Η αύξηση της δημοτικότητας της εξ αποστάσεως εργασίας σημαίνει ότι μπορείτε να επιλέξετε οπουδήποτε στον κόσμο ως βάση του σπιτιού σας. Το πρόβλημα είναι ότι είναι δύσκολο να μαζέψεις το γραφείο στο σπίτι σου και να το πάρεις μαζί σου.
Ευτυχώς, δεν χρειάζεστε ένα γραφείο στο σπίτι για να εργαστείτε εξ αποστάσεως. χρειάζεστε μόνο αυτούς τους πέντε τύπους εργαλείων.
1. Ένας πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το email είναι η κύρια μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας τις τελευταίες δύο δεκαετίες. Εάν θέλετε να έρθετε σε επαφή με κάποιον ή να στείλετε κάποια έγγραφα, το email είναι απαραίτητο. (Συγγνώμη, τηλεφωνήματα και συσκευές φαξ.)
Σε αντίθεση με άλλες μορφές επικοινωνίας, το email είναι προσβάσιμο παγκοσμίως. Ενώ οι πάροχοι κινητής τηλεφωνίας απαιτούν από εσάς να πληρώνετε για διεθνή χρήση, το email είναι δωρεάν και διαθέσιμο οπουδήποτε έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να αλλάξετε τη διεύθυνση email σας με βάση την τοποθεσία σας.
Αλλά γιατί χρειάζεστε συγκεκριμένα ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Γιατί να μην συνδεθείτε απλώς στον λογαριασμό email σας μέσω ενός προγράμματος περιήγησης; Σύνδεση σε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως
Microsoft Outlook ή Gmail, θα σας κρατά πάντα ενήμερους για τα εισερχόμενα μηνύματά σας, καθώς μπορείτε να το ρυθμίσετε να σας ειδοποιεί κάθε φορά που φθάνει ένα νέο email.Επιπλέον, είναι βελτιστοποιημένο για αναζήτηση και αποθήκευση λειτουργιών—ενώ μπορείτε να αναζητήσετε και να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν είστε συνδεδεμένοι στο πρόγραμμα περιήγησής σας, η διεπαφή είναι πιο απλοποιημένη σε μια εφαρμογή πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ανεξάρτητα από την επιχείρηση που ασχολείστε, θα χρειαστεί να είστε σε θέση να επικοινωνείτε με άλλους ανθρώπους. Ένας πελάτης email θα σας επιτρέψει να το κάνετε αυτό και θα βεβαιωθείτε ότι είστε πάντα ενήμεροι.
2. Ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
Δεν υπάρχει ούτε ένας κλάδος που να απέχει από τη χρήση επικοινωνίας που βασίζεται σε κείμενο. Ακόμα κι αν εργάζεστε σε έναν κλάδο που βασίζεται κυρίως στη λεκτική επικοινωνία, θα χρειαστεί να γράψετε κάποια πράγματα σε ένα ή άλλο σημείο.
Ενώ μπορείτε να γράψετε ιδέες στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να τις στείλετε στον εαυτό σας, αυτή η μέθοδος γραφής είναι περιορισμένη. Δεν θα έχετε πρόσβαση σε χρήσιμα εργαλεία όπως πλήρη ορθογραφικό έλεγχο, θησαυρό και σύνθετες επιλογές διάταξης.
Το πιο σημαντικό, δεν θα μπορείτε να επεξεργαστείτε εύκολα κείμενο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αλλάξετε μια φράση στις σημειώσεις που στέλνετε στον εαυτό σας, θα πρέπει να αντιγράψετε το κείμενο από το αρχικό email σας, να το επικολλήσετε σε ένα νέο email και στη συνέχεια να κάνετε τις αλλαγές.
Προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, όπως Microsoft Word ή Σελίδες Apple, σας δίνει μια σειρά από εργαλεία όχι μόνο για να γράψετε και να επεξεργαστείτε το κείμενό σας, αλλά και να σχεδιάσετε τη διάταξή του. Η δυνατότητα σχεδίασης διατάξεων είναι απίστευτα χρήσιμη κατά την αποστολή εξειδικευμένων εγγράφων, όπως συνοδευτικές επιστολές ή βιογραφικά.
Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά αυτά τα εργαλεία διάταξης, δείτε εδώ οκτώ μέρη από τα οποία μπορείτε να κάνετε λήψη προτύπων του Microsoft Word. Μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου είναι απαραίτητο για απομακρυσμένη εργασία.
3. Ένα πρόγραμμα ανάγνωσης PDF
Άλλο ένα must-have για εργασία από απόσταση; Πρόσβαση σε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, όπως π.χ Adobe Acrobat ή Σουμάτρα PDF. Πολλά έγγραφα αποστέλλονται ως αρχεία PDF προκειμένου να διατηρηθεί η ακεραιότητα της αρχικής διάταξης.
