Τα Φύλλα Google είναι μια εξαιρετική εναλλακτική λύση εάν δεν θέλετε να πληρώσετε για το Microsoft Excel. Τα Φύλλα Google είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που διατίθεται δωρεάν με τη σουίτα Επεξεργαστή Εγγράφων Google. Σε αντίθεση με το Excel, τα Φύλλα Google βασίζονται επίσης σε σύννεφο, που σημαίνει ότι μπορείτε να μοιραστείτε τα υπολογιστικά φύλλα σας με οποιονδήποτε και να εργαστείτε σε αυτά ταυτόχρονα.
Μία από τις πιο δημοφιλείς χρήσεις των Φύλλων Google είναι ως εργαλείο διαχείρισης έργου, ωστόσο τα Φύλλα Google δεν έχουν την επιλογή να δημιουργήσουν ένα γράφημα Gantt στον Επεξεργαστή γραφημάτων τους. Ωστόσο, υπάρχουν λύσεις για να το κάνετε αυτό που θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τα έργα σας. Θα σας δείξουμε πώς.
Πότε να χρησιμοποιήσετε ένα διάγραμμα Gantt
Τα διαγράμματα Gantt χρησιμοποιούνται από τους διαχειριστές έργων σχεδόν σε όλα τις πιο δημοφιλείς μεθοδολογίες διαχείρισης έργων. Αν και είναι ουσιαστικά γραφήματα οριζόντιων ράβδων, τα γραφήματα Gantt είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οπτικοποιήσετε την πρόοδο και χρησιμοποιούνται συνήθως για την ανάλυση μεγάλων έργων σε πιο διαχειρίσιμα κομμάτια.
Τα γραφήματα Gantt είναι επίσης χρήσιμα εάν το έργο σας απαιτεί να υποβάλετε αναφορά σε ορισμένα ορόσημα ή εάν το έργο σας περιλαμβάνει πολλά άτομα.
Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στα Φύλλα Google
Δυστυχώς, δεν υπάρχει ένα κουμπί που μπορείτε να πατήσετε στα Φύλλα Google που θα δημιουργήσει ένα γράφημα Gantt για εσάς, αλλά αυτό δεν πρέπει να σας εμποδίσει δημιουργία ενός λειτουργικού πίνακα διαχείρισης έργου στα Φύλλα Google. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στα Φύλλα, υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε.
1. Ο εύκολος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt σε Φύλλα—Πρότυπα
Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στα Φύλλα Google είναι με ένα έτοιμο πρότυπο. Τα πρότυπα κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της σκληρής δουλειάς για εσάς, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη βελτίωση του γραφήματος Gantt αντί να το δημιουργήσετε από την αρχή.
Μπορείτε να βρείτε ένα πρότυπο γραφήματος Gantt στο Google Drive σας δημιουργώντας ένα νέο Φύλλο Google από ένα πρότυπο. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Google Drive και επιλέξτε + Νέο, μετά επιλέξτε Φύλλο Googleκαι μετά επιλέξτε Από ένα πρότυπο.
Αυτό θα ανοίξει το Γκαλερί προτύπων. μεσα στην Γκαλερί προτύπων, μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα με τίτλο Διαχείριση έργου, και θα βρείτε ένα πρότυπο με τίτλο Διάγραμμα Gantt κατά Smartsheet.
Εάν το παραπάνω πρότυπο Smartsheet δεν εμφανίζεται για εσάς ή σας φαίνεται λίγο υπερβολικό, τότε δώστε αυτό δωρεάν πρότυπο γραφήματος Gantt από το Forbes Advisor μια δοκιμή. Είναι πολύ πιο βασικό, αλλά θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
2. Δημιουργία γραφήματος Gantt από την αρχή στα φύλλα Google
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στα Φύλλα Google, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε ένα από την αρχή. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt χρησιμοποιώντας ένα γράφημα στοιβαγμένων ράβδων στα Φύλλα Google.
Εισαγάγετε τα δεδομένα του έργου σας σε ένα νέο Φύλλο Google. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα κάθε εργασίας και τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να υπολογίσετε τη διάρκεια κάθε εργασίας. Για να διευκολύνετε τον υπολογισμό της διάρκειας κάθε εργασίας, χρησιμοποιήστε έναν βασικό τύπο Φύλλου Google. Ένας τύπος θα διασφαλίσει επίσης ότι τυχόν αλλαγές που έγιναν στις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των εργασιών σας θα αντικατοπτρίζονται στο ολοκληρωμένο γράφημα Gantt.
Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο για να υπολογίσετε τη διάρκεια κάθε εργασίας: Ημερομηνία λήξης – Ημερομηνία έναρξης = Διάρκεια.
