Είναι εύκολο να κατακλύζεσαι από την εργασία ως απομακρυσμένος εργαζόμενος, ειδικά όταν δεν χρησιμοποιείς βελτιστοποιημένα εργαλεία SaaS για τη διαχείριση του φόρτου εργασίας σου. Αυτά τα εργαλεία αυξάνουν την αποτελεσματικότητά σας και μπορούν να μετριάσουν την πίεση από την εργασία.
Τα καλά νέα είναι ότι πολλά από αυτά τα εργαλεία SaaS είναι δωρεάν στη χρήση και, ενώ υπάρχουν εκδόσεις επί πληρωμή για ορισμένα, είναι σχετικά προσιτά. Με αυτά τα εργαλεία, γίνεστε πιο ευέλικτοι με την εργασία, ξοδεύετε λιγότερα και βελτιστοποιείτε την ασφάλεια των δεδομένων σας. Ας μπούμε σε αυτό.
Τι είναι το SaaS;
Το λογισμικό ως υπηρεσία, που συχνά ονομάζεται SaaS, είναι ένα μοντέλο παράδοσης λογισμικού που βασίζεται σε σύννεφο, σύμφωνα με το οποίο οι πάροχοι cloud φιλοξενούν εφαρμογές που παρέχονται στους χρήστες μέσω του Διαδικτύου σε βάση πληρωμής. Το SaaS είναι μία από τις τρεις κύριες κατηγορίες του cloud computing. Σε αντίθεση με το Infrastructure as a Service (IaaS) και το Platform as a Service (PaaS), τις άλλες δύο κατηγορίες, το SaaS χρησιμοποιείται συχνά από χρήστες IT, ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και προσωπικούς χρήστες.
Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στα δέκα από τα καλύτερα εργαλεία SaaS που θα σας φανούν χρήσιμα ως απομακρυσμένος εργαζόμενος. Η χρήση τους θα οδηγήσει σε αποδοτικότητα, παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα.
Το Google Meet είναι ένα φανταστικό εργαλείο που σας συνδέει με τους συναδέλφους σας που εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες και ζώνες ώρας. Ως εργαλείο τηλεδιάσκεψης, είναι ένας εξαιρετικός τρόπος συνεργασίας και διατήρησης διαπροσωπικών σχέσεων. Η χρήση του Google Meet είναι εύκολη. η διεπαφή χρήστη είναι απλή. Μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας με άλλους συμμετέχοντες σε μια σύσκεψη, επιτρέποντας σε όλους να λαμβάνουν αναφορές από πρώτο χέρι από υπαλλήλους ή συναδέλφους.
Η φιλοξενία των συναντήσεών σας στο Google Meet το κάνει πιο ποιοτικό. Επιπλέον, το βελτιστοποιημένο περιβάλλον εργασίας του καθιστά εύκολη την εύρεση λύσεων σε πιθανά σημεία συμφόρησης και προβλήματα που απειλούν την πρόοδο της εργασίας σας και των εργοδοτών σας.
Ως απομακρυσμένος εργαζόμενος, η επικοινωνία είναι σημαντική. Ενώ μπορεί να γνωρίζετε ήδη μερικά συμβουλές για τη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων, η επικοινωνία αλλαγών, προβλημάτων και προόδου είναι απαραίτητη για την επιτυχία της ομάδας.
Το Asana εξαλείφει κάθε εικασία καθώς ενθαρρύνει ενεργά την ομαδική επικοινωνία και συνεργασία. Εάν θέλετε να παραμένετε ενημερωμένοι σχετικά με τις συνεισφορές, λάβετε τις απαραίτητες εγκρίσεις από τα ενδιαφερόμενα μέρη, να είστε υπόλογοι και αποτελεσματικά στην τήρηση των προθεσμιών και στη διαχείριση της ομαδικής εργασίας και της προόδου σας, τότε θα πρέπει να εξερευνήσετε Asana.
