Η κοινή χρήση αρχείων είναι κοινή πρακτική στην ομαδική εργασία. Αλλά είναι αντιπαραγωγικό όταν τα αρχεία που μοιράζεστε είναι αποδιοργανωμένα και σκουπίζουν το σύστημά σας. Υπάρχει μόνο τόση δουλειά που μπορείτε να κάνετε μέσα στην ακαταστασία.

Η οργάνωση των κοινόχρηστων αρχείων σας είναι το κλειδί για τον εξορθολογισμό της ροής εργασίας σας. Εάν δεν το κάνετε αυτό, ενδέχεται να χάσετε σημαντικά αρχεία ή να τα ανακατέψετε κατά τη διάρκεια της εργασίας. Δείτε αποτελεσματικούς τρόπους οργάνωσης των κοινόχρηστων αρχείων σας για αυξημένη παραγωγικότητα.

1. Ελέγξτε τα υπάρχοντα αρχεία

Ο περιοδικός έλεγχος των υπαρχόντων αρχείων είναι απαραίτητος για να διατηρείται το σύστημά σας καλά οργανωμένο. Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να έχετε κάποια αρχεία στο σύστημά σας που δεν χρησιμοποιείτε ή δεν χρειάζεστε πια. Αυτά τα αρχεία μπορούν να παραμείνουν εκεί και να καταλαμβάνουν χώρο χωρίς να το γνωρίζετε.

Αφιερώνετε πάντα χρόνο για να ελέγχετε τα αρχεία σας, ώστε να μπορείτε να διαγράψετε αυτά που δεν χρειάζεστε πια και να ενημερώσετε τα παλιά για να αξιοποιήσετε τη μεγαλύτερη αξία από αυτά. Η εξέταση των αρχείων σας από μόνη της μπορεί να είναι δύσκολο να συμβαδίσει. Εκπαιδεύστε και διδάξτε τα μέλη της ομάδας ή τους υπαλλήλους σας σχετικά με τη σημασία της εξέτασης των υπαρχόντων αρχείων. Αυτή η απλή εργασία δημιουργεί έναν καθαρό χώρο εργασίας για υψηλότερη απόδοση.

2. Δημιουργήστε και ονομάστε τους φακέλους σας λεπτομερώς

Τίποτα δεν είναι πιο αποπροσανατολιστικό από το να χρειάζεται να περάσετε τις περισσότερες ώρες εργασίας σας αναζητώντας αρχεία στο σύστημά σας. Εξοικονομήστε τον κόπο δημιουργώντας διαφορετικούς φακέλους για τα αρχεία σας σύμφωνα με τις κατηγορίες τους.

Mastering πώς να οργανώσετε τους φακέλους σας λεπτομερώς εξοικονομεί χρόνο και αυξάνει την παραγωγικότητα. Μπορείτε να πλοηγηθείτε γρήγορα στα αρχεία ή τους φακέλους σας χωρίς να τα ανοίξετε για να τα αναγνωρίσετε ή να τα αποκτήσετε πρόσβαση. Ομοίως, η δημιουργία και η ονομασία των φακέλων σας βοηθά τα μέλη της ομάδας σας να αναγνωρίσουν ποια αρχεία ανήκουν σε αυτά για πρόσβαση και αυτά που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες.

Όταν ονομάζετε το φάκελό σας, προσπαθήστε όσο το δυνατόν περισσότερο να αποφύγετε τη χρήση μεγάλων και περίπλοκων ονομάτων, επειδή είναι δύσκολο να τα θυμάστε. Επίσης, αποφύγετε τη χρήση ειδικών χαρακτήρων και συμβόλων γιατί όχι μόνο δεν είναι ορατοί, αλλά είναι και χωρίς νόημα. Τέλος, εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε κενά για να διαχωρίσετε λέξεις, χρησιμοποιήστε υπογράμμιση ή παύλες.

3. Περιορίστε τους φακέλους σας

Αν και η δημιουργία και η ονομασία φακέλων είναι μια καλή πρακτική για την οργάνωση κοινόχρηστων αρχείων, μην το παρακάνετε. Η ύπαρξη ενός μόνο φακέλου για κάθε αρχείο που έχετε θα δημιουργήσει ακαταστασία. Θα έχετε πάρα πολλά αρχεία στα συστήματά σας και αυτό μπορεί να είναι συντριπτικό.

