Όσον αφορά την εκτίμηση χρόνου και τη διαχείριση έργων ανεξάρτητου επαγγελματία, το πιο σημαντικό πράγμα είναι να παρακολουθείτε με ακρίβεια τις ώρες εργασίας σας. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε καλά το έργο σας για να δώσετε στους πελάτες σας με σιγουριά μια ρεαλιστική εκτίμηση του χρόνου που θα διαρκέσει μια συγκεκριμένη εργασία.
Σε τελική ανάλυση, δεν θέλετε να βρεθείτε να υπερχρεώνετε ή να υποχρεώνετε τους πελάτες σας. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές από τις υποδείξεις που πρέπει να έχετε κατά νου ενώ το κάνετε.
1. Καθορίστε το πεδίο εφαρμογής του έργου σας
Το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σταθερή αντίληψη του τι θα συνεπάγεται το έργο. Μάθετε ποιες ακριβώς εργασίες, προθεσμίες και προϋπολογισμούς θα χειριστείτε. Έχοντας μια συγκεκριμένη κατανόηση του πεδίου εφαρμογής και των εργασιών που εμπλέκονται θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχόν περιττά έξοδα.
Προσοχή στον ερπυσμό του εύρους. Εάν δεν είστε προσεκτικοί, το έργο σας πιθανότατα θα παραταθεί περισσότερο από ό, τι περιμένατε αρχικά. Ο καλύτερος τρόπος για να αποφευχθεί αυτό είναι να έχετε ένα
Αναλυτική δομή εργασιών (WBS) για να χαρτογραφήσει όλες τις εργασίες λεπτομερώς και να εξορθολογίσει αποτελεσματικά τη ροή εργασίας σας με τον πελάτη σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο εμβέλειας έργου για αυτό το σκοπό.Κατεβάστε:Έξυπνο φύλλο (Διατίθεται ως αρχείο Excel)
2. Χρησιμοποιήστε μια κατάλληλη τεχνική εκτίμησης χρόνου
Με κάθε κόστος, θα πρέπει να προσπαθήσετε να αποφύγετε την υποεκτίμηση και την υπερεκτίμηση. Πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες τείνουν να αναφέρουν την ωριαία τιμή τους όταν καθορίζουν την αξία της εργασίας που έχουν γίνει, αλλά αυτό μπορεί είτε να οδηγήσει σε διογκωμένα τιμολόγια ή ακόμα και υποχρέωση για το χρόνο σας—ειδικά αν δεν έχετε λάβει υπόψη απρόοπτα, περιορισμούς πόρων και άλλα παράγοντες. Ακολουθούν ορισμένες μέθοδοι για την ακριβή εκτίμηση των ωρών του έργου:
- Απόφαση εμπειρογνώμονα: Αυτό είναι απαραίτητο σε περιπτώσεις όπου τα δεδομένα είναι δύσκολο ή αδύνατο να μετρηθούν ή όπου δεν υπάρχουν ακριβώς διαθέσιμες λεπτομερείς προδιαγραφές. Το κλειδί για τη χρήση αυτής της τεχνικής είναι να αποκτήσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και ανάλυση πριν λάβετε μια απόφαση. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να προσδιορίσετε τις δευτερεύουσες εργασίες και τη διάρκειά τους στο στάδιο εκτίμησης προσπαθειών και πρόβλεψης χρόνου.
- Ανάλογη εκτίμηση: Η ανάλογη εκτίμηση είναι μια κοινή πρακτική που περιλαμβάνει τη χρήση ενός έργου(ων) με παρόμοια χαρακτηριστικά ως βάση για την εκτίμησή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προηγούμενη εμπειρία, τους μέσους όρους του κλάδου ή άλλους πόρους για να σας βοηθήσουν με αυτήν τη διαδικασία. Ουσιαστικά, η ανάλογη εκτίμηση χρησιμοποιεί ιστορικά δεδομένα από παρόμοια έργα για να κάνει μια εκτίμηση.
- Εκτίμηση τριών σημείων: Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει τον προσδιορισμό όλων των πιθανών σεναρίων (αισιόδοξα, απαισιόδοξα και πιθανότατα), καθώς και τις πιθανότητες να συμβούν, και στη συνέχεια να καταλήξουμε σε μια τελική εκτίμηση. Συνήθως υπολογίζεται χρησιμοποιώντας την τεχνική τριγωνικής κατανομής ή την εκτίμηση PERT beta.
Όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο τριγωνικής κατανομής, μπορείτε να λάβετε τον μέσο όρο των ακόλουθων εκτιμήσεων—την αισιόδοξη εκτίμηση (O), την απαισιόδοξη εκτίμηση (P) και την πιο πιθανή εκτίμηση (M). Έτσι, η τριγωνική εξίσωση κατανομής θα μοιάζει με αυτό:
Ε= (Ο+Ρ+Μ)/3
Το PERT σημαίνει «Τεχνική αξιολόγησης και αναθεώρησης προγράμματος». Είναι ένα μοντέλο λήψης αποφάσεων που βοηθά τις ομάδες να δώσουν προτεραιότητα στην εργασία τους, προσδιορίζοντας πόσο χρόνο χρειάζονται για να ολοκληρώσουν διαφορετικές εργασίες.