Για παράδειγμα, εάν η ημερομηνία έναρξης είναι στη στήλη Β, η τρίτη σειρά και η ημερομηνία λήξης στη στήλη Γ, η τρίτη σειρά, θα χρησιμοποιήσετε τον τύπο: =άθροισμα (C3-B3). Χρειάζεται να γράψετε αυτόν τον τύπο μόνο μία φορά και στη συνέχεια μπορείτε να τον σύρετε χρησιμοποιώντας το μικρό μπλε πλαίσιο στη γωνία. Αυτό θα εφαρμόσει τον τύπο σε όλα τα επιλεγμένα δεδομένα.
Αν παλεύεις με τα βασικά των φύλλων Google, ρίξτε μια ματιά σε μερικά από τα άλλα σεμινάρια μας.
Στη συνέχεια, πρέπει να δημιουργήσετε ένα γράφημα με στοίβαξη ράβδων. Για να γίνει αυτό, είναι χρήσιμο να έχετε δημιουργήσει έναν δεύτερο πίνακα με τα ονόματα των εργασιών σας, την ημέρα έναρξης και τη διάρκειά τους.
Επισημάνετε τον δεύτερο πίνακα που περιλαμβάνει τα ονόματα των εργασιών σας, την ημέρα έναρξης και τη διάρκεια και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισάγετε, και μετά Διάγραμμα. Εάν τα Φύλλα Google δεν έχουν επιλέξει αυτόματα ένα γράφημα με στοίβαξη ράβδων, μπορείτε να αλλάξετε μη αυτόματα τον τύπο γραφήματος.
Αυτήν τη στιγμή, έχετε ένα γράφημα ράβδων στοιβαγμένων, αλλά όπως μπορείτε να δείτε, δεν μοιάζει με γράφημα Gantt. Για να κάνετε αυτό το γράφημα ράβδων να μοιάζει και να μοιάζει περισσότερο με γράφημα Gantt, πρέπει να κάνετε κάποιες αλλαγές στις ρυθμίσεις του γραφήματος.
Αρχικά, πρέπει να αφαιρέσετε το μπλε τμήμα των στοιβαγμένων γραμμών, το οποίο αντιπροσωπεύει την ημέρα έναρξης για κάθε εργασία. Για να γινει αυτο, διπλό κλικ το γράφημα για να ανοίξετε το Επεξεργαστής γραφήματος και μετά κάντε κλικ στο μπλε μέρος του γραφήματος.
Αυτό θα ανοίξει το Ρυθμίσεις σειράς. Δεν μπορείτε να διαγράψετε εντελώς τις μπλε γραμμές, αλλά μπορείτε να τις κάνετε αόρατες αλλάζοντας την αδιαφάνειά τους από 100% σε 0%.
Τώρα, δεν μπορείτε να τα δείτε, αλλά εξακολουθούν να διατηρούν τα σημαντικά κόκκινα μέρη του ραβδωτού γραφήματος σας εκεί που πρέπει.
Στη συνέχεια, πρέπει να αφαιρέσετε το υπόμνημα από το γράφημά σας. Κάντε κλικ στις ετικέτες στην κορυφή του γραφήματος σας και, στη συνέχεια, αλλάξτε τη θέση τους από πάνω προς τα πάνω κανένας. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε το υπόμνημα πατώντας το διαγράφω κουμπί στο πληκτρολόγιό σας.
Τέλος, δώστε στο διάγραμμα Gantt έναν τίτλο από διπλό κλικ τον υπάρχοντα τίτλο και να κάνετε τις αλλαγές σας. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε τον τίτλο του άξονα κάνοντας κλικ σε αυτόν και στη συνέχεια αγγίζοντας διαγράφω στο πληκτρολόγιό σας.
Εάν δεν είστε λάτρης του κόκκινου, τότε αλλάξτε το χρώμα των κόκκινων ράβδων κατά κάνοντας κλικ ένα από αυτά και στη συνέχεια επιλέγοντας ένα νέο Χρώμα γεμίσματος.
Τώρα έχετε ένα γράφημα Gantt που θα ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάζετε την ημερομηνία έναρξης ή λήξης οποιασδήποτε εργασίας.
Διαχείριση έργων στα Φύλλα Google
Τώρα ξέρετε πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt στα Φύλλα Google. Είτε επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο είτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt από την αρχή, είστε πλέον έτοιμοι να διαχειριστείτε ένα έργο χρησιμοποιώντας τα Φύλλα.
Τα εργαλεία διαχείρισης έργων όπως το Asana μπορεί να δημιουργούν γραφήματα Gantt για εσάς, αλλά είναι επίσης προγράμματα με πληρωμή. Τα Φύλλα Google είναι εντελώς δωρεάν, επομένως αξίζει να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε ένα έργο στο Google Drive, εάν δεν διαθέτετε μεγάλο προϋπολογισμό για λογισμικό διαχείρισης έργων.
