Με τα Έγγραφα Google, η κοινή χρήση και η συνεργασία σε έγγραφα είναι δύσκολη. Αλλά αν εργάζεστε με μια ποικιλία από αυτά, θα θέλετε πολλούς τρόπους για να μοιραστείτε τους συνδέσμους σας και να προσαρμόσετε τα δικαιώματα.
Είναι εύκολο να απενεργοποιήσετε αυτές τις ρυθμίσεις, ώστε οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο να έχει γρήγορη πρόσβαση στο αρχείο και να πιάσει δουλειά. Αλλά μερικές φορές αυτό μπορεί να σημαίνει υπερβολική κοινή χρήση ή να επιτρέπετε σε άτομα να επεξεργάζονται κάτι που εσείς θα προτιμούσατε να μην το κάνετε. Σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να διαβάσετε για διάφορους τρόπους κοινής χρήσης συνδέσμων προς τα Έγγραφα Google και τον τρόπο λειτουργίας τους.
1. Χρησιμοποιήστε τις Ρυθμίσεις κοινής χρήσης για να μοιραστείτε τα Έγγραφά σας Google
Εκτός και αν εργάζεστε σε ένα κοινό Drive, η Google ρυθμίζει τα έγγραφα στα οποία δημιουργείτε Περιορισμένος από προεπιλογή. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης προτού οι άλλοι μπορούν να τις δουν χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο. Διαφορετικά, οι θεατές σας θα έρθουν σε μια σελίδα που τους προτρέπει να ζητήσουν πρόσβαση, κάτι που θα μπορούσε να σημαίνει πολλή επιπλέον δουλειά και ειδοποιήσεις για εσάς και μια αναμονή για αυτούς.
Για να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων στο αρχείο σας, κάντε κλικ Μερίδιο στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας για να εμφανίσετε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης. Σε αυτό το μενού, μπορείτε να δείτε μια γρήγορη επισκόπηση του ποιος έχει πρόσβαση στο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να παραχωρήσετε πρόσβαση σε άλλους. Δείτε πώς λειτουργεί κάθε ενότητα σε αυτό το μενού.
Προσθήκη ατόμων και ομάδων
Εάν θέλετε να περιορίσετε τα άτομα που έχουν πρόσβαση στα Έγγραφά σας Google, μπορείτε να προσθέσετε συγκεκριμένα άτομα χρησιμοποιώντας αυτό το πεδίο στο επάνω μέρος του μενού. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email τους εδώ. Το επόμενο βήμα είναι να αναθέσετε τον ρόλο τους, να επιλέξετε εάν θέλετε να τους ειδοποιήσετε και να προσθέσετε ένα προαιρετικό μήνυμα.
Θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα τους ενημερώνει ότι το έχετε μοιραστεί μαζί τους, συμπεριλαμβανομένου ενός συνδέσμου που θα τους οδηγήσει σε αυτό. Μπορούν επίσης να το βρουν ξανά αργότερα στο Μοιράστηκε μαζί μου καρτέλα στο δικό τους Google Drive.
Άτομα με Πρόσβαση
Σύμφωνα με το Άτομα με πρόσβαση επικεφαλίδα, μπορείτε να δείτε ποιος έχει πρόσβαση στο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τον ρόλο τους κάνοντας κλικ στο βέλος δίπλα του—αυτά είναι:
- Θεατής—αυτά τα άτομα μπορούν να δουν το έγγραφο, να το κατεβάσουν, να το εκτυπώσουν ή να το αντιγράψουν.
- Σχολιαστής— μπορούν να μοιραστούν και να χρησιμοποιήσουν σχόλια ή προτάσεις για να επικοινωνήσουν μαζί σας.
- Συντάκτης— έχουν τον δεύτερο μεγαλύτερο έλεγχο Ιδιοκτήτης (εσείς, αν δημιουργήσατε το έγγραφο). Μπορούν να το αλλάξουν, να εργαστούν με προτάσεις άλλων, ακόμη και να μοιραστούν το αρχείο με άλλα άτομα και να προσαρμόσουν τα δικαιώματά του.
Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το μενού για να Μεταβίβαση ιδιοκτησίας αρχείου ή Κατάργηση πρόσβασης.
Μπορείτε να κάνετε πρόσθετες προσαρμογές στις ρυθμίσεις κοινής χρήσης κάνοντας κλικ στο γρανάζι στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα. Εδώ μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα των Editors να κοινοποιούν ή να αλλάζουν τα δικαιώματα ενός εγγράφου. Μπορείτε επίσης να αποτρέψετε τους θεατές και τους σχολιαστές από τη λήψη, την εκτύπωση ή την αντιγραφή του εγγράφου.
Γενική Πρόσβαση
Στα πλαίσια Γενική πρόσβαση, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να διατηρήσετε περιορισμένο το έγγραφο ή εάν θέλετε να παραχωρήσετε πρόσβαση σε αυτό Όποιος έχει τον σύνδεσμο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο μενού fly δίπλα Περιορισμένος και κάντε την ανταλλαγή.
