Αν έχετε στριμώξει ποτέ μια ντουλάπα, ξέρετε πόσο απλό είναι να βρείτε τα πράγματά σας μετά. Όχι μόνο επειδή υπάρχουν λιγότερα πράγματα που πρέπει να περάσετε, αλλά επειδή έχετε αφαιρέσει οτιδήποτε δεν χρησιμοποιείτε πλέον ή δεν ανήκει.
Το ίδιο ισχύει και για τα εργαλεία διαχείρισης του έργου σας. Τα χρησιμοποιείτε για να παραμένετε στην κορυφή των καθηκόντων σας, αλλά μερικές φορές το να τα κάνετε κοσκίνισμα ή μεταξύ τους μπορεί να γίνει αντιπαραγωγικό.
Όταν εξασκείτε τον μινιμαλισμό με τα πράγματά σας, περιβάλλεστε μόνο από τα πιο πολύτιμα και αγαπημένα σας υπάρχοντα. Λοιπόν, γιατί πρέπει να ακολουθήσετε μια μινιμαλιστική προσέγγιση στα εργαλεία διαχείρισης του έργου σας; Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε.
Φανταστείτε το εξής: Εσείς και οι συνάδελφοί σας χρησιμοποιείτε το ClickUp για τη διαχείριση της δημιουργικής ροής εργασιών σας, το Asana για την αποστολή αιτημάτων έργου και το Notion για οτιδήποτε άλλο. Ενώ ξέρετε πού να βρείτε ή να τοποθετήσετε τα πάντα, πρέπει να κάνετε αναστροφή μεταξύ εργαλείων για να φτάσετε εκεί. Έπειτα, υπάρχουν φορές που μια εργασία πέφτει στο ενδιάμεσο. Δεν μπορείτε πραγματικά να το τοποθετήσετε σε κανένα από τα δύο προγράμματα, επομένως επιλέγετε ένα και πρέπει να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας πού βρίσκεται.
Παραμένοντας με ένα λογισμικό για όλα τα έργα σας, εξοικονομείτε χρόνο. Σκεφτείτε πόσο συχνά συνδέεστε ή αποσυνδέεστε ή μετακινείστε μεταξύ πολλών. Για να μην αναφέρουμε την κύλιση για να μάθετε μόνο ότι οι πληροφορίες που χρειάζεστε βρίσκονται αλλού.
Με την πρώτη ματιά, μπορεί να πιστεύετε ότι ένα μόνο λογισμικό δεν θα καλύψει όλες τις ανάγκες σας, αλλά προγράμματα όπως το Notion, το ClickUp και το monday.com είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμα. Το πρώτο βήμα μέσα ξεκινώντας με οποιοδήποτε λογισμικό διαχείρισης έργου καθορίζει πώς θέλετε να το χρησιμοποιήσετε. Από εκεί, μπορείτε να συνδυάσετε τον προγραμματισμό και τη δημιουργικότητα για να περιγράψετε τις ροές εργασίας και τους πίνακες έργων σας.
Εσείς και η ομάδα σας τα καταφέρνετε. Παραθέτετε προσεκτικά κάθε εργασία και φροντίστε να συμπεριλάβετε λεπτομέρειες. Αλλά συχνά κάνετε κλικ σε λάθος εργασία και οι σελίδες σας είναι τόσο μεγάλες που γίνετε ανυπόμονοι κατά την κύλιση.
Αν διαπιστώσετε ότι οι πίνακες του έργου σας είναι πολύ μεγάλοι ή γεμάτοι, υπάρχει μια απλή λύση. Είτε ο καθένας είναι υπεύθυνος για τις δικές του εργασίες είτε ορίζετε κάποιον για να τακτοποιήσει τα πράγματα, θέλετε να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε στην κορυφή της συντήρησης. Αυτό σημαίνει:
- Αρχειοθέτηση ολοκληρωμένων εργασιών.
- Διαγραφή διπλότυπων εργασιών.
- Αναφέροντας μόνο σχετικές πληροφορίες.
- Επιμονή με τα τρέχοντα αντικείμενα.
- Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα και οι σημειώσεις είναι ενημερωμένα.
Πηγαίνοντας και τακτοποιώντας τακτικά, το να βρείτε αυτό που χρειάζεστε θα είναι παιχνιδάκι.
3. Λιγότερες δυνατότητες σημαίνει λιγότερα στοιχεία προς διαχείριση
Προς την αποφύγετε την κόπωση των χαρακτηριστικών κατά τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου, είναι σημαντικό να κατανοείτε καλά τι θέλετε να κάνετε με αυτό — αντί να αφήνετε τις καμπάνες και τις σφυρίχτρες ενός προγράμματος να το κάνουν για εσάς. Ένα γραφικό στοιχείο ή ενσωμάτωση που φαίνεται χρήσιμο τώρα θα μπορούσε απλώς να γίνει ένα πρόσθετο βήμα στη διαδικασία σας.
Η εξέταση του τρόπου με τον οποίο ήδη αναθέτετε και διαχειρίζεστε εργασίες θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιες λειτουργίες είναι πιο χρήσιμες και ποιες είναι απλώς θόρυβος. Μπορεί να σας φανεί αρκετά ωφέλιμη η χρήση των βασικών δυνατοτήτων, όπως οι λίστες του λογισμικού, τα εργαλεία επικοινωνίας και οι υπενθυμίσεις.
Διατηρώντας μόνο τις πιο χρήσιμες λειτουργίες, η διάταξη του πίνακα ή η ροή εργασίας σας θα είναι επίσης πιο καθαρή και πιο εύκολη στην πλοήγηση.
Λιγότερο σημαίνει περισσότερη παραγωγικότητα και εστίαση
Η μινιμαλιστική προσέγγιση των εργαλείων διαχείρισης του έργου σας θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο για να εντοπίσετε αυτό που χρειάζεστε και θα έχετε τις πιο σχετικές και ενημερωμένες πληροφορίες μπροστά σας. Επιπλέον, μπορείτε να δείτε πού βρίσκεστε εσείς και ο χρόνος σας με μια ματιά.
Αυτό σημαίνει να περιορίσετε τον αριθμό των εργαλείων που χρησιμοποιείτε, να διατηρείτε έναν τακτοποιημένο πίνακα με τρέχουσες πληροφορίες και να εμμένετε μόνο σε λειτουργίες που σας ωφελούν.
