Η υβριδική εργασία έχει γίνει πιο δημοφιλής τον 21ο αιώνα και έχει πολλά οφέλη. Οι ομάδες μπορούν να συνεχίσουν τη διαπροσωπική συνεργασία, ενώ οι εργαζόμενοι μπορούν να εξοικονομήσουν χρήματα για ταξίδια και να αντέχουν λιγότερο χρόνο στις μετακινήσεις. Ωστόσο, η τοποθέτηση των σωστών συστημάτων είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία μακροπρόθεσμα.
Πολλοί άνθρωποι παγκοσμίως χρησιμοποιούν το Ημερολόγιο Google για να διαχειριστούν την εργάσιμη ημέρα τους και έχετε πολλές επιλογές όταν το ρυθμίζετε για υβριδική εργασία. Αυτό το άρθρο θα σας δείξει πώς να λειτουργείτε πιο αποτελεσματικά σε πολλές τοποθεσίες.
1. Κοινή χρήση τοποθεσίας και ωρών εργασίας
Ένας από τους ευκολότερους τρόπους συνεργασίας για υβριδική εργασία μέσω του Ημερολογίου Google είναι να κοινοποιήσετε την τοποθεσία και τις ώρες εργασίας σας. Όταν εσείς και η ομάδα σας το κάνετε αυτό, θα είναι πιο εύκολο να κανονίσετε συναντήσεις, να καταλάβετε γιατί οι άνθρωποι δεν ανταποκρίθηκαν και πολλά άλλα.
Εάν θέλετε να μοιραστείτε τις ώρες εργασίας για τις οποίες είστε συνδεδεμένοι, μπορείτε απλώς να προσθέσετε μια σημείωση στην κάρτα σας Google. Εδώ, μπορείτε επίσης να προσθέσετε τη ζώνη ώρας σας. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε τις ώρες εργασίας σας πηγαίνοντας στο δικό σας Ρυθμίσεις και κοινή χρήση > Ώρες εργασίας. Επιλέξτε το πλαίσιο Ενεργοποίηση ωρών εργασίας και προσαρμόστε τις ώρες εργασίας σας για κάθε μέρα.
Ένας άλλος τρόπος για να μοιραστείτε τη ζώνη ώρας σας στο Ημερολόγιο Google είναι επιλέγοντας το ημερολόγιο στο οποίο εργάζεστε εσείς και η ομάδα σας. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και κοινοποιήστε πριν επιλέξετε πού βρίσκεστε κάτω από το Ζώνη ώρας Ενότητα.
2. Χρήση του χρόνου εστίασης στο Ημερολόγιο Google
Εάν χρησιμοποιείτε iPhone, πιθανώς είστε εξοικειωμένοι με τις λειτουργίες εστίασης. Εν ολίγοις, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να περιορίσετε τις ειδοποιήσεις και άλλα πράγματα που μπορεί να σας κάνουν να ξεγελάσετε την εργασία σας. Η υβριδική εργασία μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πολλά άτομα να προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας όταν θα έπρεπε να εστιάζετε έντονα σε μια εργασία και το Ημερολόγιο Google διαθέτει ένα εργαλείο για να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα.
Η λειτουργία χρόνου εστίασης στο Ημερολόγιο Google σάς επιτρέπει να αφιερώνετε χρόνο για την εργασία σας και μπορείτε επίσης να επιλέξετε εάν θέλετε να λέτε αυτόματα όχι σε συναντήσεις στις οποίες σας προσκαλούν άλλα άτομα. Σημειώστε ότι μόνο ορισμένα σχέδια επιτρέπουν την πρόσβαση στη λειτουργία χρόνου εστίασης. Μπορείτε να ελέγξετε δημιουργώντας ένα νέο συμβάν και να δείτε αν παρατηρήσετε κάποια επιλογή που σας επιτρέπει να το κάνετε.