Το Bit.ai είναι μια πλατφόρμα συνεργασίας εγγράφων για μέλη της ομάδας, ανεξάρτητα από το πού κάνουν. Είναι ολοκληρωμένο, συνεργατικό και αποτελεσματικό σε εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες. Μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα που περιέχουν κείμενο, εικόνες, βίντεο, αρχεία cloud και αρχεία μουσικής που είναι ενσωματωμένα σε αυτά χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο.
Επιπλέον, το Bit.ai μπορεί να ενσωματωθεί με άλλες εφαρμογές όπως το Google Drive και το Spotify, δίνοντάς σας διάφορες ευκαιρίες για ζωντανή συνομιλία, συνεργασία και συζήτηση έργων. Αυτές οι δυνατότητες είναι ανεκτίμητες για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους και πιθανότατα θα πρέπει να προσθέσετε αυτό το εργαλείο στο οπλοστάσιο εργασίας σας το συντομότερο δυνατό.
Το Proofhub είναι λογισμικό διαχείρισης έργου που σας επιτρέπει να έχετε εύκολη πρόσβαση στα εργαλεία που χρειάζεται η ομάδα σας. Εάν είστε εξ αποστάσεως εργαζόμενος και εργάζεστε σε ομάδες πιο συχνά, τότε το Proofhub είναι ένα από τα τέλεια εργαλεία SaaS για τη ροή εργασίας σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εφαρμογή λογισμικού για να εργαστείτε συλλογικά σε έργα, να παραδώσετε τα αποτελέσματα του έργου εγκαίρως και να διασφαλίσετε την ευθύνη της ομάδας. Μπορείτε να εξερευνήσετε το Proofhub με τρόπο που σας επιτρέπει να εργάζεστε σε έργα συλλογικά, κερδίζοντας έτσι από την τεχνογνωσία των συναδέλφων σας.
Οι πίνακες, οι λίστες και οι κάρτες του Trello βοηθούν τους επαγγελματίες να μετατρέψουν τις δημιουργικές ιδέες σε συγκεκριμένες ενέργειες. Παρόμοια με το Proofhub, το Trello ζωντανεύει τα έργα και τα συνεχίζει.
Είναι μια εφαρμογή λογισμικού που βελτιώνει τη σύνδεση της ομάδας ενθαρρύνοντας τα μέλη της ομάδας να κάνουν συλλογικές σκέψεις σχετικά με τον σχεδιασμό του έργου. Εάν εργάζεστε από απόσταση, αλλά απολαμβάνετε την αίσθηση ενός περιβάλλοντος γραφείου/χώρου εργασίας προσωπικά, θα πρέπει να δοκιμάσετε το Trello.
Το Slack είναι ένα εργαλείο που κατασκευάστηκε για τη διαχείριση της πίεσης των εργαζομένων εξ αποστάσεως μετά την ξαφνική στροφή στην απομακρυσμένη εργασία για πολλούς οργανισμούς. Είναι μια πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων που βασίζεται σε κανάλια που οργανώνει την εργασία σας σε συγκεκριμένα, προσαρμοσμένα μοτίβα, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα της απομακρυσμένης εργασίας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Slack για να δημιουργήσετε συγκεκριμένα κανάλια για διάφορα θέματα και αυτά τα κανάλια μπορούν να έχουν μια συνεπή σύμβαση ονομασίας, η οποία καθιστά εύκολη την εύρεση και χρήση τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κανάλι "Βοήθεια", ένα κανάλι "Ομάδα", ένα κανάλι "Έργο" και άλλα, ανάλογα με τις ανάγκες του εικονικού χώρου εργασίας σας. Μπορείτε επίσης να ενσωματώστε το Slack με το Gmail και το Google Drive, βελτιστοποιώντας περαιτέρω τη διαδικασία ροής εργασιών σας.
