Ο σχεδιασμός Ανθρώπινου Δυναμικού (HR) είναι ένας κρίσιμος παράγοντας για τον καθορισμό της επιτυχίας μιας επιχείρησης. Ένα σχέδιο Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πού βρίσκεται το προσωπικό σας αυτήν τη στιγμή και εάν έχετε αρκετό προσωπικό για να χειριστείτε μελλοντικές ανάγκες. Μπορείτε να προσδιορίσετε την εκπαίδευση που μπορεί να χρειαστεί το προσωπικό στο μέλλον για να αυξήσει την παραγωγικότητά του ή να προσαρμοστεί στις νέες τεχνολογίες.
Το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τη συνολική στρατηγική του οργανισμού. Πρέπει να ξέρετε ποια έργα έχει σχεδιάσει η εταιρεία για το μέλλον για να κατανοήσετε τον άνθρωπο πόρους που θα απαιτήσει ο οργανισμός για να τους επιτύχει σε ένα οικονομικά αποδοτικό, παραγωγικό και αποτελεσματικό τρόπο.
1. Εξετάστε το τρέχον σύνολο δεξιοτήτων προσωπικού του οργανισμού σας
Για να προσδιορίσετε πώς αποδίδει το σχέδιό σας, πρέπει να καθορίσετε τη βασική παραγωγικότητα της τρέχουσας κατάστασης. Θα χρειαστεί να ελέγξετε τους τρέχοντες εργολάβους και υπαλλήλους και να προσδιορίσετε την εκπαίδευση, την εμπειρία, τις δεξιότητες, το κόστος και την παραγωγικότητα.
Οι αξιολογήσεις μπορούν να εκθέσουν κρίσιμους τομείς για βελτίωση στον εργασιακό χώρο και τον λόγο για αυτούς, βοηθώντας τους διευθυντές να επικεντρωθούν σε τομείς όπου υπάρχει ανάγκη. Η διαδικασία μπορεί να σας βοηθήσει να ανακαλύψετε απροσδόκητες ευκαιρίες και δυνατά σημεία, συμπεριλαμβανομένου του εντοπισμού εργαζομένων που μπορούν να επωφεληθούν από την προηγμένη εκπαίδευση ή προαγωγή.
Οι τακτικές αξιολογήσεις μπορούν να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να κατανοήσετε τις αδυναμίες και τα δυνατά σημεία ενός οργανισμού και να σας επιτρέψουν να παρακολουθείτε την επιτυχία των αλλαγών που εφαρμόζονται. Σας επιτρέπει επίσης να αντιδράτε στα λάθη πιο γρήγορα και να αξιοποιείτε την επιτυχία εάν οι λύσεις αποδίδουν καλύτερα από το αναμενόμενο. Καθώς εξετάζετε το τρέχον προσωπικό σας, δώστε προσοχή στα επίπεδα απόδοσης, τον αριθμό των υπαλλήλων, τα οφέλη, τις θέσεις, τις δεξιότητες και τα προσόντα.
2. Προβλέψτε μελλοντικές αλλαγές στο τρέχον προσωπικό
Χρησιμοποιώντας το στρατηγικό σχέδιο του οργανισμού σας ως αναφορά, κάνετε προβλέψεις σχετικά με τις μελλοντικές ανάγκες σε ανθρώπινο δυναμικό. Η αξιολόγηση της τρέχουσας θέσης του οργανισμού σε σύγκριση με μια εκτίμηση των μελλοντικών απαιτήσεων είναι κρίσιμη για τη δημιουργία ενός κατάλληλου σχεδίου ανθρώπινου δυναμικού.
Πρέπει να προσδιορίσετε την προσφορά εργασίας σας, να την ταξινομήσετε ανά τύπο και να τη συγκρίνετε με τη μελλοντική ζήτηση που αναμένει ο οργανισμός. Ο στόχος είναι να αξιοποιήσετε την προσφορά εργασίας για να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να καλύψετε τη ζήτηση του οργανισμού χωρίς να την υπερβείτε.
Μπορεί να είναι δύσκολο να προβλέψεις απροσδόκητα γεγονότα όπως πανδημία, φυσικές καταστροφές ή τεχνολογικές εξελίξεις που μπορούν να επηρεάσουν την αγορά. Ορισμένοι οργανισμοί μειώνουν τον κίνδυνο προβλέποντας τη ζήτηση κάθε μήνα εκτός από την πρόβλεψη της ζήτησης αρκετά χρόνια νωρίτερα.