3. Παρακολουθήστε τα ημερολόγια όλων
Σας έχει τύχει ποτέ κάποιος να σας προσκαλέσει σε μια σημαντική εκδήλωση, μόνο για να έχετε ήδη κάτι άλλο στο ημερολόγιό σας; Αν ναι, θα ξέρετε πόσο ενοχλητικό μπορεί να είναι αυτό. Τα καλά νέα είναι ότι, με το Ημερολόγιο Google, μπορείτε να περιορίσετε αυτό το πρόβλημα όταν εργάζεστε σε ένα υβριδικό μοντέλο.
Ένας τρόπος για να σταματήσετε τις συγκρούσεις ώρας συνάντησης είναι να γνωρίζετε πότε όλοι είναι διαθέσιμοι. Όταν δημιουργείτε ένα νέο συμβάν, μεταβείτε στο Συνάντηση με… στην αριστερή πλευρά και εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να προσκαλέσετε.
Θα πρέπει να μπορείτε να βλέπετε τα ημερολόγια των ατόμων που προσκαλείτε. Ωστόσο, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να μην έχουν κοινοποιήσει τα δικά τους—και, αν συμβαίνει αυτό, θα πρέπει να προσπαθήσετε να βεβαιωθείτε ότι θα το αλλάξουν (ίσως χρειαστεί επίσης να αναβαθμίσετε τα προγράμματα συνδρομής τους στο Google Workspace).
4. Χρησιμοποιήστε ενσωματώσεις τρίτων
Όταν η ομάδα σας υιοθετεί ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας, θα πρέπει να αφαιρέσετε όσο το δυνατόν περισσότερα εμπόδια στη συνεργασία. Τα καλά νέα είναι ότι το Ημερολόγιο Google διαθέτει πολλαπλές ενσωματώσεις τρίτων και αυτές μπορούν να σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε περισσότερες από τις αγαπημένες σας εφαρμογές μαζί. Με το Google, μπορείτε να ενσωματώσετε εργαλεία επικοινωνίας όπως το Zoom και άλλες εύχρηστες εφαρμογές, όπως η Υπενθύμιση ραντεβού.
Για να ενσωματώσετε εφαρμογές τρίτων με το Ημερολόγιο Google, μεταβείτε στο + εικονίδιο στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Στη συνέχεια, αναζητήστε ή επιλέξτε τις εφαρμογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε Εγκατάσταση διαχειριστή ή Ατομική εγκατάσταση, όποιο ταιριάζει στις ανάγκες σας.
5. Λάβετε υπόψη τις επίσημες αργίες άλλων χωρών
Ως μέρος του υβριδικού μοντέλου σας, ενδέχεται να έχετε μέλη ομάδας που εργάζονται σε διαφορετικές χώρες. Και αν δραστηριοποιείτε πέρα από διάφορα σύνορα, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ολόκληρος ο κόσμος δεν τρέχει με το ίδιο χρονοδιάγραμμα.
Εάν προσπαθείτε να κανονίσετε συναντήσεις, βεβαιωθείτε ότι αυτά τα γεγονότα δεν έρχονται σε σύγκρουση με άλλες αργίες. Για παράδειγμα, ενώ το Ηνωμένο Βασίλειο δεν αποκλείει την 4η Ιουλίου, οι ΗΠΑ το κάνουν. Μπορείτε να ρωτήσετε τα μέλη της ομάδας σας, αλλά θα βρείτε επίσης πολλά μέρη στο διαδίκτυο. τύπος “[χώρα] επίσημες αργίες [έτος]”, και θα πρέπει να μπορείτε να βρείτε μια λίστα.
6. Περιορίστε τον αριθμό των συναντήσεων που έχετε
Εάν είχατε ποτέ μια δουλειά 9-5 για μεγάλο χρονικό διάστημα, πιθανότατα θα γνωρίζετε πόσο άσκοπες είναι οι πολλές συναντήσεις. Και αν δεν μπείτε με ένα σωστό σχέδιο, μπορείτε γρήγορα να πέσετε σε μια παγίδα όπου η ομάδα σας συζητά για την τελευταία συνάντηση.