Μόλις κάνετε εναλλαγή, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις για να επιτρέψετε σε όσους έχουν τον σύνδεσμο να προβάλλουν, να σχολιάζουν ή να επεξεργάζονται. Λάβετε υπόψη ότι, εάν έχετε ανοιχτό το αρχείο σας για όσους έχουν τον σύνδεσμο, δεν μπορείτε να αποτρέψετε άλλους από την κοινή χρήση του συνδέσμου.
Όταν είστε έτοιμοι, μπορείτε να πάρετε γρήγορα τον σύνδεσμο κάνοντας κλικ Αντιγραφή συνδέσμου στην κάτω αριστερή γωνία του πίνακα. Τώρα μπορείτε να το επικολλήσετε όπου θέλετε. Για γρήγορη πρόσβαση, θα μπορούσατε προσθέστε οπτικά σελιδοδείκτες και οργανώστε τους συνδέσμους σας σε λογισμικό όπως το Notion για να σας βοηθήσει να τα βρείτε και να τα μοιραστείτε αργότερα.
Επιπλέον, μπορείτε να αντιγράψετε τον σύνδεσμο απευθείας από τη γραμμή διευθύνσεων. Επισημάνετε τα πάντα μέχρι την κάθετη προς τα εμπρός μετά τη μεγάλη συμβολοσειρά αριθμών και γραμμάτων για να το κάνετε.
Μπορείς δημοσιεύστε τα Έγγραφά σας Google για να το δει κάποιος κάνοντας κλικ Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης σας, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω Μερίδιοκαι επιλέγοντας Δημοσίευση στον Ιστό. Από εκεί, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο Δημοσιεύω κουμπί.
Αυτό μπορεί να φαίνεται το ίδιο με τη ρύθμιση των ρυθμίσεων κοινής χρήσης Όποιος έχει τον σύνδεσμο. Είναι, εκτός από το ότι οι πληροφορίες είναι μόνο προβολή και οι αλλαγές που κάνετε στο έγγραφο δεν είναι ζωντανές. Έτσι, μόλις το αρχείο σας είναι έτοιμο για προβολή, μπορείτε να πατήσετε δημοσίευση και να παραχωρήσετε πρόσβαση σε άλλους.
Αλλά αν πρέπει να συνεχίσετε να εργάζεστε στο έγγραφο, μπορείτε να προσαρμόσετε τη ρύθμιση έτσι ώστε κανείς να μην βλέπει τις αλλαγές σας μέχρι να πατήσετε Δημοσιεύω πάλι. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο μενού fly δίπλα Δημοσιευμένο περιεχόμενο και ρυθμίσεις μόλις το δημοσιοποιήσετε και καταργήστε την επιλογή Αυτόματη αναδημοσίευση όταν γίνονται αλλαγές.
Μόλις το δημοσιεύσετε, μπορείτε να μοιραστείτε τον σύνδεσμο ή να τον ενσωματώσετε σε άλλα έγγραφα ή ιστοσελίδες. Για να καταργήσετε το αρχείο σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιστρέψετε στο ίδιο μενού και να επιλέξετε Σταματήστε τη δημοσίευση. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιράζεστε πληροφορίες χωρίς να δημιουργείτε ιστότοπο ή να ανησυχείτε για τον τομέα και τη φιλοξενία.
Η δημιουργία ενός σελιδοδείκτη στα Έγγραφά σας Google θα φέρει τους αναγνώστες σας σε ένα συγκεκριμένο μέρος της σελίδας. Να το πράξουν:
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εμφανίζεται ο σελιδοδείκτης.
- Παω σε Εισάγετε και Σελιδοδείκτης.
- Μόλις επιλέξετε Σελιδοδείκτης, το σύμβολο θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας.
- Κάντε κλικ στο σύμβολο για να αντιγράψετε τον σύνδεσμο ή να τον διαγράψετε.
Λάβετε υπόψη ότι όσοι μοιράζεστε τον σύνδεσμο σελιδοδείκτη θα χρειάζονται επίσης πρόσβαση στο υπόλοιπο έγγραφο. Αυτό σημαίνει επίσης ότι μπορούν να δουν το σύνολο.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μοιραστείτε τους συνδέσμους σας στα Έγγραφα Google:
- Χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης, μπορείτε να το διατηρήσετε αποκλειστικό ή να το κάνετε ευρέως προσβάσιμο σε θεατές, σχολιαστές ή συντάκτες.
- Η δημοσίευση σάς επιτρέπει να μοιράζεστε την εργασία σας σε δημόσια μορφή.
- Οι σελιδοδείκτες σάς επιτρέπουν να γίνετε πιο συγκεκριμένοι.
Το ποιο θα επιλέξετε εξαρτάται από εσάς και τον τύπο του εγγράφου στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε. Θυμηθείτε να ελέγξετε ξανά τα έγγραφά σας πριν από την κοινή χρήση.
