Είτε είστε λάτρης των συναντήσεων είτε όχι, δεν μπορείτε να αρνηθείτε πόσο σημαντικές είναι για την επιτυχία της ομάδας. Η διεξαγωγή συναντήσεων κρατά τους ηγέτες ενήμερους για την πρόοδο και τους αγώνες των υφισταμένων τους και βοηθά τα μέλη της ομάδας να αισθάνονται ότι συμπεριλαμβάνονται και ακούγονται.
Ένα από τα καλύτερα εργαλεία για τον προγραμματισμό συσκέψεων είναι το Microsoft Teams. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα καλύψουμε πώς μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τις εφαρμογές του Microsoft Teams για υπολογιστές/ιστό και για κινητά.
Πώς να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams στην επιφάνεια εργασίας ή στην εφαρμογή Web
Πριν ξεκινήσετε σωστά, πρώτα και κύρια, βεβαιωθείτε ότι έχετε τελειώσει εγκατάσταση του Microsoft Teams στα Windows 10/11 ή στη συσκευή Mac σας. Μπορείτε επίσης απλά να συνδεθείτε στην εφαρμογή web Teams από το πρόγραμμα περιήγησής σας. Μόλις τελειώσετε, προγραμματίστε μια συνάντηση από τον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας μία από τις τρεις μεθόδους.
Μέσω Ημερολογίου
Στο αριστερό πλαίσιο της εφαρμογής, μεταβείτε στο Ημερολόγιο. Επίλεξε το Νέα συνάντηση κουμπί που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε ημερομηνία και ώρα στο ημερολόγιό σας. Αυτό θα ανοίξει τη φόρμα Νέας σύσκεψης. Συμπληρώστε τα απαραίτητα μπλοκ:
- Τίτλος της συνάντησης
- Απαιτούμενοι συμμετέχοντες
- Ημερομηνία και ώρα (κάνοντας κλικ σε μια ημερομηνία και ώρα στο ημερολόγιο θα συμπληρώσετε εκ των προτέρων αυτά τα στοιχεία)
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη στο πλαίσιο επεξεργασίας στο κάτω μέρος της σελίδας. Όταν τελειώσετε, απλώς επιλέξτε το Αποθηκεύσετε κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία. Οι συμμετέχοντες θα λάβουν αυτόματα ένα email σχετικά με την προγραμματισμένη συνάντηση.
Μέσω καναλιού
Εάν χρησιμοποιείτε συνδρομή επί πληρωμή στο Teams, μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση από ένα κανάλι στο οποίο ανήκετε. Αυτό επιτρέπει σε όλους στο κανάλι να έχουν πρόσβαση και να συμμετέχουν στη σύσκεψη. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω:
- μεταβείτε στο Της ομάδας καρτέλα στο αριστερό πλαίσιο.
- Επιλέξτε σε ποια ομάδα θέλετε να προγραμματίσετε μια συνάντηση.
- Μέσα στην ομάδα σας, πηγαίνετε στο Γενικός κανάλι ή εάν έχετε πολλά κανάλια, επιλέξτε ένα.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος στην επάνω δεξιά γωνία δίπλα στο Συναντώ κουμπί.
- Επιλέγω Προγραμματίστε μια συνάντηση.
- Συμπληρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία στη φόρμα Νέας συνάντησης.
- Κτύπημα Στείλετε.
Μέσω συνομιλίας συνομιλίας
Εάν θέλετε να προγραμματίσετε μια συνάντηση κατ' ιδίαν, μπορείτε να το κάνετε από τη συνομιλία. Απλώς μεταβείτε στο πλαίσιο συνομιλίας σας και κάντε κλικ στη συνομιλία με την οποία θέλετε να ορίσετε μια συνάντηση. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Προγραμματίστε ένα εικονίδιο συνάντησης κάτω από το πεδίο κειμένου μηνύματος. Αυτό θα ανοίξει τη φόρμα της Νέας σύσκεψης με προσυμπληρωμένους τους απαιτούμενους συμμετέχοντες.
Λάβετε υπόψη ότι αυτή η μέθοδος λειτουργεί μόνο στη συνδρομή επί πληρωμή και με άτομα εντός του οργανισμού σας. Αφού προγραμματίσετε τη συνάντησή σας, μπορείτε στη συνέχεια συμμετάσχετε στη σύσκεψή σας στο Microsoft Teams μέσω τηλεφώνου ή επιτραπέζιου υπολογιστή την καθορισμένη ημερομηνία.
Πώς να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στην εφαρμογή Microsoft Teams για κινητά
Είτε χρησιμοποιείτε μια δωρεάν είτε επί πληρωμή έκδοση του Teams, μπορείτε να προγραμματίσετε μια συνάντηση από την εφαρμογή για κινητά στο Android ή iOS συσκευή. Εδώ είναι τα βήματα για να το κάνετε:
- Εκκινήστε την εφαρμογή και μεταβείτε στο Ημερολόγιο καρτέλα στο κάτω μέρος της οθόνης.
- Επίλεξε το + εικονίδιο για να ανοίξετε τη φόρμα Νέας συνάντησης.
- Δημιουργήστε έναν τίτλο για τη συνάντησή σας.
- Πατήστε Προσθήκη συμμετεχόντων για να προσθέσετε τους απαιτούμενους συμμετέχοντες.
- Ρυθμίστε την ημερομηνία και την ώρα.
- (Προαιρετικό) Εισαγάγετε μια τοποθεσία για τη σύσκεψη στο πεδίο κειμένου Τοποθεσία και άλλες πρόσθετες λεπτομέρειες στο πεδίο κειμένου Περιγραφή.
- Πατήστε το σημάδι ελέγχου στην επάνω δεξιά γωνία για να τελειώσετε.
Μπορώ να προσκαλέσω εξωτερικούς συμμετέχοντες σε μια συνάντηση ομάδων;
Η σύντομη απάντηση είναι ναι, άτομα εκτός του οργανισμού σας μπορούν να προσκληθούν σε μια συνάντηση του Microsoft Teams. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε τη διεύθυνση email τους στη λίστα συμμετεχόντων και θα λάβουν ένα email σχετικά με τις λεπτομέρειες της σύσκεψης.
Ένας εύκολος τρόπος για να συγκεντρώσετε την ομάδα σας
Ο προγραμματισμός μιας συνάντησης είναι μόνο μία από τις πολλές λειτουργίες του Microsoft Teams. Είναι μια εύχρηστη εφαρμογή για να διατηρείτε επαφή με τους συνεργάτες σας, να μοιράζεστε αρχεία μαζί τους και να δημιουργείτε ομάδες. Καθώς η απομακρυσμένη εργασία γίνεται όλο και πιο συνηθισμένη, το Microsoft Teams θα είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία που πρέπει να έχετε στη διάθεσή σας.