψηφιακούς σας χώρους για να παραμείνετε παραγωγικοί
Η αποσύνθεση των ψηφιακών χώρων σας θα σας διευκολύνει να παραμείνετε παραγωγικοί. Αφιερώνοντας λίγο χρόνο για να καθαρίσετε και να οργανώσετε τους ψηφιακούς σας χώρους, θα είστε σε θέση να παραμείνετε συγκεντρωμένοι σε ό, τι έχει σημασία και να εξαλείψετε τους περισπασμούς. Κάνοντας αυτό τακτικά θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά και να σημειώσετε μεγαλύτερη πρόοδο προς τους στόχους σας.
