Οι πρακτικές διαχείρισης έργων αλλάζουν, συμπεριλαμβανομένων των εργαλείων που απαιτούνται για την επίτευξη εξαιρετικών αποτελεσμάτων. Ένα ιδανικό εργαλείο διαχείρισης έργου θα πρέπει να επιτρέπει ευελιξία, αποτελεσματική διαχείριση εργασιών και απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ των διευθυντών και των μελών της ομάδας.
Με την πάροδο των ετών, το ProofHub έχει αποδείξει την αξιοπιστία του ως ένα εξαιρετικό εργαλείο διαχείρισης έργων που μειώνει το βάρος των διαχειριστών και παρέχει μια πλατφόρμα που εκτιμά την αποτελεσματικότητα. Αυτό το άρθρο έχει ως στόχο να σας εκπαιδεύσει στο ProofHub και να τονίσει τα επτά καλύτερα χαρακτηριστικά του για τη διαχείριση έργου.
Τι είναι το ProofHub;
Το ProofHub είναι ένα ευέλικτο λογισμικό διαχείρισης έργων που χρησιμοποιείται από κορυφαίους οργανισμούς για διοικητικούς σκοπούς μέχρι τη διαχείριση εργασιών. Το ProofHub προτιμάται σε μεγάλες απομακρυσμένες βιομηχανίες, επειδή τους βοηθά να επιτύχουν σχέδια έργων χωρίς την ταλαιπωρία της επιτόπιας αναφοράς.
Με το ProofHub, μπορείτε
διευκολύνει αποτελεσματικά τις εξ αποστάσεως συναντήσεις της ομάδας, αναθέστε καθήκοντα και ολοκληρώστε έργα χωρίς να συναντηθείτε φυσικά με τα μέλη της ομάδας. Οι ειδικοί του κλάδου το αποκαλούν "όλα σε ένα λογισμικό διαχείρισης έργων" ιδανικό για επιχειρήσεις μεσαίας έως μεγάλης κλίμακας όπου η επίβλεψη μεμονωμένων εργασιών είναι απαραίτητη.Το ProofHub είναι σαν μια εικονική αίθουσα παρακολούθησης όπου μπορείτε να επιβλέπετε τη δραστηριότητα κάθε μέλους της ομάδας, να διορθώνετε εργασίες ή να τις εγκρίνετε. Δημιουργεί μια ομαλή ροή εργασίας στον οργανισμό και προσφέρει ισχυρά χαρακτηριστικά που συμβάλλουν στην αύξηση της παραγωγικότητας.
Τα πλεονεκτήματα του ProofHub είναι διαθέσιμα σε προϋπολογισμούς διαμονής ενός Ultimate Plan με χρέωση 99 $ ανά μήνα ή ετησίως με 89 $ ανά μήνα. Ένα βασικό πρόγραμμα είναι επίσης διαθέσιμο για μικρότερο προϋπολογισμό 50 $, με χρέωση ανά μήνα και ετησίως με χρέωση 45 $ ανά μήνα. Το ProofHub διαθέτει επίσης ένα δωρεάν πρόγραμμα και ένα δοκιμαστικό παράθυρο 14 ημερών, μετά το οποίο μπορείτε να εγγραφείτε σε οποιαδήποτε από τις υπηρεσίες pay-as-you-go του.
7 καλύτερες δυνατότητες για τη διαχείριση έργου
Το ProofHub περιλαμβάνει διάφορα χαρακτηριστικά που διευκολύνουν την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα μεγάλης κλίμακας. Τα παρακάτω, ωστόσο, ξεχωρίζουν ως τα καλύτερα χαρακτηριστικά για τη διαχείριση έργου.
1. Διαχείριση εργασιών
Η δυνατότητα διαχείρισης εργασιών του ProofHub διευκολύνει τους διαχειριστές έργων να αναθέτουν εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες στα μέλη της ομάδας. Αυτή η δυνατότητα τους βοηθά να αναγνωρίσουν σε ποιον έχουν αναθέσει μια συγκεκριμένη εργασία και να χωρίσουν μια μεμονωμένη εργασία σε πολλαπλές ενότητες για ομαλή εκτέλεση.
Σας παρέχεται ένα Προσθήκη ετικέτας ενότητα για την προσαρμογή των ετικετών εργασιών και την ιεράρχηση εργασιών για εύκολη αναγνώριση. Και αν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένους κωδικούς που μπορείτε να απομνημονεύσετε σε δευτερεύουσες εργασίες για να τους ελέγξετε όταν χρειάζεται εύκολα. Επιπλέον, έχετε την πολυτέλεια να φιλτράρετε μέσα από ένα σωρό εργασίες για να ασχοληθείτε με εκείνες που χρειάζονται επείγουσα προσοχή.