Όσο πιο μακρινές είναι οι προβλέψεις, τόσο μεγαλύτερο ρίσκο αναλαμβάνετε να ενεργήσετε σύμφωνα με αυτές. Το θετικό είναι ότι εάν οι μακροπρόθεσμες προβλέψεις σας είναι σωστές, ο οργανισμός επωφελείται από τη λήψη μέτρων πριν από τον διαγωνισμό.
3. Κάντε μια ανάλυση κενών για να προσδιορίσετε τις ανάγκες σε προσωπικό
Αφού ολοκληρώσετε τα βήματα 1 και 2, μπορείτε να εντοπίσετε εάν υπάρχουν σημαντικά κενά. Μια ανάλυση χάσματος μπορεί να καθορίσει συγκεκριμένες ανάγκες που μπορούν να γεφυρώσουν το χάσμα μεταξύ της τρέχουσας προσφοράς εργασίας του οργανισμού και της αναμενόμενης μελλοντικής ζήτησης. Εάν ένα από τα ζητήματα είναι η ατμόσφαιρα, μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε πώς να δημιουργήσετε ένα παραγωγικό περιβάλλον εργασίας για τους εργαζόμενους.
Μερικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε στον εαυτό σας όταν κάνετε την ανάλυση του χάσματος σας περιλαμβάνουν:
- Όλοι οι εργαζόμενοι εργάζονται σύμφωνα με τις δυνάμεις τους στους τρέχοντες ρόλους τους;
- Πρέπει οι εργαζόμενοι να μάθουν πρόσθετες δεξιότητες;
- Χρειάζεται ο οργανισμός περισσότερους μάνατζερ;
4. Συνδυάστε το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού σε μεγαλύτερη οργανωτική στρατηγική
Αφού ολοκληρώσετε τα τρία πρώτα βήματα, μπορείτε να ξεκινήσετε την εφαρμογή οργανωτικών αλλαγών. Είναι κρίσιμο να επικοινωνήσετε το σχέδιο με τους επικεφαλής του τμήματος του οργανισμού, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει πιθανά προγράμματα κατάρτισης και άσκηση πίεσης για πρόσθετα κεφάλαια από ανώτερα στελέχη. Θα χρειαστεί να αναθεωρήσετε και να προσαρμόσετε το πλάνο ώστε να προσαρμόσετε τις αλλαγές στους στόχους του οργανισμού.
Τρόποι για να αναπτύξετε και να εκτελέσετε το σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού σας
Οι επαγγελματίες Ανθρώπινου Δυναμικού χρησιμοποιούν τεχνολογικά εργαλεία για να τους βοηθήσουν να δημιουργήσουν, να σχεδιάσουν και να παρακολουθήσουν την πρόοδο της στρατηγικής ανθρώπινου δυναμικού τους. Εδώ είναι μερικά από τα εργαλεία που χρησιμοποιούν:
Ερευνες
Η έρευνα στο προσωπικό σας είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να μάθετε για ένα συγκεκριμένο θέμα ανθρώπινου δυναμικού και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις SurveyMonkey ή Φόρμες Google για να δημιουργήσετε την έρευνα προσωπικού σας και μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια απομακρυσμένη έρευνα εργαζομένων χρησιμοποιώντας το Paperform.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτηματολόγια για να μάθετε:
- Πώς αισθάνεται η διοίκηση για τα επίπεδα δεξιοτήτων και παραγωγικότητας του προσωπικού
- Τα είδη των προγραμμάτων κατάρτισης που ενδιαφέρει το προσωπικό
- Εάν οι εργαζόμενοι είναι ευχαριστημένοι με τα προνόμια και τα προγράμματα αποδοχών που προσφέρει ο οργανισμός
- Πώς νιώθουν οι εργαζόμενοι για την εταιρική κουλτούρα και αν αισθάνονται συνδεδεμένοι με το εργασιακό περιβάλλον
- Ο αριθμός των εργαζομένων που αισθάνονται ότι ο οργανισμός τους εκτιμά
- Εάν οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι υπάρχουν ευκαιρίες ανέλιξης μέσα στον οργανισμό
- Αδύναμα σημεία που μπορεί να οδηγήσουν σε μείωση της παραγωγικότητας ή υψηλό κύκλο εργασιών
Πίνακες εργαλείων HR
Οι οργανισμοί μπορούν να αναπτύξουν έναν προσαρμοσμένο πίνακα ελέγχου ανθρώπινου δυναμικού ή να αγοράσουν έναν. Λογισμικό όπως BambooHR και Paycor Perform υποστηρίζει τη διαδικασία σχεδιασμού επειδή συλλέγουν και εμφανίζουν πολύτιμες πληροφορίες. Διαβάζοντας για το τα καλύτερα εργαλεία παρακολούθησης παρουσίας εργαζομένων για τον χώρο εργασίας σας μπορεί να είναι χρήσιμο.