Έτσι, αντί να δημιουργήσετε έναν φάκελο για κάθε αρχείο, συγχωνεύστε το αρχείο σε έναν φάκελο με παρόμοιο περιεχόμενο. Ξέρετε ακριβώς πού να ψάξετε όταν αναζητάτε αρχεία στην ίδια κατηγορία.

4. Ditch Local Storage

Ο τοπικός αποθηκευτικός χώρος ήταν ο βασικός τρόπος αποθήκευσης, αλλά με την ψηφιοποίηση, υπάρχουν πιο βιώσιμες επιλογές. Έτσι, εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε τοπικό χώρο αποθήκευσης για να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας, έχετε κολλήσει στο παρελθόν. Εκτός από την ακριβή συντήρηση λόγω της αγοράς υψηλότερου εύρους ζώνης για την αποθήκευση περισσότερων αρχείων, η τοπική αποθήκευση ενέχει κίνδυνο ασφάλειας. Εάν κάποιος παραβιάσει τη συσκευή αποθήκευσης, μπορεί να χάσετε όλες τις πληροφορίες που έχετε σε αυτήν.

Έτσι, αντί για τοπικό χώρο αποθήκευσης, πηγαίνετε για αποθήκευση στο cloud. Με την αποθήκευση cloud, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας εξ αποστάσεως, να έχετε περισσότερο χώρο αποθήκευσης και να εφαρμόσετε ισχυρότερη ασφάλεια. Ελέγξτε το φθηνότεροι πάροχοι αποθήκευσης cloud για εξοικονόμηση κόστους.

5. Υιοθετήστε λογισμικό με έλεγχο έκδοσης

Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να χρειαστεί να τροποποιήσετε τα αρχεία σας αφού τα δημιουργήσετε. Ο έλεγχος έκδοσης σάς βοηθά να παρακολουθείτε τις τροποποιήσεις που έγιναν σε ένα αρχείο ή μια συλλογή αρχείων. Η μη αυτόματη παρακολούθηση αλλαγών είναι τρομακτική και μπορεί να σας μπερδέψει.

Όπως ακριβώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές ελέγχου έκδοσης για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό οργάνωσης αρχείων με έλεγχο έκδοσης για να παρακολουθείτε τις τροποποιήσεις που κάνετε σε ένα αρχείο, ώστε να μην τις ανακατεύετε.

Ο ρόλος του συστήματος ελέγχου έκδοσης είναι η διατήρηση όλων των μελών της ομάδας στην ίδια σελίδα. Το πιο σημαντικό είναι ότι διασφαλίζει ότι όλοι στην ομάδα συνεργάζονται και εργάζονται στο ίδιο έργο, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι χρησιμοποιούν όλοι την πιο πρόσφατη έκδοση του αρχείου.

6. Δημιουργήστε συντομεύσεις και αγαπημένα

Εάν έχετε προϋπολογισμό ή χρειάζεστε μια γρήγορη ενέργεια, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε συντομεύσεις και αγαπημένα. Μια συντόμευση είναι μια αναφορά σε ένα αρχείο σκληρού δίσκου. Ένα πρόγραμμα, ένα αρχείο ή ένας φάκελος μπορεί να καθοριστεί από τον δείκτη του.

Δεδομένου ότι περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη θέση του αρχικού αρχείου, η συντόμευση είναι ένα μικροσκοπικό αρχείο που χρησιμοποιεί πολύ λίγο χώρο αποθήκευσης. Το αντίγραφο δεν ταιριάζει ακριβώς με το αρχικό αρχείο. Έτσι, το αρχικό αρχείο παραμένει άθικτο όταν αφαιρείτε τη συντόμευση.

Μπορείτε να τοποθετήσετε τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα προγράμματα και τις συντομεύσεις φακέλων σε εύκολα προσβάσιμα μέρη, όπως ο πίνακας εργαλείων της εργασίας σας ή η γραμμή γρήγορης εκκίνησης με τη βοήθεια συντομεύσεων.

