Η επιλογή του κατάλληλου εργαλείου διαχείρισης έργου για εσάς και την ομάδα σας μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία, ειδικά όταν χρειάζεστε πολλές θέσεις, αλλά δεν έχετε τον προϋπολογισμό. Εάν δεν είστε ακόμη έτοιμοι να επενδύσετε ή είστε ακόμα στο κυνήγι, μπορείτε στο μεταξύ να δημιουργήσετε έναν λειτουργικό πίνακα διαχείρισης έργου στα Φύλλα Google. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς.

Χαρτογράφηση του πίνακα του έργου σας στα Φύλλα Google

Πρώτα πρώτα, θα πρέπει να καθορίσετε ποιες στήλες θα χρησιμοποιήσετε στον πίνακα σας. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε μια λίστα με τις βασικές πληροφορίες που θα χρειαστείτε να αναμεταδώσετε, όπως το Όνομα εργασίας, την Ημερομηνία λήξης, την Προτεραιότητα, την Κατάσταση και τις Σημειώσεις.

Μια στήλη κατόχου θα υποδεικνύει ποιος εργάζεται στην εργασία εάν συνεργάζεστε με άλλους. Εάν πολλά άτομα εκχωρούν ανάθεση εντός του πίνακα, θα θελήσετε επίσης να συμπεριλάβετε μια στήλη που δείχνει ποιος την εκχώρησε.

Στη συνέχεια, σκεφτείτε τυχόν πληροφορίες που είναι μοναδικές στη ροή εργασίας σας. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε μια γρήγορη επισκόπηση των εργασιών για εσάς και τους συναδέλφους σας. Μερικά παραδείγματα είναι αριθμοί αναγνώρισης πελάτη, κωδικοί χρωμάτων, στοιχεία επικοινωνίας, σύνδεσμοι κ.λπ. Ό, τι κι αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι θα το χρησιμοποιήσετε για τις περισσότερες από τις εργασίες σας, έτσι ώστε η στήλη να μην είναι απλώς ένα ακόμη βήμα—ή χειρότερα, ακαταστασία.

instagram viewer

Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα διαχείρισης έργου στα Φύλλα Google

Τα Φύλλα Google διευκολύνουν τη δημιουργία ενός λειτουργικού πίνακα διαχείρισης έργου. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να κάνετε:

1. Παγώστε την επάνω σειρά σας

Αφού έχετε μια λίστα με τις στήλες που θέλετε να συμπεριλάβετε, πληκτρολογήστε τις στο υπολογιστικό φύλλο σας στην κορυφή και παγώστε τη σειρά στα Φύλλα Google ώστε να μείνει μαζί σας καθώς κάνετε κύλιση. Να το πράξουν:

  1. Επισημάνετε ολόκληρη τη σειρά.
  2. Παω σε Θέα στην επάνω αριστερή γωνία.
  3. Επιλέγω Πάγωμα.
  4. Επιλέγω 1 σειρά.

2. Προσθήκη μορφοποίησης στη στήλη της ημερομηνίας σας

Για να κάνετε την προσθήκη ημερομηνιών στον πίνακα σας συνεπή, μπορείτε να εκχωρήσετε μορφοποίηση στη στήλη προθεσμιών σας. Να το πράξουν:

  1. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη.
  2. Παω σε Μορφή στο επάνω μενού.
  3. Επιλέγω Αριθμός.
  4. Επιλέγω Ημερομηνία.

Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα στη στήλη των εργασιών και των σημειώσεων—απλώς κρατήστε τα σε μορφή κειμένου. Για τις στήλες προτεραιότητας, κατάστασης και κατόχου, θα σας φανεί χρήσιμο ένα αναπτυσσόμενο μενού — μπορείτε να το διαβάσετε στην επόμενη ενότητα.