Η μέθοδος διανομής PERT beta είναι περισσότερο ένας σταθμισμένος μέσος όρος. Δίνει μεγαλύτερη βαρύτητα στο πιο πιθανό αποτέλεσμα και μικρότερη βαρύτητα στα άλλα αποτελέσματα. Οι διαχειριστές έργων συνήθως χρησιμοποιούν αυτή τη μέθοδο για να εκτιμήσουν τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης του έργου, καθώς τείνει να είναι πιο ακριβής.
Η εξίσωση PERT Beta μπορεί να εκτιμηθεί με τον ακόλουθο τρόπο:
Κατανομή PERT Beta = (P + O + 4ML ) / 6Ακολουθώντας το παραπάνω παράδειγμά μας, ας πούμε ότι στην περίπτωση ενός ελεύθερου επαγγελματία που εργάζεται στο Task A (που συμβαίνει να είναι μια καμπάνια στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης) η πιο αισιόδοξη εκτίμηση είναι δύο εβδομάδες και το χειρότερο σενάριο είναι εννέα εβδομάδες. Η πιο πιθανή εκτίμηση είναι τέσσερις εβδομάδες.
Εφαρμόζοντας την εξίσωση PERT beta, η κατά προσέγγιση εκτίμηση του χρόνου θα αποδειχθεί ότι είναι 4,5 εβδομάδες. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο, μπορούμε επίσης να υπολογίσουμε την τυπική απόκλιση σε αυτήν την περίπτωση για να δώσουμε στους πελάτες μας έναν ευρύτερο χρόνο ολοκλήρωσης. Για την Εργασία Α, μπορούμε να την εκφράσουμε ως εξής:
Τυπική απόκλιση = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75
Αυτό λειτουργεί στο 1,75 στο παράδειγμά μας. Ως εκ τούτου, μπορούμε να δώσουμε ένα πιθανό παράθυρο ολοκλήρωσης 6,25 εβδομάδων, αντί για 4,5 εβδομάδες.
- Εκτίμηση από κάτω προς τα πάνω: Η απλούστερη (και πιο ακριβής) μέθοδος για τον υπολογισμό των ωρών εργασίας ελεύθερου επαγγελματία είναι η προσέγγιση εκτίμησης από κάτω προς τα πάνω. Αυτή η προσέγγιση προτείνει να ξεκινήσετε από την ίδια τη βάση της δομής ανάλυσης της εργασίας σας, υπολογίζοντας όλα τα έξοδα και στη συνέχεια προσθέτοντας όπως απαιτείται.
Με αυτήν την προσέγγιση, μπορείτε να δημιουργήσετε ακριβείς εκτιμήσεις ξεκινώντας από το κάτω μέρος και προχωρώντας προς τα πάνω σε κάθε κόστος για το εύρος του έργου σας. Σας βοηθά να καλύπτετε όλα τα έξοδα με μία κίνηση.
3. Υπολογίστε την αναλογία Fudge σας
Δεδομένου ότι όλοι οι ελεύθεροι επαγγελματίες δεν εργάζονται με τον ίδιο τρόπο, μπορεί να είναι δύσκολο να μετρηθεί πόσο χρόνο αφιερώνουν σε ένα έργο. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η χρήση ενός αριθμομηχανή αναλογίας φοντάν μπορεί να σας βοηθήσει να υπολογίσετε ακριβείς εκτιμήσεις. Σας βοηθά να δείτε το ποσοστό του χρόνου που υπερβαίνει/υποτιμάται, ώστε να μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις χρεώσιμες ώρες σας.
Για παράδειγμα, αν υπολογίσετε ότι θα χρειαστείτε τέσσερις ημέρες για να ολοκληρώσετε ένα έργο, αλλά σας χρειάζονται μόνο δύο ημέρες, τότε η αναλογία φοντάν είναι 2:1. Ο στόχος της αναλογίας φοντάν είναι να καθορίσει πόσο γρήγορα μπορείτε να προχωρήσετε στις εργασίες στο έργο σας και πόσο χαλαρό έχετε στο πρόγραμμά σας.
4. Λογαριασμός για τον χρόνο αδράνειας και τα διαλείμματα
Μπορεί να πιστεύετε ότι μπορείτε απλώς να προσθέσετε τις ώρες που αφιερώνετε, αλλά στην πραγματικότητα δεν λειτουργεί έτσι. Οι ημέρες των διακοπών και οι ώρες αδράνειας θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη στις συνολικές ώρες που σκοπεύετε να εργαστείτε.