7. Προ-Δημιουργία προτύπων φακέλων

Ένας άλλος τρόπος για να οργανώσετε τα κοινόχρηστά σας αρχεία είναι να δημιουργήσετε εκ των προτέρων ένα προσωρινό πρότυπο. Μπορείτε να προ-δημιουργήσετε πρότυπα φακέλων εάν δεν είστε βέβαιοι για το ποιο πρότυπο να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη στιγμή.

Η προδημιουργία ενός προτύπου φακέλου σάς βοηθά να διατηρείτε ορισμένα αρχεία σε έναν φάκελο, αντί να τα αφήνετε οπουδήποτε στο σύστημά σας. Αποτρέπει επίσης την ανάπτυξη των μανιταριών του χώρου. Εάν τελικά καθορίσετε τη θέση σας σε αυτούς τους προδημιουργημένους φακέλους, μπορείτε ή όχι να τους μετακινήσετε στο μόνιμο αποθηκευτικό σας χώρο.

8. Αξιοποιήστε το λογισμικό αυτοματοποιημένης οργάνωσης

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους οργάνωσης των κοινόχρηστων αρχείων σας είναι να ενσωματώσετε λογισμικό αυτοματοποιημένης οργάνωσης στο σύστημά σας. Η μη αυτόματη οργάνωση αρχείων δεν είναι μόνο κουραστική, αλλά και χρονοβόρα. Η μετακίνηση διαφορετικών αρχείων σε συγκεκριμένες τοποθεσίες απαιτεί προσοχή στη λεπτομέρεια.

Ακόμα κι έτσι, υπάρχει μια τάση τα πράγματα να ξεφεύγουν από τις ρωγμές. Αλλά είναι ένα διαφορετικό παιχνίδι με μπάλα όταν αυτοματοποιείς τη διαδικασία με λογισμικό οργάνωσης. Ένα αποτελεσματικό λογισμικό οργάνωσης θα τοποθετήσει τα κοινόχρηστα αρχεία σας στις σωστές τοποθεσίες τους με ελάχιστη ή καθόλου επίβλεψη. Εσείς και η ομάδα σας θα έχετε περισσότερο χρόνο στα χέρια σας για να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.

9. Διαγραφή παλαιών αρχείων

Τα παλιά αρχεία δεν σας ωφελούν. Αν δεν σκοπεύετε να τα ενημερώσετε, δεν έχουν καμία δουλειά στο σύστημά σας. Εάν κάνετε απολογισμό των αρχείων σας, μπορεί να ανακαλύψετε ότι τα αρχεία που δεν χρησιμοποιείτε πλέον καταλαμβάνουν σημαντικό χώρο αποθήκευσης. Η διαγραφή τους θα σας δώσει περισσότερο χώρο για να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε σχετικά αρχεία.

Επίσης, το να αφήνετε παλιά αρχεία στα αρχεία του συστήματός σας ενδέχεται να συγχωνευθούν κατά λάθος με νεότερα ή τρέχοντα αρχεία, προκαλώντας σύγχυση. Αυτό το σενάριο μπορεί να συμβεί όταν αυτά τα αρχεία βρίσκονται στα χέρια νέων ή άπειρων υπαλλήλων. Για να αυτοματοποιήσετε αυτή τη διαδικασία, μπορείτε να επιλέξετε λογισμικό διαγραφής αρχείων όπως PrivaZer, Καταστροφέας εγγράφων, και Glary Utilities, μεταξύ άλλων.

Οργάνωση κοινόχρηστων αρχείων για αυξημένη παραγωγικότητα

Ένας καθαρός χώρος εργασίας αυξάνει την παραγωγικότητα. Μπορείτε εύκολα να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιοδήποτε έγγραφο χρειάζεστε και να μετακινήσετε τα πράγματα χωρίς εμπόδια. Η οργάνωση των κοινόχρηστων αρχείων σας όχι μόνο θα ενισχύσει την παραγωγικότητά σας, αλλά θα σας κάνει και πιο αποτελεσματικούς, καθώς θα είστε πιο συγκεντρωμένοι στις εργασίες που έχετε.

Είναι ενδιαφέρον ότι δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Μπορείτε να αξιοποιήσετε αυτοματοποιημένα εργαλεία για να κάνετε την ανύψωση και την τοποθέτηση, ώστε να μπορείτε να εμπλακείτε σε άλλες εργασίες που χρειάζονται την προσοχή σας.