3. Δημιουργήστε μια στήλη Λειτουργικής κατάστασης στα Φύλλα Google

Με λογισμικό όπως το ClickUp και το Asana, μπορείτε να ορίσετε γρήγορα την κατάσταση μιας εργασίας με μερικά κλικ. Για να το κάνετε αυτό στα Φύλλα Google, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Επικύρωση δεδομένων για να δημιουργήσετε ένα μενού πτήσης με πολλές λέξεις για επιλογή. Να το πράξουν:

  1. Επιλέξτε τα κελιά κάτω από την επικεφαλίδα σας.
  2. Παω σε Δεδομένα στο επάνω μέρος της οθόνης σας.
  3. Επιλέγω Επικύρωση δεδομένων από το μενού.
  4. Δίπλα Κριτήρια, επιλέξτε Κατάλογος στοιχείων.
  5. Στα αριστερά, εισαγάγετε τις λέξεις που θέλετε να συμπεριλάβετε, διαχωρισμένες με κόμμα.
  6. Κτύπημα Αποθηκεύσετε.

Μπορείτε να επαναλάβετε τα ίδια βήματα για να εισαγάγετε ένα αναπτυσσόμενο μενού σε άλλα κελιά κάτω από την επικεφαλίδα σας.

Τώρα, ένα αναπτυσσόμενο μενού θα εμφανιστεί στα κελιά. Με τα κελιά ακόμα επιλεγμένα, μπορείτε να προσθέσετε μορφοποίηση υπό όρους στον χρωματικό κώδικα των καταστάσεων σας. Να το πράξουν:

  1. Παω σε Μορφή στο επάνω μέρος της οθόνης σας.
  2. Επιλέγω Μορφοποίηση υπό όρουςκαι θα εμφανιστεί ένα πλευρικό μενού.
  3. Ελέγξτε ξανά ότι τα επισημασμένα κελιά σας είναι επιλεγμένα στο Εφαρμογή στην περιοχή κουτί.
  4. Υπό Κανόνες μορφής, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού παρακάτω Μορφοποίηση κελιών εάν… και επιλέξτε Το κείμενο περιέχει.
  5. Εισαγάγετε την κατάσταση στο πεδίο που εμφανίζεται από κάτω.
  6. Υπό Στυλ μορφοποίησης, αλλάξτε το χρώμα φόντου ή κειμένου.
  7. Κτύπημα Ολοκληρώθηκε.
  8. Επαναλάβετε με τις υπόλοιπες καταστάσεις.

Αφού προσθέσετε χρωματική κωδικοποίηση σε κάθε επιλογή, κάντε κλικ σε αυτές για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν προτού αντιγράψετε και επικολλήσετε το αναπτυσσόμενο μενού σε ολόκληρη τη στήλη. Για επικόλληση, επιλέξτε τη στήλη χρησιμοποιώντας το γράμμα της στο επάνω μέρος και αποεπιλέξτε το κελί τίτλου κάνοντας κλικ σε αυτό ενώ κρατάτε πατημένο το CMD ή CTRL πριν το βάλει μέσα.

4. Προσθέστε σημειώσεις στον πίνακα του έργου σας στα Φύλλα Google

Χρησιμοποιώντας έναν πίνακα έργου όπως αυτός, μπορείτε να κρατήσετε τα πάντα σε ένα μέρος, συμπεριλαμβανομένων των σημειώσεων εργασιών σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αποφύγετε να περιηγηθείτε στις επικοινωνίες, τα έγγραφα και τα χαρτιά στο γραφείο σας για λεπτομέρειες. Επιπλέον, μπορείτε να εξαλείψετε την ανάγκη να στέλνετε σημειώσεις ανάθεσης μέσω email στους συναδέλφους σας.