2. Ροή εργασιών και πίνακες Kanban
Με τη ροή εργασιών και τους πίνακες Kanban, μπορείτε να μετρήσετε πόση εργασία προχωρά από τα προηγούμενα στάδια στο επόμενο, μέχρι το τελικό στάδιο. Για απλότητα, το ProofHub παρουσιάζει εργασίες σε στήλες, όπου κάθε στήλη αντιπροσωπεύει διαφορετικά στάδια ενός έργου.
Καθώς αυτές οι εργασίες προχωρούν, μπορείτε να τις μετακινήσετε στο επόμενο στάδιο σύροντας τις εργασίες στην επόμενη στήλη. Με τη ροή εργασιών και τους πίνακες Kanban, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ροές εργασίας και να δώσετε τίτλους μεταξύ τους Να κάνω και Ολοκληρώθηκε το. Στη συνέχεια, αναθέστε αυτές τις εργασίες σε άτομα και, αν θέλετε, ορίστε τις ως Ιδιωτικές. Με αυτόν τον τρόπο, μόνο τα άτομα που έχουν ανατεθεί θα έχουν πρόσβαση στις κοινόχρηστες πληροφορίες.
3. Προσαρμοσμένες αναφορές
Με Προσαρμοσμένες αναφορές, μπορείτε να λάβετε μια οπτική αναπαράσταση όλων των πλήρων και ημιτελών ορόσημων. Αυτή η δυνατότητα σάς βοηθά να παρακολουθείτε τις αναφορές προόδου όλων των εργασιών και να τις διαχειρίζεστε σύμφωνα με τα προγραμματισμένα χρονοδιαγράμματα τους. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα γράφημα εξάντλησης για να μετρήσετε τους κοινούς στόχους και τον αναμενόμενο ρυθμό εργασίας σε σχέση με τα πραγματικά αποτελέσματα που παράγονται από την ομάδα.
Οι προσαρμοσμένες αναφορές θα σας βοηθήσουν να προσαρμόσετε ανάλογα τα χρονοδιαγράμματα για να επιτύχετε αυτούς τους στόχους κάθε φορά που υπάρχει μείωση της παραγωγικότητας. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε καθυστερημένες εργασίες και να προγραμματίζετε εκ νέου όταν απαιτείται. Τέλος, παρακολουθήστε τον χρεώσιμο και μη χρεώσιμο χρόνο που έχετε καταγράψει σε ένα έργο. Λειτουργεί τέλεια για ελεύθερους επαγγελματίες που αμείβονται με βάση τον χρόνο που έχουν συνδεθεί και την εργασία που κάνουν.
4. Διαδικτυακή διόρθωση
Διαδικτυακή διόρθωση είναι μια δυνατότητα συνεργασίας που επιτρέπει σε μια ομάδα δημιουργικών να κάνει προτάσεις και τροποποιήσεις σε διάφορες εργασίες καθώς προχωρούν στο τελικό στάδιο. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει την αποτελεσματική ανατροφοδότηση της ομάδας και βελτιώνει την απόδοση και την παραγωγικότητα μιας ομάδας.
Τα μέλη της ομάδας συμβάλλουν σε σχέδια και έργα σε πραγματικό χρόνο και κάνουν διορθώσεις όπου χρειάζεται. Με τα εργαλεία σήμανσης κάτω από αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να προσθέσετε σχολιασμούς σε αρχεία που δηλώνουν συγκεκριμένες περιοχές όπου η ομάδα πρέπει να πραγματοποιήσει διορθώσεις. Το Online Proofing παρέχει επίσης ενότητες όπου τα μέλη της ομάδας απαντούν σε νήματα εστιάζοντας σε μια πρόταση.
5. Διαγράμματα Gantt
Η οπτικοποίηση είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε έργου. Ως παραδοσιακή μέθοδος για να γίνει αυτό, οι διαχειριστές έργου μπορεί να το αποφασίσουν δημιουργήστε βασικά γραφήματα Gantt χρησιμοποιώντας υπολογιστικά φύλλα excel. Αν και αυτό έχει λειτουργήσει πολλές φορές, το ProofHub έχει ενσωματώσει αυτή τη δυνατότητα στο σύστημά του, δημιουργώντας μια πλατφόρμα όπου οι διαχειριστές έργων μπορούν να παρακολουθούν μεμονωμένες εργασίες χρησιμοποιώντας μια διάταξη γραφήματος.
Κατά συνέπεια, μπορείτε να παρακολουθείτε οπτικά την πρόοδο κάθε εργασίας σε ποσοστό για να γνωρίζετε πόση δουλειά έχει κάνει κάθε μέλος της ομάδας. Πάνω απ 'όλα, το ProofHub έχει ενσωματώσει το Gantt διάγραμμα πρότυπο που θα καταγράφει τις απαιτούμενες δραστηριότητες κατά τη διάρκεια αυτών των εργασιών.
