Όταν στέλνετε ένα αρχείο, είναι καλύτερα να το στέλνετε σε τουλάχιστον δύο μορφές για να βεβαιωθείτε ότι ο δέκτης μπορεί να το ανοίξει. Εάν έχετε δημιουργήσει ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, θα πρέπει να προσθέσετε ένα αρχείο PDF σε αυτό το email, καθώς είναι μια από τις πιο κοινές μορφές αρχείων.
Χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα εργαλεία του Excel, μπορείτε να αποθηκεύσετε το υπολογιστικό φύλλο σας ως αρχείο PDF ή ακόμα και να το μοιραστείτε μέσω email. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εργαλείο για να μετατρέψετε τα αρχεία σας Excel σε PDF. Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια προσεκτική ματιά σε κάθε μέθοδο.
Προετοιμάστε το Υπολογιστικό φύλλο
Κατά τη μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF, μπορεί να καταλήξετε με πληροφορίες που λείπουν, περιττά κενά κελιά ή πίνακες με παράξενη εμφάνιση. Για να το αποφύγετε, χρησιμοποιήστε το Διάταξη σελίδας εργαλεία για να ορίσετε την περιοχή εκτύπωσης, να επιλέξετε τον προσανατολισμό της σελίδας ή να προσθέσετε αλλαγές σελίδας.
Εάν σκοπεύετε να στείλετε το αρχείο σε έναν συνάδελφο, ίσως αξίζει τον κόπο να αφιερώσετε χρόνο και
οργανώστε τα υπολογιστικά φύλλα του Excel, έτσι θα έχετε τακτοποιημένα αρχεία PDF.1. Αποθηκεύστε το Αρχείο ως PDF
Εάν θέλετε να μετατρέψετε ένα αρχείο Excel σε PDF, αυτή είναι η πιο εύκολη μέθοδος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Στο Excel, ανοίξτε το Αρχείο μενού, κάντε κλικ Αποθήκευση ωςκαι επιλέξτε μια τοποθεσία. Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε το PDF(*.pdf) επιλογή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.
Στο παράθυρο Αποθήκευση ως, κάντε κλικ στο Επιλογές κουμπί. Μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μόνο το ενεργό φύλλο ή ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, το εύρος σελίδων και ποιες πληροφορίες θα πρέπει να περιλαμβάνει το Excel κατά την αποθήκευση του αρχείου.
Σημείωση: Πριν αποθηκεύσετε το αρχείο, αφαιρέστε τυχόν κενές σειρές στο υπολογιστικό φύλλο Excel, καθώς μπορεί να χαλάσει τη συνολική εμφάνιση του αρχείου PDF.
2. Εξαγωγή του υπολογιστικού φύλλου ως PDF
Αυτή η επιλογή είναι παρόμοια με την πρώτη, καθώς μπορείτε να εξαγάγετε το αρχείο ως PDF χρησιμοποιώντας εργαλεία του Excel. Από τη γραμμή εργαλείων, ανοίξτε το Αρχείο αυτί. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εξαγωγή και κάντε κλικ Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS. Αφού επιλέξετε τη θέση του αρχείου, κάντε κλικ Δημοσιεύωκαι το Excel θα μετατρέψει το υπολογιστικό φύλλο σε αρχείο PDF.
Εάν χρειάζεται συχνά να αποθηκεύετε υπολογιστικά φύλλα του Excel ως PDF, μπορείτε να προσθέσετε το Δημοσίευση ως PDF ή XPS εντολή στη γραμμή εργαλείων. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε:
- Παω σε Αρχείο > Επιλογές.
- Στο αριστερό παράθυρο, επιλέξτε Προσαρμόστε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
- Σειρά Επιλέξτε εντολή από προς την Όλες οι εντολές.
- Από τη λίστα εντολών, επιλέξτε Δημοσίευση ως PDF ή XPS και κάντε κλικ Προσθήκη.
- Κάντε κλικ Εντάξει για να προσθέσετε την εντολή.
3. Μοιραστείτε το Αρχείο ως PDF
Το Excel σάς επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε το υπολογιστικό φύλλο ως PDF χωρίς να χρειάζεται να το αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας. Επίλεξε το Αρχείο καρτέλα και κάντε κλικ Μερίδιο.
Για να ανεβάσετε το αρχείο στον λογαριασμό σας στο OneDrive, κάντε κλικ Μοιραστείτε το με τους ανθρώπους. Εφόσον έχετε ρυθμίσει τον λογαριασμό σας στο OneDrive και δεν το έχετε εξαντλείται η αποθήκευση, δεν θα πρέπει να έχετε κανένα πρόβλημα με την κοινή χρήση του αρχείου. Εάν θέλετε να το στείλετε μέσω email, κάντε κλικ στο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ κουμπί και επιλέξτε Αποστολή ως PDF.
Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αποστολή ως PDF επιλογή εάν έχετε συνδέσει τον λογαριασμό σας στο Outlook.
4. Χρησιμοποιήστε έναν διαδικτυακό μετατροπέα
Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή που δεν έχει εγκαταστήσει το πακέτο του Office, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διαδικτυακό εργαλείο για να μετατρέψετε το υπολογιστικό φύλλο Excel σε αρχείο PDF. Συνιστούμε τη χρήση Cleverpdf.com.
Για να μετατρέψετε το αρχείο, απλώς κάντε κλικ στο Excel σε PDF πλακίδιο, ανεβάστε το υπολογιστικό φύλλο σας και κάντε κλικ Έναρξη μετατροπής. Μόλις ολοκληρωθεί, μπορείτε να κάνετε λήψη του PDF στον υπολογιστή σας.
Το καλύτερο μέρος για το Cleverpdf είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για πολύ περισσότερα, καθώς έχει περισσότερους από 40 οργανωμένους δωρεάν μετατροπείς.
Μετατρέψτε αρχεία Excel σε PDF σε χρόνο μηδέν
Τώρα ξέρετε πώς μπορείτε να μετατρέψετε αρχεία Excel σε PDF. Αν και δεν είναι δύσκολο να το μάθεις, γίνεται πολύ πιο δύσκολο όταν ένας από τους συναδέλφους σου ζητά ένα PDF και πρέπει να βρεις γρήγορα ακριβείς οδηγίες στο διαδίκτυο.
Αν θέλετε να βελτιώσετε τις γνώσεις σας στο Excel, υπάρχουν αρκετοί δωρεάν ιστότοποι και μαθήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γίνετε κύριος υπολογιστικών φύλλων.