Με αυτά τα λόγια, θα θέλετε να κρατήσετε τις σημειώσεις σας τακτοποιημένες για να τις αποτρέψετε από το να αποσπούν την προσοχή ή να γίνουν αντιπαραγωγικές. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να τα μορφοποιήσετε:

  • Κάντε διπλό κλικ σε ένα κελί για να επεξεργαστείτε το κείμενο μέσα.
  • Προσθέστε μια αλλαγή γραμμής χρησιμοποιώντας Option + Enter σε Mac ή Ctrl + Enter στα Windows.
  • Προσθέστε μια κουκκίδα μπροστά από το κείμενό σας πατώντας Επιλογή + 8 σε Mac ή Alt + 0149 στα Windows.
  • Αντιγράψτε και επικολλήστε τις κουκκίδες εάν θέλετε να τις χρησιμοποιήσετε ξανά. Τα Φύλλα Google δεν υποστηρίζουν τα πραγματικά.
  • Οι παύλες λειτουργούν επίσης ως κουκκίδες για να διευκολύνουν τα πράγματα.
  • Ρυθμίστε το δικό σας ΑΝΑΔΙΠΛΩΣΗ ΚΕΙΜΕΝΟΥ προς την Συνδετήρας, επομένως δεν θα βγει εκτός των ορίων κελιού.
    • Το κλιπ θα αποτρέψει επίσης το να μακρύνουν τα κύτταρα.
  • Κάντε διπλό κλικ σε ένα κελί με περικομμένο κείμενο για να δείτε τα περιεχόμενά του.

Άλλα πράγματα που πρέπει να σημειώσετε κατά τη δημιουργία πίνακα έργου στα Φύλλα Google

Ακολουθούν ορισμένα άλλα πράγματα που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τον πίνακα του έργου σας:

  • Προσθέστε ετικέτα στους συναδέλφους σας οπουδήποτε, συμπεριλαμβανομένης της στήλης του κατόχου σας, χρησιμοποιώντας το σύμβολο @ ακολουθούμενο από το όνομα ή το email τους.
  • Χρησιμοποιήστε σχόλια για να διατηρήσετε την επικοινωνία στον πίνακα σας ξεχωριστή από τις πληροφορίες εργασιών—απλώς προσθέστε ένα στο ακριβές κελί για το οποίο έχετε απορίες.
  • Για να αρχειοθετήσετε τις ολοκληρωμένες εργασίες σας, προσθέστε ένα νέο φύλλο κάνοντας κλικ στο σύμβολο προσθήκης στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης σας και, στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε τις εργασίες σας.
  • Η αρχειοθέτηση ή η διαγραφή προηγούμενων εργασιών θα διασφαλίσει ότι έχετε τις πιο σημαντικές και ενημερωμένες πληροφορίες μπροστά σας—συν, θα μπορείτε να βρίσκετε πράγματα πιο γρήγορα.
  • Εάν εσείς ή ο συνάδελφός σας κατά λάθος διαγράψετε ή αντικαταστήσετε κάτι, μπορείτε χρησιμοποιήστε το ιστορικό εκδόσεων βρίσκεται στο επάνω-μέσο των Φύλλων Google για να επιστρέψετε και να το ελέγξετε ή να επιστρέψετε σε προηγούμενη αποθήκευση.

Οργανώστε τα έργα σας με τα Φύλλα Google

Η δημιουργία ενός πίνακα έργου στα Φύλλα Google είναι μια απλή, φιλική προς τον προϋπολογισμό λύση για όσους θέλουν να παρακολουθούν εργασίες ή να συνεργάζονται με μια ομάδα. Με κάποιο αρχικό σχεδιασμό και λίγη δουλειά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα που σας επιτρέπει να προσθέτετε πληροφορίες με λίγα μόνο κλικ.

Ένα επιπλέον πλεονέκτημα είναι ότι πέρα ​​από τη δημιουργία του προτύπου, υπάρχει λιγότερη καμπύλη εκμάθησης για εσάς και τους συναδέλφους σας για να τη διατηρήσετε, εάν έχετε ήδη χρησιμοποιήσει λογισμικό υπολογιστικών φύλλων. Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε όσες ή λιγότερες λειτουργίες θέλετε.