Μερικά πράγματα που μπορείτε να παρακολουθείτε με τους πίνακες εργαλείων HR περιλαμβάνουν:
- Ποσοστό κύκλου εργασιών
- Ικανοποίηση προσωπικού
- Ικανότητα παραγωγικότητας του προσωπικού
- Επίπεδα δεξιοτήτων εργαζομένων
- Εσωτερικές προσφορές
- Δέσμευση από υποψήφιους για εργασία
Συστήματα Διαχείρισης Απόδοσης
Λογισμικό όπως WorkForceHub και WorkZoom μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε τους υπαλλήλους και την απόδοσή τους. Μπορείτε να δίνετε και να παρακολουθείτε τις αξιολογήσεις απόδοσης με την πάροδο του χρόνου και να παρακολουθείτε τις βελτιώσεις των εργαζομένων.
Τα συστήματα διαχείρισης απόδοσης είναι χρήσιμα για τη διαδικασία σχεδιασμού ανθρώπινου δυναμικού επειδή σας επιτρέπουν να βλέπετε το είδος της επιτυχίας που μπορεί να επιτύχει ο οργανισμός προσφέροντας εκπαίδευση ή κάνοντας αλλαγές στο προσωπικό ρόλους. Μπορεί να σας ενδιαφέρει να μάθετε για το καλύτερες εφαρμογές και ενσωματώσεις αναγνώρισης εργαζομένων.
Πληροφοριακά Συστήματα Ανθρώπινου Δυναμικού (HRIS)
Δευτέρα.com και αλματώδης είναι παραδείγματα λογισμικού HRIS που συνδυάζει διάφορες λειτουργίες HR, συνοψίζοντας τις προσλήψεις, τις εγγραφές, τις προσλήψεις, την εναλλαγή προσωπικού, την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση, μεταξύ άλλων μετρήσεων. Το HRIS σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε ορισμένες λειτουργίες, όπως η καταγραφή των ωρών εργασίας των εργαζομένων και η ταξινόμηση μέσω ερωτημάτων εργασίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα για να αλλάξετε το σχέδιο HR ή να μετρήσετε την πρόοδο των αλλαγών που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί.
Λογισμικό Ανάλυσης Αποζημιώσεων και Παροχών
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό όπως π.χ Zenefits ή Dayforce HCM να συγκρίνετε μισθούς και παροχές με δημοφιλείς επιλογές προνόμιων και οικονομικές τάσεις. Η χρήση του λογισμικού μπορεί να είναι χρήσιμη στη διαδικασία σχεδιασμού για να επιβεβαιώσετε εάν οι εργαζόμενοι λαμβάνουν μισθούς και παροχές που ευθυγραμμίζονται με τις ευρύτερες τάσεις του κλάδου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο για να βελτιώσετε την ικανοποίηση του προσωπικού, να μειώσετε τον κύκλο εργασιών και να βελτιώσετε την παραγωγική ικανότητα.
Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε και να διαχειριστείτε τις ευθύνες ανθρώπινου δυναμικού σας. Είτε εργάζεστε για μια μεγάλη εταιρεία είτε για μια μικρή επιχείρηση, μπορείτε να βρείτε λύσεις για να καλύψετε τον προϋπολογισμό σας. Η επιτυχής διαχείριση ενός από τους πιο πολύτιμους πόρους σας, του προσωπικού σας, είναι ένας παράγοντας που μπορεί να κάνει ή να χαλάσει την επιτυχία ενός οργανισμού.
Είτε το προσωπικό του οργανισμού εργάζεται εξ αποστάσεως είτε στο γραφείο, υπάρχουν εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για να σας δώσουν μια σαφή εικόνα του πώς αισθάνονται για τον οργανισμό και το μέλλον τους μέσα σε αυτόν. Είστε εξοικειωμένοι με τις εφαρμογές Google Workspace που μπορούν να βοηθήσουν στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού σας;
