Θα χρειαστεί πολύς χρόνος εάν χρειαστεί να στείλετε πολλά εξατομικευμένα email με μη αυτόματο τρόπο. Το καλό είναι ότι υπάρχει το Mail Merge—ένα πρόσθετο του Φύλλου Google που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων για να στέλνετε γρήγορα προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις ρυθμίσετε το πρόσθετο στα φύλλα Google, πρέπει απλώς να προετοιμάσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σύμβολα κράτησης θέσης και είστε έτοιμοι.
Επωφεληθείτε από αυτήν τη δυνατότητα εάν θέλετε να στείλετε ένα σωρό στοχευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν θέλετε να δεσμευτείτε σε μια αυτοματοποιημένη λύση μάρκετινγκ. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στα Φύλλα Google.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στα Φύλλα Google
Χωρίσαμε τα βήματα χρήσης της συγχώνευσης αλληλογραφίας στα Φύλλα Google σε τρία μέρη, με πολλά βήματα για το καθένα.
Ακολουθήστε προσεκτικά τις παρακάτω οδηγίες για να κατανοήσετε τη διαδικασία και να την εφαρμόσετε με επιτυχία.
Μέρος 1: Εγκατάσταση συγχώνευσης αλληλογραφίας
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να ξεκινήσετε είναι να εγκαταστήσετε το Mail Merge.
Απλώς κατευθυνθείτε προς Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Google Workspace Marketplace και χτυπήστε το Εγκαθιστώ κουμπί. Επιλέγω Να συνεχίσει στην προτροπή επιβεβαίωσης.
Στη συνέχεια, επιλέξτε τον προτιμώμενο λογαριασμό email σας και κάντε κλικ Επιτρέπω για να διασφαλίσετε ότι το πρόσθετο έχει την απαιτούμενη πρόσβαση. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εγκατάστασης, ρυθμίστε τη λειτουργία στα Φύλλα Google.
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να προχωρήσετε σε αυτό:
- Εκκινήστε τα Φύλλα Google και κάντε κλικ στο Καρτέλα επεκτάσεις στο μενού κορδέλας.
- Επιλέγω Συγχώνευση αλληλογραφίαςμε Συνημμένα από το μενού περιβάλλοντος και κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση συγχώνευσης αλληλογραφίας.
- Μόλις ενεργοποιηθεί η επέκταση, μεταβείτε στο Συγχώνευση αλληλογραφίας με συνημμένα > Δημιουργία φύλλου συγχώνευσης.
- Θα πρέπει τώρα να δείτε ένα πρότυπο συγχώνευσης με στήλες όπως Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση email, Προγραμματισμένα δεδομένα κ.λπ. στο υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να εισαγάγετε τις πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο για να ξεκινήσετε, καθώς και να προσθέσετε περισσότερες στήλες σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
- Εάν θέλετε να προσθέσετε τις επαφές σας Google στο υπολογιστικό φύλλο, μεταβείτε στο Συγχώνευση αλληλογραφίας με συνημμένα στην καρτέλα Επεκτάσεις και επιλέξτε Εισαγωγή Επαφών Google.
- Στο παρακάτω παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε μια ομάδα επαφών και, στη συνέχεια, πατήστε το ΕισαγωγήΕπαφές κουμπί.
Μόλις εξαχθούν οι επαφές, μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως. Αυτό που μας αρέσει πολύ στην επέκταση Mail Merge with Attachments είναι ότι μπορείτε να προγραμματίσετε την email σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, όπως αποστολή υπενθυμίσεων τη Δευτέρα σε μία παρτίδα και την Τετάρτη προς αλλο. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη μορφή ηη/μμ/εεεε ωω: mm για αυτήν την ενότητα για να αποφύγετε σφάλματα.
Δεύτερον, μπορείτε να εισαγάγετε συνημμένα με τη μορφή συνδέσμων για συγκεκριμένους χρήστες. Απλώς μεταβείτε στο Google Drive σας και αντιγράψτε τον σύνδεσμο σε ένα αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε. Εισαγάγετε αυτόν τον σύνδεσμο στο Συνημμένα αρχείου καρτέλα, και είστε έτοιμοι. Όσο είστε σε αυτό, μπορείτε επίσης χρησιμοποιήστε εναλλακτικά χρώματα στα Φύλλα Google ή αλλάξτε ολόκληρο το θέμα για να ζωντανέψει το έγγραφό σας.
Βήμα 2: Δημιουργήστε ένα πρότυπο
Αφού ετοιμάσετε το Φύλλο Google, είναι ώρα να δημιουργήσετε ένα πρότυπο email για τους παραλήπτες.
Θα χρησιμοποιήσουμε το {{όνομα πεδίου}} ως σύμβολο κράτησης θέσης σε αυτήν τη μέθοδο.
Εδώ είναι όλα όσα πρέπει να κάνετε:
- Μεταβείτε στην καρτέλα Επέκταση στα Φύλλα Google και Συγχώνευση αλληλογραφίας με συνημμένα > Διαμόρφωση συγχώνευσης αλληλογραφίας.
- Επιλέγω Δημιουργία προτύπου email από τις διαθέσιμες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επεξεργασία κουμπί δίπλα στην επιλογή Χρήση οπτικού επεξεργαστή.
- Πληκτρολογήστε το θέμα του email στο Πεδίο θέματος. Μπορείτε να προσθέσετε ένα σύμβολο κράτησης θέσης όπως {{First Name}}.
- Στη συνέχεια, προσθέστε το σώμα του email χρησιμοποιώντας την ίδια μέθοδο. Εάν στέλνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες για τον ίδιο σκοπό (όπως μια υπενθύμιση σύσκεψης), μπορείτε επίσης να επισυνάψετε αρχεία στο προσχέδιο.
- Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να χρησιμοποιήσετε αυτό το προσχέδιο στο μέλλον.
Βήμα 3: Δοκιμάστε τη λειτουργία
Μόλις το υπολογιστικό φύλλο και το πρόχειρο email είναι έτοιμα, μπορείτε να ξεκινήσετε την αποστολή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά προτού αρχίσετε να τα στέλνετε σε πραγματικούς ανθρώπους, μπορείτε να δώσετε εντολή στο Mail Merge with Attachments να σας στείλει ένα δοκιμαστικό email.
Δείτε πώς μπορείτε να ελέγξετε εάν το πρόσθετο λειτουργεί καλά:
- Αναπτύξτε το Καμπάνια αποστολής email ενότητα του μενού περιβάλλοντος που ανοίξατε νωρίτερα.
- Κάντε κλικ στο Στείλτε ένα δοκιμαστικό email επιλογή και επιλέξτε Πηγαίνω.
Θα πρέπει τώρα να λάβετε ένα δοκιμαστικό email στον λογαριασμό Gmail στον οποίο εγγραφήκατε. Εάν όλα είναι καλά, μπορείτε να επιλέξετε Εκτελέστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας την επόμενη φορά για να προχωρήσετε.
Αποστολή προσαρμοσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με Φύλλα Google και συγχώνευση αλληλογραφίας
Μέχρι τώρα, θα πρέπει να μπορείτε να ρυθμίσετε την επέκταση Συγχώνευσης αλληλογραφίας στα Φύλλα Google και να τη χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά για εργασία, ειδικά για εργασίες μάρκετινγκ. Όποτε θέλετε να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα στο μέλλον, μπορείτε να επιστρέψετε στη σελίδα Google Marketplace του Mail Merge και να κάνετε κλικ στο κουμπί Κατάργηση εγκατάστασης.