Συγκεκριμένα, τα συμβόλαια και άλλα οικονομικά έγγραφα αποστέλλονται συχνά ως PDF. Θα χρειαστεί να μπορείτε για να διαβάσετε αυτά τα έγγραφα και, ίσως το πιο σημαντικό, θα πρέπει να μπορείτε να τα επισημάνετε έγγραφα. Ένας αναγνώστης PDF θα σας επιτρέψει να κάνετε ακριβώς αυτό.
Ακόμα κι αν δεν ασχολείστε τακτικά με αυτούς τους τύπους αρχείων, είναι σημαντικό να έχετε πρόσβαση σε αρχεία PDF τις περιπτώσεις που σας αποστέλλονται. Πιθανότατα θα συναντήσετε PDF σε κάποιο σημείο, ανεξάρτητα από τον κλάδο σας.
4. Ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο
Αυτό μπορεί να φαίνεται σαν ένα άλλο προφανές, αλλά γι' αυτό είναι επίσης σημαντικό: πρέπει να έχετε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο όπως Firefox ή Google Chrome σε οποιαδήποτε συσκευή χρησιμοποιείτε για εργασία.
Υπάρχουν σχεδόν πάρα πολλοί λόγοι για να αναφέρουμε γιατί χρειάζεστε ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο. Από αυτούς τους λόγους, υπάρχουν τρεις που ξεχωρίζουν ως οι πιο σημαντικοί.
- Πρέπει να είστε σε θέση να κάνετε έρευνα, είτε αυτό περιλαμβάνει τη διεξαγωγή μιας εις βάθος εξερεύνησης μιας πρότασης έργου είτε την αναζήτηση ενός όρου που δεν καταλαβαίνετε. (Και αν χρειάζεστε τρόπους να αναζητήσετε κάτι διαφορετικό από το Google, εδώ είναι μερικές εναλλακτικές μηχανές αναζήτησης.)
- Πρέπει να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πόρους του κλάδου. Ενώ αυτοί οι πέντε τύποι εφαρμογών θα καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος του ό, τι χρειάζεστε για να εργαστείτε εξ αποστάσεως, υπάρχουν πιθανώς ιστότοποι για συγκεκριμένους κλάδους στους οποίους θα πρέπει να έχετε πρόσβαση για να κάνετε τη δουλειά σας.
- Πρέπει να έχετε πρόσβαση σε πόρους πολυμέσων. Το πρόγραμμα αναπαραγωγής βίντεο ή το πρόγραμμα προβολής φωτογραφιών δεν είναι ουσιαστική εφαρμογή από το σπίτι στις περισσότερες περιπτώσεις, επειδή μπορείτε να βρείτε και να προβάλετε βίντεο και φωτογραφίες στο διαδίκτυο.
Τα προγράμματα περιήγησης στο Διαδίκτυο είναι τόσο πανταχού παρόντα που μπορεί να μην σκεφτείτε καν να προσθέσετε ένα στη λίστα εργασιών σας από τις οικιακές εφαρμογές, επομένως μην ξεχάσετε να εγκαταστήσετε ένα στη συσκευή εργασίας σας.
5. Cloud Storage
Η παλιά παροιμία «μην βάζετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι» είναι απίστευτα συναφής στην ψηφιακή εποχή. Μπορεί να είναι δελεαστικό απλώς να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στο φορητό υπολογιστή ή το tablet σας και να τελειώσετε με αυτό, αλλά δεν πρέπει να το κάνετε. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε χώρο αποθήκευσης στο cloud, όπως Microsoft OneDrive ή Google Drive.
Η αποθήκευση όλων των αρχείων σας τοπικά θέτει τα αρχεία σας σε κίνδυνο. Αν χαλάσει η συσκευή σου, χάνεις τα πάντα. Η αποθήκευση στο cloud σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στην εργασία σας από οποιαδήποτε συσκευή και ανά πάσα στιγμή.
Η προσβασιμότητα της αποθήκευσης cloud είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν σκοπεύετε να γίνετε ψηφιακός νομάδας. Όπου στον κόσμο κι αν βρίσκεστε και όποιες συσκευές κι αν έχετε μαζί σας, θα μπορείτε για πρόσβαση σε όλα τα βασικά αρχεία σας από οπουδήποτε, αρκεί να έχετε μια εφαρμογή αποθήκευσης cloud εγκατασταθεί.
Μπορείτε να εργαστείτε από οπουδήποτε
Σήμερα, η εργασία από το σπίτι είναι πιο διαδεδομένη από ποτέ. Εάν θέλετε να συμμετάσχετε στο μόνιμο φαινόμενο της εργασίας από το σπίτι, είναι απαραίτητο να έχετε πέντε τύπους εργαλείων: ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια επεξεργασία κειμένου, μια συσκευή ανάγνωσης PDF, ένα πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο και μια αποθήκευση cloud εφαρμογή.
Με αυτά τα πέντε εργαλεία μαζί, μπορείτε να εργαστείτε από οπουδήποτε. Μπορεί να φαίνεται τρομακτικό να μεταβείτε από το να πηγαίνετε σε ένα γραφείο στο να εργάζεστε από όπου θέλετε, αλλά η αλλαγή είναι εύκολη και αξίζει τον κόπο.