Για πολλούς ανθρώπους, ο έλεγχος του email είναι αναπόφευκτο μέρος της επαγγελματικής ή ακαδημαϊκής τους ζωής. Ωστόσο, ο εθισμός στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (ή η κούραση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) μπορεί να κολλήσει σχεδόν σε οποιονδήποτε και είναι εύκολο να συνηθίσετε να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας όλη την ημέρα και τη νύχτα.
Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια πιο υγιή σχέση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να μειώσετε το άγχος, καθώς και να απολαύσετε το χρόνο διακοπής λειτουργίας σας με λιγότερους περισπασμούς. Στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων, τα νέα μηνύματα δεν απαιτούν ούτως ή άλλως άμεση προσοχή.
Σχετικά με τον εθισμό μέσω email
Πόσο συχνά ελέγχετε τα email κατά τη διάρκεια της ημέρας; Σε γενικές γραμμές, το να ελέγχετε τα email λιγότερο συχνά - ας πούμε περίπου τρεις φορές την ημέρα - σχετίζεται με λιγότερο άγχος και αισθήματα υπερέντασης, σύμφωνα με
Οι υπολογιστές στην ανθρώπινη συμπεριφορά. Οι πιθανότητες είναι ότι πολλοί χρήστες email τείνουν να ελέγχουν τους λογαριασμούς τους πολύ πιο προσεκτικά.Εκ πρώτης όψεως, αυτό δεν είναι κακό: προσπαθείτε να είστε υπεύθυνοι και να απαντάτε στα μηνύματα έγκαιρα. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει στην αίσθηση ότι πρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς τα εισερχόμενά σας.
Αν και μερικοί άνθρωποι χρειάζεται να παρακολουθούν στενά τα email για την επαγγελματική τους επιτυχία, πολλοί άλλοι μπορούν να επωφεληθούν από το άνοιγμα των εισερχομένων τους λίγο λιγότερο συχνά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτά τα μηνύματα που περιέχουν διαφημίσεις που δεν σας ενδιαφέρουν ή υπενθυμίσεις για ραντεβού μπορούν να περιμένουν μερικές ώρες.
Δείτε πώς μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε ελέγχοντας (και ανησυχείτε για) τα email κάθε μέρα.
1. Κρατήστε το email εκτός τηλεφώνου
Μειώστε την κούραση μέσω email στην καθημερινή ζωή διαγραφή όλων των email από το τηλέφωνό σας. Αυτό θα αφαιρέσει τον πειρασμό να σαρώσετε τα εισερχόμενα σε περίεργες στιγμές κατά τη διάρκεια της ημέρας, ιδιαίτερα όταν είστε εκτός ρολογιού. Μπορεί να γίνει δραστηριότητα μόνο για υπολογιστή.
2. Ελέγξτε τα Εισερχόμενά σας σε συγκεκριμένες ώρες
Επιδιώξτε να ελέγχετε τα email σε συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας, για παράδειγμα στις 9:00 π.μ., το μεσημέρι και στις 4:00 μ.μ. (ή οποιαδήποτε ρύθμιση λειτουργεί για το πρόγραμμά σας). Στοχεύστε σε τρεις καθορισμένες φορές την ημέρα ή ακόμα λιγότερες, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Αυτή η στρατηγική, μερικές φορές γνωστή ως ομαδοποίηση email, τείνει να περιλαμβάνει λιγότερη συναισθηματική εξάντληση από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ανά Παρεμβάσεις στο Διαδίκτυο. Αντί να νιώθετε ότι πρέπει να είστε διαθέσιμοι ανά πάσα στιγμή, το email γίνεται μια πιο διαχειρίσιμη δραστηριότητα που πραγματοποιείται μόνο μερικές φορές την ημέρα.
Εάν ανησυχείτε να αφήσετε πιθανούς ανταποκριτές email σε αναμονή, τότε ρυθμίστε ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης. Διαμόρφωση α επαναλαμβανόμενη απάντηση διακοπών στο Gmail με ένα μήνυμα που αναφέρει τις ώρες που ελέγχετε γενικά το email κάθε μέρα. Ως πιθανό αντίγραφο ασφαλείας, συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου και δώστε εντολή στους παραλήπτες του μηνύματος να καλέσουν ή να στείλουν μήνυμα κειμένου σε περίπτωση που κάτι απαιτεί επείγουσα προσοχή.
Ως επί το πλείστον, ο καθορισμός αυτών των ορίων με την παρακολούθηση email μπορεί να οδηγήσει σε πολύ μεγαλύτερη ηρεμία, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι βλέπετε και απαντάτε σε σημαντικά μηνύματα έγκαιρα. Είναι το καλύτερο και των δύο κόσμων.
3. Σταματήστε να ελέγχετε πρώτα το email το πρωί
Περίπου το ένα τρίτο των millennials ελέγχουν το email μόλις ξυπνήσουν, σύμφωνα με μια έρευνα από Σύμβουλος ύπνου, παρόλο που αυτή η πρακτική συχνά περιλαμβάνει αυξημένο άγχος. Η παρόρμηση είναι κατανοητή - θέλετε να πάρετε ένα άλμα την εργάσιμη ημέρα ή τις σπουδές σας - αλλά δεν είναι ο πιο ευχάριστος τρόπος για να περάσετε ένα πρωί. Οι σκέψεις σχετικά με τη λίστα εκκρεμών υποχρεώσεων αρχίζουν να τριγυρίζουν στον εγκέφαλό σας πριν καν σηκωθείτε από το κρεβάτι.
