Νέες ιδέες για την εβδομάδα εργασίας έχουν προκύψει καθώς περισσότερες εταιρείες προσπαθούν να καταπολεμήσουν την εξάντληση των εργαζομένων. Για παράδειγμα, ένα κοινωνικό πείραμα αλλάζει μια εβδομάδα εργασίας 40 ωρών, πέντε ημερών, σε μια εβδομάδα εργασίας 32 ωρών, τεσσάρων ημερών.
Ενώ ορισμένοι ανησυχούν ότι η μείωση του αριθμού των ωρών εργασίας θα μειώσει την παραγωγικότητα, αυτό δεν είναι απαραίτητα αλήθεια. Σύμφωνα με ρεπορτάζ από το BBC, μια τετραετής δοκιμή της 32ωρης εβδομάδας εργασίας έδειξε ότι «η παραγωγικότητα παρέμεινε η ίδια ή βελτιώθηκε στους περισσότερους χώρους εργασίας».
Εάν ο χώρος εργασίας σας σκέφτεται να μεταβεί σε μια εβδομάδα εργασίας 32 ωρών, ακολουθήστε αυτά τα πέντε βήματα για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα.
1. Οργάνωση εργασιών
Για να βεβαιωθείτε ότι οι σημαντικές εργασίες αποτελούν κορυφαία προτεραιότητα, αναφέρετε τις εργασίες σας για εκείνη την ημέρα (ή την εβδομάδα, αν θέλετε να προγραμματίσετε εκ των προτέρων). Κοιτάζοντας τη λίστα, ταξινομήστε κάθε εργασία σε τρεις κατηγορίες: Υψηλή προτεραιότητα, Μέση προτεραιότητα, και Χαμηλή προτεραιότητα.
Οι εργασίες υψηλής προτεραιότητας είναι απαραίτητες για την επιχείρησή σας, οι οποίες πρέπει να ολοκληρωθούν άμεσα. Οι εργασίες μέσης προτεραιότητας πρέπει να ολοκληρωθούν εγκαίρως, αλλά μπορεί να καθυστερήσουν ελαφρώς. Τέλος, οι εργασίες χαμηλής προτεραιότητας είναι αυτές που πρέπει να ολοκληρωθούν αλλά όχι αμέσως.
Εάν δεν είστε βέβαιοι πώς να ταξινομήσετε τις εργασίες σας, δοκιμάστε το σύστημα τριών χτυπημάτων για την ιεράρχηση της λίστας εργασιών σας.
Όταν αναφέρετε και ταξινομείτε τις εργασίες σας, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή συλλογικών σημειώσεων όπως Microsoft OneNote ή Google Keep ώστε ολόκληρη η ομάδα σας να γνωρίζει ποια δουλειά πρέπει να δώσει προτεραιότητα. Μια εφαρμογή σημειώσεων θα επιτρέψει επίσης στα μέλη της ομάδας σας να παρέχουν σχόλια σχετικά με τη λίστα προτεραιοτήτων, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι η βασική εργασία έχει ολοκληρωθεί πρώτα.
2. Κοινή χρήση ημερολογίων
Συνεχίστε τη δυναμική συνεργασίας που ξεκινήσατε μέσω της οργάνωσης εργασιών βάζοντας την ομάδα σας να μοιράζεται τα ημερολόγιά της. Οι περισσότερες εφαρμογές ημερολογίου, όπως Microsoft Outlook και Ημερολόγιο Google, σας επιτρέπει να μοιραστείτε το πρόγραμμά σας με άλλους χρήστες.
Η επίγνωση του προγράμματος του καθενός είναι το κλειδί για τη διατήρηση ενός παραγωγικού περιβάλλοντος. Μοιράζοντας το ημερολόγιό σας με την ομάδα σας, όλοι μπορούν να παρακολουθούν σημαντικές συναντήσεις της ομάδας και να διασφαλίζουν ότι δεν ενοχλούν τους συναδέλφους σε περιόδους αποκλεισμού.
Θα είναι επίσης πιο εύκολο να κόψετε περιττές συναντήσεις. Η γνώση του προγράμματος του καθενός θα σας επιτρέψει να υπολογίσετε την ώρα που θα συναντηθούν όλοι αντί να κάνετε πολλές εφάπαξ συναντήσεις. Θα σας επιτρέψει επίσης να δείτε εάν τα θέματα της συνάντησης επαναλαμβάνονται.
3. Χρησιμοποιήστε εφαρμογές χρονοδιακόπτη (και ακούστε τις)
Με την εβδομάδα εργασίας σας μειωμένη κατά 20%, κάθε λεπτό της ημέρας γίνεται πιο πολύτιμος πόρος. Για να βελτιστοποιήσετε το χρόνο σας, πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα για τον εαυτό σας και να το τηρήσετε. Αποκλείστε χρόνο στο ημερολόγιό σας για κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε και για συσκέψεις και διαλείμματα (επειδή πρέπει να επαρκή και αποκαταστατικά διαλείμματα να είσαι στα καλύτερά σου).
Μόλις φτιάξετε το πρόγραμμά σας, ορίστε ένα χρονόμετρο για κάθε εργασία. Μερικές δημοφιλείς εφαρμογές χρονοδιακόπτη περιλαμβάνουν Pomofocus και Εναλλαγή. Ανεξάρτητα από την εφαρμογή που θα επιλέξετε, φροντίστε να την ακούσετε. Όταν το χρονόμετρο σας λέει να σταματήσετε, θα πρέπει να σταματήσετε και να προχωρήσετε στην επόμενη εργασία σας, ακόμα κι αν δεν την έχετε ολοκληρώσει.