Πριν προγραμματίσετε μια συνάντηση, ρωτήστε εάν είναι απαραίτητο να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση. Τον περισσότερο καιρό, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα μέσω του Slack ή στείλτε ένα email στα μέλη της ομάδας σας. Εάν χρειάζεται να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, έχετε μια σαφή λίστα με τα σημεία συζήτησης και κρατήστε τη όσο το δυνατόν πιο σύντομη.
7. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Task στο Ημερολόγιο Google για Προθεσμίες
Το να μην βρίσκεστε συνεχώς στο ίδιο δωμάτιο με τους συναδέλφους σας μπορεί να είναι ευλογία. Για παράδειγμα, μπορείτε συχνά να εστιάσετε στην ολοκλήρωση εργασιών που απαιτούν σημαντική γνωστική προσπάθεια - χωρίς να ανησυχείτε μήπως σας αποσπάσουν την προσοχή άλλοι. Ωστόσο, μπορεί επίσης να προκαλέσει προβλήματα.
Ένα θέμα είναι ότι μπορεί να ξεχάσετε σημαντικές προθεσμίες. Μπορείτε, ωστόσο, να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google για να περιορίσετε αυτό το πρόβλημα. Η παρακολούθηση των προθεσμιών είναι εύκολη. μπορείς να πας Δημιουργία > Εργασία και πληκτρολογήστε ό, τι θέλετε να ολοκληρώσετε. Αφού το κάνετε αυτό, επιλέξτε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει.
Εκτός από το Ημερολόγιο Google, μπορείτε χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως το Todoist και το Microsoft To Do για παρόμοιους σκοπούς.
8. Μπλοκάρετε το χρόνο που πρόκειται να εργαστείτε σε σημαντικές εργασίες
Ένα από τα οφέλη της υβριδικής εργασίας είναι ότι έχετε μεγαλύτερη ευελιξία ως προς το πρόγραμμά σας. Η έννοια του «Deep Work» προέρχεται από το βιβλίο του Cal Newport για το θέμα και ένα από τα βασικά στοιχεία περιλαμβάνει την εργασία σε δύσκολες εργασίες για περιόδους κάθε μέρα - χωρίς περισπασμούς.
Η βαθιά εργασία δεν είναι κάτι που μπορείτε να περιμένετε να κάνετε για μια ημέρα οκτώ ωρών, αλλά ο προγραμματισμός τσέπες για εντατικές εργασίες είναι μια καλή ιδέα. Μπορείς να πας Δημιουργία > Εργασία για να αφιερώσετε χρόνο για την ολοκλήρωση των έργων σας και μπορείτε επίσης να αποφασίσετε εάν θέλετε να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες.
Το κλείδωμα του χρόνου είναι δύσκολο στην αρχή, και συνιστούμε να ελέγξετε τις κορυφαίες συμβουλές μας για τον αποκλεισμό χρόνου για να σε βοηθήσω.
Ημερολόγιο Google: Ένας εύχρηστος σύντροφος για τις υβριδικές εργασιακές σας προσπάθειες
Η υβριδική εργασία μπορεί να ωφελήσει τόσο τους εργοδότες όσο και τους εργαζόμενους. Όταν το κάνετε σωστά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον μελών της ομάδας που μπορούν να συνεργαστούν και να καινοτομήσουν, δίνοντας παράλληλα στους ανθρώπους περισσότερη ελευθερία. Έχοντας περισσότερο έλεγχο στο πρόγραμμά τους, μπορεί να παρατηρήσετε ότι τα μέλη της ομάδας είναι πιο παραγωγικά.
Το Ημερολόγιο Google μπορεί να λύσει πολλά ζητήματα που προκύπτουν από υβριδικά μοντέλα εργασίας, όπως η περιορισμένη διαφάνεια και η περιορισμένη επικοινωνία. Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές και δείτε αν λειτουργούν για εσάς.