Εάν δεν κάνετε διαλείμματα, θα καταλήξετε να καείτε πιο γρήγορα από το αναμενόμενο. Εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία συνεργασίας όπως το Slack ή το Todoist, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα κατάσταση διακοπών ή εκτός γραφείου όταν παίρνετε άδεια.
Εάν παίρνετε μια μέρα άδεια, τότε θα πρέπει να το λάβετε υπόψη κατά τον υπολογισμό του αριθμού των ωρών που σκοπεύετε να εργαστείτε ανά εβδομάδα. Εάν έχετε παρατεταμένο χρόνο αδράνειας ή ένα διάλειμμα στη δουλειά, τότε αξίζει να το σημειώσετε επίσης—απλώς προσθέστε μία ή δύο ώρες στις συνολικές ώρες εργασίας σας κάθε εβδομάδα.
Κατεβάστε: Vertex42 (Διατίθεται ως αρχείο Excel)
5. Παράγοντας στον προγραμματισμό, τα απρόβλεπτα και τις αναθεωρήσεις
Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι ελεύθεροι επαγγελματίες είναι ότι δεν υπολογίζουν τον χρόνο προγραμματισμού. Ομοίως, οι εκτιμήσεις έκτακτης ανάγκης είναι απαραίτητες για να ληφθούν υπόψη απρόβλεπτες περιστάσεις που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια ενός έργου—για παράδειγμα, περιορισμοί πόρων.
- Σχεδίαση: Θα χρειαστείτε χρόνο για να προγραμματίσετε την εργασία σας και να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε από τους πελάτες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν εργάζεστε με πελάτες που είναι νέοι στον κλάδο σας ή που δεν έχουν ξανασυνεργαστεί μαζί σας.
- Διαχείριση: Θα χρειαστείτε χρόνο για διοικητικές εργασίες, όπως η αποστολή τιμολογίων ή η δημιουργία λογαριασμών μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Μπορεί επίσης να χρειαστείτε χρόνο για παρακολούθηση πελατών μετά την ολοκλήρωση των έργων.
- Απρόβλεπτα/Αναθεωρήσεις: Εάν ένα έργο διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο ή εάν κάτι πάει στραβά με ένα έργο, μπορεί να χρειαστείτε επιπλέον χρόνο για διοικητικές εργασίες ή για προσθήκες ή αναθεωρήσεις.
Η παρακολούθηση χρόνου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κατανοήσετε καλύτερα πόσο χρόνο ξοδεύετε σε κάθε έργο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως πρότυπα γραμμής χρόνου έργου ή πρότυπα φύλλου χρόνου και εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου για να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε σωστά δεδομένα σχετικά με το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε τις εργασίες.
Θα διαπιστώσετε επίσης ότι η ρύθμιση ενός συστήματος παρακολούθησης χρόνου, όπως π.χ Τεχνική Pomodoro, θα σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα, να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και να βεβαιωθείτε ότι τηρείτε τις προθεσμίες.
7. Ελέγξτε τις τελικές εκτιμήσεις σας
Ολοκληρώσατε την εκτίμησή σας και τώρα ήρθε η ώρα να κάνετε αυτόν τον τελικό αριθμό. Ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνετε εδώ είναι να ελέγξετε την εκτίμησή σας. Ελέγξτε εάν τυχόν εργασίες παραλείφθηκαν από την εκτίμηση. Εάν ναι, προσθέστε αυτές τις επιπλέον ώρες στην τελική εκτίμηση. Χρησιμοποιώντας μια ποικιλία από πρότυπα διαχείρισης έργου μπορεί να βοηθήσει.
Εάν έχετε μια εκτίμηση από τον πελάτη σας, ελέγξτε την για να βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί είναι εντός των λογικών τους. Εάν υπάρχει ασυμφωνία μεταξύ των δύο εκτιμήσεων σας, ζητήστε τους περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το τι θέλουν και πώς θέλουν να γίνει.
Αξιολογήστε και διαχειριστείτε τις χρεώσιμες ώρες σας με ακρίβεια
Το θέμα των ωρών έργου είναι ένα επίμαχο θέμα για τους ελεύθερους επαγγελματίες, καθώς κάθε άτομο θα έχει το δικό του ποσοστό (με βάση την εμπειρία, την εξειδίκευση του θέματος, τις απαιτήσεις των πελατών, κ.λπ.) και τη μεθοδολογία επίλυσης προβλημάτων.
Εάν σχεδιάζετε να υπολογίσετε τις χρεώσιμες ώρες ανεξάρτητου επαγγελματία, τότε η γνώση αυτών των συμβουλών και κόλπα θα είναι ανεκτίμητη. Ας ελπίσουμε ότι θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα για το επόμενο έργο σας και θα κάνουν την όλη διαδικασία πολύ λιγότερο αγχωτική.