Για να καταπολεμήσετε την ημιτελή εργασία, προσθέστε πάντα ένα μπλοκ κάλυψης στο πρόγραμμά σας. Το μπλοκ κάλυψης είναι ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα που δίνετε στον εαυτό σας για να συνεχίσετε να εργάζεστε σε εργασίες που δεν είχατε χρόνο να ολοκληρώσετε. Η προσθήκη ενός θα σας επιτρέψει να παραμείνετε σε καλό δρόμο για να ολοκληρώσετε όλη την εργασία σας.
4. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα αποθήκευσης Cloud
Η κοινή χρήση εγγράφων είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση. Ευτυχώς, οι μέρες των συστημάτων αποθήκευσης σε έντυπη μορφή, που περιόριζαν την προσβασιμότητα, έχουν περάσει προ πολλού. Αλλά σε ένα περιβάλλον εργασίας 32 ωρών, δεν μπορεί να κάνει οποιοδήποτε ψηφιακό σύστημα αποθήκευσης.
Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας μοιράζεται έγγραφα σε περιβάλλον κοινής χρήσης cloud, όπως π.χ OneDrive ή Google Drive. Όταν φιλοξενείτε έγγραφα σε τοπικό περιβάλλον, η πρόσβαση είναι περιορισμένη, γεγονός που επιβραδύνει τις ροές εργασίας. Τα συστήματα αποθήκευσης cloud επιτρέπουν σε όλους να έχουν πρόσβαση στα απαραίτητα υλικά, αποτρέποντας τα χτυπήματα ταχύτητας κατά την εργάσιμη ημέρα.
Τα συστήματα αποθήκευσης cloud επιτρέπουν επίσης σε όλους να παρακολουθούν την πρόοδο των εργασιών, κάτι που βοηθά τις διασυνεργατικές προσπάθειες έργου. Ωστόσο, για να κάνετε το σύστημα αποθήκευσης cloud σας προσβάσιμο, οργανώστε και καθαρίστε τον αποθηκευτικό χώρο στο σύννεφο πότε-πότε. Με αυτόν τον τρόπο, εσείς και τα μέλη της ομάδας σας δεν θα χάνετε χρόνο ταξινομώντας παλιούς φακέλους και αρχεία για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε.
5. Παρακολουθήστε την ημέρα σας σε υπολογιστικό φύλλο
Εκτός από τον αποκλεισμό του χρόνου στο ημερολόγιό σας, καταγράψτε τις καθημερινές σας εργασίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα όπως Microsoft Excel ή Φύλλα Google. Καταγράψτε κάθε εργασία και πόσο χρόνο σας πήρε η εργασία.
Όταν καταγράφετε την ώρα για μια εργασία, μην βάζετε απλώς ό, τι έχετε αποκλείσει στο ημερολόγιό σας. Αντίθετα, εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε μια εργασία, γράψτε τον. Η γνώση του συνολικού χρόνου που αφιερώνετε σε μια εργασία είναι απαραίτητη για να καταλάβετε πώς να βελτιστοποιήσετε την ημέρα σας.
Μετά από μια εβδομάδα παρακολούθησης του χρόνου που αφιερώνετε στις καθημερινές σας εργασίες, δείτε πώς κατανεμήθηκε ο χρόνος σας στη λίστα των εργασιών που έπρεπε να ολοκληρώσετε. Μελετήστε τη λίστα και αναρωτηθείτε τι λέει. Πού περνάτε τον περισσότερο χρόνο σας; Ποιες εργασίες διαρκούν περισσότερο από το αναμενόμενο; Πού μπορείτε να μειώσετε τον χρόνο που αφιερώνετε;
Αυτή η παρακολούθηση και η ερώτηση θα σας επιτρέψουν να κατανοήσετε καλύτερα πώς χρησιμοποιείται ο χρόνος σας κατά τη διάρκεια της ημέρας. Γνωρίζοντας πού ξοδεύετε τον χρόνο σας, θα σας επιτρέψει να καταλάβετε τι μπορεί να περικοπεί, να ανατεθεί και τι χρειάζεται περισσότερη προσοχή.
Μεγιστοποιήστε την 32ωρη εβδομάδα εργασίας σας
Για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια της 32ωρης εβδομάδας εργασίας σας, θυμηθείτε να οργανώνετε τις εργασίες σας, να μοιράζεστε τα ημερολόγιά σας, να χρησιμοποιείτε εφαρμογές χρονοδιακόπτη, να χρησιμοποιείτε χώρο αποθήκευσης στο cloud και να παρακολουθείτε την ημέρα σας. Αυτά τα πέντε βήματα είναι μικρές αλλαγές στην εργάσιμη ημέρα σας που θα επηρεάσουν σημαντικά την εβδομάδα εργασίας σας.
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι η απώλεια οκτώ ωρών της εβδομάδας δεν σημαίνει ότι πρέπει να χάσετε οποιοδήποτε από τα αποτελέσματα της εργασίας σας. Αντίθετα, η αλλαγή στο τετραήμερο της εβδομάδας μπορεί να παρακινήσει την ομάδα σας να εργαστεί σκληρότερα.
Η παραγωγικότητα δεν αφορά πάντα τον χρόνο που διαθέτετε. έχει να κάνει με το πώς χρησιμοποιείς αυτόν τον χρόνο.