Το Microsoft Teams επιτρέπει στους απομακρυσμένους εργαζόμενους να εργάζονται ενεργά με άλλα μέλη της ομάδας, ενδιαφερόμενους φορείς και πελάτες. Αυτό το εργαλείο είναι ένας φανταστικός συνδυασμός λειτουργιών που σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε δωμάτια συνομιλίας, βίντεο και ήχο για αποτελεσματική επικοινωνία και συνεργασία.
Αυτό το εργαλείο σάς δίνει τη δυνατότητα να επιταχύνετε την αξιολόγησή σας μέσω των λειτουργιών συνεργασίας του έργου. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργείτε και να μοιράζεστε αναφορές απρόσκοπτα μέσω του προτύπου αναφοράς της Microsoft, προγραμματίστε συναντήσεις στο Microsoft Teamsκαι προσθέστε προσωπικές σημειώσεις στην εφαρμογή.
Το Mockplus είναι ένα εργαλείο σχεδιασμού που επιτρέπει στους σχεδιαστές να συναντιούνται και να μεταφέρουν γραφικά τις ιδέες τους ο ένας στον άλλο. Εάν είστε σχεδιαστής που εργάζεται εξ αποστάσεως και συνεργάζεται συχνά με άλλους σχεδιαστές και μέλη της ομάδας, πιθανότατα θα έπρεπε να χρησιμοποιείτε ήδη το Mockplus.
Δεν αρκεί να μιλάς για το σχέδιό σου. πρέπει να τα εμφανίσετε. Έτσι, με το Mockplus, μπορείτε να συζητήσετε ιδέες με τα μέλη της ομάδας σας και να τις οπτικοποιήσετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές αμέσως και να εργαστείτε αποτελεσματικά.
Το Zoom είναι το μεγαλύτερο εργαλείο τηλεδιάσκεψης που χρησιμοποιούν σήμερα οι περισσότεροι οργανισμοί και επιχειρήσεις, καθώς είναι μια εξαιρετική πλατφόρμα φιλοξενίας για μικρές και μεγάλες συναντήσεις. Η βελτιστοποίηση της εργάσιμης ημέρας σας με μερικές συναντήσεις, συνομιλίες με συναδέλφους και εκπαίδευση μπορεί να είναι παραγωγική ως απομακρυσμένος εργαζόμενος.
Στο Zoom, μπορείτε εύκολα να μοιράζεστε την οθόνη σας κατά τη διάρκεια συσκέψεων, να εισέρχεστε σε μικρότερα δωμάτια και να φιλοξενήσετε όσο το δυνατόν περισσότερα μέλη της ομάδας. Παρόλο που έχει τόσες πολλές χρήσιμες λειτουργίες, είναι επίσης δωρεάν και μπορεί να καλύψει τις περισσότερες από τις ανάγκες σας.
Το Loom είναι μια εξαιρετική εφαρμογή απομακρυσμένης εργασίας που δίνει ζωή στον ψηφιακό χώρο εργασίας. Με αυτό, μπορείτε να δείτε και να ακούσετε μέλη της ομάδας να κάνουν παρουσιάσεις.
Αντίθετα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Loom για να δώσετε ή να λάβετε βελτιστοποιημένα σχόλια. Η εφαρμογή λογισμικού μπορεί να καταγράψει τη διάθεση, την έκφραση του προσώπου και τη γλώσσα του σώματος ενός ατόμου, χρήσιμες συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις δεξιότητες λεκτικής επικοινωνίας σας.
Πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με εργαλεία για να διευκολύνετε τις διαδικασίες εργασίας σας ως απομακρυσμένος εργαζόμενος. Τα εργαλεία που συζητήθηκαν παραπάνω θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι, να πετύχετε στόχους και να παραμείνετε σε καλό δρόμο για την τήρηση των προθεσμιών εργασίας.
Ως εκ τούτου, η παραγωγικότητα και η ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής θα βελτιωθούν. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να τελειοποιήσετε αυτά τα εργαλεία SaaS και να παρακολουθήσετε πόση πρόοδο θα σημειώσετε σε σύντομο χρονικό διάστημα.