Αντίθετα, αντισταθείτε στην επιθυμία να ανοίξετε τα εισερχόμενα πρώτα το πρωί και δημιουργήστε μια καλύτερη πρωινή ρουτίνα που περιλαμβάνει κάποιες δραστηριότητες που σας αρέσουν. Φτιάξτε ένα νόστιμο πρωινό, τέντωμα ή ημερολόγιο για λίγο. Τυχόν εκκρεμή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να περιμένουν.
4. Να προσέχετε την ώθηση ελέγχου σας
Πότε νιώθετε πιο συχνά την ανάγκη να ελέγξετε το email; Είναι αμέσως μετά το ξύπνημα ή κατά τη διάρκεια της ημέρας όποτε υπάρχουν λίγα λεπτά διακοπής λειτουργίας; Η παρόρμηση ελέγχου μπορεί να είναι τόσο συνηθισμένη και αυτόματη που δεν την προσέχετε πραγματικά.
Για να παρακολουθείτε καλύτερα αυτή τη συνήθεια, κάντε λήψη εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί για να σας βοηθήσουν να αλλάξετε τις συνήθειές σας, όπως οι Strides. Θέστε έναν στόχο να μειώσετε τον αριθμό των φορών που ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή (όταν είναι δυνατόν) τον χρόνο που αφιερώνετε αλληλεπιδρώντας συνολικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Η απόφαση για έναν σαφή στόχο θα κάνει τη μείωση του χρόνου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λίγο πιο εφικτή.
5. Κλείστε την καρτέλα Email στον υπολογιστή σας
Είναι εύκολο να αφήνετε ανοιχτή την καρτέλα email ενώ εργάζεστε, πατώντας στην καρτέλα κάθε φορά που έρχεται νέο μήνυμα. Ωστόσο, η απόσπαση της προσοχής των ειδοποιήσεων από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να εκτροχιάσει τη συγκέντρωση και να διακόψει τη ροή εργασίας. Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι ο έλεγχος του email είναι ένα από τα κοινές προκλήσεις διαχείρισης εργασιών που καθιστούν δύσκολο να εστιάσετε σε αυτό που πρέπει να κάνετε.
Εάν είναι δυνατόν, ενθαρρύνετε την ομάδα σας να επικοινωνεί με ένα διαφορετικό εργαλείο, όπως το Slack ή το Microsoft Teams. Οι λειτουργίες συνομιλίας μπορούν να αντικαταστήσουν τις επικοινωνίες μέσω email σε πολλές περιπτώσεις.
Εάν είναι δύσκολο να κόψετε τη συνήθεια, αποσυνδεθείτε από το email σας και αναγκαστείτε να πληκτρολογείτε τη σύνδεση και τον κωδικό πρόσβασης κάθε φορά. Προσθέτει ένα επιπλέον βήμα στην όλη διαδικασία και την καθιστά λιγότερο αυτόματη. Με τον καιρό, ωστόσο, θα εκτιμήσετε την ικανότητα να εστιάσετε χωρίς να ρίχνετε συνεχώς μια ματιά στην καρτέλα email και να περιμένετε να εμφανιστεί ένα εισερχόμενο μήνυμα.
6. Παρακολουθήστε τον χρόνο σας στο email
Η παρακολούθηση του ακριβούς χρόνου που αφιερώνετε στο email μπορεί να διευκολύνει τη μείωση. Σε ένα iPhone, η λειτουργία Screen Time εμφανίζει πόσο χρόνο ξοδεύετε στην εφαρμογή email. Εν τω μεταξύ, τα εργαλεία Digital Wellbeing του Android όχι μόνο βοηθούν στην παρακολούθηση του χρόνου σας στο email, αλλά σας επιτρέπουν επίσης να τοποθετήσετε το email σε μια συγκεκριμένη εφαρμογή εργασίας που παραμένει κρυφή όταν είστε εκτός ρολογιού.
Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου όπως Toggl Track ή RescueTime για να παρακολουθείτε τη χρήση email. Μερικές φορές, απλώς και μόνο να δεις πού πηγαίνει ο χρόνος σου, είναι αρκετό κίνητρο για να περιορίσεις τις συνήθειες του email σου.
Δαμάστε τις συνήθειες ελέγχου του email σας για να μειώσετε το άγχος
Δεν είστε σχεδόν μόνοι αν δυσκολεύεστε να αντισταθείτε στην επιθυμία να κρυφοκοιτάξετε τα εισερχόμενά σας κατά τη διάρκεια της ημέρας, αλλά είναι μια απαράδεκτη συνήθεια. Διατηρώντας τις εφαρμογές email μακριά από το τηλέφωνό σας, περιορίζοντας τον αριθμό των φορών που τις ελέγχετε κάθε μέρα και απλώς γίνονται περισσότερες έχοντας επίγνωση της τάσης σας να κοιτάτε τα εισερχόμενα, είναι πιθανό να ξεπεράσετε την υπερφόρτωση των email και να ελευθερώσετε χρόνο για άλλους δραστηριότητες.
Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές για να δείτε ποιες σας βοηθούν να διαχειριστείτε καλύτερα τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και σε ελάχιστο χρόνο θα νιώσετε λιγότερο συνδεδεμένοι με αυτές τις ειδοποιήσεις εισερχομένων.