Για παράδειγμα, τα γραφήματα Gantts είναι διαθέσιμα για διαχείριση έργου, καμπάνιες μάρκετινγκ και ανάπτυξη λογισμικού. Αυτά τα πρότυπα θα ήταν χρήσιμα για να τρέξουν ευέλικτες ομάδες ευέλικτη διαχείριση έργου αποτελεσματικά.
6. Ανακοινώσεις
Με αυτήν τη δυνατότητα, οι διαχειριστές έργων μπορούν να κάνουν φωνητικές ανακοινώσεις κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του ηχείου στην πλατφόρμα. Επιτρέπει την εύκολη διάδοση πληροφοριών και την κοινή χρήση ενημερώσεων για μια εργασία. Έτσι, αντί να πληκτρολογείτε όλες τις πληροφορίες, μπορείτε να στείλετε μερικές με τη μορφή φωνητικών σημειώσεων. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν τίτλο στην ανακοίνωση, μια περιγραφή και υποστηρικτικά αρχεία ή εικόνες.
Τέλος, οι διαχειριστές έργων μπορούν επίσης να επιλέξουν μέλη για να δουν ορισμένες ανακοινώσεις εγγράφοντας αυτά τα άτομα σε αυτά και στη συνέχεια να μάθουν ποιος τις έχει δει. Μπορείτε να προγραμματίσετε αυτές τις ανακοινώσεις να είναι ζωντανές για μια συγκεκριμένη διάρκεια.
7. Διαδικτυακές συζητήσεις
Η κοινή χρήση και ο έλεγχος των αποτελεσμάτων του έργου είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους βελτιώστε την υπευθυνότητα στην απομακρυσμένη ομάδα σας. Διαδικτυακές συζητήσεις Επιτρέψτε στα μέλη της ομάδας να συνεργαστούν με τους συναδέλφους τους και να μοιραστούν ιδέες μαζί τους ενεργά. Ως διαχειριστής έργου, αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να δημιουργείτε θέματα συζήτησης, συμπεριλαμβανομένων των μελλοντικών έργων και των απαιτήσεων των πελατών.
Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εγγράψετε άτομα σε ορισμένες συζητήσεις με τα οποία θα θέλατε να μοιραστείτε πληροφορίες και ιδέες με επίκεντρο ένα συγκεκριμένο θέμα. Σας επιτρέπει επίσης να προσθέτετε σχόλια και να αναφέρετε άτομα απευθείας υπό συζήτηση για να κάνετε συνεισφορές. Με τις διαδικτυακές συζητήσεις, μπορείτε να αρχειοθετήσετε θέματα συζήτησης, να τα καρφιτσώσετε ή να τα επισημάνετε ως ιδιωτικά.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το ProofHub για Διαχείριση Έργου
Το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική χρήση του ProofHub για τη διαχείριση έργου είναι η κατάρτιση ενός σχεδίου έργου. Ως διαχειριστής έργου, είναι δική σας ευθύνη να σχεδιάσετε ένα σχέδιο που σας δίνει κατεύθυνση κατά τη διάρκεια του έργου. Ο ρόλος του ProofHub είναι να σας βοηθήσει να οπτικοποιήσετε τα σχέδια του έργου σας και να τα πραγματοποιήσετε εύκολα.
Επιπλέον, ένα από τα μεγαλύτερα δυνατά σημεία μιας διαδικασίας διαχείρισης έργου είναι η τάξη. Ως διαχειριστής έργου, το ProofHub σάς δίνει τη δυνατότητα να οργανώνετε εργασίες και έργα σύμφωνα με προτεραιότητες. Έτσι, μπορείτε να προγραμματίσετε ξεχωριστές ώρες για συναντήσεις, διαδικτυακές συζητήσεις και δοκιμές και να διασφαλίσετε ότι αυτές οι δραστηριότητες πραγματοποιούνται σε διαφορετικές υποομάδες με ενιαίο τρόπο.
Σύνδεση της εργασίας σας με το ProofHub
Η ύπαρξη ενός εργαλείου διαχείρισης έργου όπως το ProofHub επηρεάζει θετικά τη σύνδεση της εργασίας σας κατά τη διάρκεια ενός έργου. Εάν το χειριστεί ένας εξειδικευμένος διαχειριστής έργου, βελτιώνει τα αποτελέσματα του έργου σποραδικά. Μαθαίνοντας να γίνεστε καλύτερος διαχειριστής έργου, βάζετε την ομάδα σας σε ένα βάθρο επιτυχίας και αυξάνετε τις πιθανότητές σας να χειριστείτε μελλοντικά έργα.
